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L’INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA

 

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUN ION DU COMITÉ DES STATUTS ET POLITIQUES

TENUE AU BUREAU NATIONAL DE L’IPFPC

LE 3 AVRIL 2023 À 9 H

 

Participant·es

 

Stéphanie Fréchette, présidente de séance du CSP

Scott McConaghy, Atlantique

Mandy Chan, Ontario

Michael P. Kenny, RCN 

Mike Chow, Colombie-Britannique

Christine Freeman (virtuellement), Prairies et T. N.-O.

Fedora Mushiya, secrétaire de séance

 

Est absent : Luc Denis, Québec

 

Invité : Sean O’Reilly

 

Ouverture de la séance

 

La réunion débute à 9 h 15. La présidente passe en revue le processus des bonnes pratiques. L’utilisation du modèle des statuts doit être renforcée dans l’ensemble de l’Institut.

 

  1. Ordre du jour

 

L’ordre du jour n’est pas encore approuvé. La présidente décide que l’ordre du jour sera modifié au besoin.

 

  1. Procès-verbal

 

Le procès-verbal de la réunion des 9 et 10 décembre 2022 n’est pas encore approuvé. Il sera très probablement communiqué ultérieurement et pourra être approuvé par courriel. 

 

  1. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion (9-10 décembre 2022)

 

a. Sous-groupe VFS de Saskatoon

 

Pas de nouvelles. Les statuts actuels ont été approuvés par le Conseil d’administration en octobre 2022. Il faut assurer le suivi de la traduction et de l’affichage.

 

b. Statuts du groupe SH pour l’AGA 2023 du Groupe

 

Le groupe SH a soumis les modifications suivantes à ses statuts en ce qui concerne les élections du groupe.

7.2.3 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le comité des élections. S’il n’y a pas suffisamment de candidat(e)s pour pourvoir les postes vacants, le comité des élections tente d’obtenir le nom d’autres personnes disposées à assumer les fonctions, À défaut de quoi l’Exécutif nomme quelqu’un à ces postes.

 

Attendu que l’article 22.2.2 des statuts de l’Institut sur les élections ne permet pas à un·e candidat·e de se présenter à plus d’un poste au sein du Conseil d’administration lors d’une même élection,

Attendu que dans le cycle électoral du groupe SH, il y a des postes de membres actifs et des postes pour chaque profession, ce qui pourrait potentiellement conduire un membre SH à se présenter à la fois pour un poste de membre actif et pour son poste de représentation professionnelle dans le même cycle électoral,

Il est proposé que :

7.2.3 Un membre ne peut être candidat·e à plus d’un (1) poste de l’Exécutif lors d’une élection.

L’objectif des modifications proposées est de garantir que les candidat·es ne se présentent pas à plus d’un poste lors de la même élection. 

 

L’exécutif du groupe a demandé si les changements proposés étaient en contradiction avec les statuts de l’Institut. 

 

La présidente du CSP répondra aux courriels de Selena Glover du 12 mars et du 3 avril et confirmera que rien ne les empêche de procéder aux changements proposés.

Suivi : S. Fréchette

 

  1. Les statuts du groupe VM de l’ACIA (modifiés) ont été approuvés par le Conseil d’administration en décembre 2021. Cependant, ils ne sont plus affichés. Un suivi est nécessaire. 

 

  1. Modifications proposées par le groupe AR/ACR du CNRC approuvées par le Conseil d’administration les 14 et 15 décembre 2022 

 

  1. Accès à la politique de l’Institut sur l’équipement informatique - Commentaires provisoires sur l’équipement technique (M. Muench)

Un courriel daté du 24 mars 2023 de Mark Muench, président du PSTI, suggérant quelques changements à la politique sur l’équipement informatique, a été envoyé à la présidente du CSP.

Deux versions divergentes sont actuellement communiquées au CSP - l’une soumise par le secrétaire général et l’autre par le président du PSTI. La première contient des modifications rédactionnelles mineures, tandis que la seconde contient des modifications substantielles de la formulation et inclut des commentaires/questions adressés au président du PSTI. 

Le CSP est d’avis que ce document envoyé par le président du PSTI devrait être renvoyé pour qu’il réponde d’abord aux questions des membres. 

 

Le CSP va simultanément :

  • demander que les deux documents (versions) soient fusionnés;
  • répondre au courriel du président du PSTI, en lui demandant de répondre d’abord aux questions des membres incluses dans le document et de revenir ensuite avec des propositions finales de modifications de la politique.

Suivi : S. Fréchette

 

  1. Sous-groupe RE du Centre de l’Île de Vancouver (modifié) (D. Jones)

Un courriel des Services aux membres daté du 12 décembre 2022 confirme qu’il n’existe aucune trace du sous-groupe RE du Centre de l’Île de Vancouver. Les deux seuls sous-groupes RE recensés en Colombie-Britannique sont ceux de Nanaimo et de Victoria.

Ce sous-groupe n’existe pas.

 

  1. Chapitre de Toronto-Centre de l’ARC - Approuvé par le Conseil d’administration les 14 et 15 décembre 2022. Un suivi de la traduction et de l’affichage est nécessaire.

 

  1. Politique sur la participation financière des membres, section 4 (Organisation des voyages) — Bloc de chambres. Ce point est reporté à la prochaine réunion du CSP.

 

  1. Politique sur l’allocation des organismes constituants (section 6-7-8-9) à copier sur la politique de consultation : Les modifications proposées ont été approuvées par le Conseil d’administration les 14 et 15 décembre 2022. Toutefois, le président du groupe de travail sur la consultation n’est pas satisfait de la nouvelle formulation approuvée et a envoyé un courriel à la présidente du CSP. Ce point est reporté à la prochaine réunion du CSP.

 

  1. Centre de cancérologie Walker (CCW) - RT - Les statuts ont été approuvés par le Conseil d’administration les 14 et 15 décembre 2022. Le CA recommande toutefois que le groupe soit encadré afin de mieux comprendre les statuts. Un suivi de la traduction et de l’affichage est également nécessaire.

Suivi : M. Chan

 

  1. Membres et cotisants Rand du groupe NR (courriel d’Yves Cousineau) : reporté au groupe de travail sur les membres et cotisants Rand.

Suivi : S. Fréchette

 

  1. Modifications des statuts de NavCanada (courriel de Micheal Simard) : Approuvées par le Conseil d’administration les 14 et 15 décembre 2022. Un suivi de la traduction et de l’affichage est nécessaire.

 

  1. Chapitre de Toronto-Nord de l’ARC et sous-groupe de Toronto-Nord de l’ARC : Les deux documents ont été approuvés par le CSP et le Conseil d’administration en 2014-2015, mais n’ont jamais été publiés. Ce point a été ajouté à la liste des suivis.

 

  1. CP Ville de Québec (courriel de Lyne Larocque) : Nouveau sous-groupe créé. La présidente du CSP vérifiera auprès de Lyne Larocque si les statuts du Sous-groupe ont déjà été soumis. 

Suivi : S. Fréchette

 

  1. Statuts du groupe RE (document) : Approuvés par le Conseil les 14 et 15 décembre 2022. Un suivi de la traduction et de l’affichage est nécessaire.

 

  1. Statuts du chapitre de Suffield, ratifiés le 10 novembre 2022 : Approuvés par le Conseil d’administration les 14 et 15 décembre 2022. Un suivi de la traduction et de l’affichage est nécessaire.

 

  1. Bien mieux ensemble et financement des dîners d’information : proposé lors de la réunion du Conseil d’administration des 14 et 15 décembre 2022, comme suit : 

 

Il est proposé, avec appui (Sutherland/Costain), d’annuler les motions suivantes de la réunion du conseil d’administration tenue les 15 et 16 novembre 2022, au point 12.L « Fonds Bien mieux ensemble », qui sont les suivantes :

 

MOTION 1 : supprimer et dissoudre le fonds Bien mieux ensemble jusqu’à ce que des règles plus efficaces soient établies.

MOTION 2 : approuver la combinaison du fonds Bien mieux ensemble et des dîners d’information pour créer le nouveau fonds appelé « fonds de mobilisation ». Le programme Bien mieux ensemble, tel qu’il existe, sera dissous. Afin d’accéder au fonds de mobilisation, les critères suivants doivent être indiqués : 

Le demandeur doit démontrer que l’organisme constituant local n’a pas les fonds nécessaires. 

Le demandeur doit démontrer que sa Région et/ou son Groupe n’ont pas les fonds nécessaires, le cas échéant. 

Le demandeur doit ensuite demander des fonds et répondre aux exigences définies par le BLPC et les finances. Le tout sera finalisé à la réunion de décembre 2022.

 

Motion adoptée.

 

Il est proposé, avec appui (Costain/McLaren), d’établir une limite de 25 $ par membre pour Bien mieux ensemble. Motion adoptée.

 

Il est proposé, avec appui (Costain/Henein), d’augmenter la limite pour les dîners d’information de 10 à 25 dollars par participant. Motion adoptée.

 

Il est proposé, avec appui (Fréchette/McLaren), d’établir un plafond de 1 000 $ par année fiscale par organisme constituant pour Bien mieux ensemble. La motion est rejetée.

 

  1. Modèles : Point reporté à la prochaine réunion. 
  2. Politiques : Point reporté à la prochaine réunion.


 

  1. Affaires nouvelles

 

[*Nouveau* point ad hoc ajouté à l’ordre du jour]

Sous-groupes TI de Kingston - voir le courriel du VP Sean O’Reilly

 

Le vice-président O’Reilly, qui a reçu des plaintes de la part de membres, explique le contexte de cette affaire. Les membres des sous-groupes TI de SCC de Kingston et de SCC de Kingston ont du mal à s’identifier en tant que MDN ou SCC. Les sous-groupes souhaitent obtenir des conseils de la part du CSP et ont proposé la formulation ci-dessous. 

 

SCC TI de Kingston

3.1 Les membres titulaires du groupe TI qui travaillent dans les locaux occupés par Service correctionnel du Canada à Kingston (Ontario) sont des membres titulaires du sous-groupe.



TI Kingston

DÉFINITIONS

« zone géographique » : La zone géographique du Sous-groupe qui comprend la zone de Kingston.


3.1 Les membres titulaires du groupe CS TI qui travaillent dans la zone géographique du Sous-groupe, sauf ceux et celles appartenant à un autre sous-groupe, sont membres titulaires du sous-groupe.

 

 

Le CSP ne voit pas d’inconvénient à la formulation proposée. Le VP O’Reilly assurera le suivi auprès du Sous-groupe. 

Suivi : Sean O’Reilly

 

  1. Politique sur les comités du Conseil d’administration

 

Le Conseil d’administration a proposé, avec appui, de porter les modifications à la politique sur les comités à l’attention du CSP, afin qu’elles soient présentées au Conseil d’administration sous forme de changements l’an prochain. Motion adoptée.

 

Le CSP a revu et corrigé la politique selon les instructions reçues. La politique est renvoyée au Conseil pour approbation. (Voir le point sur le lecteur du CSP). Il faut s’assurer que le point est ajouté à la réunion du conseil d’administration du 1er mai. 

Suivi : Personne-ressource de l’Institut

 

  1. Sous-groupe SP Midland-Queen (motion du CE)

 

Proposition de modification de la composition et du nom du sous-groupe, soumise par Stephanie O’Neill

 

Attendu que certains membres du sous-groupe SP Midland-Queen de l’Institut ont déménagé dans les bureaux du 200 Town Centre Count, Scarborough, et continuent à travailler en étroite collaboration avec les membres situé·es au 2301 Midland Avenue, Scarborough, et au 180 Queen Street West, Toronto,

 

Il est résolu que l’article 3 (Catégories de membre) des statuts du Sous-groupe soit modifié comme suit :

 

3.1 Un membre titulaire du groupe SP qui travaille au 2301 Midland Avenue ou au 180 Queen Street West est un membre titulaire du Sous-groupe.

3.2 Un membre titulaire du Sous-groupe qui devient un membre retraité de l’Institut et qui demeure dans la région géographique du 2301 Midland Ave ou du 180 Queen Street West est un membre retraité du Sous-groupe.

à

 

3.1 Les membres titulaires du groupe SP qui travaillent au 2301 Midland Avenue, au 180 Queen Street West ou au 200 Town Centre Court sont des membres titulaires du Sous-groupe.

 

3.2 Les membres titulaires du Sous-groupe qui deviennent membres à la retraite de l’Institut et qui demeurent dans la zone géographique du 2301 Midland Avenue, du 180 Queen Street West ou du 200 Town Centre Court sont des membres à la retraite du Sous-groupe.

 

Et

 

Il est en outre résolu que le nom du sous-groupe de l’IPFPC Midland-Queen soit changé en sous-groupe SP Scarborough de l’IPFPC.

 

Il semble que les membres aient approuvé le changement de nom. Le CSP ne voit pas d’inconvénient à ce changement. Le Sous-groupe devra modifier le titre de ses statuts pour refléter le changement de nom. 

 

Le CSP recommande la modification et la proposition ci-dessus à l’approbation du Conseil d’administration.

 

Suivi : M. Chan / Personne-ressource de l’Institut

 

  1. Sous-groupe VFS Saguenay - Point 9 (également point reporté 5 (i))

Le point reporté était en attente de ratification. Statuts ratifiés lors de l’AGA du sous-groupe du 22 octobre 2022. 

Présentation au Conseil pour approbation, puis traduction et affichage. 

 

Suivi : Personne-ressource de l’Institut

 

  1. NR St-Hubert - Montérégie (doc PDF) - le changement de nom du sous-groupe doit être approuvé par le Comité exécutif. Par conséquent, ce point doit être transmis à la personne-ressource du CE, Sylvie Desforges. 

Suivi : Personne-ressource de l’Institut

 

  1. Modification des statuts du chapitre d’Edmonton. L’objectif est de faire passer la durée du mandat de deux à trois ans. Le libellé est le suivant :

 

ARTICLE 6 - EXÉCUTIF

6.3 Durée du mandat : Le mandat est d’une durée de trois (3) ans. L’année suivant une année divisible par trois (3), les postes de président·e, de trésorier·ère et la moitié des membres actifs·ives sont pourvus par voie d’élections. Au cours d’une année également divisible par trois (3), les postes de vice-président·e, de secrétaire et la moitié restante des membres actifs·ives seront pourvus par voie d’élections. L’année précédant une année divisible par trois (3), il n’y a normalement pas d’élections.

 

Le CSP est d’accord avec ce changement. Le représentant des Prairies retournera auprès du Chapitre pour lui faire savoir que les derniers statuts ont été approuvés en 2021 et que le CSP est d’accord avec les changements proposés. 

Le procès-verbal de l’AGA est nécessaire pour savoir quand l’article 6.3 des statuts a été ratifié - si ce n’est pas le cas, il devra être ratifié lors de la prochaine AGA. S’il est ratifié, il sera envoyé au Conseil d’administration.

L’article 6.3. devra également comporter le chiffre entre parenthèses après « trois » et se lira comme suit : 6,3 Durée du mandat : Le mandat est d’une durée de trois (3) ans.

Suivi : C. Freeman

 

  1. Politique sur l’accès au matériel informatique de l’IPFPC - Fait - voir point 3 (e).

 

  1. Changements aux statuts de la C.-B. et Yukon (2 docs)

 

Le groupe a proposé les modifications suivantes 

 

Proposition no 1

5.2 RÉUNION L’exécutif régional convoque une réunion du Conseil régional une fois par année civile. L’intervalle entre de telles réunions ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation et l’ordre du jour sont envoyés aux délégués au moins trois (3) semaines avant la réunion, accompagnés, le cas échéant, des propositions d’amendements aux statuts. Ce sont les délégués du Conseil qui ont décidé de conserver le délai de trois (3) semaines avant la réunion.

Le CSP approuve la suppression de la dernière phrase et recommande au Conseil d’administration de l’approuver.


 

Proposition no 2

 

6.3 EXÉCUTIF L’Exécutif est normalement composé de membres en provenance des divers exécutifs de chapitre délégué·es au Conseil régional et, dans la mesure du possible, d’au moins un·e (1) membre de l’exécutif du Grand Vancouver, d’un·e (1) membre de celui du Grand Victoria et de deux (2) membres de l’exécutif qui ne viennent ni du Grand Victoria ni du Grand Vancouver. Les mandats sont de trois (3) ans. Les années divisibles par trois (3), on procède à l’élection d’un nombre de membres de l’Exécutif déterminé par le Conseil régional et pouvant aller jusqu’à la moitié. L’année qui suit l’année divisible par trois (3), les autres postes pour atteindre le nombre de postes établi par le Conseil régional font l’objet d’une élection et aucune élection n’a lieu l’année d’après. Le mandat commence à la fin de la réunion du Conseil régional.

 

Le CSP discute de l’impact de la formulation « normalement composé de délégué·es du Chapitre ». La préoccupation est que la formulation pourrait être restrictive, mais conformément à l’article 7.1 des statuts de l’Institut, le groupe se réserve le droit de sélectionner la participation, bien que n’importe qui puisse se présenter.

La présidente du CSP et le directeur de la C.-B. (Dean Corda) travailleront sur la formulation et la clarifieront, étant entendu que l’intention n’est pas de restreindre. 

Suivi : S. Fréchette

On discutera du second document à la prochaine réunion du CSP. 

 

Les points suivants sont reportés à la prochaine réunion : 

 

  1. Modification des statuts du sous-groupe d’Ottawa-Métro (Dossier)
  2. Sous-groupe DRE Prairies - Dissolution (Un courriel de Matt MacLeod daté de décembre 2022 confirme que le sous-groupe a été dissous en décembre 2021. Il n’existe plus et doit être supprimé du site Web).
  3. Demandes de financement pour des centres de bien-être sur les lieux de travail de l’Institut
  4. Statuts du chapitre de Lethbridge (Dossier)
  5. Modèles de statuts - Vérification et révision (Dossier)
  6. Comité de la rémunération des cadres (CRC) - Mandat mis à jour

(Point de suivi de la réunion du Conseil d’administration de février)

  1. Politique sur le personnel de l’Institut (réunion du Conseil d’administration de mars)
  1. Politique sur la garde et les soins de personnes à charge (réunion du Conseil d’administration de mars)

 

La séance est levée à 17 h.

Prochaine réunion du CSP : 14-15 avril 2023 - Provisoire - À confirmer

 

 

Date de publication : 19 octobre 2023