Guide pour l’envoi de courriels aux membres

Le ou la membre type de l’IPFPC appartient à cinq organismes constituants différents, soit à sa Région, à son Chapitre, à son Groupe, à son Sous-groupe et à son Équipe de consultation. Nous voulons aider cette personne à se sentir liée à ces communautés et à s’engager envers elles sans la bombarder de courriels pour autant.

Lorsque nous envoyons des courriels aux membres, nous nous efforçons d’atteindre les objectifs suivants :

Aider les messages à obtenir l’attention qu’ils méritent en ayant recours aux meilleures pratiques susceptibles d’augmenter l’engagement des membres;
Créer un calendrier d’envois de courriels afin que les membres ne reçoivent pas trop de messages de l’IPFPC au cours d’une journée ou d’une semaine donnée;
Veiller à ce que les membres reçoivent un contenu pertinent et accessible;
Créer des conditions entraînant moins de désabonnements de notre liste d’envois de courriels;
Favoriser l’inclusion de tous les membres, quels que soient leur âge, leurs capacités, leur origine ethnique, leur genre, leur religion et leur orientation sexuelle.

Êtes-vous un exécutif d’un organisme constituant de l’IPFPC? Le présent guide vous indique comment envoyer un courriel aux membres.

Étape 1 :

Contactez votre adjoint(e) administratif(-ve) (AA) ou votre administrateur(-trice) de bureau (AB) désigné(e). Cette personne vous aidera dans vos démarches. Vous pouvez lui envoyer une ébauche de votre courriel ou encore remplir un modèle de courriel.

Fournissez votre texte en une seule langue.

Modèles de courriels :

N'hésitez pas à modifier ou ajouter plus de contenu à un modèle du courriel pour le personnaliser.

Étape 2 :

Fournissez à votre AA ou AB les informations suivantes :

Qui sera l’expéditeur(-trice) du courriel? Quel est son titre?
- Le nom de cette personne apparaîtra dans la boîte de réception du (de la) membre qui reçoit le courriel.
Qui doit approuver la version finale de ce contenu?
- Veuillez indiquer les employé(e)s et membres qui pourraient avoir besoin d’en voir la version finale avant qu’il soit envoyé aux membres.
Qui devrait recevoir ce courriel?
- Précisez la liste des membres, par exemple, les groupes, les régions, les lieux de travail, les ministères, les classifications, etc.
- Précisez également le statut des membres : titulaires, retraités, ou les deux.
Si un membre répond au courriel par une question, à qui faut-il transmettre cette question?

Étape 3 :

L’AA ou l’AB enverra la demande à l’équipe des communications, qui fera ce qui suit :

Examiner et réviser le courriel;
Obtenir les approbations nécessaires à son envoi;
Envoyer le texte au service de la traduction;
Créer le courriel dans notre système de messagerie et l’envoyer aux membres visé(e)s.

Pourquoi est-il important que le courriel soit révisé?

L’équipe des communications est composée d’experts en communication numérique qui sont formés aux meilleures pratiques en matière de courrier électronique et à la rédaction en langage clair. Ces experts suivent le Digital Style Guide de l’IPFPC (en anglais seulement).

Lorsqu’ils révisent, ils se posent les questions suivantes :

Le contenu est-il clair et concis?
Si un(e) membre s’était joint(e) à l’IPFPC hier, comprendrait-il (elle) le contenu de ce courriel?
Avons-nous commencé par les informations les plus importantes pour que la personne qui jette simplement un coup d’œil au courriel puisse le comprendre?
Le message est-il assez court pour retenir l’attention des gens et les inciter à s’inscrire, à passer à l’action ou à cliquer pour en savoir plus?
Ce courriel doit-il également être publié sur le site Internet de l’IPFPC? Les courriels communiquent des messages clés pour inciter les membres à agir. Les publications Web comprennent des informations détaillées plus spécifiques (y compris les exigences liées aux mises en candidature et aux formulaires).
Le courriel est-il formaté de manière à répondre aux exigences d’accessibilité? Est-il formaté correctement pour différents clients de messagerie ou appareils tels que les téléphones mobiles et les tablettes?
Comporte-t-il des coquilles ou des erreurs grammaticales?

Toutes les modifications seront renvoyées à la personne qui a demandé le courriel ainsi qu’à son expéditeur(-trice) à des fins d’examen et d’approbation.

Délais

Veuillez soumettre vos demandes de courriel environ deux semaines avant la date d’envoi idéale. Il faut généralement compter un minimum d’une semaine avant qu’un courriel vous soit retourné.

Examens, révisions et approbations

1 à 3 jours ouvrables

Traduction

(courriel de 100 à 500 mots)

2 à 3 jours ouvrables

Programmation

1 à 2 jours ouvrables

Ces délais peuvent être écourtés s’il s’agit de courriels de négociation urgents, au besoin.

Le recours à nos modèles permet d’envoyer les courriels plus rapidement, puisque ces modèles ont déjà été approuvés et traduits.

Il est important de soumettre les demandes deux semaines avant la date idéale d’envoi, car :

Il y a de multiples courriels à coordonner dans le calendrier, au cours d’une même semaine.
Les demandes tardives entraînent une surcharge de travail pour les équipes des communications et de la traduction, ce que nous voulons éviter pour ne pas retarder les autres demandes de courrier électronique.
L’équipe des communications essaie de répartir le nombre de courriels qu’un(e) membre donné(e) reçoit, car personne ne devrait recevoir de multiples courriels au cours d’une même journée ou semaine.

Convocations aux réunions ou aux élections

De nombreux statuts de l’IPFPC stipulent qu’il faut donner les « avis » d’élections ou d’assemblées telles qu’une AGA un certain nombre de jours à l’avance. N’oubliez pas que, selon l’équipe juridique de l’IPFPC, « avis » signifie affichage sur le site Web afin que les membres puissent le voir, et qu’un courriel n’est pas nécessaire pour répondre aux exigences de notification.

Par conséquent, si vous souhaitez que les membres reçoivent également un courriel, veillez à soumettre votre demande deux semaines avant la date de l’avis.