Procédures administratives des campagnes électorales

Table des matières

Campagnes électorales
Procédure de dépôt de plaintes relatives aux élections
Liste des membres
Notes biographiques et photos : instructions
Appuis
Liste d’exclusion
Utilisation des médias sociaux
Foire aux questions

Remarques importantes

Tous les membres, les candidats et les partisans qui participent aux activités électorales sont tenus de consulter le présent document pour comprendre leurs responsabilités.
Les candidats qui signent leur formulaire de candidature attestent avoir lu et compris les statuts et les politiques de l’IPFPC, ainsi que les procédures administratives de la campagne électorale précisées dans le présent document, et promettent de les respecter.
Les liens électroniques mènent aux statuts et aux politiques de l’Institut. Ils sont surlignés et apparaissent tout au long du présent document, dans l’avis d’élection/appel de candidatures et dans le formulaire de candidature. Cliquez sur le texte surligné pour accéder à la référence.
Les références vous donneront accès aux informations les plus récentes et les plus pertinentes. Si le texte compris dans le présent document s’écarte du texte inclus dans une référence aux statuts et aux politiques de l’IPFPC, ce dernier aura préséance.
Si un lien ne fonctionne pas ou s’il ouvre la mauvaise référence, veuillez contacter Ann Gregory (agregory@pipsc.ca) pour obtenir de l’aide. Ann est l’employée de l’IPFPC affectée au Comité des élections.

1. Campagnes électorales

a. Article 22.4 Campagnes électorales – Dans le cadre de leur campagne électorale, les candidat(e)s, leurs partisan(e)s et les autres membres participant aux activités électorales doivent respecter les normes de conduite acceptées dans leurs messages écrits et verbaux.

b. Installations et ressources de l’Institut – Sauf indication contraire explicite ci-après ou approbation du Comité des élections, il est interdit aux candidat(e)s à un poste de l’Institut, aux personnes qui agissent en leur nom et aux autres membres qui prennent part aux activités électorales d’utiliser les fonds, les ressources, les installations, l’en-tête ou le logo de l’Institut. Aucune de ces personnes ne peut d’aucune façon laisser entendre qu’un organisme de l’Institut, l’Institut lui-même à titre de personne morale ou son personnel appuie un(e) candidat(e) en particulier.

c. Utilisations acceptées – L’utilisation des ressources de l’Institut est autorisée à ces fins :

i. Les discours pour la présidence et la vice-présidence prononcés à l’assemblée générale annuelle (AGA) de l’Institut, conformément aux procédures établies par le Comité des élections;

ii. La distribution de matériel de campagne dans la salle de réunion de l’AGA, sauf si elle interrompt ou retarde l’assemblée;

iii. Le port d’épinglettes de l’IPFPC pendant la campagne;

iv. L’utilisation de photos d’activités non électorales sur lesquelles on peut voir le logo de l’IPFPC;

v. L’utilisation d’un téléphone cellulaire de l’IPFPC si le (la) candidat(e) en a déjà un pour le poste qu’il (elle) occupe actuellement.

d. Personnel de l’Institut – Les candidat(e)s, les personnes qui agissent en leur nom et les autres membres qui prennent part aux activités électorales ne peuvent faire intervenir le personnel de l’Institut dans une activité électorale.

e. Il y a déjà eu des problèmes dans le passé. Voici quelques exemples d’activités inacceptables :

i. Utilisation de fonds de l’Institut.

ii. Utilisation à des fins électorales des ressources et des installations de l'Institut, comme le papier à en-tête, les enveloppes, les cartes professionnelles, les photocopieuses et les salles de réunion.

iii. Utilisation d'un logo qui ressemble à celui de l’Institut pour donner l’impression d’avoir son appui.

iv. Campagnes dans les locaux de la fonction publique durant les heures de travail dans le but de solliciter l'appui des membres de l'Institut, sans avoir préalablement obtenu l'autorisation écrite d'un gestionnaire du lieu de travail en question.

v. Placement de matériel de campagne électorale dans les bureaux de l’Institut, à moins d’avoir l’approbation du Comité des élections.

f. Le Comité des élections ne gère pas et ne facilite pas les « partis » de candidats. Il n’est donc pas possible de publier le nom d’un « parti » à côté du nom d’un candidat sur les bulletins de vote.

g. Réunions de l’Institut

i.Les membres ne deviennent officiellement candidats à des élections nationales que lorsque le Comité national des élections affiche la liste des candidats, mais il leur est possible d’entreprendre des activités électorales avant que cette liste ne soit affichée.

ii. Il va sans dire que les dirigeants élus et les délégués syndicaux doivent continuer de faire leur travail pendant les campagnes électorales, et notamment d’assister aux réunions et assemblées auxquelles ils sont invités. Cependant, ils ne devraient pas y faire campagne. Parmi les exemples de réunions, mentionnons les conseils régionaux et les conseils de délégués syndicaux, les dîners d’information ainsi que les réunions de chapitre, de groupe et de sous-groupe.

iii. Responsabilités des organisateurs d’activités de l’Institut

1. Dans un souci d’équité, les organisateurs déterminent si les activités électorales sont autorisées.

2. S’il est décidé que des activités électorales sont permises, les organisateurs doivent :

a. déterminer précisément quelles activités électorales seront autorisées (p. ex. discours, distribution de dépliants, présentoirs à documents);

b. déterminer où les activités peuvent avoir lieu (p. ex. à l’intérieur ou à l’extérieur de la salle de réunion);

c. inclure de l’information claire et concise relative aux points a) et b) dans l’avis de convocation;

d. demander à la personne-ressource de l’Institut d’inclure l’avis de convocation à la réunion dans le calendrier des activités;

e. s’assurer que tous les candidats et les partisans ont les mêmes chances pour éviter de donner un avantage injuste à certains candidats;

f. Informer le Comité des élections qu’une invitation a été envoyée aux candidats pour les convier à la réunion.

3. Si l’avis de convocation ne précise pas que des activités électorales seront autorisées, il faut en conclure qu’elles ne seront pas autorisées.

iv. Responsabilité des candidats et des partisans

1. Les candidats sont tenus de s’assurer que les organisateurs de réunions se sont acquittés de leurs responsabilités décrites en (g) (iii) (2) (a) à (f), avant de faire campagne lors d’une réunion.

2. Les candidats officiels ou potentiels et leurs partisans sont tenus de faire ce qui suit :

a. Prendre connaissance des réunions de l’Institut en consultant le calendrier des activités.

b. S’il est permis d’y faire campagne, prendre des dispositions pour qu’ils puissent y assister et y distribuer du matériel en le faisant savoir à l’organisme constituant ou à l’organisateur de l’activité de l’Institut pour leur laisser du temps et de l’espace.

3. Comme les candidats peuvent être tenus responsables des actions de leurs partisans, ils doivent être au courant de ce que ceux-ci font.

4. Les candidats et leurs partisans ne devraient pas installer de bannières, d’affiches ou tout autre matériel électoral dans les aires publiques de l’hôtel où a lieu l’AGA.

5. Les candidats et leurs partisans ne devraient pas mettre de dépliants électoraux sur les tables de l’Institut à l’AGA, à moins d’avoir l’approbation du Comité des élections.

6. La distribution de matériel électoral dans la salle de réunion de l’AGA est autorisée, sauf si elle interrompt ou retarde l’assemblée.

2. Procédure de dépôt de plaintes relatives aux élections

a. Selon l’article 17.3.2 des statuts de l’Institut, le Comité des élections est responsable de la tenue des élections de l’Institut et il doit mener une enquête complète sur les activités d’un candidat, de partisans ou d’autres membres de l’Institut et déterminer si elles sont appropriées. Les mesures correctives peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, l’annulation d’une élection ou d’une candidature à une élection et le retrait du droit de voter d’un membre.

b. Les membres qui veulent déposer une plainte relative aux élections doivent suivre la procédure officielle pour faire reconnaître leur plainte.

3. Liste des membres

a. Toute demande de renseignements sur les membres présentée en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCPSN) doit être faite conformément à la Politique sur la liste des membres de l’Institut.

b. En aucun cas les adresses électroniques des membres ne sont transmises.

c. Les candidats doivent s’abstenir de téléphoner aux membres ou de leur envoyer un courriel à leur lieu de travail, à moins d’en avoir obtenu leur permission au préalable et d’en fournir la preuve au Comité des élections avant l’envoi des courriels.

d. En cas d’enquête sur une plainte relative aux élections concernant un candidat qui s’est servi de la liste des membres de l’Institut, la personne visée par la plainte doit être capable de prouver qu’elle a suivi la politique. Ne pas le faire pourrait lui valoir des mesures disciplinaires.

4. Notes biographiques et photographies : instructions

a. Le formulaire de candidature, le(s) formulaire(s) de signatures, la note biographique (facultative) et la photo (obligatoire) doivent être reçus avant la date limite. Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas acceptées.

b. Il est de la responsabilité du candidat de réviser sa note biographique avant de l’envoyer. Une fois transmise, la note biographique ne peut être modifiée, à moins que la modification n’ait été demandée par le Comité des élections.

c. Les notes biographiques ne doivent pas contenir de déclarations fausses, trompeuses ou non fondées au sujet des activités d’un candidat à l’Institut.

d. Elles ne doivent pas non plus contenir de déclarations fausses, trompeuses ou sans fondement au sujet de candidats, de l’Institut ou de l’un de ses organismes constituants, de délégués syndicaux, de membres du personnel, de membres d’exécutif ou d’autres représentants.

e. Si une enquête sur une plainte révèle qu’une déclaration est fausse ou trompeuse, cette nouvelle information sera publiée sur le site Web de l’Institut à l’intention des membres.

f. Les notes biographiques peuvent inclure le nom des personnes qui appuient la candidature, sans mention de leur titre ni de leur poste, et seulement si ces personnes y consentent par écrit.

g.Il est permis de faire mention d’un seul site Web. Un lien vers le site Web du candidat sera créé. Le Comité des élections n’examinera pas les sites Web des candidats, mais il étudiera toutes les plaintes officielles reçues à cet égard. Les candidats doivent veiller à ce que leur site Web soit conforme aux statuts de l’Institut ainsi qu’à toutes ses politiques électorales et ses procédures administratives. Il est interdit d’inclure les lettres PIPSC ou IPFPC dans l’URL du site Web.

h. Dans l’histoire de ses élections, l’Institut a déjà eu des candidats qui appuyaient publiquement d’autres candidats à d’autres postes aux mêmes élections, mais ils ne devraient pas utiliser leur titre de dirigeant élu pour le faire. Le Comité des élections continue d’être en faveur de cette pratique. Les candidats peuvent s’appuyer les uns les autres dans leur note ou vidéo biographique. Les candidats peuvent appuyer un ou plusieurs candidats s’ils le désirent. L’expression de ces appuis est comptée dans le nombre de mots de la note ou dans la durée maximale de la vidéo biographique.

i. Le Comité des élections acceptera une (1) note biographique écrite et une (1) note biographique en vidéo par candidat. Celui-ci a le choix de présenter sa note dans un des deux formats, ou dans les deux.

i. Note biographique écrite :

1. Les candidats peuvent présenter une (1) note biographique écrite en format « Word » dans la langue officielle de leur choix. Les traducteurs de l’Institut produiront la note biographique dans l’autre langue officielle. La note biographique peut être écrite en anglais ou en français, mais pas dans les deux langues.

2. Elle ne peut pas contenir plus de 400 mots si elle est rédigée en anglais, et pas plus de 450 mots si elle est rédigée en français (selon le compte de mots du logiciel utilisé par l’Institut). Les notes biographiques seront tronquées dès le nombre maximum de mots atteint.

3. Le poste visé, le nom et le statut de membre du candidat (membre titulaire ou retraité) précèdent la note biographique, et ces mots ne sont pas compris dans le compte de mots.

ii. Vidéo biographique :

1. Les candidats peuvent présenter une (1) vidéo biographique dans l’une ou l’autre des langues officielles, ou dans ces deux langues.

2. Au moment de présenter leur dossier de candidature, les candidats fournissent un lien vers leur vidéo biographique dans Google Drive.

3. La Section de l’informatique de l’Institut fera le nécessaire pour obtenir la transcription et la traduction des vidéos.

4. Elle s’occupe aussi d’en obtenir le sous-titrage.

5. Les vidéos biographiques ne doivent pas dépasser deux (2) minutes. Les vidéos de plus de deux minutes seront tronquées dès la durée maximale dépassée.

6. Les candidats doivent commencer leur vidéo en indiquant le poste visé, leur nom et leur statut de membre (membre titulaire ou retraité).

7. Les candidats sont responsables de la qualité vidéo et audio. Sur le Web, on peut trouver de nombreux tutoriels qui montrent comment produire une vidéo à la maison.

8. Vous pouvez utiliser l’appareil de votre choix : une caméra vidéo, une webcam ou un téléphone cellulaire. Si vous utilisez un téléphone cellulaire, utilisez le mode « paysage » et non pas « portrait ».

9. Parlez clairement.

10. Les vidéos biographiques seront disponibles sur le site Web de l'Institut.

j. Les candidats sont priés de transmettre un fichier séparé contenant leur photo en format JPEG ou TIFF (tête et épaules, en haute résolution), qui sera publiée sur le site Web ou affichée à l’écran à l’AGA avec les résultats des élections. Les photos ne doivent pas être intégrées à la note biographique écrite; elles doivent être reçues avec le dossier de candidature.

l. La photo et la note biographique seront toutes deux affichées sur le site Web de l’Institut.

5. Appuis

a. Appuis déclarés de candidat(e)s par l’Institut ou un organisme constituant – L’Institut et ses organismes constituants ne peuvent pas déclarer leur appui à des candidat(e)s à des élections.

b. Appuis déclarés de candidat(e)s par des délégué(e)s syndicaux(-ales) et d’autres membres de l’Institut - Les délégué(e)s syndicaux(-ales), les autres membres titulaires et les membres à la retraite de l’Institut peuvent déclarer leur appui à des candidat(e)s à des élections à condition de ne pas utiliser le logo de l’Institut ou celui d’un de ses organismes constituants et de préciser ce qui suit dans leur déclaration :

i. « L’appui exprimé en faveur de ce(s) candidat(e)s n’implique pas l’appui de l’un des organismes constituants de l’Institut, de l’Institut lui-même à titre de personne morale ou des membres du personnel de l’Institut. »

c. Le Comité des élections estime que le président d’un organisme constituant parle au nom de son organisme, que le reste de son exécutif ait été consulté ou non. L’appui d’un candidat déclaré par un organisme constituant pourrait faire perdre le droit de vote à l’ensemble de son exécutif.

d. Exemples d’appuis acceptables :

i. « J’appuie la candidature de Jacques Untel à la vice-présidence et j’encourage tous les ingénieurs à voter pour lui. Cet appui n’implique pas un appui de la part de l’un des organismes de l’Institut, de l’Institut lui-même à titre de personne morale ou de membres du personnel de l’Institut. » — Jeanne Unetelle, ing.

ii. « J’appuie la candidature de Jacques Untel à la vice-présidence et j’encourage tous les ingénieurs à voter pour lui. Cet appui n’implique pas un appui de la part de l’un des organismes de l’Institut, de l’Institut lui-même à titre de personne morale ou des membres du personnel de l’Institut. » — Jeanne Unetelle, ing., déléguée syndicale, bureau de Vancouver, NAV CANADA

e. Exemples d’appuis inacceptables :

i. « J’appuie la candidature de Jacques Untel à la vice-présidence et j’encourage tous les ingénieurs à voter pour lui. « L’appui exprimé en faveur de ce(s) candidat(s) n’implique pas un appui de la part de l’un des organismes de l’Institut, de l’Institut lui-même à titre de personne morale ou des membres du personnel de l’Institut. » Jeanne Unetelle, ing. Présidente du sous-groupe NR de Vancouver

ii. « Le sous-groupe NR de Vancouver appuie la candidature de Jacques Untel à la vice-présidence et encourage tous les membres à voter pour lui. « L’appui exprimé en faveur de ce(s) candidat(s) n’implique pas un appui de la part de l’un des organismes de l’Institut, de l’Institut lui-même à titre de personne morale ou des membres du personnel de l’Institut. »

6. Liste d'exclusion

a. Liste d’exclusion - L’Institut doit créer et tenir à jour une liste d’adresses électroniques de membres qui ne veulent pas qu’on communique avec eux (elles). Les membres de l’Institut qui ne désirent pas recevoir de matériel de campagne électorale à leur adresse électronique doivent le faire savoir à l’administrateur(-trice) en chef et secrétaire exécutif(-ive). Il est interdit aux candidat(e)s ou aux personnes agissant en leur nom d’envoyer du matériel de campagne à une adresse électronique figurant sur cette liste.

b. Les membres inscrits dans la « liste d’exclusion » ne recevront aucun document électoral de quelque nature que ce soit, mais ils continueront de recevoir des avis ou d’autres renseignements de la part du Comité des élections, comme les notes biographiques accompagnant les bulletins de vote.

c. Les membres inscrits dans la « liste d’exclusion » continueront de recevoir l’information que l’Institut leur enverrait normalement, sauf si celle-ci concerne les élections.

d. Les membres peuvent y faire inscrire leur nom en tout temps. Pour le retirer, ils doivent en faire la demande expressément.

7. Utilisation des médias sociaux

a. L’ensemble des statuts et politiques de l’IPFPC qui concernent l’éthique et le comportement professionnel attendu de ses membres s’applique également aux utilisateurs des médias sociaux. Il est très important que les candidats fassent preuve d’éthique professionnelle dans les campagnes électorales.

b. L’Institut s’attend à ce que les membres aient des échanges respectueux dans les médias sociaux et adoptent un comportement conforme à la Politique sur les communications. Pour plus de détails, consultez cette politique.

c. La création d’un compte dans les médias sociaux qui peut raisonnablement donner l’impression d’être géré par l’Institut ou en son nom est interdite, à moins d’être explicitement autorisée par l’Institut.

d. L’Institut se réserve le droit de contrôler et de modifier ou de retirer, au besoin, tout contenu affiché en lien avec ses comptes.

e. Un mauvais usage des plateformes de médias sociaux peut, dans certains cas, constituer une infraction criminelle, donner lieu à des poursuites judiciaires intentées contre des membres ou l’Institut, mener à des enquêtes en milieu de travail ou à des mesures disciplinaires ou être considéré comme une inconduite selon la définition des statuts de l’Institut.

f. Les membres de l’Institut peuvent utiliser les médias sociaux pour exercer leur liberté d’expression. Toutefois, ce faisant, ils doivent toujours être conscients de leur obligation de respecter autrui et de leur devoir de loyauté envers l’employeur.

g. Les consignes suivantes visent à donner aux candidats, à leurs partisans et à tous les membres de l’Institut un aperçu de la meilleure façon d’utiliser les médias sociaux de façon professionnelle sans violer l’éthique professionnelle.

i. Extraits de la politique de l’IPFPC :

1. Aucun message publié ne peut violer une loi ni encourager ou suggérer des activités illégales;

2. Conformez-vous aux conditions d’utilisation établies par les diverses platesformes de médias sociaux que vous utilisez;

3. Ne publiez pas de messages qui peuvent être considérés comme racistes, haineux, sexistes, homophobes, diffamatoires, abusifs, menaçants, humiliants ou dégradants;

4. Faites preuve d’honnêteté et d’ouverture, mais pensez à l’effet que votre contribution pourrait avoir sur la façon dont les gens perçoivent l’Institut;

5. Ne dévoilez jamais de renseignements confidentiels, privés ou de nature délicate dans les médias sociaux;

6. Faites tout ce qui est possible pour assurer l’exactitude de l’information que vous publiez;

7. Ne publiez pas et ne faites pas suivre un lien menant à une chaîne de courriels ou à du pourriel et ne relayez pas le pollupostage;

8. Utilisez les médias sociaux dans vos temps libres et avec vos propres ressources et non pas avec celles de l’employeur;

9. Ne publiez pas de propos agressifs, grossiers, violents, obscènes ou pornographiques;

10. Assurez-vous d’avoir l’autorisation de l’Institut avant d’utiliser de l’information qui lui appartient (logos, slogans, dessins graphiques, etc.);

11. À moins d’avoir l’autorisation de l’Institut, n’utilisez pas les médias sociaux à des fins de publicité ou de sollicitation visant un but lucratif.

ii. Autres directives du Comité des élections :

1. Demeurez toujours respectueux, poli et bienveillant lorsqu’un autre membre, candidat ou non, émet des idées ou des propositions avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord.

2. Inspirez toujours vos actions des principes professionnels : intégrité, objectivité, professionnalisme, compétence, diligence et confidentialité.

3. Ne publiez pas de photos ou de vidéos qui pourraient être interprétées comme étant un appui de l’IPFPC.

4. Ne publiez pas de messages et n’engagez pas la conversation sur des enjeux électoraux de façon anonyme ou en utilisant le nom d’un autre utilisateur.

5. Ne publiez pas de renseignements privés ou personnels internes qui concernent un membre en particulier.

6. N’incluez pas vos coordonnées ni celle d’autrui, dans vos publications à moins d’en avoir la permission.

7. Ne publiez pas de propos qui font la promotion ou la publicité d’un produit commercial, qui sollicitent la clientèle ou qui demandent un soutien financier en vue d’une campagne électorale.

8. Ne permettez à personne, membre de l’IPFPC ou non, d’utiliser votre identité.

h. Le Comité des élections de l'IPFPC s’attend à ce que les membres et les utilisateurs des médias sociaux respectent les plus hautes normes professionnelles et agissent conformément à l’éthique, y compris pendant une campagne électorale. Si vous n’êtes pas certain de l’éthique de certains écrits, ne les publiez pas. Agissez avec professionnalisme.

i. Les candidats sont responsables des actions de leurs partisans.

j. Le Comité des élections enquête sur les plaintes reçues dans le cadre de la procédure officielle de traitement des plaintes relatives aux élections. Le Comité mènera chaque enquête officielle en suivant les consignes susmentionnées.

8. Foire aux questions

a. Inviter un candidat à une réunion d’un organisme constituant de l’Institut est-il considéré comme une utilisation des fonds de l’Institut à des fins électorales?

i. Consultez le point « Réunions de l’IPFPC » dans la section « Campagnes électorales » du présent document.

ii. L’invitation de candidats à des réunions est une pratique de longue date de certains de nos organismes constituants. Si tous les candidats se voient donner l’occasion d’assister à une réunion et d’y prendre la parole, la chose est acceptable.

iii. Cette occasion doit être offerte à tous les candidats, mais l’organisme n’est pas tenu de payer les frais de voyage. Si un candidat est à Ottawa mais que la réunion a lieu en Colombie-Britannique, c’est au candidat de décider de s’y rendre ou non.

iv. Les fonds de l’Institut ne doivent pas être utilisés aux fins de campagnes électorales. Les organismes constituents ne doivent pas rembourser les dépenses des candidat(e)s invité(e)s à leurs évènements.

b. Le président, le vice-président et les directeurs régionaux ne sont-ils pas injustement avantagés par leur présence aux réunions des organismes constituants durant une campagne électorale?

i. Ces dirigeants doivent s’acquitter de leurs fonctions, ce qui inclut leur participation aux réunions des organismes constituants de l’Institut. Comme ils s’y trouvent du fait de leurs fonctions et non à titre de candidat(e)s, ils ne doivent pas faire campagne, sauf si l’occasion de participer à la réunion et de faire campagne est donnée à tous les autres candidat(e)s.

c. Les candidats peuvent-ils se servir à des fins électorales de la liste des délégués syndicaux figurant sur le site Web de l’Institut?

i. La liste des membres ne peut être utilisée que conformément à la Politique sur la liste des membres.

ii. En aucun cas les adresses électroniques ne sont fournies.

iii. Les coordonnées accessibles sur le site Web de l’Institut sont présentées dans le seul but de permettre aux membres de mener les affaires de l’Institut ou de communiquer avec leurs représentants syndicaux à propos de problèmes ou de questions touchant à l’emploi. Il est interdit d’utiliser cette information pour envoyer en bloc des messages électroniques électoraux non sollicités.

iv. Certains membres nous font savoir explicitement qu’ils ne veulent pas être contactés. Les candidats recevront une « liste d’exclusion » une fois que leur nomination aura été approuvé.

d. Si une plainte écrite est déposée par un membre contre un autre membre à l’égard d’activités liées à des élections, cette plainte doit-elle demeurer confidentielle ou peut-elle être rendue publique par l’Institut ou par l’une des parties concernées?

i. Même si aucun article particulier des statuts ni aucune politique n’empêche de rendre publique une plainte dans le cours d’une enquête, l’article 17.3.2 (Tenue des élections) permet au Comité des élections de déterminer ce qui constitue des activités appropriées ou non pour les candidats et leurs partisans.

1. « Le Comité des élections est responsable de la tenue des élections de l’Institut pour les postes d’administrateur et de directeur, autres que le directeur du CC, conformément aux statuts de l’Institut. Il établit les procédures administratives nécessaires à la tenue des élections. Il est également chargé de vérifier l’exactitude de toutes les notes biographiques des candidats, dans la mesure du possible, de mener une enquête et de statuer sur le caractère approprié des activités d’un candidat ou de ceux qui agissent en son nom. S’il détermine qu’il y a eu des activités irrégulières ou non appropriées, le Comité prend les mesures correctives qu’il juge nécessaires. »

ii. Dans ce contexte, dans le but d’éviter les « campagnes de salissage » et l’engagement substantiel de temps et de ressources nécessaires aux enquêtes sur ce type de plaintes, le Comité des élections a décidé de les garder confidentielles jusqu’à ce qu’une enquête impartiale ait été effectuée, qu’une décision ait été communiquée aux parties et que la période d’appel ait pris fin (48 heures après réception). Les membres concernés qui n’agiront pas dans le respect de cette confidentialité seront considérés comme s’étant adonné à une « activité électorale non appropriée ».

e. Un candidat à une élection peut-il distribuer des documents électoraux aux membres à une réunion ou une activité de l’IPFPC?

i. Consultez la section « Campagnes électorales » du présent document.

f. Les appuis anonymes sont-ils permis?

i. Attendu que la politique de l’IPFPC sur les appuis électoraux interdit aux organismes constituants d’envoyer des appuis déclarés; et

ii. Attendu que le règlement de l'Institut permet aux membres, à titre individuel, de déclarer leur appui à des candidats (R22.4.3.2), à condition que l'appui déclaré soit accompagné de l'avertissement suivant : « L'appui exprimé en faveur de ce(s) candidat(s) n'implique pas un appui de la part de l'un des organismes de l'Institut, de l'Institut lui-même à titre de personne morale ou des membres du personnel de l'Institut ». Consultez les exemples d'appuis acceptables et inacceptables à la section « Appuis » du présent document.

iii. Le Comité des élections considère donc qu’un appui anonyme à un candidat constitue une infraction grave à la politique de l’IPFPC et un manquement grave au bon déroulement d’une élection. Les appuis anonymes peuvent servir aux organismes constituants pour contourner les interdictions relatives aux appuis de candidats. De même, les appuis anonymes pourraient servir à diffamer des candidats. Les messages anonymes sur les candidats n’ont tout simplement pas leur place dans notre processus électoral.

iv. Le Comité des élections, en vertu des pouvoirs que lui confère l’article 17.3.2 des statuts, envisagera de publier le nom des membres impliqués dans une telle activité électorale inappropriée et d’annuler une candidature.

g. Les candidats sont-ils autorisés à faire campagne sur les lieux de travail des membres de l’Institut durant les heures ouvrables?

i. Les candidats ne doivent pas faire campagne dans les locaux de la fonction publique pendant les heures de travail pour solliciter l’appui des membres de l’Institut sans avoir préalablement obtenu l’autorisation écrite d’un gestionnaire du lieu de travail en question.

ii. Les candidats qui n’obtiennent pas d’autorisation écrite ne peuvent se présenter dans les lieux de travail des membres de l’Institut à des fins électorales.

iii. Les candidats doivent s’abstenir de téléphoner aux membres ou de leur envoyer un courriel à leur lieu de travail, à moins d’avoir obtenu leur permission au préalable.

iv. Certains membres nous font savoir explicitement qu’ils ne veulent pas être contactés. Les candidats recevront une « liste d’exclusion » une fois que leur nomination aura été approuvé.

v. Les règles s’appliquent aux partisans et à tous les membres qui participent aux activités électorales.

h. Les candidats ont-ils le droit d’utiliser les tableaux d’affichage syndicaux des lieux de travail à des fins électorales?

i. Les candidats peuvent afficher leurs renseignements sur les tableaux d’affichage syndicaux (s’ils suivent toutes les procédures nécessaires pour le faire).

ii. Il convient de rappeler l’importance d’accorder un traitement égal à tous les candidats qui demandent d’afficher des documents électoraux sur un tableau d’affichage syndical.

iii.

On rappelle aux candidats qu’ils ne doivent ni utiliser le logo de l’Institut sur leurs documents électoraux ni diffuser leurs cartes professionnelles.