Comité d'apprentissage et de formation - Procès-verbal 11 septembre 2017

Comité d’apprentissage et de formation (CAF)

Ébauche du procès-verbal de la réunion

Lundi 11 septembre 2017

Sont présents :  Kimberley Skanes, présidente

Nancy Lamarche, directrice régionale des relations du travail 

Gordon Bulmer, Région de la capitale nationale

Peter MacDougall, Colombie-Britannique et Yukon

Kieth L. Laing, Prairies et T.N.-O.

Carolyn Hynes, Région de l’Atlantique

Robert Tellier, Québec

Ivana Saula, agente de formation

Audrey Joyal, personne-ressource

Remplaçante : Yvonne Snaddon, Ontario

Absent : Peter S. Jozsa, Ontario

1. Ouverture de la séance

K. Skanes ouvre la séance à 9 h 03 (HNE), le 11 septembre 2017, au Bureau national (salon A).

2.      Adoption de l’ordre du jour

La présidente parle de l’ordre du jour en annonçant que le point « Conseil des délégués syndicaux » sera reporté à l’après-midi. Cette mesure vise à permettre au service de traduction de traduire en français les documents nécessaires à la discussion. Le nouvel ordre du jour est approuvé à l’unanimité.

3.      Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

Robert Tellier, représentant du Québec, ne faisait pas partie de la liste des participants. Le procès-verbal est approuvé tel que modifié par K. Laing avec l’appui de P. MacDougall.

4.      Examen des points de suivi

Le Comité actualise les points de suivi; la personne-ressource du personnel fera de même pour la prochaine réunion.

5.      Affaires courantes

a. Nouveau modèle de formation, présentation du Conseil d’administration

Au cours de l’examen des points de suivi du Comité, K. Skanes informe le Comité que le nouveau modèle de formation a été approuvé en principe par le Conseil d’administration. Il fallait des explications concernant les ressources nécessaires pour déployer le nouveau modèle dans sa totalité.

Bien que le nouveau modèle utilise mieux les ressources pour répondre aux besoins des membres en matière de formation, il ne devrait pas être catégorisé comme une « mesure d’économie de coût ». Il faudrait plutôt le considérer comme une réforme des services de formation de l’IPFPC dans le but d’en accroître la portée et l’efficacité. Il comporte des éléments qui, pour se concrétiser, pourraient nécessiter des fonds supplémentaires. La mise en œuvre du nouveau modèle se fait progressivement (de deux à trois ans environ) et une demande d’augmentation du budget peut être faite à temps.

À l’heure actuelle, le budget de formation annuel est à l’abri et ne subira pas de réduction.

b. Plan d’avenir du Comité d’apprentissage et de formation

Le Comité a déterminé les mesures à prendre aux fins du déploiement réussi du nouveau modèle.

 

 

c. Classer les mesures en ordre de priorité

Le Comité a déterminé l’ordre de priorité de ces mesures.

Critères de sélection et processus d’approbation

Le Comité a modifié les critères de sélection et le processus d’approbation. La catégorisation a été faite par le niveau régional 1, les niveaux 2 et 3 régionaux avancés et tous les niveaux nationaux. Le texte a été modifié et la liste d’énoncés a été ajoutée pour rendre compte des niveaux des délégués syndicaux aux fins de la formation[1].

Déclaration volontaire

L’équipe de la formation a offert de créer les cartes dans le temps pour les conseils de délégués syndicaux. [2] Les délégués syndicaux sont invités à évaluer le niveau auquel ils s’identifient davantage. Le délégué syndical aura la possibilité d’exprimer le « niveau de son objectif » et la façon dont il compte atteindre son objectif. Avec le temps, ces auto-identificateurs auront un raisonnement justifiant pourquoi et comment ils sont admissibles au niveau spécifié ou à une promotion de niveau. Le Comité convient que les délégués syndicaux devraient justifier leur assertion en donnant des exemples concrets. Ces résultats seront rassemblés par la Section de la formation et communiqués au Comité dès que possible.

Un questionnaire similaire sera intégré au processus de renouvellement des délégués syndicaux (2018); il demandera au délégué syndical de réévaluer ses progrès et de fixer de nouveaux objectifs. De plus, les délégués syndicaux seront appelés à expliquer leur participation dans l’organisation.

    Points de suivi

• D’ici le 13 septembre, l’équipe de la formation créera des cartes d’autodéclaration en anglais et en français et les distribuera aux régions.
• La Section de la formation récoltera les données des cartes d’autodéclaration de tous les conseils de délégués syndicaux et présentera les résultats au CAF dès que possible.

3. Formulaire de renouvellement de mandat de délégué syndical (un aspect de la Politique sur les délégués syndicaux)

 Le formulaire de renouvellement en ligne a été revu et mis à jour par le Comité afin de  rendre compte du niveau des délégués syndicaux et de leurs descriptions respectives. [3] K. Laing souligne l’importance de moderniser le formulaire de renouvellement par l’intermédiaire de la numérisation. La création d’un formulaire accessible uniquement en ligne a plusieurs avantages : elle accroît l’efficacité (car elle réduit la charge de travail du personnel); elle simplifie la transmission de l’information; elle fait en sorte que les renseignements précieux sont bien saisis et que les données enregistrées sont utilisées pour améliorer les services et suivre les progrès réalisés. Les données pourraient être entrées dans un système et utilisées pour mesurer les tendances, les progrès, la croissance et le type de participation, entre autres, relativement à la formation des délégués syndicaux. Il y a des discussions concernant le délai à l’intérieur duquel la Section de l’informatique pourrait mettre en place un formulaire en ligne qui intègre les modifications du Comité. On examinera l’application des modifications et la mise en place d’un formulaire accessible uniquement en ligne en 2018.

Points de suivi

• A. Joyal créera un nouveau formulaire pour la prochaine réunion (en anglais et en français)

4. Le rôle du délégué syndical

Le Comité reporte cette tâche jusqu’après les allocutions du Conseil des délégués syndicaux. Tous sont favorables au report.

5. Politiques : Délégués syndicaux et formation

Le Comité reporte cette tâche jusqu’après les allocutions du Conseil des délégués syndicaux. Tous sont favorables au report.

6. Contenu

Les participants à la réunion ont discuté en longueur du contenu de la formation ainsi que de l’élaboration des cours, en plus de ses liens avec le sondage sur la formation, même si ces sujets devaient être abordés à la fin du déploiement.

R. Tellier s’adresse au Comité à ce sujet. Il veut savoir quand le volet du contenu serait abordé pendant la réforme. Le Comité convient de l’importance de cerner les besoins des membres et de l’organisation au chapitre de la formation, notamment les thèmes et les sujets. Toutefois, avant de plonger dans le contenu, K. Skanes souligné l’importance d’établir un cadre et un plan d’action clairs. Une fois que ce sera fait, le Comité pourra s’attarder sur les détails de la formation.

R. Tellier voulait savoir quels mécanismes ont servi à déterminer les besoins en matière de formation. En sollicitant les opinions à ce sujet, le Comité a pris des mesures pour déterminer avec justesse les besoins des membres en la matière. K.Skanes a obtenu des renseignements sur ces besoins lorsqu’elle a rencontré les employeurs distincts et le Conseil consultatif. I. Saula a fait de même par l’intermédiaire du sondage sur la formation, qui a généré des informations précieuses sur les besoins des délégués et des membres. Les répondants au sondage portent un grand intérêt au contenu sur les « milieux de travail psychologiquement sains » et sur les « pensions ». Quant à elle, la Section de la formation a contribué à l’élaboration de dîner d’information sur les pensions, et elle compte créer un cours en ligne sur les milieux de travail psychologiquement sains.[4]

En réponse aux questions posées par le Comité au sujet des programmes de formation externes, I. Saula convient que le contenu actuel des formations offertes par la FTQ et le PAM peut être intégré à la formation avec l’approbation des instances appropriées. Concevoir du matériel pédagogique qui existe déjà n’est pas dans l’intérêt des membres. Il faut toutefois établir la pertinence de l’information pour les membres de l’IPFPC avant d’aiguiller les étudiants vers des fournisseurs externes.

Y. Snaddon explique que la Région de l’Ontario reconnaît qu’il faut du contenu sur la mobilisation des membres à l’intention des cotisants RAND et des nouveaux membres. Bien qu’il est entendu que le nouveau modèle et ses composants guident les efforts de formation, le Comité de formation de l’Ontario espère répondre à ce besoin de formation pour ses membres.

6.1 Le contenu et le sondage sur la formation

La discussion passe ensuite au sondage sur la formation. À des fins de clarté, ce sujet est élargi pour devenir un point à l’ordre du jour. I.Saula réitère que l’échantillon utilisé pour le sondage est représentatif de l’ensemble des membres (par échantillonnage aléatoire) et donne un aperçu des tendances et des besoins de chaque groupe et des segments démographiques qui les composent (région, sexe, âge, etc.). Les données saisies dans le sondage exposent les besoins de formation et l’ordre dans lequel le contenu doit être élaboré.

En ce qui concerne la fonction du sondage, I. Saula fait remarquer qu’il faudrait le répéter périodiquement pour qu’il puisse servir d’outil d’évaluation. Les besoins en formation sont susceptibles de changer au fil du temps. Par conséquent, il est avantageux de solliciter les opinions périodiquement sur les besoins satisfaits, l’efficacité de la formation et les possibilités d’amélioration.

4. Présentation au Conseil des délégués syndicaux

K. Skanes a élaboré, en collaboration avec la Section de la formation, la présentation du nouveau modèle pour les conseils de délégués syndicaux. Le Comité étudie les diapositives et les notes de l’animateur. Des modifications ont été incorporées dans les présentations (en anglais et en français) au cours de cet exercice.

Les présidents des comités de formation régionaux étaient chargés de demander une heure pour la présentation et la séance de questions.

Point de suivi :

• Une fois que la présentation est mise à jour, les documents (y compris les cartes d’auto-identification) devaient être transmis au Comité par le personnel-ressource.

5. Formation nationale

Dans le passé, les délégués syndicaux pouvaient suivre une formation nationale sur certains sujets. Les membres du Comité rappellent que dans l’ancien système, il y avait des plaintes de favoritisme dans la sélection des délégués syndicaux participant à une formation nationale. K. Skanes rappelle au Comité que la mise à jour des critères de sélection nationaux pour la formation permettra d’éviter le favoritisme (annexe A). Les participants à la formation nationale seront recommandés par les administrateurs, entérinés par les présidents des comités de formation et sélectionnés par le Comité national de formation et d’apprentissage.

I. Saula explique que dans le nouveau modèle, non seulement la formation nationale offre-t-elle une formation en phases, mais il s’agit aussi d’une bonne occasion d’offrir une formation à ceux qui ne peuvent pas suivre une formation régionale ou qui habitent dans des régions trop peu nombreuses pour justifier une séance de formation entière.

Le Comité traite brièvement du coût de la formation nationale. K. Skanes annonce que cette question financière sera abordée en temps et lieu. Il convient de noter que lorsqu’on compare les budgets de formation régionaux et nationaux, force est de constater que les cours nationaux varient grandement des cours régionaux.

6. Tour de table

Le Comité souligne les efforts et la contribution du personnel, et ce, non seulement durant les réunions, mais aussi lorsqu’il réalise des tâches connexes de sa section.

7. Date de la prochaine réunion

La personne-ressource du personnel enverra une invitation à répondre à un sondage Doodle dès que possible.

Levée de la séance : La séance est levée à 17 h 05.

Annexe A 

Critères de sélection et processus d’approbation liés à la formation des délégués syndicaux de l’Institut

Niveau I – Processus de sélection et d’approbation lié à la formation de base des délégués syndicaux :

• L’administrateur de bureau régional prépare une liste des candidats admissibles et l’envoie au président du Comité de formation régional à des fins d’examen et d’approbation.
• Les candidats admissibles sont ceux qui ont terminé le cours préalable en ligne, Introduction à l’IPFPC et au mouvement syndical.
• S’il y a plus de 20 candidats, la priorité sera accordée à la représentation des divers ministères, groupes et lieux géographiques.
• S’il y a moins de 20 candidats, les délégués syndicaux admissibles à une mise à niveau pourront être invités à présenter leur demande. On pourrait leur demander de justifier cette demande.
• Les délégués syndicaux qui demandent à mettre à niveau leurs connaissances et qui ont respecté la période d’attente de cinq (5) ans peuvent être inscrits sur une liste d’attente, la priorité étant toutefois accordée aux nouveaux candidats.
• Les délégués syndicaux qui ont suivi la formation de base au cours des cinq (5) dernières années ne seront pas admissibles.
• Des places en nombre limité (cinq, par exemple) peuvent être offertes à des fins de mise à niveau.
• Normalement, au moins 12 aspirants délégués syndicaux devraient être inscrits pour que le cours se donne.
• Normalement, les délégués syndicaux ne peuvent reprendre le même cours que deux (2) fois, à moins que son contenu ait considérablement changé.
• Une liste finale peut être établie en consultation avec le personnel professionnel régional (ART).
• L’administrateur de bureau régional fait savoir aux candidats admissibles que leur demande a été approuvée et leur envoie une « confirmation d’inscription » ainsi que les détails administratifs et l’information relative à leurs déplacements.
• L’administrateur de bureau régional envoie un courriel aux candidats non retenus pour leur dire que leur nom sera inscrit sur une liste d’attente et que leur demande pourrait être approuvée si des places se libèrent.
• En cas d’annulations, les places libres seront attribuées à l’aide de la liste d’attente. Normalement, les remplacements se font au moins deux semaines avant le cours, après quoi aucun changement n’est possible pour des raisons administratives.

Niveaux II et III – Processus de sélection et d’approbation lié à l’école de formation avancée :

• L’administrateur de bureau régional prépare une liste des candidats admissibles et l’envoie au président du Comité de formation régionale pour qu’il l’examine.
• La priorité est accordée à la représentation des divers ministères, groupes et lieux géographiques.
• Les délégués syndicaux qui désirent suivre le même cours une deuxième fois et qui respectent la période d’attente de (5) ans peuvent être inscrits sur une liste d’attente, la priorité étant toutefois accordée aux nouveaux candidats.
• Normalement, les délégués syndicaux ne peuvent suivre le même cours que deux fois, sauf si le contenu du cours a beaucoup changé (ou trois fois, selon la spécialité – certains cours exigent plus d’examens).
• Ces cours seront offerts en fonction du rôle particulier du délégué syndical.
• La liste finale peut être établie en consultation avec le personnel professionnel régional (ART).
• L’administrateur de bureau régional fait savoir aux candidats admissibles que leur demande a été approuvée et leur envoie une « confirmation de l’inscription » ainsi que les détails administratifs et l’information relative à leurs déplacements.
• L’administrateur de bureau régional envoie un courriel aux candidats non retenus pour leur dire que leur nom sera inscrit sur une liste d’attente et que leur demande pourrait être approuvée si des places se libèrent.
• En cas d’annulations, les places libres seront attribuées à l’aide de la liste d’attente. Normalement, les remplacements se font au moins deux semaines avant le cours, après quoi aucun changement n’est possible pour des raisons administratives.

Tous les niveaux – Processus national de sélection et d’approbation de la formation :

• Chaque région préparera une liste des candidats, que le Comité national d’apprentissage et de formation (CAF) examinera.
• La priorité est accordée à la représentation des divers ministères, groupes et lieux géographiques.
• En ce qui a trait à la formation des groupes, c’est l’exécutif national de ces groupes qui recommande les participants.
• Si la formation s’adresse à l’équipe de formation, c’est le président de cette équipe qui fait les recommandations.
• Les délégués syndicaux qui désirent suivre un cours une deuxième fois et qui respectent la période d’attente de (5) ans peuvent être inscrits sur une liste d’attente, la priorité étant toutefois accordée aux nouveaux candidats.
• Les candidats admissibles sont sélectionnés en fonction du rôle qu’ils se donnent comme délégué syndical.
• Pour être admissibles, les candidats doivent déterminer s’ils répondent aux exigences du rôle actuel (ou expliquer comment ils y répondent) ou aux aspirations établies pour ce rôle.
• Il ne faut pas oublier qu’après une formation avancée, il faut jouer de nouveaux rôles.
• S’il y a des cours prérequis à suivre, il faut les terminer à l’avance (trois mois).
• L’expérience professionnelle dans le domaine doit être démontrée.
• Les exigences liées au lieu de travail, telles que la consultation et la SST, devraient être prises en compte.
• La liste finale peut être dressée en consultation avec le Comité d’apprentissage et de formation.
• L’administrateur de bureau régional fait savoir aux candidats admissibles que leur demande a été approuvée et leur envoie une « confirmation de l’inscription » ainsi que les détails administratifs et l’information relative à leurs déplacements.
• L’administrateur de bureau régional envoie un courriel aux candidats non retenus pour leur dire que leur nom sera inscrit sur une liste d’attente et que leur demande pourrait être approuvée si des places se libèrent.
• En cas d’annulations, les places libres seront attribuées à l’aide de la liste d’attente. Normalement, les remplacements se font au moins deux semaines avant le cours, après quoi aucun changement n’est possible pour des raisons administratives.

L’INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA

AUTO-IDENTIFICATION : NIVEAU DU DÉLÉGUÉ SYNDICAL    

Annexe B

Veuillez lire chaque description de niveau ci-dessous et indiquer l’option qui décrit le mieux votre niveau d’expérience actuel et le niveau que souhaitez atteindre. Vous pouvez aussi indiquer que vous comptez rester actif dans votre niveau actuel.

Délégué syndical Niveau 1 : Information — Il est disponible et visible au travail. Il est le premier contact du membre, chargé de l’informer et de lui communiquer de l’information. Les attentes à son égard : aider à distribuer des documents aux membres; rencontrer les nouveaux syndiqués et les aider à devenir membres à part entière du syndicat; avoir une connaissance fonctionnelle du site Web de l’Institut afin d’indiquer aux membres où se trouve l’information qu’ils cherchent; pouvoir répondre à des questions sur la structure de l’IPFPC; avoir une certaine compréhension du processus de négociation collective; être capable d’interpréter la convention collective.

Délégué syndical Niveau 2 : Intermédiaire — En plus de donner de l’information, le délégué syndical intermédiaire : représente les membres dans le cadre des processus informels de règlement des différends; dépose des griefs pour eux; siège à des comités de travail à titre de représentant syndical; peut faire partie d’une équipe de consultation locale ou régionale; contribue aux efforts de lobbysme du syndicat.

Délégué syndical Niveau 3 : Avancé — Les attentes envers le délégué syndical avancé sont bien plus nombreuses. Il représente les membres qui font l’objet de sanctions, de harcèlement ou d’une obligation d’adaptation, en plus des griefs; il encadre d’autres délégués syndicaux; il contribue à leur formation, dispensée officiellement ou non; il peut faire partie d’une équipe nationale de consultation.

 
Nom :                               
Numéro de membre :
Groupe :                              
Ministère :
Courriel :

Selon les descriptions ci-dessus, quel est votre niveau actuel?

Quel niveau souhaitez-vous atteindre?
Si vous souhaitez atteindre un niveau plus élevé, veuillez indiquer les activités syndicales qui vous intéressent le plus :   

Si vous préférez demeurer actif dans le cadre de votre niveau actuel, cochez la case suivante :  

Merci d’avoir pris le temps de répondre aux questions. Vos réponses ne visent que des fins internes et permettront à l’Institut de répondre aux besoins des délégués syndicaux.   
VEUILLEZ REMETTRE VOS CARTES À L’ENDROIT DÉSIGNÉ.