Compte-rendu de la 1ière réunion du conseil exécutif intérimaire de 2016
Le comité exécutif (CE) intérimaire s’est réuni le 20 juillet 2016 à la cafétéria de la Garnison Valcartier, bâtiment 505, à Québec.
1. Ouverture de la rencontre
À 12h30, le président intérimaire, M. Jean-Luc Bédard, déclare la rencontre ouverte. Le seul autre membre présent est secrétaire/trésorier intérimaire, M. Jean-Sébastien Binette. Le membre absent est le vice-président intérimaire, M. Janot Alain.
2. Objectif de la rencontre
Le but de la rencontre est de présenter au CE les informations recueillies par M. Jean-Luc Bédard à l’assemblée des présidents de sous-groupes à Régina les 8-9 juillet dernier, de discuter des prochaines tâches à accomplir par le CE et de planifier la première Assemblée Générale Annuelle (AGA) pour cet automne.
3. Points saillants
Il est convenu de tenir une formation pour le CE avant la tenue de l’AGA afin de faciliter l’organisation de celle-ci. La formation, d’une durée d’une journée, devrait être offerte par M. Rober Tellier. Nous visons la mi-septembre pour la tenue de la formation et la mi-octobre pour la tenue de l’AGA.
Jean-Luc suggère d’offrir des articles promotionnels aux participants de l’AGA pour un montant de 250$. Jean-Sébastien suggère de tenir l’AGA dans un restaurant à l’heure du souper afin d’obtenir une meilleure participation et pour permettre une rencontre de 2h à 3h maximum qui est difficilement réalisable pendant l’heure du dîner.
4. Actions à accomplir
Voici une liste des actions à accomplir :
1) Jean-Sébastien va vérifier si nous avons droit à une allocation spéciale pour les dépenses reliées à des articles promotionnels, la location de salle, les repas du CE pendant l’année, etc.;
2) Jean-Luc va vérifier les disponibilités de M. Glen Schjerning et M. Yves Cousineau, dont on voudrait qu’ils soient nos conférenciers pour la prochaine AGA;
3) Jean-Luc va vérifier la disponibilité de Robert Tellier pour la formation du CE en septembre;
4) Jean-Luc va préparer l’ordre du jour pour l’AGA.
5) Jean-Sébastien va préparer une liste d’articles promotionnels à offrir à l’AGA, mais qui devra être validée par le CE avant de procéder à l’achat;
6) Jean-Sébastien va dresser une liste de restaurants ayant une salle privée et des équipements de projection pour la tenue de l’AGA et s’informer des prix;
7) Il est convenu de faire circuler à nouveau une liste des enjeux principaux une à deux semaines avant la tenue de l’AGA, afin de sonder les préoccupations des membres.
5. Prochaines activités du CE
La prochaine activité du CE sera l’adoption des statuts et règlements pour le sous-groupe NR de la ville de Québec et la formation pour le CE offerte par Robert Tellier. La date de la formation sera confirmée ultérieurement.
6. Clôture de la rencontre
La rencontre s’est clôturée à 13h25.