Groupe Vérification, commerce et achat (AV)
Invitation aux délégués à participer à l’assemblée générale annuelle (AGA) 2020
9 avril 2020
Conformément à ses statuts, le groupe AV tiendra son AGA le samedi 11 juillet au Hilton Lac-Leamy de Gatineau, au Québec.
Les délégués des six régions (C.-B./Yukon, Prairies/T.N.-O., Ontario, RCN, Québec et Atlantique) y sont invités. Si vous voulez poser votre candidature comme délégué(e), vous devez remplir le formulaire de pré-inscription Cvent qui vous sera transmis par courriel. Pour plus de renseignements et d’assistance veuillez communiquer avec Marie Ammais par courriel à mammais@pipsc.ca ou par téléphone au 613.691.4737.
L’AGA est l’instance suprême du groupe AV. Les membres de l’exécutif du Groupe y présentent leur rapport et les participants traitent des affaires du Groupe. L’AGA est également une occasion pour les membres de se rencontrer, d’échanger leurs points de vue avec les représentants élus et d’être informés des affaires syndicales en général.
Le présent avis, adressé à tous les membres du groupe AV, vise à solliciter des demandes de participation de membres qui souhaitent être délégué(e)s à l’AGA de cette année. Les délégués sont choisis par l’Exécutif du Groupe conformément aux statuts de celui-ci et à la politique de l’Institut.
8.1.3.5 Les délégués d’une région sont nommés par le membre de l’exécutif du Groupe représentant la région, en consultation avec les sous-groupes de la région. Sont pris en considération la taille des sous-groupes et le degré d’engagement des candidats dans leur milieu de travail et dans les activités du Groupe.R8.1.3.5 Délégués;
Lors de la sélection des délégués, l’exécutif tient normalement compte des éléments suivants :
a) Être un délégué syndical;
b) L’implication syndicale du membre au travail;
c) La représentation des sous-groupes;
d) La relève (ou les antécédents en matière de participation active aux affaires du syndicat).
Le choix des délégués se fait de manière à assurer une distribution régionale et ministérielle équitable. Notez que les dépenses des délégués à l’AGA sont couvertes par l’Institut. Les membres qui auront été retenus seront informés de leur sélection par courriel.
8.1.2 L’exécutif du Groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre ces réunions ne doit pas dépasser quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné, s’il y a lieu, des propositions de modification des statuts.
8.1.7 MotionsL’assemblée générale annuelle examine les motions présentées et les soumet au vote. Les motions adoptées sont renvoyées à l’exécutif du Groupe aux fins de suivi ou à l’Institut aux fins d’étude.
Si des modifications ou de nouvelles motions sont proposées, une copie papier sera remise à tous les participants à l’AGA.
Veuillez soumettre vos propositions de motions ou de statuts au plus tard quatre semaines avant l’AGA, soit avant le 11 juin 2020, à peter_gabriel@pipsc.ca en envoyant une copie à mammais@pipsc.ca
Veuillez noter qu’avant leur entrée en vigueur, les articles de statuts modifiés et les nouvelles résolutions doivent être examinés par l’exécutif du Groupe et le Comité des statuts et politiques de l’Institut, puis approuvés par le Conseil d’administration de l’Institut.
L’exécutif du Groupe espère que l’AGA sera couronnée de succès et encourage les membres à envisager de faire une demande de participation à l’AGA 2020 du groupe AV à titre de délégué(e).
Conformément à la politique sur les groupes de l’IPFPC, ce qui suit s’applique : (extraits qui s’appliquent)
10. Assemblées générales annuelles et extraordinaires
Chaque groupe est gouverné par une assemblée générale annuelle (AGA). En fonction de la taille du groupe et de la répartition géographique de ses membres, l’AGA peut être ouverte à tous les membres du groupe à condition qu’ils assument les frais de leur participation, ou être formée de délégués, tel que précisé dans les statuts du groupe. L’Institut finance l’AGA du groupe jusqu’à concurrence du budget que l’exécutif du groupe a présenté et qui a été approuvé.
Pour établir le budget d’une AGA, il faut tenir compte des modalités suivantes :
- pour les assemblées formées de délégués, les assemblées ne durent pas plus d’une (1) journée;
- pour les assemblées formées de délégués, les assemblées se tiennent le vendredi, le samedi ou le lundi;
- pour les assemblées formées de délégués, le nombre de délégués autorisés correspond au nombre de membres de l’exécutif du groupe plus un délégué pour chaque tranche de deux cents (200) membres du groupe.
- 13 + 27 = 40 délégué(e)s au total
Le budget d’une AGA doit comprendre les coûts estimés suivants :
- les repas, le transport, l’hébergement et les faux frais des délégués, conformément à la politique sur les voyages;
- la location d’une salle, si l’assemblée ne peut avoir lieu dans les bureaux de l’Institut;
- les repas et les services de restauration offerts dans le cadre de l’assemblée;
- les services audiovisuels;
- les services d’interprétation simultanée;
- les coûts éventuels se rapportant à la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée (voir annexe A).
Seuls les délégués qui participent à l’AGA du groupe peuvent demander le remboursement de leurs dépenses. Les observateurs peuvent être invités à l’AGA du groupe, mais leurs dépenses pour y participer ne sont pas assumées par l’Institut. Elles peuvent toutefois être assumées par le groupe, le sous-groupe de l’observateur ou l’observateur lui-même. (Nota : conformément à la Politique sur les sous-groupes de l’Institut, les fonds des sous-groupes ne peuvent être utilisés pour payer un salaire compensatoire). Un groupe peut financer la participation de délégués supplémentaire à son AGA à même son allocation annuelle.
AGA 2014
Les dépenses des invités d’honneur (autres que le président ou l’un des vice-présidents de l’Institut) sont assumées par le groupe, à moins qu’elles n’aient été préalablement approuvées par l’Institut.
Et le vendredi 21 juin 2019 (Réunions des sous-groupes), l’exécutif de Groupe convoque une réunion des présidents des sous-groupes au moins une fois pendant l’année civile, dans le cadre d’une réunion de l’Exécutif. Tous les présidents de sous-groupe devraient être présents. Veuillez confirmer votre présence à Marie Ammais (mammais@pipsc.ca).
La date limite de réception des candidatures de délégué(e)s est le 11 mai 2020 à 16 h (HNE).
Veuillez noter qu’une célébration du 100e anniversaire de l’IPFPC aura lieu dans la nuit du vendredi 10 juillet. De plus amples renseignements suivront.
Ordre du jour provisoire
Samedi 11 juillet 2020
De 9 h à 9 h 15
Appel nominal de l’AGA du groupe AV
Lecture de la Politique contre le harcèlement
Présentation des membres de l’Exécutif et des invités
De 9 h 15 à 9 h 45
Mot de bienvenue par le président d’assemblée, Peter Gabriel
Règles de procédure et adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2019
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président (Peter Gabriel)
De 9 h 45 à 10 h 15
Conférencier : À déterminer
Période de questions
De 10 h 15 à 10 h 30
Pause-santé
De10 h 30 à 12 h
Les négociations du futur (regard vers l’avenir) : Les membres de l’équipe de négociation et la négociatrice de l’Institut (Cara Ryan), discussion et période de questions
De 12 h à 13 h
Dîner
De 13 h à 14 h 15
Rapports des présidents de comités :
- Rapport du trésorier (Jason Huang)
- Rapport du Comité des statuts et politiques, y compris les propositions de motions ou de modification des statuts (Peter Gabriel)
- Rapport du Comité des sous-groupes (James Bright, vice-président)
- Comité des communications (Vania Tsang)
- Rapports des représentants régionaux
De 14 h 15 à 14 h 30
Pause-santé
De 14 h 30 à 15 h 30
Affaires nouvelles, activités,
centenaire de l’Institut et activités proposées
De 15 h 30 à 16 h
Mot de la fin/Levée de la séance