Réceptionniste (contrat de deux ans)

Division : Services généraux

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste : En personne, cinq jours par semaine (8h00 à 12h30)

Durée de l’emploi : Poste temporaire de 2 ans à temps partiel (22.5 heurs par semaine)

Poste syndiqué : Section 3011 de l’AIM

Concours : 24-30

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, un syndicat national représentant quelque 70 000 professionnel·les et scientifiques du Canada, est à la recherche d’un·e réceptionniste à temps partiel pour un contrat de deux (2) ans pour son Bureau national, au 250, chemin Tremblay à Ottawa.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, valorisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il déploie des efforts concertés pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité, en particulier les groupes en quête d’équité, tels que les membres des communautés PANDC, 2ELGBTQIA+ et les personnes handicapées.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Quelles seraient mes fonctions?

Sous la direction du gestionnaire des opérations, le/la réceptionniste est chargé·e d’exploiter un système téléphonique, d’acheminer les appels, d’accueillir les visiteur·ses, de veiller à ce que les salles de réunion soient prêtes et d’apporter du soutien aux invité·es de l’Institut.

Principales responsabilités :

Recevoir et acheminer les appels téléphoniques entrants pour les membres du personnel, les dirigeant·es élu·es et les autres visiteur·rices, y compris prendre les messages et répondre aux demandes de renseignements généraux;
Accueillir et diriger les visiteur·ses vers les membres du personnel, les dirigeant·es élu·es et les autres visiteur·ses approprié·es;
Servir de remplaçant·e pour la réservation des salles de réunion du Centre de conférence, y compris les dispositions à prendre en matière de traiteur, de vidéoconférence, de téléconférence et de services d’interprétation;
Publier les avis de réunion et disposer les salles de réunion, les tables et les chaises en fonction des besoins de la réunion. Veiller à ce que les salles de réunion et les cuisines soient bien rangées avant et après les réunions;
Superviser la livraison des repas et des collations par le traiteur et signaler tout écart ou manque de qualité;
Veiller à ce que l’installation des divers équipements techniques, comme les cabines de téléconférence et les écrans, soit conforme aux spécifications de la réunion, et assurer la liaison avec les TI pour pouvoir demander un soutien technique ou de l’aide de dernière minute ou pour résoudre des problèmes d’installation;
Effectuer un inventaire bimensuel de tous les stocks pour répondre aux besoins et fournir une liste des autres fournitures nécessaires;
Recevoir et vérifier les livraisons de stock des grossistes pour le Centre de conférence, en procédant à des rajustements sur les factures ou en signalant toute anomalie;
Utiliser divers équipements de bureau et de cuisine;
Appeler des taxis, au besoin.

Connaissances et expérience requises

Scolarité et expérience :

Diplôme d’études secondaires ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience;
De six (6) mois à un (1) an d’expérience dans l’exécution de tâches de réceptionniste et d’autres tâches administratives connexes.

Exigences linguistiques :

La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est exigée.

Connaissances et expérience requises :

Connaissance de l’organisation, de la structure, des politiques et des pratiques de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada;
Capacité à gérer des tâches simultanées, y compris des appels téléphoniques, à prendre des messages et à rediriger des appels;
Capacité à tenir des registres et des dossiers;
Compétences informatiques (suite Google);
Capacité à s’assurer que les lieux de conférence sont prêts pour les réunions et propres.

Régime de rémunération

Échelle salariale : de 54 714 $ à 68 394 $ (G2) * au prorata ;
Avantages sociaux (soins de santé, soins dentaires);
Congé annuel (quatre semaines par année) et autres congés payés généreux;
Congé payé du 27 au 31 décembre.

Remarque

La préférence sera accordée conformément à la convention collective de l’unité de négociation de la section 3011 de l’AIM.

Comment postuler

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 21 mai 2024 à 16 h (HE). Inscrivez Concours 24-30 dans la ligne d’objet.

Veuillez transmettre une lettre de motivation et un curriculum vitæ correspondant aux qualifications qui figurent dans l’offre d’emploi. Assurez-vous que vos documents contiennent des exemples précis, qui montrent que vous répondez aux exigences du poste. Nous accordons une grande importance aux renseignements que vous indiquez dans votre candidature.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation liée à un handicap pour faciliter votre participation à la procédure de recrutement, nous vous demandons de bien vouloir nous communiquer vos coordonnées. Notre équipe de recrutement vous contactera dans les 48 heures. Soyez assuré·e que toute information reçue en rapport avec les demandes d’adaptation sera gardée confidentielle.

Nous nous engageons à assurer un environnement de travail inclusif, sûr sur le plan psychologique, exempt de harcèlement et accessible, et ce, dès la procédure de recrutement.

Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.