Invitation au
CONSEIL RÉGIONAL DE LA RCN DE 2019
Les 3 et 4 mai 2019
Le Conseil régional de la RCN aura lieu les vendredi et samedi 3 et 4 mai 2019 à l’hôtel Hilton Lac‑Lemay, à Gatineau.
Le Conseil régional de la RCN est le corps dirigeant de la RCN à l’Institut. C’est à cette assemblée que les membres actifs de la RCN sont élus, que les modifications aux statuts sont adoptées et que le budget de la RCN est approuvé.
Pour demander à y assister, vous devez remplir le formulaire d’inscription en ligne.
Date limite des inscriptions : le 1 mars 2019, à 16 h
Les demandes d’inscription par téléphone ou par courriel ne seront pas acceptées.
Les exécutifs des chapitres examineront toutes les demandes provenant de leurs chapitres respectifs et feront parvenir à l’exécutif de la RCN la liste des délégués qu’ils auront choisis.
Vous recevrez une réponse à votre demande au plus tard le 15 mars 2019.
CARTABLE VIRTUEL
La documentation dont les délégués au Conseil régional auront besoin se trouvera dans le portail de la RCN. D’autres documents y seront ajoutés au fur et à mesure que nous les recevrons. Si vous n’avez pas de compte portail, veuillez communiquer avec Informatics@pipsc.ca. L’ordre du jour du Conseil régional sera affiché sur le site Web de l’Institut dès qu’il sera prêt.
Horaire du Conseil
Inscriptions : vendredi 3 mai à 12 h
Dîner : vendredi 3 mai à 12 h
Ouverture du Conseil : vendredi 3 mai à 13 h
Suspension des travaux : vendredi 3 mai à 17 h
Réception : vendredi 3 mai à 19 h
Reprise du Conseil : samedi 4 mai à 9 h
Levée du Conseil : samedi 4 mai à 16 h
Motions générales et motions de modification des statuts de la RCN
Les propositions de modification des statuts et des règlements de la RCN doivent être signées par deux membres et envoyées à l’adjointe responsable de la RCN (NCR_Admin@pipsc.ca) au moins six semaines (21 mars 2019) avant le Conseil, pour qu’elles soient acceptées en vertu de l’article 14 des statuts.
Ce n’est qu’à cette condition que des modifications aux statuts de la RCN peuvent être débattues au Conseil régional. Les motions de modification de statuts présentées sur place à l’assemblée ne seront pas admises. Toute autre motion proposée sur place sera considérée une fois que les autres points à l’ordre du jour auront été traités.
Élections de l’exécutif de la RCN
Cette année, des élections se tiendront pour pourvoir quatre (4) postes dont le mandat sera de deux (2) ans chacun.
Les candidatures seront acceptées sur place au Conseil régional.
Ceux qui seront élus devront assister à une réunion à 16 h 30 juste après le Conseil.
Motions pour l’AGA de l’IPFPC
Si vous souhaitez qu’une motion soit proposée par la RCN à l’AGA de l’Institut, nous vous encourageons à l’envoyer au Comité des statuts de la RCN, et ce, au plus tard le 21 mars 2019. Ce comité s’assurera qu’elle est bien rédigée ou fera des suggestions pour l’améliorer avant qu’elle ne soit présentée au Conseil de la RCN. Envoyez ces motions à NCR_Admin@pipsc.ca.
HÔTEL ET CONFÉRENCE
Hôtel Hilton Lac-Leamy
3, boulevard du Casino
Gatineau (Québec) J8Y 6X4
Tél. : 819-790-6444
Télécopieur : 1-819-790-6408
Nous avons apporté les changements suivants au processus de réservation hôtelière. Nous avons réservé un bloc de chambres. Après avoir reçu votre inscription et la confirmation de votre statut de délégué par voie électronique, le personnel de l’Institut réservera pour vous une chambre (classique/de luxe) à l’hôtel Hilton Lac-Lemay. À votre arrivée à la réception de l’hôtel, vous devrez présenter votre carte de crédit pour valider votre réservation. L’hôtel pourra ainsi vous facturer tous les frais accessoires liés à l’utilisation de votre chambre, le cas échéant. Le prix de la chambre (classique/ de luxe) et les taxes (seulement) seront portés au compte principal de l’Institut à l’hôtel. Prenez-en note que vous devez assumer tous les autres frais. Le montant applicable à la chambre est pour une occupation simple ou double. Tout sur-classement nécessite l’approbation préalable. Le bloc de chambres est réservé jusqu’au 2 avril 2019. Il n’y a donc aucune garantie que des chambres seront disponibles après cette date.
L’heure d’arrivée est fixée à 16 h et l’heure de départ, à midi. Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu’à 16 h. Il est possible de rendre la chambre après 12 h, mais avant de vous l’autoriser, l’hôtel doit s’assurer qu’il y a d’autres chambres libres. L’IPFPC ne paiera pas les frais additionnels imposés en cas de départ tardif.
Annulations
Si vous devez faire une annulation, vous DEVEZ EN INFORMER le personnel de l’Institut. Si vous devez annuler votre réservation d’hôtel ou y faire quelque changement que ce soit, vous devez communiquer directement avec l’hôtel au 819-790-6444 ou à groupes@hiltonlacleamy.com. Vous devez faire votre annulation vous-même, à défaut de quoi vous aurez à assumer vous-mêmes les frais d’hôtel.
Si vous ne pouvez pas participer au Conseil le vendredi 3 mai, veuillez téléphoner à l’hôtel directement pour annuler votre réservation et laisser en même temps un message à l’hôtel à l’attention du personnel de l’Institut. Ne laissez pas de message au bureau régional les jours où le Conseil a lieu, car le personnel sera probablement incapable de les prendre. Si vous ne vous conformez pas à ces directives, vous serez facturé à votre compte personnel les frais d’hébergement et de repas.
REPAS
Le vendredi 3 mai, le dîner sera offert aux délégués seulement.
Le samedi 4 mai, le dîner sera offert aux participants seulement.
Aucun autre repas ne sera offert. Les dispositions normales de la Politique sur les voyages sont applicables.
Selon la Politique sur les voyages de l’Institut, les repas des enfants qui sont sous la supervision d’un gardien ou moniteur sur place ne sont pas payés par l’Institut.
N’apportez pas de la nourriture offerte pendant les pauses santé ou le dîner à votre chambre. Cette nourriture est STRICTEMENT RÉSERVÉE aux délégués syndicaux, aux membres de l’exécutif, au personnel de l’Institut et aux conférenciers.
Allergies ou restrictions alimentaires
Vous devez mentionner dans votre formulaire d’inscription si vous avez une allergie ou des besoins alimentaires particuliers. Même si nous transmettons cette information à l’hôtel, vous devez quand même le préciser au serveur pendant le repas.
Services de garderie
Des services de garde d’enfants peuvent être fournis par l’hôtel. Appelez directement le concierge de l’hôtel au 819-790-6444.
Vous devez payer vous-même les services de garde d’enfants; ces frais vous seront remboursés jusqu’à concurrence de 75 $ dans le cadre de votre demande de remboursement des frais de voyage.
Vous seul êtes responsable des repas de vos enfants; vous ne pouvez pas demander le remboursement de ces dépenses à l’Institut.
STATIONNEMENT
Le stationnement en surface est offert gratuitement aux délégués du Conseil.
INDEMNISATION EN CAS DE CONGÉ
La politique de l’Institut permet d’indemniser les membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé pour activité syndicale non payé pour assister à un conseil régional. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Si c’est votre cas, vous devez remplir le formulaire de demande de salaire compensatoire de l’Institut et y joindre un formulaire de demande de congé dûment rempli indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire sera limité aux heures de la journée du vendredi, en plus d’un temps de déplacement raisonnable.
Un temps de déplacement raisonnable est défini comme le temps nécessaire pour aller de votre domicile ou votre lieu de travail à l’endroit où se tiendra la réunion par la voie la plus directe et sans arrêt, dans l’intention d’arriver au Conseil au plus tard à 12 h (midi). Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais vous pourriez devoir attendre jusqu’à 16 h.
En toute solidarité,
J. Gordon Bulmer
Président du comité exécutif de la RCN