PRÉAMBULE
Conformément à l’article 11 des statuts et règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (ci-après appelé « l'Institut »), les statuts de chaque région doivent être en accord avec les statuts et règlements de l’Institut. En cas d'interprétation divergente ou de conflit entre les statuts et règlements de l'Institut et les statuts régionaux, les Statuts et règlements de l'Institut prévalent.
DÉFINITIONS
« Conseil » Le Conseil d’administration de l’Institut
« Exécutif » L'Exécutif régional
« Institut » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada
ARTICLE 1 – NOM
Le nom de la région est Région de la Colombie-Britannique et du Yukon de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelée la « Région ».
ARTICLE 2 – BUTS
2.1 Appuyer et promouvoir les objectifs fondamentaux de l’Institut professionnel comme le prévoient les statuts de l’Institut.
2.2 Faire en sorte que les points de vue des membres de la Région soient représentés aux réunions de l’Exécutif et du Conseil régional, aux assemblées du Conseil, ainsi qu'aux assemblées générales annuelles de l'Institut et aux autres réunions de l’Institut au besoin.
ARTICLE 3 – CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Un membre qui réside dans la Région et qui est membre titulaire de l'Institut est également membre titulaire de la Région.
3.2 Un membre qui réside dans la Région et qui est membre retraité de l'Institut est également membre retraité de la Région.
ARTICLE 4 – ORGANISATION RÉGIONALE
4.1 La Région comprend trois (3) niveaux organisationnels :
Conseil régional,
Exécutif,
Chapitres
ARTICLE 5 – CONSEIL RÉGIONAL
5.1 FONCTIONS Le Conseil régional est le corps dirigeant de la Région. Tous les membres ont le droit d'y assister, mais seuls les délégués peuvent présenter des motions et voter. Il dirige les programmes et les activités au sein de la Région, étudie les questions portées à son attention par les chapitres et soumet des propositions et des recommandations aux organismes nationaux de l’Institut.
5.2 RÉUNION L’exécutif régional convoque une réunion du Conseil régional une fois par année civile. L'intervalle entre de telles réunions ne dépasse pas quinze (15) mois. L'avis de convocation et l’ordre du jour sont envoyés aux délégués au moins trois (3) semaines avant la réunion, accompagnés, le cas échéant, des propositions d'amendements aux statuts. Ce sont les délégués du Conseil qui ont décidé de conserver le délai de trois (3) semaines avant la réunion.
5.3 Les présidents de chapitre tiennent généralement une réunion immédiatement avant celle du Conseil régional.
5.4 Le Conseil régional est composé des membres de l’Exécutif régional et des délégués des chapitres. Le Conseil régional est composé d’un (1) délégué par soixante-quinze (75) membres résidant dans la Région, selon la liste de membres de l’Institut, trois (3) mois avant la date prévue pour la réunion du Conseil, chiffre arrondi au soixante-quinze (75) près, plus le directeur régional. Le nombre de délégués accordés aux chapitres sera le nombre de délégués restants après l’attribution du statut de délégué aux membres de l’Exécutif régional. Dans la mesure du possible, chaque chapitre est représenté par au moins un (1) délégué. Les délégués sont nommés par les chapitres et sont habituellement des membres de l'exécutif du chapitre.
5.5 ORDRE DU JOUR L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l'exécutif régional)
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de la réunion précédente du Conseil régional
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du directeur régional
Rapport financier annuel
Approbation du budget
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
5.6 Le président du Conseil régional choisi par l'Exécutif régional est un membre en règle mais n'est pas membre de l'Exécutif.
5.7 QUORUM Le quorum est constitué d'une majorité simple des délégués accrédités à une réunion du Conseil régional.
5.8 VOTES Tous les membres présents au Conseil régional ont le droit de voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque délégué compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote à la majorité simple.
5.9 PRODUCTION DE DOCUMENTS : Entre chaque assemblée du Conseil régional et la fin de l'année civile, l'Exécutif régional fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l'Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte-rendu des élections.
5.10.1 Une réunion extraordinaire du Conseil régional peut être convoquée par l’Exécutif régional ou à la demande écrite d'au moins le tiers (1/3) des délégués. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
5.10.2 Seules les questions justifiant la tenue de la réunion extraordinaire figurent alors à l'ordre du jour.
5.10.3 Les mêmes dispositions que pour le Conseil régional s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 6 – EXÉCUTIF DU GROUPE
6.1 RÔLE L'Exécutif est responsable de mettre en œuvre des politiques approuvées par le Conseil régional, d'exercer l'autorité du Conseil régional entre les réunions du Conseil régional, de représenter les intérêts des membres de l'Institut et de promouvoir les intérêts de la Région.
6.2 COMPOSITION L'Exécutif régional se compose du directeur régional et d’un nombre de membres n’excédant pas le maximum permis, dont l’un (1) est nommé président, un (1) autre vice-président, un (1) autre trésorier et un (1) autre secrétaire. Les nominations sont faites par l’Exécutif.
6.3 EXÉCUTIF L'Exécutif est normalement composé de membres en provenance des divers exécutifs de chapitre. La durée des mandats est de trois (3) ans. Les années divisibles par trois (3), on procède à l’élection d’un nombre de membres de l’Exécutif déterminé par le Conseil régional et pouvant aller jusqu’à la moitié. L’année qui suit l’année divisible par trois (3), les autres postes pour atteindre le nombre de postes établi par le Conseil régional font l’objet d’une élection et aucune élection n’a lieu l’année d’après. Le mandat commence à la fin de la réunion du Conseil régional.
6.4 RÉUNIONS L’Exécutif tient des réunions aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de six (6) fois par année.
6.5 QUORUM Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l'Exécutif sont présents.
6.6 VOTES Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 POSTES VACANTS Les postes qui deviennent vacants à l’Exécutif, à l’exception du poste de directeur, entre les réunions du Conseil régional peuvent être pourvus par l’Exécutif en attendant la prochaine réunion du Conseil régional. À ce moment, l'Exécutif régional nomme un membre pour pourvoir le poste vacant jusqu’à la prochaine élection régulière.
6.7.1 Si pour quelque raison que ce soit le poste de directeur devient vacant, même temporairement, les membres restants de l'Exécutif recommandent au Conseil d'administration une personne pour l'occuper, conformément aux statuts de l'Institut.
6.7.2 Un membre de l'Exécutif (à l'exception du directeur) qui n'a pas assisté à deux (2) réunions consécutives de l'Exécutif sans raison valable, de l'avis de l'Exécutif, est suspendu de ses fonctions sur un vote à la majorité (le membre ne peut pas voter).
6.8 Fonctions
6.8.1 DIRECTEUR Le directeur est responsable de l’ensemble des fonctions de la Région et de ses organismes constituants, y compris le développement de la structure de l’Institut dans la Région. Il veille à ce que les statuts de la Région soient respectés et à ce qu’on donne suite aux décisions prises au Conseil régional afin de déterminer si elles peuvent être mises en œuvre. D'autres fonctions consistent, entre autres, à préparer un rapport trimestriel, à représenter les intérêts de l'Institut auprès des membres de la Région et à rendre compte au Conseil régional des activités de l'Exécutif et des affaires courantes du Conseil d'administration.
Directeur : Les rôles et responsabilités du directeur régional incluent, en plus des responsabilités prévues en vertu de la Loi sur les corporations canadiennes :
1. Parler au nom de l'Institut sur les questions régionales avec l'autorisation du président de l'Institut;
2. Coordonner les réunions du Conseil des délégués syndicaux régionaux et du Conseil régional, en consultation avec l’Exécutif régional et les employés de l’Institut;
3. Participer au besoin aux comités permanents et aux comités spéciaux établis par le Conseil;
4. Soumettre, comme il se doit, un rapport écrit au Conseil sur les activités de la Région ainsi que sur les discussions et les motions découlant des réunions de l’Exécutif et des réunions du Conseil des délégués syndicaux régionaux et du Conseil régional, rapport qui est distribué à tous les membres de la Région;
5. Préparer un bulletin (au moins tous les trimestres) à l’intention des membres de la Région;
6. Faire la promotion des visites sur les lieux de travail, de la création de chapitres et de sous-groupes lorsqu’il convient de le faire, et du recrutement des délégués syndicaux, en collaboration avec leur Exécutif et les employés de l’Institut; et
7. Favoriser la consultation régionale avec les ministères et les employeurs distincts conformément à la politique de l'Institut sur les comités de consultation.
6.8.2 PRÉSIDENT Présider les réunions de l’Exécutif, prévoir ses réunions et aider à préparer les ordres du jour, remplacer le directeur régional au besoin, sauf pour les réunions du Conseil. Le président est élu par les membres de l’Exécutif.
6.8.3 VICE-PRÉSIDENT Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
6.8.4 SECRÉTAIRE En collaboration avec le bureau régional de l'Institut, le secrétaire est tenu d'envoyer les avis de convocation à toutes les assemblées du Conseil régional et de l'Exécutif régional. Il doit aussi tenir des registres précis des réunions, des décisions et de la correspondance et s'assurer que l'information est communiquée dans des délais raisonnables aux personnes ou aux organismes concernés.
6.8.5 TRÉSORIER Le trésorier est responsable des finances de la Région et prépare les états financiers et le budget. Il fait la demande d'allocation annuelle, tient à jour tous les renseignements et relevés bancaires et conserve ces documents conformément aux politiques de l'Institut.
6.8.6 MEMBRES ACTIFS Les membres actifs s'acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif et assurent la liaison avec leurs chapitres respectifs, au besoin.
ARTICLE 7 – CHAPITRES
7.1 Les chapitres représentent les membres de l'Institut d'une région géographique donnée, offrent une tribune de discussion des affaires de l'Institut, font des recommandations à l'Exécutif régional et au Conseil régional, nomment les délégués et présentent des motions au Conseil régional et aux assemblées générales annuelles de l'Institut. Des remplaçants sont nommés par l'exécutif de chapitre lorsqu’un membre désigné ne peut assister à une réunion. Si l’exécutif du chapitre ne peut nommer un délégué remplaçant, l’Exécutif régional peut le faire.
7.2 Il est possible d’obtenir des fonds supplémentaires de l’Exécutif régional pour les activités des chapitres, sur demande de ceux-ci.
ARTICLE 8 – ÉLECTIONS
8.1 L’avis d’élections pour la première réunion du Conseil régional de l’année est envoyé aux chapitres pour informer les participants des postes de l’Exécutif régional qui seront pourvus par voie d’élection au Conseil régional. Les mises en candidature à ces postes se terminent à la réunion du Conseil régional. À la suite de l’ouverture du Conseil régional, trois (3) bénévoles ou plus qui ne se présentent pas à un poste sont choisis pour former le Comité des élections. Ce dernier sera approuvé par les délégués du Conseil régional.
8.2 MISES EN CANDIDATURE
8.2.1 Le Comité des élections reçoit les mises en candidature. Celles-ci peuvent être soumises avant le Conseil régional ou sur place pendant le Conseil.
8.2.2 Les candidats doivent confirmer leur volonté d'occuper un poste s’ils sont élus.
8.2.3 Le Comité des élections s'assure de l’éligibilité des candidats et, s’il y a lieu, fait parvenir un bulletin de vote à tous les délégués du Conseil régional aux fins d’élections.
8.2.4 Le Comité des élections doit examiner les candidatures afin de s'assurer, dans la mesure du possible, de la présence d'au moins un (1) membre de l'exécutif du Grand Vancouver, d’un (1) membre de celui du Grand Victoria et de deux (2) membres de l'Exécutif qui ne viennent ni du Grand Victoria ni du Grand Vancouver.
8.3 PROCÉDURE ÉLECTORALE
8.3.1 Les membres du Comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l'élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
8.3.2 Les élections se font par scrutin secret.
8.3.3 S'il y a plus de candidats que de postes vacants, le Comité des élections distribue des bulletins de vote. Les noms des candidats élus sans opposition en vertu des articles 8.3.4 et 8.3.5 des statuts ne seront pas inscrits sur les bulletins de vote. Le scrutin aura lieu de manière à ce qu’il reste une demi-journée pour les appels. Le Comité des élections compilera les résultats.
8.3.4 Au moment de compiler les résultats des élections, le Comité des élections s'assure, dans la mesure du possible, qu'il y ait au moins un (1) membre de l'Exécutif du Grand Vancouver et un (1) du Grand Victoria.
8.3.5 Au moment de compiler les résultats des élections, le Comité des élections s’assurera, dans la mesure du possible, qu’il y ait au moins deux (2) membres de l’Exécutif qui ne viennent ni du Grand Vancouver ni du Grand Victoria.
8.3.6 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu. Un candidat peut demander le recompte des voix. En cas d’égalité, il y aura un autre vote pour les départager. S’il y a toujours égalité, l’Exécutif tirera à pile ou face pour déterminer le gagnant.
8.3.7 Le Comité des élections informera le Conseil régional des résultats de l’élection, y compris le nombre de votes obtenu par chaque candidat.
8.3.8 On peut faire appel auprès du Conseil pour contester les résultats des élections. Le nouvel exécutif régional sera approuvé par les délégués au Conseil régional. La décision du Conseil est sans appel. Les bulletins de vote sont détruits à la fin du Conseil.
8.3.9 L'Exécutif nouvellement élu entre en fonction immédiatement après le Conseil régional.
ARTICLE 9 – FINANCES
9.1 Exercice financier L'exercice financier correspond à l'année civile.
9.2 Dépenses L'Exécutif régional engage les dépenses qu'il juge nécessaires pour mener à bien les affaires de la Région.
9.3 Fonds Les fonds sont conservés dans un compte attribué par l'Institut.
9.4 Signataires autorisés Les signataires autorisés sont élus ou nommés par l’Exécutif régional et la décision prise est consignée dans le procès-verbal de la réunion. Au moins trois signataires autorisés doivent être désignés.
9.5 Signatures Tous les chèques doivent porter la signature de deux signataires autorisés. Un signataire autorisé ne peut être le bénéficiaire d'un chèque.
9.6 Dossiers Toutes les dépenses sont consignées.
ARTICLE 10 – COMITÉS DU CONSEIL RÉGIONAL ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
10.1 Le Conseil ou l'Exécutif régional peut créer des comités chargés d'étudier des questions précises et d'en faire rapport à l'organisme dont ils relèvent.
10.2 Chaque comité doit élaborer son mandat. L’Exécutif régional dissout le comité ou prolonge son mandat au besoin. Le président d'un comité établi par le Conseil régional doit présenter le rapport du comité au Conseil régional.
10.3 Les représentants régionaux au sein des comités du Conseil d’administration, qui ne font pas partie de l’Exécutif régional, remettent à l’Exécutif régional un rapport écrit dans les quatre (4) semaines suivant leur réunion avec le comité du Conseil.
ARTICLE 11 – STATUTS
11.1 Les présents statuts peuvent être modifiés là un Conseil régional. L’approbation des modifications proposées nécessite la présence des deux tiers (2/3) des délégués votants à la réunion du Conseil régional.
11.2 Les propositions de modification des présents statuts sont remises par écrit à l'Exécutif. Tous les membres de la Région peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée du Conseil au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l’article visé par la modification; et
b) le nouveau libellé.
Cet avis est affiché dans la section de la Région du site Web de l’Institut sous Activités trois (3) semaines avant la réunion.
11.3 Les nouveaux articles et les amendements sont soumis au Comité des statuts et politiques de l'Institut.
11.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par le Conseil régional et approuvés par l'Institut.
ARTICLE 12 – RÈGLEMENTS
12.1 L'Exécutif régional adopte des articles du Règlement qui sont conformes aux statuts et que l'Exécutif estime être appropriés pour la Région.
12.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut à des fins d’examen et d’approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’Exécutif, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
Chaque article amendé du Règlement est présenté à la prochaine assemblée du Conseil régional, où il peut être rejeté ou modifié Ces modifications apportées au règlement sont assujetties aux dispositions prévues à l'article 12.2.
ARTICLE 13 – RÈGLES DE PROCÉDURE
À une réunion du Conseil régional, les questions de procédure qui ne sont pas prévues autrement sont déterminées par un vote de la majorité des membres présents et votant sur les questions de procédure. Le président de cette réunion se prononce d'abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l'édition la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de l’American Institute of Parliamentarians disponible à la réunion.
ARTICLE 14 – CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvé par le Conseil d'administration
Le 8 octobre 2019