À tous les délégués et observateurs à l’AGA 2019
Bonjour,
Félicitations d’avoir été choisi pour représenter votre organisme constituant à la 100e AGA, qui aura lieu les 8 et 9 novembre prochains à l’hôtel Hilton Lac-Leamy de Gatineau.
À l’aube de cet événement, nous aimerions vous faire part de certains renseignements, pour que votre expérience soit des plus agréables et enrichissantes.
AGA 2019
L’AGA de 2019, ayant pour thème À l’avant-garde du progrès, sera présidée par Sean O’Reilly (CS, RCN). Stéphanie Fréchette (S&A de l’ACIA, QC) le secondera en tant que conseillère d’assemblée.
L’assemblée débutera le vendredi 8 novembre à 8 h 30 et la séance ce jour-là se terminera à 16 h au plus tard afin de permettre au personnel de l’hôtel de préparer la salle pour la réception du 100e anniversaire de l’IPFPC.
L’assemblée reprendra le samedi 9 novembre à 8 h 30 et la séance sera levée normalement à 17 h. L’AGA se déroulera en français et en anglais. Ne manquez pas de prendre un casque d’écoute pour l’interprétation au comptoir d’inscription, ainsi que votre appareil de vote.
CODE DE RESPECT
Avec l’assentiment du Conseil d’administration, un Code de respect sera présenté aux délégués de l’AGA 2019 pour approbation. Vous le trouverez dans le cartable virtuel de l’AGA (https://www.pipsc.ca/fr/a-propos/gouvernance/aga/2019). Nous vous encourageons à le lire à l’avance.
INSCRIPTION
Le kiosque d’inscription à l’AGA (à l’hôtel Hilton Lac-Leamy) sera ouvert le jeudi 7 novembre de 14 h 30 à 22 h environ et le vendredi 8 novembre dès 6 h 30.
NOTA : Délégués et observateurs des groupes VFS, AV et SP (seulement) : vous pourrez vous inscrire à l’hôtel Delta le jeudi 7 novembre 2019, de 14 h 30 à 22 h, et vous y procurer également vos cartables de l’AGA ainsi que les documents connexes, les appareils de vote électronique et les dispositifs d’interprétation.
CARTABLE VIRTUEL DE L’AGA
Le cartable virtuel de l’AGA de 2019 est accessible sur notre site Web (http://www.pipsc.ca/portal/page/portal/website/news/events/agm/2019).
Un cartable papier ou une clé USB vous sera également remis lors de votre inscription.
SÉANCE D’ORIENTATION
Une séance d’orientation aura lieu le jeudi 7 novembre, à 17 h 30, au Salon Walker. On vous y donnera tous les renseignements nécessaires pour que vous puissiez profiter pleinement de l’AGA; une occasion idéale pour poser des questions et tisser des liens avec d’autres délégués. Nous encourageons tous les nouveaux délégués et observateurs à y assister, mais tous les délégués peuvent y assister.
SUITES DE RÉCEPTION
Les frais de location d’accessoires de l’hôtel (verres, vaisselle) seront facturés aux groupes et aux régions.
DÉJEUNERS DES DÉLÉGUÉS
Les vendredi et samedi 8 et 9 novembre, dès 7 h, le déjeuner sera servi au Théâtre du Casino et au Grand Salon de l’hôtel Hilton Lac-Leamy Vous ne pourrez pas réclamer l’indemnité quotidienne pour ce repas. Procurez-vous les billets à l’entrée.
Délégués du groupe VFS : vos déjeuners du vendredi 8 et samedi 9 novembre seront servis à la salle Panorama (étage du penthouse) à l’hôtel Delta. Vous pourrez vous procurer vos billets à l’entrée.
DÎNERS
Des paniers-repas et une soupe vous seront servis les vendredi et samedi 8 et 9 novembre au Théâtre et au Salon Royal (côté Casino). Vous pourrez vous procurer vos billets à l’entrée.
Il faut donc noter que les repas suivants vous seront offerts gratuitement et ne pourront pas faire l’objet de demandes de remboursement :
- Déjeuners le vendredi et le samedi (8 et 9 novembre)
- Dîners le vendredi et le samedi (8 et 9 novembre)
- Souper le vendredi (8 novembre)
RÉCEPTION DU VENDREDI SOIR — 100e ANNIVERSAIRE DE L’IPFPC
La réception du 100e anniversaire de l’Institut aura lieu dans la salle de bal de l’hôtel, de 19 h à minuit environ. Vous aurez le droit d’y amener un invité, mais les enfants n’y seront pas admis. Puisque le repas vous y sera fourni, vous ne pourrez pas réclamer l’indemnité quotidienne pour ce repas.
Vous recevrez chacun des billets donnant droit à deux consommations.
NAVETTES INTER-HÔTELS
Un service de navette continu fera le lien entre les trois hôtels pendant toute la durée de l’AGA. Deux des navettes pourront accommoder ceux qui ont des problèmes de mobilité. Prévoyez de quitter les hôtels d’Ottawa tôt le matin, surtout vendredi, pour avoir le temps de déjeuner avant le début de l’assemblée.
Leurs horaires de service sont les suivants :
Jeudi 7 novembre : De 13 h à 23 h 30
Vendredi 8 novembre : De 6 h à 12 h 30
Samedi 9 novembre : De 6 h à 20 h
Si vous avez des questions ou des commentaires, adressez-vous à Andrew Gize (agize@pipsc.ca).
TRIBUNE FINANCIÈRE
Une tribune financière se tiendra le vendredi 8 novembre, à 16 h 15, au Salon Royal de l’hôtel (côté Casino). Elle sera dirigée par le président du Comité des finances, Chris Roach.
BESOINS SPÉCIAUX
Les membres du Comité des droits de la personne et de la diversité (CDPD) tiendront un kiosque près du bureau d’inscription pendant toute la durée de l’AGA pour aider les délégués qui ont besoin d’accommodements spéciaux.
NAVETTES HÔTELS-AÉROPORT
BCD Travel offrira un service de navette à destination et en provenance de l’Aéroport d’Ottawa à compter du jeudi 7 novembre. L’horaire de la navette sera disponible à la réception des trois hôtels ainsi qu’au comptoir d’inscription de l’AGA (au Hilton Lac-Leamy). Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec BCD Travel au 1-800-263-4463.
INTERVENTION CONTRE LE HACRÈLEMENT
Les bénévoles anti-harcèlement seront :
Waheed Khan (membre du CA et président du CDPD)
Jennie Esnard (membre du CA)
Glen Schjerning (groupe NR)
Joanne Bouchard (groupe SH)
Adrienne Turnbull (groupe RE)
Eric Hortop (groupe RE)
Shawn Gillis (groupe VFS)
Emmanuel (Manny) Costain (groupe VFS)
Leurs coordonnées vous seront données lors de l’inscription, en même temps que vos porte-noms.
APPLI DE L’AGA 2019
L’information concernant l’AGA sera facilement accessible par le biais de la boutique d’applis. À suivre!
SERVICE PLUS/SÉNATEURS D’OTTAWA
Le jeudi 7 novembre, les Sénateurs d’Ottawa affronteront les Kings de Los Angeles. ServicePlus a obtenu des prix de groupe et organisé un service de navette gratuit entre les hôtels et le centre Canadian Tire.
Les personnes intéressées peuvent acheter leurs billets à ce lien (https://offer.fevo.com/ottawa-senators-serviceplus-employees-fdf5672?fevoUri=ottawa-senators-serviceplus-employees-fdf5672%2F) et contacter Stéphane Gruber pour utiliser la navette gratuite.
GARDE D’ENFANTS
Si vous avez besoin de services de garde d’enfants, vous pouvez vous les procurer à cette adresse https://www.nanniesoncall.com.
Si vous avez des questions ou avez besoin de renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec Julie Gagnon (jgagnon@pipsc.ca).
Au plaisir de vous voir à l’AGA! Bon voyage!