(Traduit de l’anglais)
Préparé par Zhidan Guan, secrétaire du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
Cette réunion s’est tenue virtuellement.
Présences :
Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Zhidan Guan (secrétaire), Bobson Wong (trésorier), Liming Sun (membre actif), Nghia Lam (membre active), Nancy Desroches (membre active), Robert Metcalfe (membre actif)
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille l’ensemble des membres de l’exécutif et ouvre la séance à 18 h 30.
ORDRE DU JOUR
MOTION : Motion d’adoption de l’ordre du jour tel que présenté. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Nancy. ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION : Motion d’approbation du procès-verbal de la réunion du 1er octobre 2024 tel que présenté. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Daniel. ADOPTÉE.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENCE
- Navigar – Dîner d’information
Daniel indique que nous avons organisé avec succès quatre séances hybrides et une séance virtuelle du dîner d’information sur Navigar en octobre. Le taux de participation en personne a été plus faible que prévu, principalement en raison du fait qu’une grande partie des membres du groupe TI travaillent toujours à distance. Cela dit, le nombre de participant·es virtuels était meilleur.
RAPPORT DE TRÉSORERIE
- Bobson s’assurera que la valeur résiduelle de l’équipement informatique acheté par l’ancien exécutif est remboursée à l’organisme constituant.
- Bobson a mis à jour toutes les dépenses à ce jour et le compte est équilibré.
- Bobson contactera la Section des finances de l’IPFPC pour demander si le coût des repas sera automatiquement inclus dans le budget annuel.
POINT DE SUIVI : Bobson demandera à la Section des finances de l’IPFPC si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel (six fois par an).
AFFAIRES EN COURS
- Nouveaux articles promotionnels (tout le monde)
Daniel a téléchargé les articles et les estimations sur le lecteur partagé. Nous déciderons collectivement quel article acheter.
POINT DE SUIVI : Examiner les articles et décider lesquels nous allons acheter (tout le monde).
- Événement de réseautage de fin d’année du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest au Tailgators
Le 3 décembre a été réservé pour l’événement. Nous essaierons d’écouler les stocks d’articles promotionnels existants lors de l’événement. Discussion de groupe sur le budget pour savoir dans quelle catégorie nous pourrions allouer l’événement. Avec la confirmation du trésorier, nous avons collectivement convenu qu’il est préférable d’allouer cette dépense d’événement sous le poste 13 – Information / Dîner d’information.
Daniel travaillera sur la communication avec l’administration pour la diffusion, et rédigera le courriel pour assigner des tâches individuelles aux membres de l’exécutif présents.
Nancy et Nghia travailleront sur l’idée d’un jeu de réseautage pour l’événement.
POINT DE SUIVI : Tous les membres de l’exécutif travailleront sur l’événement, et Daniel attribuera les tâches à chacun.
- Vêtements pour les membres de l’exécutif (Daniel)
Daniel n’a pas d’autres informations sur ce point et suggère à l’équipe de rechercher d’autres possibilités.
POINT DE SUIVI : Tous les membres de l’exécutif peuvent se rendre dans des magasins comme Costco et vérifier les prix des chandails à manches longues.
- Événement de paintball
Il manquait un reçu et Robert remplira un formulaire de déclaration sous serment. Nous pouvons utiliser le reste des billets pour organiser un autre événement de paintball pour 92 participant·es.
Nous organiserons l’événement en mai ou en juin, en fonction du temps qu’il fera l’année prochaine.
Beverley suggère que Robert dresse une liste détaillée des dépenses, y compris ce qu’il reste, afin que nous puissions établir un plan pour l’année suivante.
POINT DE SUIVI : Robert se rendra à l’entreprise de paintball pour obtenir une capture d’écran détaillant nos dépenses pour cette séance et établir une liste.
- Dîners d’information sur Navigar (GRC/AAC/SPC/MDN/EDSC)
(Liming, Bobson, Daniel, Nancy, Zhidan et Robert)
Daniel présente les chiffres détaillés de la participation aux séances virtuelles et en personne, et remercie tous les membres de l’exécutif qui ont contribué à la réussite de ces événements.
- Événement sportif de Skyline pour septembre et octobre
Zhidan suggère de reporter cet événement à la nouvelle année. Daniel rappelle qu’il faut consulter le trésorier, car il se peut que nous n’ayons pas les fonds nécessaires pour cet exercice financier non plus.
POINT DE SUIVI : Zhidan sollicitera l’intérêt des membres pour les événements sportifs de Skyline par le biais d’un sondage.
- Conférencier spécialiste du T2200
Le contact principal de Zhidan a indiqué qu’il pourrait être trop occupé pour participer au séminaire; Beverley suggère de rechercher un autre contact qui organise actuellement un webinaire sur les finances à la section d’Ottawa-Ouest.
Beverley contactera un autre candidat.
POINT DE SUIVI : Beverley contactera un autre candidat comme conférencier pour le séminaire sur le T2200 avant la saison fiscale 2025.
- Création d’un accès en lecture pour la boîte de réception GD du sous-groupe
Robert : La suite Google ne dispose pas d’une telle capacité pour les utilisateurs délégués, comme Microsoft Outlook.
Beverley propose que le mot de passe soit accessible à tous les nouveaux membres de l’exécutif. (Actuellement, les deux membres nouvellement élus n’ont pas encore reçu le courriel contenant les mots de passe.)
Motion adoptée.
POINT DE SUIVI : Daniel communiquera à nouveau le mot de passe à tous les membres de l’exécutif.
Tour de table
Personne
PROCHAINE RÉUNION
● Date : 5 décembre 2024
● En personne. Motion proposée par Robert, avec l’appui de Beverley. ADOPTÉE.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Motion proposée par Robert, avec l’appui de Daniel. ADOPTÉE. La séance est levée à 20 h 40.
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
POINT DE SUIVI : Bobson demandera à la Section des finances de l’IPFPC si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel (six fois par an).
POINT DE SUIVI : Examiner les articles et décider lesquels nous allons acheter (tout le monde).
POINT DE SUIVI : Tous les membres de l’exécutif travailleront sur l’événement au Tailgators, et Daniel attribuera les tâches à chacun.
POINT DE SUIVI : Tous les membres de l’exécutif peuvent se rendre dans des magasins comme Costco et vérifier les prix des chandails à manches longues.
POINT DE SUIVI : Robert se rendra à l’entreprise de paintball pour obtenir une capture d’écran détaillant nos dépenses pour cette séance et établir une liste.
POINT DE SUIVI : Zhidan sollicitera l’intérêt des membres pour les événements sportifs de Skyline par le biais d’un sondage.
POINT DE SUIVI : Beverley contactera un autre candidat comme conférencier pour une séance ou un séminaire sur le T2200 avant la saison fiscale 2025.
POINT DE SUIVI : Daniel communiquera à nouveau le mot de passe à tous les membres de l’exécutif.