STATUTS ET RÈGLEMENTS DU SOUS-GROUPE TI DE ST. JOHN’S
PRÉAMBULE1
En général, les présents statuts portent sur des questions liées à l’organisation des sous-groupes qui ne sont pas prévues par les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou du groupe (nom) et sont élaborés conformément à ces statuts et règlements.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » : L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membre » : Personne qui répond aux critères de l’article 3 (Catégories de membres).
« (acronyme du groupe) » Le groupe (nom du groupe).
« président·e » Sauf indication contraire, la personne élue à la présidence du Sous-groupe.
« vice-président·e » Sauf indication contraire, la personne élue à la vice-présidence du Sous-groupe.
ARTICLE 1 NOM
Le nom du sous-groupe visé par les présents statuts et règlements est « sous-groupe TI de St. John’s de l’IPFPC » et il est appelé le « Sous-groupe », aux présentes.
ARTICLE 2 BUTS
Le Sous-groupe a pour buts d’agir dans les limites de ses compétences pour servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le statut et les normes de leur profession ainsi que de formuler et d’exprimer leurs points de vue sur les questions qui les touchent. L’exécutif du Sous-groupe fait part à l’exécutif national du groupe TI des préoccupations du Sous-groupe en matière de négociations collectives.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Les membres titulaires qui travaillent dans la zone géographique du Sous-groupe, telle qu’elle est définie par l’Institut, sont des membres titulaires du Sous-groupe.
3.2 Les membres titulaires du Sous-groupe qui deviennent des membres retraité·es de l’Institut et qui demeurent dans la région de St. John’s sont des membres retraité·es du Sous-groupe.2
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Les membres du Sous-groupe ont le droit d’exercer des charges, de proposer des candidatures de membres à des postes au sein de l’exécutif du Sous-groupe, de proposer des modifications aux statuts et règlements du Sous-groupe et de voter dans le cadre des affaires du Sous-groupe.3
4.2 Les membres ont le droit d’assister aux assemblées générales du Sous-groupe et d’y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Finances du Sous-groupe : Les finances du Sous-groupe doivent être conformes aux politiques de l’Institut.
5.2 Exercice financier : L’exercice financier du Sous-groupe correspond à l’année civile.
5.3 Dépenses : L’exécutif du Sous-groupe dépense les sommes qu’il juge nécessaires à la conduite des affaires du Sous-groupe.
5.4 Fonds du Sous-groupe : Les fonds du Sous-groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.5 Signatures : Les opérations financières requièrent la signature de deux (2) des personnes suivantes : le/la président·e, le/la vice-président·e, le/la secrétaire et le/la trésorier·ère du Sous-groupe. Nul ne peut être à la fois signataire et bénéficiaire d’une opération financière.
5.6 Registres comptables : Toutes les dépenses sont consignées par écrit.
5.7 Vérifications : Les vérifications nécessaires sont effectuées par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du Sous-groupe.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Responsabilités : Entre les assemblées générales du Sous-groupe, l’exécutif du Sous-groupe exerce l’autorité de ce dernier et agit en son nom pour toutes les questions visées par les présents statuts.
6.2 Composition : Les membres du Sous-Groupe élisent les membres de leur exécutif parmi eux/elles, au cours de l’assemblée générale annuelle du Sous-Groupe. L’exécutif du Sous-groupe est composé d’un·e président·e, d’un·e vice-président·e, d’un·e secrétaire, d’un·e trésorier·ère4 et du nombre maximum de membres actif·ves qu’autorisent les statuts de l’Institut.5
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif du Sous-groupe est d’une durée de deux (2) ans sauf à la première élection, où la moitié des membres sont élu·es pour deux (2) ans6 et les autres, pour un (1) an.
6.4 Réunions : L’exécutif du Sous-groupe se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux fois l’an.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Sous-groupe sont présent·es.
6.6 Scrutin : Les décisions sont prises au moyen de votes à la majorité.
6.7 Postes vacants
6.7.1 En cas de vacance du poste de président·e, le/la vice-président·e assume les fonctions de la présidence jusqu’à la prochaine élection.
6.7.2 En cas de vacance d’un poste autre que celui de président·e pour quelque raison que ce soit, un·e membre éligible du Sous-groupe est élu·e pour occuper ce poste lors de la prochaine réunion de l’exécutif du Sous-groupe.
6.7.3 Le/la membre qui s’absente de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif du Sous-groupe sans raison valable est réputé·e en être démissionnaire.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président·e : Le/la président·e convoque et préside les réunions du Sous-groupe et de son exécutif et présente à l’assemblée générale annuelle un rapport sur les activités du Sous-groupe.
6.8.2 Vice-président·e : Le/la vice-président·e assiste le/la président·e dans l’exercice de ses fonctions et, en l’absence de ce dernier/cette dernière, exerce ses fonctions.
6.8.3 Secrétaire : Le/la secrétaire envoie les avis de convocation aux réunions du Sous-groupe et de son exécutif. Il/elle dresse le procès-verbal des réunions et y note les présences, tient les registres et la correspondance du Sous-groupe et de son exécutif et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut. Cette personne est également chargée de soumettre les rapports exigés par les statuts et règlements applicables de l’Institut et du Groupe.7
6.8.4 Trésorier·ère : Le/la trésorier·ère tient les livres de comptes du Sous-groupe conformément à la politique de l’Institut, prépare un rapport financier pour chacune des réunions de son exécutif et chacune de ses assemblées générales, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du Sous-groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition des membres du Sous-groupe.
6.8.5 Membres actif·ves : Les membres actif·ves exercent les fonctions qui leur sont attribuées par l’exécutif du Sous-groupe.
6.8.6 Comités : L’Exécutif peut former des comités, au besoin. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les forme. Une copie des rapports des comités est remise au/à la secrétaire du Sous-groupe. Les comités sont dissous par un vote à la majorité des membres de l’organisme qui les a formés.8
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’exécutif du Sous-groupe nomme un Comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif et de tenir les élections. Les membres du Comité des élections qui posent leur candidature dans le but d’être élu·es à un poste de l’exécutif du Sous-groupe doivent démissionner de ce Comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Tout appel de candidatures pour l’élection de l’exécutif du Sous-groupe doit être joint à l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe. (Voir l’alinéa 8.1.2.)
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être soumises par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.3 Réservé
7.2.4 Le Comité des élections s’assure que les candidat·es sont éligibles et disposé·es à occuper un poste.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du Comité des élections agissent à titre de directeur·rices du scrutin et établissent la procédure à suivre pour le déroulement efficace des élections, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.
7.3.2 Réservé
7.3.3 Réservé
7.3.4 Le/la candidat·e qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré·e élu·e à ce poste.
7.3.5 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe, puis ils sont diffusés.
7.3.6 Les membres nouvellement élu·es à l’exécutif du Sous-groupe entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU SOUS-GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du Sous-groupe en est l’organe directeur. Les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du Sous-groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois par année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant la date de l’assemblée et est accompagné, le cas échéant, des propositions de modifications statutaires.
8.1.3 Quorum : Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présent·es à l’ouverture de l’assemblée.9
8.1.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend notamment les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif du Sous-groupe);
Adoption de l’ordre du jour;
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente;
Questions découlant du procès-verbal;
Rapport du/de la président·e;
Rapport financier annuel;
Approbation du budget;
Rapport du Comité des élections;
Affaires nouvelles, y compris les modifications statutaires.
8.1.5 Vote sur les motions : Les membres présent·es à l’assemblée générale annuelle peuvent voter.10 Les membres de l’exécutif du Sous-groupe sont élu·es par scrutin secret. Dans les autres cas, le vote se fait normalement à main levée. Chaque membre dispose d’une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote à la majorité simple.
8.1.6 Dépôt de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du/de la secrétaire général·e de l’Institut une copie de la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du Sous-groupe ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres du Sous-groupe et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.
8.2.2 Seules la ou les questions pour lesquelles l’assemblée générale extraordinaire a été convoquée figurent à l’ordre du jour.
8.2.3 L’avis de convocation, le quorum, la gouvernance, la participation et le vote aux assemblées générales extraordinaires sont soumis aux mêmes exigences que celles prévues pour l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions du Sous-groupe ou de son exécutif ou de ses comités, un vote à la majorité des membres présent·es permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le/la président·e d’une telle réunion se prononce d’abord sur les questions de procédure ou de règlement et, sauf indication contraire dans les statuts, fonde ses décisions sur la version la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de Sturgis qui est disponible lors de la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS ET RÈGLEMENTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés lors des assemblées générales du Sous-groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les modifications proposées aux présents statuts sont soumises par écrit à l’exécutif du Sous-groupe par tout·e membre de ce dernier. Les renseignements suivants doivent figurer sur l’avis de convocation à la réunion du Sous-groupe au cours de laquelle les modifications seront étudiées :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
(Voir l’alinéa 8.1.2.)
10.3 Les nouveaux statuts et règlements, ainsi que toute proposition de modification, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut ainsi qu’à l’exécutif du Groupe visé aux fins d’examen.
10.4 Les présents statuts et règlements ainsi que les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du Sous-groupe et approuvés par l’Institut.
10.5 Les présents statuts et règlements sont adoptés simultanément en français et en anglais, chaque version faisant également autorité.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du Sous-groupe peut prendre ou modifier des règlements s’il le juge nécessaire ou opportun pour le fonctionnement du Sous-groupe et si ces règlements ou modifications réglementaires ne sont pas incompatibles avec les présents statuts.
11.2 Les règlements et modifications réglementaires proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du Sous-groupe, laquelle ne peut être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements sont présentés à l’assemblée générale suivante du Sous-groupe, où ils peuvent être abrogés ou modifiés. Ces mesures constituent des modifications réglementaires assujetties au paragraphe 11.2.
1Les présents statuts et règlements se veulent à la fois des statuts et règlements types et provisoires pour les sous-groupes qui attendent l’approbation et la ratification de leurs statuts.
2La participation des membres retraité·es aux activités du Sous-groupe est assujettie aux statuts et règlements du Groupe.
3Ibid
4ou d’un·e secrétaire-trésorier·ère
5L’alinéa 10.2.3 des statuts de l’Institut limite la taille de l’exécutif du Sous-groupe.
6Les statuts de l’Institut autorisent les mandats d’une durée maximale de trois ans. Si l’on opte pour un mandat d’une durée de trois ans, le paragraphe 6.2 des statuts est modifié à des fins de conformité avec la procédure électorale applicable. Par exemple, « Le mandat est d’une durée de trois (3) ans, la moitié des membres étant élu·es au cours d’une année et les autres, au cours de l’année suivante. Au cours des années divisibles en trois parties égales, il n’y a pas d’élection. »
7Dans le cas où les postes de secrétaire et de trésorier·ère sont regroupés, les alinéas 6.8.3 et 6.8.4 des statuts sont combinés.
8ou au/à la secrétaire-trésorier·ère
9Ce chiffre est considéré comme un minimum. En cas de quorum exigeant un nombre plus élevé de membres présent·es, il faut ajouter un autre article de statut pour régir les situations où le quorum n’est pas atteint.
10Les sous-groupes qui comptent beaucoup de membres peuvent limiter le droit de vote aux délégué·es à l’assemblée générale annuelle.