Statuts de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest

STATUTS DE LA RÉGION DES PRAIRIES ET DES TERRITOIRES DU NORD-OUEST

PRÉAMBULE

Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation régionale non prévues dans les statuts de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.

DÉFINITIONS

« Conseil » : le Conseil d’administration de l’Institut

« Institut » : l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

« membres » : les membres titulaires et retraité(e)s de l’Institut résidant dans la Région

« Région » : la région géographique des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest, selon la définition qui lui est donnée dans les statuts de l’Institut

« directeur(-trice) » : le (la) directeur(-trice) régional(e) de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest

« Exécutif » : les membres de l’Exécutif régional de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest

ARTICLE 1 NOM

Le nom de la région est la Région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelée la « Région ».

ARTICLE 2 OBJECTIFS

2.1 Appuyer et promouvoir les objectifs fondamentaux de l’Institut professionnel tels que prévus dans les statuts de l’Institut.

2.2 S’assurer que les points de vue des membres de la Région sont représentés au Conseil régional,

aux réunions du Conseil d’administration, aux assemblées générales annuelles et à d’autres réunions de l’Institut, au besoin.

2.3 Coordonner les activités et les initiatives des organismes régionaux et soumettre leurs propositions et recommandations à l’Institut.

ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES

3.1 Les membres qui résident dans la Région et qui sont membres titulaires de l’Institut sont également membres titulaires de la Région.

3.2 Les membres qui résident dans la Région et qui sont membres retraité(e)s de l’Institut sont également membres retraité(e)s de la Région.

ARTICLE 4 ORGANISATION RÉGIONALE

La région des Prairies et des Territoires du NordOuest comprend trois (3) niveaux d’organisation :

le Conseil régional,

l’Exécutif régional,

les chapitres.

ARTICLE 5 CONSEIL RÉGIONAL

5.1 Fonctions : Le Conseil régional est le corps dirigeant de la Région. Les membres ont tous(tes) le droit d’assister aux Conseils régionaux, mais seul(e)s les délégué(e)s peuvent y présenter des motions et voter. Le Conseil régional dirige les programmes et activités dans la Région, contrôle les sorties des fonds régionaux vers les chapitres et les sous-groupes, examine toutes les questions soumises par les chapitres ou les sous-groupes et présente des propositions ou des recommandations aux organismes nationaux de l’Institut. Cependant, la gestion des employé(e)s relève exclusivement de l’Institut.

5.2 Conseil régional : L’Exécutif régional convoque la réunion du Conseil régional une fois par année civile. L’intervalle entre ces réunions ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres. L’ordre du jour est envoyé aux délégué(e)s au moins quatre (4) semaines avant la réunion, accompagné des propositions de modification des statuts.

5.3 Répartition des délégué(e)s : Chaque chapitre nomme parmi ses membres un(e) délégué(e) par cent (100) membres, selon le nombre de ses membres arrondi à la centaine (100) près en date du 31 décembre précédent. Chaque chapitre a droit à un minimum d’un(e) (1) délégué(e). L’Exécutif régional peut, à sa discrétion, nommer deux (2) délégué(e)s supplémentaires. Les membres de l’Exécutif régional sont délégué(e)s d’office au Conseil régional.

5.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :

Présentation des membres de l’Exécutif régional

Adoption de l’ordre du jour

Approbation du procès-verbal de la réunion précédente du Conseil régional

Questions découlant du procès-verbal

Rapport du (de la) directeur(-trice) régional(e)

Rapport financier annuel

Approbation du budget

Rapport du Comité des élections

Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts

5.5 Président : Pour présider une réunion, l’Exécutif régional nomme normalement le président du chapitre qui l’organise.

5.6 Quorum : Le quorum est constitué lorsque cinquante pour cent (50 %) des délégué(e)s autorisé(e)s sont présent(e)s à l’ouverture de la séance.

5.7 Votes : Les membres présent(e)s au Conseil régional ont tous(tes) le droit de voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque délégué(e) compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.

5.8 Production de documents : Entre chaque réunion du Conseil régional et la fin de l’année civile, l’Exécutif régional fait parvenir au bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ve) de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette réunion, le rapport financier annuel et le compte rendu des élections.

5.9 Assemblée générale extraordinaire

5.9.1 Une réunion extraordinaire du Conseil régional peut être convoquée par l’Exécutif régional ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres de la Région. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.

5.9.2 Seules les questions justifiant la tenue de la réunion extraordinaire figurent à l’ordre du jour.

5.9.3 Les mêmes dispositions que pour le Conseil régional s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.

ARTICLE 6 EXÉCUTIF RÉGIONAL

6.1 Rôle : L’Exécutif est responsable de mettre en œuvre des politiques approuvées par le Conseil régional, d’exercer l’autorité du Conseil régional entre les réunions du Conseil régional, de représenter les intérêts des membres de l’Institut et de promouvoir les intérêts de la Région.

6.2 Composition : L’Exécutif régional est normalement composé du (de la) directeur(-trice), du (de la) secrétaire, du (de la) trésorier(-ière), d’un(e) (1) membre actif(-ve) provenant de chacun des chapitres suivants : Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary, Edmonton, et de deux (2) membres actifs(-ves) provenant des autres chapitres de la Région. Chaque année, l’Exécutif élit un(e) vice-président(e) parmi ses membres lors de la première réunion de l’Exécutif suivant la réunion du Conseil régional.

6.3 Sélection

6.3.1 Le (la) secrétaire et le (la) trésorier(-ière) sont élu(e)s par le Conseil régional lors d’une année paire pour des mandats de deux (2) ans. Le (la) secrétaire est élu(e) les années impaires et le (la) trésorier(-ière) les années paires.

6.3.2 Les membres des chapitres de Winnipeg, Saskatoon, Regina, Calgary et Edmonton présent(e)s à l’AGA de leurs chapitres respectifs nomment chacun(e) un(e) (1) membre qui représente leur chapitre à l’Exécutif régional. Le mandat du (de la) représentant(e) à l’Exécutif régional commence à la fin de l’AGA du chapitre.

6.3.3 Deux (2) membres supplémentaires de l’Exécutif sont élu(e)s parmi les membres des autres chapitres par les délégué(e)s qui assistent au Conseil régional et qui sont membres de ces autres chapitres. Une lettre d’appel est envoyée à ces derniers, en même temps que l’avis de convocation au Conseil régional. Ces deux membres sont élu(e)s lors d’années impaires et leur mandat est de deux (2) ans.

6.4 Réunions : L’Exécutif tient des réunions aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de quatre (4) fois par année. Si un(e) membre actif(-ve) ne peut pas assister à une réunion, le chapitre auquel ce membre appartient peut envoyer un(e) autre membre pour le (la) remplacer.

6.5 Quorum : Le quorum est constitué lorsque la majorité des membres de l’Exécutif sont présent(e)s.

6.6 Vote : Les décisions sont prises par vote majoritaire.

6.7 Postes vacants

6.7.1 Si pour quelque raison que ce soit le poste de directeur(-trice) devient vacant, les membres restants de l’Exécutif recommandent au Conseil d’administration le (la) vice-président(e) pour l’occuper, conformément aux statuts de l’Institut.

6.7.2 Si pour quelque raison que ce soit le poste de secrétaire ou de trésorier(-ière) devient vacant, les membres de l’Exécutif peuvent choisir un(e) membre éligible de la Région pour l’occuper jusqu’à la prochaine élection.

6.7.3 Si un autre poste de l’Exécutif devient vacant, le chapitre correspondant choisit un(e) autre membre pour l’occuper.

6.7.4 Un(e) membre de l’Exécutif, à l’exception du (de la) directeur(-trice), qui selon l’Exécutif est absent(e) de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable cesse d’être membre de l’Exécutif.

6.8 Fonctions

6.8.1 Directeur(-trice) : Le (la) directeur(-trice) est le (la) président(e) de l’Exécutif. Il (elle) est responsable de l’ensemble des fonctions de la Région et de ses organismes constituants, comprenant entre autres le développement de la structure de l’Institut dans la Région. Il (elle) veille à ce que les statuts de la Région soient respectés et à ce qu’on donne suite aux décisions prises au Conseil régional afin de déterminer si elles peuvent être mises en œuvre. D’autres fonctions consistent, entre autres, à représenter les intérêts de l’Institut auprès des membres de la Région et à rendre compte au Conseil régional des activités de l’Exécutif et des affaires courantes du Conseil d’administration.

6.8.2 Vice-président(e) : Le (la) vice-président(e) assiste le (la) président(e) dans l’exercice de ses fonctions et assume la présidence en son absence. Le (la) vice-président(e) assiste le (la) directeur(-trice) dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du (la) directeur(-trice) en son absence.

6.8.3 Secrétaire : Le (la)secrétaire est tenu(e) d’envoyer les avis de convocation à toutes les réunions du Conseil régional et de l’Exécutif régional, dresse le procès-verbal des réunions en y consignant le nom des participants, classe les dossiers et la correspondance de la Région et de l’Exécutif régional, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.

6.8.4 Trésorier(-ière) : Le (la) trésorier(-ière) tient les livres de la Région conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’Exécutif régional et du Conseil régional, produit les états financiers détaillés requis par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle de la Région. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition des membres de la Région.

6.8.5 Membres actifs(-ves) : Les membres actifs(-ves) s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’Exécutif et assurent la liaison avec leurs chapitres respectifs, au besoin.

6.9 Comités : L’Exécutif forme les comités qu’il juge nécessaires et décide de leur composition et de leur mandat. Une copie des rapports des comités est remise au (à la) secrétaire. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’Exécutif

6.9.1 Comité de formation régionale : Ce comité assure la liaison avec l’Exécutif régional, le Comité d’apprentissage et de formation et le personnel régional de l’Institut quant aux initiatives de formation régionale, sollicite l’opinion du Conseil régional, du Conseil des délégués syndicaux et des organismes constituants régionaux sur les programmes de formation de l’Institut et examine les demandes de cours de formation.

6.10 Comités nationaux : L’Exécutif régional fait des recommandations sur la représentation nationale au sein des comités nationaux.

ARTICLE 7 CHAPITRES

Les chapitres sont établis conformément aux statuts de l’Institut, et régis conformément à leurs propres statuts. Les fonctions normales d’un chapitre consistent, entre autres, à servir de tribune pour discuter des activités de l’Institut, à faire des recommandations au Conseil régional, à administrer les fonds qui lui sont alloués et à choisir des délégué(e)s pour les réunions du Conseil régional et les assemblées générales de l’Institut.

ARTICLE 8 ÉLECTIONS

8.1 Président(e) du Comité des élections : L’Exécutif nomme un(e) président(e) pour le Comité des élections. Celui-ci (celle-ci) choisit deux (2) autres membres pour former son comité. Le Comité reçoit les candidatures pour les postes d’élu(e)s de l’Exécutif régional et organise les élections. Les membres du Comité des élections qui posent leur candidature à une élection doivent démissionner de ce comité.

8.2 Mises en candidature

8.2.1 Les mises en candidature peuvent être soumises avant le Conseil régional ou sur place pendant la réunion du Conseil.

8.2.2 Les candidat(e)s doivent confirmer leur volonté d’occuper un poste s’ils (elles) sont élu(e)s.

8.2.3 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidat(e)s et, s’il y a lieu, fait parvenir un bulletin de vote aux délégué(e)s du Conseil régional aux fins d’élections.

8.3 Scrutin

8.3.1 Les membres du Comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.

8.3.2 Les élections se font par scrutin secret.

8.3.3 Le (la) candidat(e) qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré(e) élu(e). Un candidat(e) peut demander le recompte des voix.

8.3.3.1 S’il y a égalité entre trois (3) candidat(e)s ou plus, on tient un autre vote pour les départager. S’il y a égalité entre deux (2) candidat(e)s, on tient un nouveau vote pour départager les candidats à égalité.S’il y a égalité entre deux (2) candidats, on tire à pile ou face.

8.3.4 Le Comité des élections informe le Conseil régional des résultats des élections.

8.3.5 Les résultats des élections sont définitifs dès qu’une motion pour détruire les bulletins de vote est adoptée par le Conseil régional.

8.3.6 Les nouveaux membres de l’Exécutif entrent en fonction immédiatement après le Conseil régional.

ARTICLE 9 FINANCES

9.1 Exercice financier : L’exercice financier correspond à l’année civile.

9.2 Dépenses : L’Exécutif régional engage les dépenses qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires de la Région.

9.3 Les fonds : Les fonds sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.

9.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) personnes parmi les suivantes : directeur(-trice), vice-président(e) et trésorier(-ière). Toutes les dépenses sont consignées.

9.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications sont effectués par des membres de la Région qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds de la Région.

ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux réunions, un vote majoritaire des membres présent(e)s permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le (la) président(e) de la réunion se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de l’American Institute of Parliamentarians disponible à la réunion.

ARTICLE 11 STATUTS

11.1 Les présents statuts peuvent être modifiés lors d’une réunion du Conseil régional. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.

11.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’Exécutif. Les membres de la Région peuvent tous(tes) présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de la réunion du Conseil au cours de laquelle une modification sera étudiée :

a) l’article visé par la modification;

b) le nouveau libellé.

11.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut.

11.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par le Conseil régional et approuvés par l’Institut.

ARTICLE 12 RÈGLEMENT

12.1 L’Exécutif peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles aux affaires de la Région et que ceux-ci ne vont pas à l’encontre des présents statuts.

12.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l’Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’Exécutif, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.

12.3 Chaque article modifié du règlement est présenté à la réunion du Conseil régional suivante, où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications apportées au règlement sont assujetties aux dispositions du paragraphe 12.2.