Préambule
Le présent mandat précise la composition et la structure de l’équipe de consultation de l’Institut auprès de Citoyenneté et Immigration Canada (« l'équipe »). Il sert à préciser le fonctionnement interne de l’équipe dans le cadre de la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
Exigences
1. Composition et structure
1.1 L’équipe est composée de tous les délégués syndicaux qui travaillent à Citoyenneté et Immigration Canada sous la direction du président de l’équipe.
1.2 Sous l’autorité de son président, l’équipe établit sa structure, composée de représentants régionaux.
1.2.1 Chaque région sert à transmettre l’information et les préoccupations à tous les niveaux.
1.3 On s’efforcera d’assurer une bonne représentation, en fonction de la structure du Ministère.
2. Postes et nominations
2.1 Président
Le président est nommé par l’Institut. Une élection a lieu tous les deux ans, en fonction des recommandations de l’équipe.
2.1.1 Tous les membres de l’équipe peuvent participer au processus de recommandation pour le poste de président.
2.2 Un vice-président est élu tous les deux ans, en fonction des recommandations de l’équipe.
2.3 Les représentants de l’Institut à toutes les tables de consultation régionales ou autres seront choisis par le président, en consultation avec l’équipe, et demeureront à leur poste à la demande du président. Les postes sont réexaminés tous les deux ans, après l’envoi d’un appel de candidatures à tous les délégués syndicaux de la zone de sélection.
2.4 Le président ou son remplaçant, et un autre membre choisi par le président, participent aux réunions du Comité de consultation syndicale-patronale (CCSP) de l'organisation.
2.5 Le responsable de la région et, dans la mesure du possible, un autre délégué syndical assistent aux réunions du CCSP de leur région.
2.6 Le responsable local participe aux réunions locales du CCSP.
3. Budget
3.1 Le président prépare le budget de l’équipe et le présente pour le faire approuver.
3.2 Le président est chargé de gérer le budget approuvé.
3.3 En ce qui concerne les réunions d’équipe en personne, voir la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut (en date du 30 juin 2008, pas plus d’une fois par année).
4. Communication au sein de l’équipe
Conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut :
4.1 La communication entre les membres de l’équipe de consultation est nécessaire pour préparer les rencontres de consultation, pour en faire l’analyse, pour transmettre l’information et pour les raisons énoncées dans le modèle de consultation approuvé.
4.2 On s’attend à ce que la majeure partie de la communication entre les membres de l’équipe ne se fasse pas en personne. Les membres de l’équipe utilisent principalement, sans s’y limiter, les technologies de communication modernes comme les téléconférences, les vidéoconférences, les bulletins, l’information affichée sur le Web, les groupes de discussion électronique et les courriels.
4.3 On communique régulièrement avec le représentant du personnel.
4.4 Au moins tous les trois mois, l’équipe de consultation rend compte de ses activités aux membres
de l’organisation. Cette communication se fait généralement par voie électronique.
4.5 Au besoin, l’équipe de consultation fournit une note documentaire au Comité exécutif de l’Institut.
Approuvée au Groupe de travail sur la consultation – le 3 mai 2013-06-05