PRÉAMBULE ET DÉFINITIONS
Les définitions suivantes s'appliquent à la présente constitution :
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« Conseil » Le Conseil régional du Québec.
« directeur régional » Le directeur en poste pour la durée de son mandat.
« exécutif » L'exécutif de la Région du Québec.
« délégué régional » Membre votant au Conseil régional.
« membre titulaire » Membre selon la définition des statuts et du règlement de l'Institut.
« Région » Région géographique définie dans les statuts et le règlement de l'Institut.
« suppléant » Membre votant qui remplace un délégué régional à un Conseil régional.
ARTICLE 1 - APPLICATION
1.1 Les statuts et le règlement de l'Institut régissent toutes les activités de la région du Québec. En cas de divergence entre la constitution de la région du Québec et celle de l'Institut, les statuts et le règlement de l'Institut ont préséance.
ARTICLE 2 - NOM
2.1 Le nom de l'organisme est la Région du Québec de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé la “Région”.
ARTICLE 3 - BUTS ET OBJECTIFS
3.1 Promouvoir les buts et les objectifs de l'Institut dans la région du Québec.
3.2 Promouvoir l'établissement, le maintien et l'amélioration des structures et organismes de l'Institut dans la région du Québec.
3.3 Informer les diverses instances de l'Institut des préoccupations et des besoins des membres de la région.
3.4 Veiller à ce que les ressources et les services soient adéquats pour défendre les droits et prérogatives des membres de la région selon les dispositions contenues dans les législations et les conventions collectives qui les touchent comme employés.
3.5 Représenter, par l'intermédiaire du Conseil, les membres de la Région aux assemblées générales annuelles, aux assemblées générales extraordinaires, aux réunions du Conseil d'administration et auprès des autres organismes, selon les besoins.
3.6 Coordonner les activités et les actions des organismes régionaux et soumettre leurs propositions et leurs recommandations à l'Institut.
ARTICLE 4 - CONSEIL RÉGIONAL
4.1 Composition Le Conseil est normalement constitué du directeur régional et d'un délégué par soixante-quinze (75) membres, nombre arrondi au centième près, résidant dans la région du Québec au trente et un (31) décembre qui précède la convocation du Conseil, selon la liste fournie par le bureau national de l'Institut. Les membres de l'exécutif sont délégués d'office au Conseil.
4.2 Abstention Si pendant deux (2) Conseils consécutifs, un chapitre ou sous-groupe ne délègue, sans raison valable ni justification écrite, aucun membre aux réunions du Conseil, ce chapitre ou sous-groupe perd son poste réservé.
4.3 Présidence et vice-présidence Le directeur régional élu agit comme président du Conseil.
4.4 Réunions Le Conseil se réunit habituellement une fois par année ou au maximum selon le nombre de réunions prévues aux statuts, règlements et politiques de l’Institut. La réunion a lieu au moins douze (12) semaines avant l'assemblée générale annuelle de l'Institut. Si un délégué ne peut pas participer à une réunion du Conseil, il est responsable d'en aviser le directeur de la région du Québec qui s’occupera de lui trouver un remplaçant.
4.5 Convocation Le président du Conseil est responsable, par l'entremise du bureau régional, de la convocation de toutes les réunions du Conseil.
4.5.1 L'intervalle entre ces réunions ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant la réunion, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
4.5.2 De plus, le président convoque une réunion extraordinaire du Conseil si la majorité des membres de l'exécutif ou le tiers des délégués du Conseil en font la demande par écrit.
4.6 Suivi Le président du Conseil est responsable du suivi des procès-verbaux, des décisions et des résolutions des Conseils auprès de l'Institut et des diverses instances impliquées par celles-ci. Le vice-président remplace le président du Conseil, s'il y a lieu.
ARTICLE 5 - EXÉCUTIF RÉGIONAL
5.1 L'exécutif est responsable de la gestion de l'allocation annuelle versée à la région du Québec par l'Institut. De plus, il applique les décisions et les résolutions entérinées par le Conseil. L'exécutif est l'instance décisionnelle entre les réunions du Conseil. Il est également chargé de préparer l’ordre du jour des réunions du Conseil et de le faire parvenir aux délégués avant la date dela réunion.
5.2 L'exécutif est composé des membres suivants :
- directeur régional, qui agit à titre de président
- secrétaire
- trésorier
- quatre (4) autres membres élus par le Conseil
- quatre (4) présidents de chapitre désignés d'office par leurs pairs avec l'approbation du Conseil.
5.2.1 Un des membres ainsi élus est désigné à titre de vice-président par l’exécutif.
5.2.2 Durée du mandat Le mandat de l’exécutif est de trois (3) ans à compter de la fin de la réunion du Conseil où il a été élu.
5.3 Fonctions de l’exécutif
5.3.1 Président Le président agit à titre de président de l’exécutif.
5.3.2 Vice-président Le vice-président agit à titre de remplaçant du président, s’il y a lieu.
5.3.3 Secrétaire Le secrétaire de l'exécutif veille à faire tenir à jour la liste des délégués du Conseil. De plus, il est chargé de :
- Convoquer, à la demande du résident, les réunions de l’exécutif;
- Produire et distribuer les procès-verbaux des réunions de l’exécutif.
5.3.4 Le trésorier est chargé de préparer le budget régional et de le soumettre à l’exécutif. Suite à l’approbation de l’exécutif, il transmet celui-ci à l’Institut avec la demande d’allocation annuelle pour la région. Il produit également le rapport financier de la région et le distribue, sur demande, à l’Institut, aux membres du Conseil et aux organismes constituants.
5.3.5 Les huit (8) autres membres de l’exécutif assistent les membres de l'exécutif dans leurs fonctions, au besoin, et assurent la liaison avec les chapitres et les sous-groupes de la Région.
5.4 L'exécutif se réunit quatre (4) fois par année ou au maximum du nombre de réunions prévues aux statuts, règlements et politiques de l’Institut. Le président convoque cependant une réunion de l'exécutif si au moins quatre (4) membres de l'exécutif lui soumettent une demande écrite à cet égard.
5.4.1 Si l’exécutif ne comporte pas un membre du comité des jeunes, l’exécutif inclut alors un siège d’observateur pour le président du comité des jeunes, ou de son représentant, lors des réunions de l’exécutif.
5.5 Lorsqu'un poste de l'exécutif devient vacant :
5.5.1 S’il reste plus que la moitié du mandat, l’exécutif dote le poste par nomination jusqu’à la prochaine élection.
5.5.2 S’il reste moins que la moitié de la durée du mandat, l’exécutif peut doter le poste par nomination ou assumer les fonctions liées au poste jusqu’à la prochaine élection.
5.6 L’exécutif recommande aux présidents des différents comités nationaux de l’institut et au Conseil d’administration les membres qui représenteront la Région.
ARTICLE 6 - COMITÉS RÉGIONAUX
6.1 Le Conseil peut former des comités pour répondre à ses besoins. Le cas échéant, le Conseil détermine leur composition et leur mandat.
6.2 Le Conseil approuve la composition des comités en tenant compte du fait qu’un membre de l'Institut peut faire partie d'un comité.
6.3 Les présidents des comités régionaux sont choisis parmi les membres de l'exécutif. Cependant, si aucun membre de l'exécutif n'est disponible, un délégué du Conseil peut assumer la présidence du comité.
6.4 Le Conseil constitue un comité des mises en candidature pour recevoir les noms des délégués désirant poser leur candidature au poste de délégué régional.
6.5 Le comité des mises en candidature fait le choix des délégués qui participeront au Conseil.
ARTICLE 7 - QUORUM ET VOTE
7.1 Le quorum du Conseil est constitué d'une majorité des membres du Conseil.
7.2 Le quorum de l'exécutif est constitué d'une majorité des membres de l'exécutif.
7.3 Le quorum d'un comité est constitué d'une majorité des membres dudit comité. Nonobstant ce qui précède, l'exécutif peut, à la demande du président du comité, modifier le quorum dudit comité.
7.4 Aux réunions du Conseil, de l'exécutif ou des comités formés par l'exécutif ou par le Conseil, le vote se fait normalement à main levée et chaque membre a droit à une (1) voix. Le vote par procuration n'est pas permis.
ARTICLE 8 - FINANCES
8.1 Institution financière Les fonds de la région du Québec sont conservés dans un compte bancaire attribué par l’Institut.
8.2 Dépenses Le président, le vice-président et le trésorier de l'exécutif sont mandatés pour autoriser et entériner les dépenses imputées au compte régional.
8.3 Vérification Les membres de l'exécutif et tous les délégués au Conseil peuvent procéder à une vérification de la situation financière de la région ou demander une telle vérification.
8.4 Tous les dossiers financiers sont conservés pendant la période prévue par la politique de l'Institut.
8.5 Signataires Le président, le vice-président, le trésorier ou une personne désignée par l’exécutif sont les signataires autorisés du compte. Les chèques doivent être signés par deux signataires, sauf pour les fonds transférés par l’Institut.
8.6 Exercice financier L’exercice financier de la Région correspond à l’année civile.
ARTICLE 9 - MODIFICATION DES STATUTS
9.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une réunion générale du Conseil. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
9.2 Toutes les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif au plus tard six (6) semaines avant la réunion du Conseil. Tous les membres de la région peuvent présenter des propositions de modification. L’avis de convocation à la réunion du Conseil au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
(Voir en 8.1.2)
9.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut.
9.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l’Institut et ratifiés par les membres du Conseil.
ARTICLE 10 - PROCÉDURES
10.1 Aux réunions du Conseil ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente du Code Morin disponible à la réunion.
10.2 Les substituts reconnus par les délégués présents à un Conseil obtiennent de ce fait un statut de délégué pour la durée du Conseil auquel ils participent.
ARTICLE 11 - RÈGLEMENT
11.1 L’exécutif peut adopter et modifier des articles de règlement si elle juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement de la Région et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.
11.3 Chaque article ainsi approuvé est présenté à la réunion du Conseil suivante, où il peut être abrogé ou modifié, auxquels cas le paragraphe 11.2 s’applique.
ARTICLE 12
Les langues officielles de la Rrégion sont le français et l'anglais, et elles peuvent être utilisées en tout temps, dans toutes les activités et devant toutes les instances de la région. Le texte d’un article des statuts est valide dans les deux langues. En cas de divergence d'interprétation ou de signification entre les deux versions, la version française prévaut. Dans les présents statuts, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le véritable sens de l'article en cause.
RÈGLEMENT
R4.1.1 Conseil - composition
Dans la mesure du possible, la répartition des délégués s’effectue de la façon suivante:
a) un (1) président ou son représentant par chapitre;
b) les autres délégués au conseil sont sélectionnés en tenant compte des critères suivants :
- la diversité des groupes au sein de la région;
- la diversité des employeurs au sein de la région;
- la répartition géographique des membres de la région;
- l'implication syndicale du membre;
- la rotation ou l'alternance des substituts
- La relève.
R4.1.2 Un membre de la région élu pour siéger au Conseil d'administration peut, s'il le désire, faire partie du Conseil en tant que membre d’office.
R4.1.3 Si un chapitre ou un sous-groupe ne délègue aucun membre à une réunion du Conseil ou qu'un délégué absent ne se fait pas remplacer, l'exécutif peut nommer un membre de la région du Québec pour participer à ladite réunion du Conseil.
R4.1.4 Le membre qui veut devenir substitut en fait la demande par écrit au directeur régional.
R4.4.1 La présidence de l'assemblée du Conseil peut être confiée à un délégué régional avec l'approbation des deux tiers (2/3) des délégués du Conseil.
R4.5.1 Les délégués désirant inscrire des sujets à l'ordre du jour d'un Conseil font parvenir ceux-ci, incluant les informations pertinentes, au secrétaire de l'exécutif via le bureau régional, au moins quatre (4) semaines avant la date de la réunion du Conseil.
R5.2.1 Un membre de la région élu pour siéger au Conseil d'administration peut, s'il le désire, aider l'exécutif en tant qu’ami de l’exécutif.
R5.2.2 Le directeur sortant peut, s'il le désire, aider l'exécutif en tant qu’ami de l’exécutif pour l'année suivant l'expiration de son mandat en tant que membre d’office de l’exécutif.
R5.2.3.1 L’exécutif de la région nomme un comité des élections (composé de trois membres) chargé de recevoir les mises en candidatures, de diriger les élections et de veiller à la destruction des bulletins de vote (le cas échéant). Un membre du comité qui devient candidat à cette élection doit démissionner du comité.
R5.2.3.1.1 Résultat de l’élection - Le comité des élections annonce le résultat de l’élection aux membres du Conseil en indiquant le nombre de votes obtenus par chacun des candidats aux différents postes de l’exécutif.
R5.2.3.2 Avis d’élection
Au moins six (6) semaines avant la date de l’élection des membres de l’exécutif, le comité des élections fait parvenir à chaque délégué du Conseil, un avis d’élection comprenant une formule de mise en candidature pour les postes à combler et un avis officiel indiquant la date des élections et la date limite des mises en candidatures.
R5.2.3.2.1 Lorsque plus d’un (1) candidat se présente au poste de secrétaire ou trésorier, on procède à un scrutin par bulletin de vote. Le candidat qui reçoit le plus grand nombre de voix aux postes secrétaire ou trésorier est déclaré élu.
R5.2.3.2.2 Lorsque plus de quatre (4) candidats se présentent aux postes de membres du Conseil et aux postes de présidents de chapitre, on procède à un scrutin par bulletin de vote.
- En cas d’égalité entre deux (2) candidats ou plus pour les postes de membres du Conseil et aux postes de présidents de chapitre après le scrutin initial, le comité des élections procède à un nouveau scrutin incluant seulement les candidats ayant fait l’objet d’une égalité lors du vote initial.
-Les quatre candidats se présentant aux postes de membres du Conseil ou de présidents de chapitre qui reçoivent le plus grand nombre de voix sont déclarés élus.
R5.2.3.3 Le nouvel exécutif entre en fonction immédiatement après la réunion pendant laquelle se tient l’élection. Des élections générales ont lieu les années qui précèdent immédiatement les années divisibles par trois (3), 2012, 2015, etc.
Le comité des élections veille à ce que les membres soient informés des résultats des élections le plus rapidement possible.
R6.3.1 Comités régionaux Les présidents des comités produisent un rapport d'activités aux réunions ordinaires du Conseil. De plus, chaque comité nomme un secrétaire responsable des procès-verbaux des réunions. Une copie des procès-verbaux est envoyée au bureau régional dans un délai de deux (2) semaines après l'adoption de ceux-ci.
R6.4.1 Le comité des mises en candidature transmet à tous les délégués de la région un avis de candidatures, au moins quatre (4) semaines avant la date de clôture des mises en candidature.
R6.5 Comité des mises en candidature Le comité des mises en candidature est composé de trois (3) membres de l’exécutif déterminé par l’exécutif.
R6.5.2 Le comité des mises en candidatures fait part de sa décision, par écrit, à chaque personne qui a soumis sa candidature. Les candidats qui n'ont pas été sélectionnés sont informés des raisons dans l'avis de décision.
R6.5.3 Le candidat qui n'a pas été sélectionné et qui n'est pas satisfait des raisons invoquées par le comité des mises en candidatures peut, dans les quatorze (14) jours civils suivants l'avis de décision, interjeter appel de la décision auprès du comité régional d'appel. Ce dernier étudiera la plainte le plus rapidement possible.
R6.6 Comité d'appel régional Le comité d'appel régional est composé de l'exécutif qui, pendant sa réunion normale, comme première question à l'ordre du jour, revoit tous les appels concernant une décision du comité des mises en candidature. La décision du comité d'appel régional est finale et exécutoire.
Adoptés par le Conseil régional du Québec le 3 avril 1976
Approuvés par le Conseil d'administration le 15 octobre 1977
Modifiés par le Conseil régional du Québec le 10 septembre 1983
Modifications approuvées par le Conseil d'administration le 18 janvier 1986
Modifiés par le Conseil régional du Québec le 22 avril 1989
Modifications approuvées par le Conseil d'administration le 13 avril 1991
Modifiés par le Conseil régional du Québec le 28 août 1992
Modifications approuvées par le Conseil d'administration le 20 février 1993
Modifiés par le Conseil régional du Québec le 24 avril 1993
Modifications approuvées par le Conseil d'administration le 14 août 1993
Modifiés par le Conseil régional du Québec le 10 septembre 1994
Modifications approuvées par le Conseil d'administration le 30 septembre 1994
Modifiés par le Conseil régional du Québec le 6 mai 1995
Approuvés par le Conseil d'administration le 26 août 1995
Approuvés par le Conseil régional du Québec le 7 juin 1997
Approuvés par le Conseil d'administration le 20 septembre 1997
Modifiés par le Conseil régional du Québec le 25 mai 2001
Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 11 août 2001
Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 11 mai 2006
Modifications approuvées par le Conseil d’administration les 10 et 11 août 2009
Modifications approuvées par le Conseil d’administration les 4 et 5 novembre 2009
Modifications approuvées par le Conseil d’administration les 19 et 20 août 2010
Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 17 août 2012
Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 17 août 2013
Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 21 mars 2015
Modifications approuvées par le Conseil d’administration le 14 octobre 2017