Préparé par Zhidan Guan, secrétaire du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
Cette réunion s’est tenue virtuellement.
(Traduit de l’anglais)
Présences :
Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Zhidan Guan (secrétaire), Bobson Wong (trésorier), Liming Sun (membre actif), Nghia Lam (membre active), Robert Metcalfe (membre actif), Pierre Leger (membre actif), Nancy Desroches (membre active)
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille l’ensemble des membres de l’exécutif et ouvre la séance à 18 h 33.
ORDRE DU JOUR
MOTION d’adoption de l’ordre du jour tel que présenté. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Daniel. ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION d’adoption du procès-verbal de la réunion du 4 juin 2024 tel que présenté. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Daniel. ADOPTÉE.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENCE
- Campagne de courriels sur le retour au bureau (RAB)
Nous avons reçu un total de 354 réponses. Après avoir filtré les réponses qui n’appartiennent pas à notre sous-groupe, nous avons 331 réponses valides. Seulement 21 % des répondant·es ont une équipe dans la même ville. Le bureau national de l’IPFPC diffusera l’information aux membres. Les résultats du sondage ont également été communiqués aux dirigeant·es des sous-groupes TI Ottawa-Métro et TI Gatineau RCN.
- Assemblée générale extraordinaire (AGE)
L’AGE a été reportée sans qu’une date précise ne soit indiquée.
- Campagne de lutte contre le RAB
Elle aura lieu le 8 août de 12 h à 13 h, dirigée par l’AFPC et l’IPFPC.
- Bannières et épingles
En juin, une demande a été envoyée à Bien mieux ensemble, mais nous n’avons pas encore reçu de réponse.
RAPPORT DE TRÉSORERIE
- La demande d’allocation annuelle pour 2024 a été soumise à la Section des finances de l’IPFPC et nous attendons actuellement la réponse.
- Une demande a été adressée à l’IPFPC pour savoir comment traiter les situations où des bénéficiaires sont absents, et il a été indiqué que la personne peut remplir une déclaration sous serment. La Section des finances de l’IPFPC traitera cette question au cas par cas.
- Une analyse complète des coûts liés au kilométrage a été réalisée pour la tenue d’une réunion au 250, chemin Tremblay. Le trésorier contactera la Section des finances de l’IPFPC pour demander si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel. (Remarque : il suffit de contacter le bureau national de l’IPFPC et d’organiser la réunion directement. Il n’est pas nécessaire de passer par Concur.)
- La nouvelle carte de signature a été envoyée à la Section des finances de l’IPFPC.
POINT DE SUIVI : Bobson demandera à la Section des finances de l’IPFPC si nous devons signer sur la deuxième page de la nouvelle carte de signature.
POINT DE SUIVI : Bobson demandera à la Section des finances de l’IPFPC si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel (six fois par an).
AFFAIRES EN COURS
- Vêtements pour l’exécutif
Daniel a contacté la boutique au sujet des polos Dri-Weave pour obtenir l’approbation de l’équipe. Ils n’avaient pas toutes les tailles, mais ils nous donneront d’autres échantillons. Il fera un suivi plus tard.
POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements de l’exécutif.
- Événement de paintball
Beverley : Elle suggère que Robert dresse une liste détaillée des dépenses, y compris ce qu’il nous reste, afin que nous puissions établir un plan pour l’année suivante.
POINT DE SUIVI : Robert appellera la compagnie de paintball pour obtenir le reçu avec les dépenses détaillées que nous avons engagées pour cette séance et créera une liste.
- Campagne de courriels pour le sondage sur le RAB/télétravail
Daniel et Liming procèdent à un tirage au sort sur Zoom et enverront des courriels aux gagnant·es. Les résultats du sondage seront communiqués aux membres dans un délai de 12 jours.
Zhidan montre aux dirigeant·es les formulaires de griefs en utilisant trois modèles différents de l’IPFPC.
- Nettoyage de la liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
Il s’agit d’un nettoyage du côté du bureau national de l’IPFPC, et Beverley restera en contact avec les membres pour les questions relatives à l’adhésion.
POINT DE SUIVI : Beverley sera la personne-ressource au sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest en ce qui concerne le nettoyage de la liste.
- Conversion des cotisant·es Rand en membres de l’IPFPC
Beverley : Nous devons attendre l’année prochaine, car une seule personne souhaitait participer à la séance. Peut-être devrions-nous passer au MDN?
Daniel : L’équipe de consultation d’EDSC se réunira à Ottawa le mois prochain. Il vérifiera auprès d’eux si nous pouvons organiser un dîner d’information sur le RAB, les griefs et les affaires de consultation.
POINT DE SUIVI : Daniel contactera l’équipe de consultation d’EDSC et discutera avec eux de l’organisation d’un dîner d’information. Le sujet sera les griefs liés au RAB et les affaires de consultation.
POINT DE SUIVI : Robert et Nancy étudieront la possibilité d’un dîner d’information au MDN.
- Événement sportif à Skyline pour septembre et octobre
Zhidan : Étant donné que la politique de retour au bureau (RAB) sera mise en œuvre en septembre, il serait préférable de reporter l’événement de quelques mois. Actuellement, il n’est pas opportun pour l’IPFPC de lancer des activités sportives sur le lieu de travail.
POINT DE SUIVI : Zhidan s’efforcera de susciter l’intérêt pour l’événement sportif à Skyline par le biais d’un sondage (reporté à octobre).
- Conférencier spécialiste du T2200
POINT DE SUIVI : Zhidan contactera un comptable accrédité pour une séance ou un séminaire sur la déclaration de revenus avant la saison fiscale 2025.
- Accès au courriel pour la boîte de réception GD du sous-groupe.
Robert : Gmail diffère de MS Outlook, qui peut déléguer les droits à d’autres comptes d’utilisateurs.
POINT DE SUIVI : Daniel et Robert étudieront la possibilité de déléguer la fonctionnalité du courriel à la boîte de réception générale du sous-groupe.
PROCHAINE RÉUNION
● Date : 3 septembre 2024
● Virtuellement ou en personne : Pierre propose que la réunion ait lieu virtuellement avec l’appui de Beverley. ADOPTÉE.
● Responsables de l’événement en personne :
Robert, Pierre, Daniel, Beverley, Nancy, Liming, Bobson, Zhidan, Nghia.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Liming. ADOPTÉE. La séance est levée à 20 h 03.
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
- POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements de l’exécutif.
- POINT DE SUIVI : Bobson demandera à la Section des finances de l’IPFPC si nous devons signer sur la deuxième page de la nouvelle carte de signature.
- POINT DE SUIVI : Bobson demandera à la Section des finances de l’IPFPC si le coût des repas sera automatiquement inclus dans notre budget annuel (six fois par an).
- POINT DE SUIVI : Robert appellera la compagnie de paintball pour obtenir le reçu avec les dépenses détaillées que nous avons engagées pour cette séance et créera une liste.
- POINT DE SUIVI : Daniel contactera l’équipe de consultation d’EDSC et discutera avec eux de l’organisation d’un dîner d’information. Le sujet sera les griefs liés au RAB et les affaires de consultation.
- POINT DE SUIVI : Robert et Nancy étudieront la possibilité d’un dîner d’information au MDN.
- POINT DE SUIVI : Beverley sera la personne-ressource au sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest en ce qui concerne le nettoyage de la liste des membres.
- POINT DE SUIVI : Zhidan s’efforcera de susciter l’intérêt pour l’événement sportif à Skyline par le biais d’un sondage (reporté à octobre).
- POINT DE SUIVI : Daniel et Robert étudieront la possibilité de déléguer la fonctionnalité du courriel à la boîte de réception générale du sous-groupe.
10. POINT DE SUIVI : Zhidan contactera un comptable accrédité pour une séance ou un séminaire sur la déclaration de revenus avant la saison fiscale 2025.