Réunion du Comité des statuts et politiques (CSP)
Samedi 7 mai 2022
Hôtel Delta, salle ByTown
Présents Stéphanie Fréchette (présidente), Tony Goddard (RCN), Mike Chow (C.-B. et Yukon, virtuellement), Scott McConaghy (Atl.), Luc Denis (Qc, virtuellement), Julie Gagnon (personne-ressource de l’Institut) et Fedora Kalenda-Mushiya (personne-ressource de l’Institut)
Absente Jennifer Reay (Prairies et T.N.-O.)
Invité John Purdie, président du Comité des finances
- Tour de table et présentations
À l’intention des nouveaux membres du Comité, la présidente commence par demander aux gens de se présenter à tour de rôle.
- Informations sur la procédure du CSP
La présidente donne un aperçu de la structure de l’Institut et explique la procédure d’approbation des statuts des organismes constituants. Elle souligne également qu’à titre de représentant·es régionaux du CSP, les membres du Comité sont tenus de rendre compte à leurs exécutifs régionaux respectifs des questions qui sont traitées lors de chaque réunion du CSP.
- Proposition de planification stratégique
Compte tenu de l’importance de la charge de travail que supervise le CSP, la présidente propose une nouvelle méthode d’attribution des dossiers afin que la répartition des tâches soit équilibrée. L’objectif consiste à créer des « tables régionales » qui répertorient tous les organismes constituants régionaux (sous-groupes et chapitres) et qui comportent les informations suivantes à l’égard de chacun d’eux :
- L’organisme constituant a-t-il ou non ses propres statuts?
- Dans l’affirmative, quelle est la date limite de leur ratification (AGA)?
- Dans l’affirmative, quelle est la date limite de leur approbation par le Conseil d’administration?
- Si ce n’est pas le cas, le gabarit de statuts lui a-t-il été proposé?
- Commentaires.
L’objectif est que chaque membre du Comité régional soit chargé de superviser sa propre « table régionale » et d’assurer le suivi de ses statuts auprès des organismes constituants. Les statuts des groupes et des Régions seraient supervisés par la présidente.
L’objectif étant d’assurer une répartition équitable de la charge de travail entre les membres du Comité, quelqu’un souligne qu’il faudra tenir compte du fait que certains statuts d’organismes constituants peuvent nécessiter plus (ou moins) de travail que d’autres, ce qui signifie que la charge de travail devra peut-être être réajustée en conséquence.
Tout le monde approuve la marche à suivre qui est proposée. Les membres du Comité estiment qu’il s’agit d’un bon investissement en temps et en efforts au départ, afin de se pencher sur les statuts obsolètes, et que cela faciliterait le travail à l’avenir. Ces tables seraient également très utiles parce qu’elles nous permettraient d’avoir la liste complète de tous les organismes constituants de l’Institut.
Quelqu’un suggère de consacrer aussi du temps à la révision des statuts de l’Institut ainsi que des gabarits de statuts.
- Adoption de l’ordre du jour
Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour :
- Calendrier des réunions du CSP en 2022;
- Composition du Sous-comité des motions;
- Financement des AGA des petits groupes;
- Publication des statuts approuvés des organismes constituants;
- Proposition de politique sur les déplacements en dehors des Régions;
- Proposition de politique sur l’achat d’équipements techniques;
- Proposition de politique sur les pourboires;
- Proposition de politique sur les réceptions du Conseil d’administration;
- Proposition de politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires;
- Proposition de politique sur l’utilisation d’Internet;
- Proposition de politique sur les allocations journalières pour les réunions virtuelles;
- Procédure d’appel en matière de finances.
- Calendrier des réunions du CSP en 2022
La présidente propose les dates de réunion suivantes. Elle explique que les dates proposées coïncident avec ses propres disponibilités ainsi qu’avec le calendrier des réunions du Conseil d’administration et qu’elles sont également basées sur les délais d’exécution afin que les suivis puissent être effectués et rapportés au Conseil d’administration en temps voulu :
30 mai 2022 (à l’hôtel Delta);
17 septembre 2022;
21 et 22 octobre 2022;
2 et 3 décembre 2022 (conjointement avec le souper de Noël).
Sauf indication contraire, les réunions auront habituellement lieu au Bureau national de l’Institut, à Ottawa. On demande aux membres du Comité de confirmer leur disponibilité à l’égard de ces dates.
Suivi : tout le monde
- Sous-comité des motions : composition et calendrier des réunions
Il est convenu de proposer au Conseil d’administration, pour approbation, le Sous-comité des motions (SCM) suivant, pour 2022 :
Présidente du CSP;
Président du Comité des finances;
Directeur du Conseil consultatif (poste délégué à Craig Bradley);
Tony Goddard (représentant du CSP);
Tom Yantsis (représentant du Comité des finances).
Le SCM se réunira le 27 août 2022 et le 24 septembre 2022 pour examiner les motions soumises, en préparation de l’AGA de l’Institut, laquelle aura lieu en novembre.
- Approbation du procès-verbal
Correction : modification du nom « Windsor Regional Hospital ».
- Publication des statuts approuvés des organismes constituants
Des inquiétudes sont exprimées quant au retard de publication des statuts approuvés, ces derniers ayant été approuvés par le Conseil d’administration en décembre 2021 et n’étant toujours pas publiés. Il est précisé que le retard est imputable à leur traduction, car les statuts ne peuvent pas être publiés tant qu’ils ne sont pas disponibles dans les deux langues officielles.
Les préoccupations du Comité seront transmises au chef d’équipe de la traduction afin qu’il puisse fournir des éclaircissements quant aux normes de service et aux délais d’exécution prévus à l’égard de ces statuts.
Suivi : J. Gagnon
- Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
9.1 Sous-groupe CP du Sud de l’île de Vancouver (statuts proposés)
Les statuts proposés ont été initialement ratifiés lors de l’AGA 2018 du Sous-groupe. La nouvelle version ratifiée sera soumise à l’examen du représentant du Comité. Nous en reparlerons à la prochaine réunion.
Suivi : M. Chow
9.2 Sous-groupe SP de Vancouver (proposition de modifications)
Compte tenu de la longue série d’événements concernant ces statuts, la présidente actuelle du Sous-groupe a été contactée pour faire le point.
La dernière version approuvée (similaire au gabarit) date de décembre 2009 et, comme l’indique sa présidente, le Sous-groupe ne propose rien d’exceptionnel ni de nouveau. En conséquence, il n’est pas nécessaire de prendre d’autres mesures à l’égard de ces statuts, à l’heure actuelle.
9.3 Sous-groupe SH MDN Région du Québec (statuts proposés)
Ce nouveau Sous-groupe a été créé en octobre 2019 et sa première AGA a eu lieu le 4 mai 2022, date à laquelle les statuts proposés ont été ratifiés. Nous les examinerons lors de la prochaine réunion.
Suivi : S. Fréchette
9.4 Sous-groupe VFS de Saskatoon (statuts proposés)
Ce point est reporté à la prochaine réunion.
9.5 Sous-groupe VFS de Regina (statuts proposés)
Ce point est reporté à la prochaine réunion.
9.6 Sous-groupe TI (CS) de Vancouver (statuts modifiés)
Ces statuts seront présentés à l’AGA de décembre 2022 du Sous-groupe pour ratification, en tenant compte de l’avis du CSP.
Suivi : M. Chow
9.7 Chapitre Simcoe-Grey de l’Ontario (statuts modifiés)
La procédure d’examen des statuts du Chapitre est en cours. Le Chapitre a adopté le gabarit en attendant que sa propre version soit révisée. La dernière AGA du Chapitre a eu lieu le 12 avril 2022.
Suivi : repr. de l’Ontario
9.8 Chapitre d’Ottawa-Ouest : vote d’essai
Une discussion approfondie a lieu avec le Chapitre et des recommandations sont formulées pour rectifier les problèmes et incohérences afférents à leur procédure électorale de mai 2019. Aucune autre mesure de suivi n’est nécessaire à cet égard.
9.9 Groupe GEPW
Ce point est reporté à la prochaine réunion.
9.10 Motion de l’AGA 2019 : le point sur la modification de l’article 7 (Droits des membres) des statuts
Lors de l’AGA 2019, une motion relative à l’article 7 (Droits des membres) des statuts a été présentée. La question a été renvoyée au CSP avec, pour directive, de présenter des recommandations à l’AGA 2020 sur la manière de limiter le nombre de sous-traitant·es dans les postes élus à l’Institut, mais aucune nouvelle information n’a été fournie à ce sujet, lors des AGA 2020 et 2021.
7. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
Point 14.4 — B-8, ARTICLE 7 DES STATUTS (DROITS DES MEMBRES).
Auteur : Conseil régional de la RCN
Limite du nombre de sous-traitant·es dans les postes élus : question renvoyée au CSP.
Le CSP a été chargé de présenter à l’AGA 2020 des recommandations sur la manière de limiter le nombre de sous-traitant·es à des postes élus, à l’IPFPC, en fonction des directives suivantes :
- Élaborer une définition claire du terme « sous-traitant·e »;
- Demander une opinion juridique;
- S’assurer de la participation du CA et du CC;
- Faire un compte rendu à l’AGA 2020.
Le/la délégué·e qui souhaite modifier des articles de statuts communiquera directement avec la présidente du CSP.
Le CSP reste d’avis que les droits des membres ne peuvent pas être restreints conformément à la présente proposition de modification statutaire. L’avis du service juridique de l’Institut a été sollicité et nous l’attendons toujours. La présidente du CSP assurera le suivi de cette question auprès du Bureau du conseiller général aux affaires juridiques.
Suivi : S. Fréchette
- Affaires nouvelles
10.1 Extrait des procès-verbaux de janvier, de mars et d’avril 2022 du Conseil d’administration
Les points suivants nécessitent un travail de suivi de la part du CSP, parfois en collaboration avec le Comité des finances :
- Politique sur les déplacements à l’extérieur de la Région;
- Politique sur les équipements techniques;
- Politique sur les pourboires;
- Politique sur les réceptions du Conseil d’administration;
- Politique sur les téléphones cellulaires et l’Internet;
- Politique sur les allocations journalières pour les réunions virtuelles.
10.2 Proposition de politique sur les pourboires
Le président du Comité des finances propose la politique suivante en matière de pourboires. Il souligne qu’il s’agit d’un point de départ et que l’objectif est de conférer une certaine flexibilité au Conseil d’administration afin que ce dernier puisse revoir la politique une fois l’an et modifier le pourcentage, au besoin. Le pourcentage maximum est inclus dans la version proposée, mais il pourrait être abaissé.
Tous les organismes constituants et les membres de l’IPFPC qui versent des pourboires pour services rendus sont limités à un pourboire basé sur le montant fixé une fois l’an par le Conseil d’administration (CA) lors de sa première réunion de l’année. Si un·e membre ou un organisme constituant offre un pourboire supérieur à la limite fixée par le CA, le montant excédentaire ne lui sera pas remboursé, sauf si le CA l’autorise.
Motion du Conseil d’administration : Il est proposé que le Conseil d’administration fixe une limite maximale de 20 % à l’égard des pourboires donnés en 2022.
Politiques touchées
**Article 7 de la Politique sur l’allocation des organismes constituants;
**Article 13 de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres;
**Article 9 de la Politique relative au Conseil d’administration.
Nous discuterons plus amplement de cette question lors de la prochaine réunion. Les commentaires et préoccupations supplémentaires doivent être soumis à l’avance aux présidents des deux Comités.
Suivi : tout le monde
10.3 Proposition de politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires
Le président du Comité des finances présente la proposition suivante de politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires. Il précise que l’objectif est de s’assurer que les membres n’ont pas à débourser d’argent lorsqu’ils et elles travaillent pour l’Institut. Cette politique permettrait également d’éviter toute « double rémunération » lorsque les membres sont remboursés par leur organisme constituant (ou par le Conseil d’administration).
Il souligne qu’il ne s’agirait pas d’un montant imposable, mais plutôt d’un remboursement de frais sur présentation de reçus. Il précise également qu’il s’agirait d’un remboursement du forfait cellulaire, et non de l’appareil lui-même.
Le ou la membre de l’IPFPC qui utilise un forfait cellulaire ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions reçoit une indemnité mensuelle dont le maximum est fixé une fois l’an par le Conseil d’administration, lors de sa première réunion de l’année. La politique ne s’applique pas aux membres qui exercent des fonctions pour leur chapitre, leur sous-groupe ou leur section locale. Le remboursement total de toutes les sources ne peut dépasser le maximum total qui a été fixé par le Conseil d’administration.
Pour obtenir ses remboursements, le ou la membre remet une copie de son relevé mensuel, dans le format prescrit, à la section des finances de l’IPFPC. Lorsque le coût du téléphone cellulaire fait partie d’un forfait combiné, le ou la membre répartit ce coût conformément à la juste valeur marchande des articles regroupés dans le forfait.
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
Motion du Conseil d’administration : Il est proposé que le Conseil d’administration fixe, pour 2022, une allocation mensuelle maximale à l’égard des téléphones cellulaires correspondant soit au coût du forfait cellulaire soit à 85 $, le montant le moins élevé étant retenu.
Politique touchée
**Article 7 de la Politique sur l’allocation des organismes constituants
Des inquiétudes sont exprimées quant à l’impact de cette mesure sur la charge de travail du personnel de la section des finances, qui est déjà très sollicité.
Les points suivants sont également soulevés, en ce qui concerne les lacunes éventuelles à combler :
- Il n’est pas précisé si les frais seront couverts par l’Institut ou s’ils seront à la charge des organismes constituants;
- Le délai de présentation des demandes;
- Le montant serait supérieur à celui que les organismes constituants remboursent à leurs membres;
- Tel qu’il est libellé, cet avantage serait offert à l’ensemble des membres, ce qui représenterait un coût important pour l’Institut;
- S’ils ou si elles occupent plusieurs postes élus, les membres pourraient bénéficier de cet avantage plusieurs fois;
- Des membres pourraient bénéficier de cet avantage alors qu’ils ou elles n’y avaient pas droit auparavant (groupes par rapport à sous-groupes et chapitres).
Quelqu’un mentionne que cela soulagerait les organismes constituants d’un fardeau, puisqu’ils n’auraient plus à vérifier si l’utilisation des téléphones cellulaires est appropriée (ou inappropriée).
Quelqu’un suggère d’ajouter un libellé afin que le Conseil d’administration puisse demander un remboursement aux organismes constituants.
Nous discuterons plus amplement de cette question lors de la prochaine réunion. Les commentaires et préoccupations supplémentaires doivent être soumis à l’avance aux présidents des deux Comités.
Suivi : tout le monde
10.4 Proposition de politique sur l’utilisation d’Internet
Le président du Comité des finances présente la proposition suivante de politique sur l’utilisation d’Internet :
Le ou la membre de l’IPFPC qui utilise un forfait Internet ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions reçoit une indemnité mensuelle dont le maximum est fixé une fois l’an par le Conseil d’administration, lors de sa première réunion de l’année. La politique ne s’applique pas aux membres qui exercent des fonctions pour leur chapitre, leur sous-groupe ou leur section locale. Le remboursement total de toutes les sources ne peut dépasser le maximum total qui a été fixé par le Conseil d’administration.
Pour obtenir ses remboursements, le ou la membre remet une copie de son relevé mensuel, dans le format prescrit, à la section des finances de l’IPFPC. Lorsque le coût d’Internet fait partie d’un forfait combiné, le ou la membre répartit ce coût conformément à la juste valeur marchande des articles regroupés dans le forfait.
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
Motion du Conseil d’administration : Le Conseil d’administration fixe, pour 2022, une limite mensuelle maximale, à l’égard de l’utilisation d’Internet, qui correspond soit à 50 % du coût réel, soit à 75 $, le montant le moins élevé étant retenu.
Politiques touchées
**Article 7 de la Politique sur l’allocation des organismes constituants;
**Article 13 de la Politique sur l’aide financière à la participation des membres.
Nous discuterons plus amplement de cette question lors de la prochaine réunion. Les commentaires et préoccupations supplémentaires doivent être soumis à l’avance aux présidents des deux Comités.
Suivi : tout le monde
10.5 Procédure d’appel en matière de finances
La procédure d’appel qui est proposée en matière de finances est soumise au Comité pour examen. L’objectif est d’assurer une justice naturelle et de donner aux membres la possibilité de soumettre leur litige dans le cadre d’une audience. Cela permettrait également de fournir des lignes directrices claires aux finances.
Le président du Comité des finances explique que le Comité des finances a le pouvoir d’accorder (ou de refuser) des appels en matière de finances et d’autoriser des paiements, mais que la dernière étape relève du Conseil d’administration, qui peut maintenir ou non la recommandation faite par le Comité des finances.
Nous discuterons plus amplement de cette question lors de la prochaine réunion du CSP, et le Comité des finances en discutera aussi plus amplement lors de sa prochaine réunion. Les commentaires et préoccupations supplémentaires doivent être soumis à l’avance aux présidents des deux Comités.
Suivi : tout le monde
10.6 Proposition de politique sur l’achat d’équipements techniques
La motion suivante a été adoptée par le Conseil d’administration en juin 2021. Par conséquent, la politique touchée doit être modifiée en conséquence.
Il est proposé, avec appui, que les modifications suivantes soient renvoyées au CSP afin que les politiques appropriées puissent être modifiées en conséquence :
- La somme maximale qui est accordée pour l’achat d’ordinateurs portables ou de tablettes est de 1 300 $, et plus précisément de 1 100 $ pour le matériel et de 200 $ pour les logiciels, le cas échéant.
- Chaque organisme constituant a droit à au plus trois ordinateurs portables ou tablettes pour son/sa président·e, son/sa trésorier·ère et son/sa secrétaire, respectivement.
- Chaque membre d’organisme constituant qui y a droit choisit entre un ordinateur portable et une tablette, car les politiques ne lui permettent pas d’acheter les deux.
- Chaque appareil supplémentaire nécessite l’approbation d’une motion à l’AGA de l’organisme constituant.
- L’acquisition et le suivi de ces biens sont gérés par la section de l’informatique de l’Institut, en collaboration avec la section des finances.
Il est convenu que ce point soit incorporé à l’article 7 de la Politique sur l’allocation des organismes constituants. La Politique modifiée sera distribuée au Comité pour examen, après quoi, en juin, elle sera soumise à l’approbation du Conseil d’administration.
Suivi : J. Gagnon, CA et tout le monde
10.7 Proposition de politique sur les réceptions du Conseil d’administration
Le président du Comité des finances explique qu’actuellement (et depuis plusieurs années), les vice-président·es et les directeur·rices régionaux reçoivent une allocation de 9 000 $ par an et la présidente, une allocation de 40 000 $ par an, pour les réceptions. Cette question est portée à l’attention du CSP afin qu’il détermine s’il faut revoir ces montants et qu’il réfléchisse à la définition du terme « réception ».
Il est convenu qu’il est nécessaire d’avoir une définition claire de ce terme. Dans un premier temps, la présidente du Comité demandera à la section des finances de l’IPFPC de lui fournir un rapport décrivant les types de « frais de réception » dont le remboursement a été demandé dans le passé, ceux qui ont été approuvés ou refusés, et les motifs des acceptations et des refus. Ce rapport ne contiendra aucun nom. Ces informations alimenteront une discussion plus large que nous aurons lors de la prochaine réunion. Le Comité des finances abordera la question du « montant des réceptions » lors de sa prochaine réunion (le 26 mai).
Certaines personnes se demandent s’il serait permis de réclamer le remboursement de frais de réception pour des « invité·es ». C’est ce qui se fait actuellement, et certaines personnes se disent que ce n’est peut-être pas une bonne utilisation des cotisations des membres. Il y aurait peut-être lieu de clarifier la politique à ce sujet.
Suivi : présidente du CSP et président du Comité des finances
10.8 Proposition de politique sur les déplacements à l’extérieur de la région
Le CSP engage une discussion sur cette question, dont la portée et l’impact semblent s’être considérablement élargis en conséquence de la pandémie et du télétravail.
Certaines personnes estiment que l’article 4.5 des statuts de l’Institut est clair, mais qu’il n’est pas interprété de manière uniforme par les organismes constituants et les finances, ce qui a notamment un impact sur les allocations des organismes constituants, l’attribution des sièges de délégué·es et l’application de la Politique sur les voyages.
La question du « rattachement virtuel » à un lieu de travail (professionnel par rapport à géographique) est particulièrement problématique dans la Région de l’Atlantique, c’est-à-dire lorsque quelqu’un participe à des activités dans sa Région et travaille à distance dans une autre Région (par exemple, si quelqu’un travaille à Ottawa tout en relevant de la région de l’Atlantique).
Selon les finances, le lieu de travail du ou de la membre est déterminé par l’employeur. Toutefois, sur la base d’une demande pertinente, les finances peuvent parfois reconsidérer cette décision, s’il est moins coûteux pour le ou la membre de « relever d’un autre lieu ».
Il y a aussi la question du ou de la membre qui prend sa retraite et vit dans une Région qui diffère de celle de son ancien lieu de travail. Le ou la membre a la possibilité de choisir l’emplacement géographique de sa résidence ou celui de son ancien lieu de travail (un choix qui ne peut être fait qu’une seule fois).
Certaines personnes estiment que la structure semble s’effondrer aux paliers régionaux, lesquels sont déterminés du point de vue géographique.
Étant donné que la plupart des membres souhaitent se rencontrer en personne, l’accent doit être mis sur la pertinence, c’est-à-dire sur la Région où le ou la membre pourrait être ou serait plus actif·ve.
Il est convenu que nous devons discuter plus longuement et plus amplement de cette question dans le contexte des éléments suivants :
La définition du « statut de voyageur » et de l’« affiliation du ou de la membre » (lieu de travail ou de résidence);
La définition de la « Région d’où le ou la membre relève »;
La définition de la « résidence principale »;
La définition de « sous-groupe ministériel » et de l’incidence de tels sous-groupes sur les frontières géographiques;
La définition du « statut de déplacement » et du « moment où le ou la membre est en statut de déplacement » (prolongation d’un séjour après une réunion mais pas avant celle-ci, sauf si on l’y autorise);
La définition de la notion de « sous-groupe virtuel ».
Pour faciliter la discussion au sein du CSP, quelqu’un suggère de demander aux membres quels sont leurs lieux de résidence et leurs lieux de travail (en personne et en mode virtuel). Cette question pourrait faire l’objet d’une discussion plus approfondie avec la section des membres de l’IPFPC, en ce qui concerne le type de données actuellement saisies dans la base de données de l’IPFPC et la manière d’obtenir des informations supplémentaires, au besoin.
Nous en discuterons de nouveau lors de la prochaine réunion.
Suivi : Fedora
10.9 Proposition de politique sur les allocations journalières pour les réunions virtuelles
Le CSP engage une discussion sur cette question qui a été soulevée en avril, lors de la réunion du Conseil d’administration.
Les membres qui participent actuellement à des réunions en mode virtuel sont encouragés à continuer de le faire à l’avenir, que ce soit en mode entièrement virtuel ou en mode hybride. À ce titre, les participant·es en mode virtuel devraient avoir droit à une allocation journalière après avoir assisté à une réunion applicable, dès lors que cette réunion a duré plus de 90 minutes.
« Réunion admissible » Réunion de l’exécutif d’un organisme constituant, AGA d’un organisme constituant, réunion du Conseil consultatif, Groupe de travail sur la consultation, Comité stratégique de négociation, réunion d’une équipe de consultation, activité de formation régionale ou nationale, symposium, Conseil régional, comité du Conseil d’administration, réunion du Conseil d’administration ou réunion d’une équipe de négociation.
Cette allocation journalière ne s’appliquerait qu’aux participant·es inscrits à la réunion (et non aux observateur·rices) et correspondrait à la moyenne de l’indemnité de repas (dîner et souper) accordée en situation de déplacement. Une seule réclamation pourrait être faite par jour de réunion. Le remboursement serait basé sur les lignes directrices actuelles concernant l’admissibilité des réunions (c’est-à-dire, six réunions d’exécutif de chapitre par an).
Quelqu’un suggère que le type de réunion, la durée des réunions, le nombre de réunions consécutives, le calendrier des réunions et le lieu de résidence soient notamment pris en compte pendant la discussion des comités.
Il est proposé par Chris Roach, avec appui de Stacy McLaren, que cette question soit renvoyée au Comité des finances pour qu’il travaille conjointement avec le CSP en vue de présenter des lignes directrices en matière d’indemnités pour la participation aux réunions virtuelles.
Certaines personnes sont d’avis que le paiement de l’allocation journalière ne devrait pas être autorisé pour les réunions virtuelles, car les membres n’ont pas forcément à payer de frais en cas de participation aux réunions de l’IPFPC depuis leur domicile.
D’autres personnes estiment toutefois qu’il est important d’indemniser les membres qui participent virtuellement aux activités de l’IPFPC, reconnaissant qu’il peut parfois être difficile et ardu de le faire. Certains organismes constituants trouvent des moyens de le faire. Par conséquent, il faut considérer que cela fait partie de la politique qui est applicable à l’ensemble des membres.
Quelqu’un suggère que l’indemnité pour le dîner consiste en une somme adéquate qui serait payée (remboursée) une seule fois par jour, quel que soit le nombre de réunions tenues ce jour-là. Il n’y aurait pas d’indemnité supplémentaire de la part des organismes constituants.
Il faudrait bien définir ce point afin d’éviter les excès, c’est-à-dire les types de réunions auxquels cette disposition s’appliquerait.
La présidente du CSP proposera et transmettra le libellé de la politique au Comité à des fins de discussion lors de la prochaine réunion.
Suivi : S. Fréchette
10.10 Groupe CS et sous-groupes CS : changement de nom pour « TI »
En conséquence du récent changement de nom du groupe CS en groupe « TI » (Technologie de l’information), les statuts du Groupe ont été modifiés pour rendre compte de son nouveau nom.
La révision de tous les statuts des sous-groupes TI pour rendre compte de ce changement de nom a été discutée avec le service juridique, qui est d’avis qu’étant donné qu’il s’agit d’un changement administratif, il n’est pas nécessaire de soumettre les statuts des sous-groupes à leurs AGA respectives.
Les modifications nécessaires ont été apportées dans les statuts de tous les sous-groupes et une fois que le Conseil d’administration aura approuvé les statuts du Groupe, un suivi sera effectué avec le service informatique de l’IPFPC à des fins de publication des statuts (du Groupe et des sous-groupes) modifiés. Une fois les statuts publiés, il sera demandé au service informatique de l’IPFPC de remplacer toutes les mentions de « CS » par « TI », sur le site Web.
Suivi : CA et T. Goddard
10.11 Dissolution du chapitre de Swift Current
Le chapitre de Swift Current a été dissous par le Comité exécutif le 10 février 2022.
10.12 Chapitre Saguenay–Lac-Saint-Jean et Côte-Nord (statuts modifiés)
Les statuts modifiés sont basés sur le gabarit. Le président les examinera à temps pour l’AGA du Chapitre, qui aura lieu le 10 mai 2022.
Dans le même ordre d’idées, le président signale que l’AGA du sous-groupe VFS du Saguenay s’est tenue en novembre 2021, mais que le sous-groupe a omis de s’occuper de ses statuts à ce moment-là (cet élément figure dans les points reportés).
La discussion sur ces deux ensembles de statuts aura lieu lors de la prochaine réunion, avant qu’ils soient soumis à l’approbation du Conseil d’administration, en juin.
Suivi : S. Fréchette
10.13 Interprétation de l’article 10.4.1.1 des statuts (Remplaçant[e]s)
Un membre du Comité directeur (CD) du Conseil consultatif (CC) demande une interprétation ou une clarification de l’article 10.4.1.1 des statuts de l’Institut :
10.4.1.1 Remplaçant(e)s Le (la) représentant(e)Le (la) représentant(e) nommé(e) d’un groupe ou d’une équipe nationale de consultation peut désigner un(e) remplaçant(e) pour assister aux réunions du Conseil consultatif en son absence. Le (la) remplaçant(e) doit appartenir à l’exécutif du même groupe ou de la même équipe de consultation que Le (la) représentant(e) ne pouvant pas participer à une réunion. Cette personne a le droit de voter à cette réunion sans pour autant représenter à la fois un groupe et une équipe de consultation s’il est justifié d’avoir des représentant(e)s séparé(e)s.
Le membre du CD du CC est d’avis qu’un·e membre du CC peut désigner un·e remplaçant·e pour assister aux réunions du CC lorsqu’il/elle ne peut pas le faire. Actuellement, lorsqu’un·e membre ne peut pas être présent·e, il/elle désigne un·e remplaçant·e. Cependant, il/elle désigne un·e seul·e représentant·e à titre de remplaçant·e, et c’est cette personne qui est présente lorsque le/la membre du CC ne peut pas l’être. Il s’agit d’une alternative statique.
À titre d’exemple, un·e président·e de groupe nommerait l’un·e de ses vice-président·es à titre de remplaçant·e. Pendant son mandat, s’il/si elle ne peut pas se rendre à la réunion, le/la remplaçant·e pourra y assister. Si aucun·e des deux ne peut être présent·e, le groupe ne sera pas représenté. Le/la président·e ne pourra pas désigner un·e autre remplaçant·e pour la réunion. Actuellement, nous leur permettons de désigner un·e remplaçant·e lorsqu’ils/elles ne peuvent pas être présents, au lieu d’un·e remplaçant·e statique.
Le CSP est d’avis qu’il n’est pas nécessaire de désigner un·e « remplaçant·e statique » au début d’un mandat. Ce n’est pas ce que disent les statuts. Un·e remplaçant·e différent·e peut être désigné·e pour chaque réunion.
Des éclaircissements seront rédigés au membre du CC et communiqués au Comité pour examen. Une fois approuvés, ils seront envoyés.
Suivi : T. Goddard et tout le monde
10.14 Procédure de l’AGA 2022
L’objectif est que les membres du CSP et du Sous-comité des motions soient assis à l’avant de la salle, lors de l’AGA, pour traiter les questions soulevées par l’assemblée.
Les membres du CSP contacteront leurs directeur·rices régionaux respectifs pour leur faire part de leur intérêt à participer à l’AGA à titre de délégué·es. S’ils/si elles ne sont pas sélectionnés à titre de délégué·es, la présidente envisagera d’autres options.
Suivi : tout le monde
10.15 Durée du mandat du CSP
La présidente demande au Comité de réfléchir à la possibilité d’un mandat de trois ans pour le CSP, compte tenu de la courbe d’apprentissage abrupte, lors de l’adhésion au Comité. Nous discuterons plus amplement de cette question lors de la prochaine réunion.
Suivi : tout le monde
- Levée de la séance et prochaine réunion
La séance est levée à 16 h 45. La prochaine réunion aura lieu le 30 mai 2022 au Delta.