L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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Adjoint-e à la direction, Affaires publiques et services aux membres (Contrat de 19-mois)

Interne/externe

Poste de remplacement

Division : Affaires publiques et services aux membres

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste: Hybrid avec bureau

Durée de l’emploi : Contrat de 19 mois à temps plein (35 heures par semaine)

Admissibilité : Le ou la candidat-e  doit être citoyen-ne canadien-ne ou admissible à travailler au Canada en tant que résident-e

Poste syndiqué ou exclu : Exclu

Concours : 25-32

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), un syndicat national représentant plus de 70 000 professionnels et scientifiques à travers le Canada, est à la recherche d'un adjoint-e à la direction pour un contrat de 19-mois pour son bureau national situé à Ottawa.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, préconisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il multiplie les efforts pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité. Les groupes en quête d’équité en matière d’emploi, tels que les membres des communautés PANDC et 2ELGBTQIA+ et les personnes vivant avec un handicap, sont les bienvenus.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Que dois-je m’attendre à faire à ce poste?

Sous la direction de la directrice des Affaires publiques et des Services aux membres, l’adjoint·e fournit une assistance confidentielle et administrative, des conseils et un soutien aux services. Dans ce poste, l’adjoint·e s’efforce d’accroître l’efficacité de la directrice en gérant stratégiquement les fonctions quotidiennes et en apportant son soutien aux chef·fes d’équipe des services. L’adjoint·e reste toujours très organisé·e dans un environnement en évolution rapide et joue un rôle actif en aidant la directrice à assurer l’avancement des projets et des priorités.

Principales responsabilités

  • Gérer l’agenda de la direction et l’aider à programmer des réunions et des rendez-vous;
  • Organiser la logistique des réunions, préparer les ordres du jour, prendre et distribuer les notes de réunion;
  • Recevoir, trier et orienter les courriels et la correspondance entrants et signaler les questions urgentes;
  • Préparer, relire et mettre en forme des documents, des courriels et des présentations;
  • Aider avec les demandes de traduction de documents et coordonner la mise en ligne du contenu sur le site Web dans les deux langues officielles;
  • Maintenir des dossiers, des registres et des documents de référence organisés sur support papier et électronique;
  • Répondre aux demandes de renseignements courantes émanant du personnel, d’autres services et de contacts extérieurs;
  • Aider à la planification et à la coordination d’événements, d’ateliers et d’activités d’équipe;
  • Fournir un soutien administratif aux projets de communication et de politique (par exemple, mise en forme des documents, suivi des échéances);
  • Organiser les voyages et traiter les demandes de remboursement de frais au nom de la direction;
  • Suivre les budgets des services et soutenir la mise en œuvre du budget, notamment en facilitant le paiement des factures, en obtenant des approbations, en maintenant un suivi précis des lignes budgétaires et en fournissant à la direction des mises à jour ou des rapports de routine sur l’état du budget;
  • Suivre les demandes de congé du personnel, mettre à jour les dossiers et aider le système de paie à résoudre les problèmes liés à la saisie du temps ou à la paie;
  • Coordonner et soumettre la documentation des RH relative à l’embauche, aux nominations intérimaires, aux congés et aux autres changements de personnel;
  • Soutenir les activités d’intégration et de formation des nouveaux membres du personnel;
  • Assurer la liaison avec d’autres membres du personnel administratif afin de coordonner le soutien à l’échelle des services;
  • Assurer la couverture d’autres fonctions administratives selon les besoins;
  • Effectuer d’autres tâches connexes qui lui sont conf

Formation, expérience et compétences requises 

Scolarité et expérience :

  • Diplôme de fin d’études secondaires et au moins une année d’études postsecondaires
  • Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans l’exécution de tâches administratives et de bureau, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Exigences linguistiques :

  • La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est un atout

Connaissances et expérience requises :

  • Formation et expérience en administration de bureau et en gestion de projet;
  • Capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion et confidentialité;
  • Solides compétences organisationnelles et souci du détail;
  • Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, de préférence bilingue (anglais et français);
  • Capable de résoudre des problèmes de manière proactive et de travailler efficacement dans un environnement en constante évolution;
  • Intérêt marqué pour le mouvement syndical canadien et pour les orientations de l’Institut en matière de politique, de communication, de mobilisation et de relations gouvernementales;
  • Expérience des pratiques de bureau confidentielles et des procédures administratives;
  • Capacité à gérer les horaires, à organiser des réunions et à rédiger des procès-verbaux précis.

Régime de rémunération 

  • Échelle salariale : de 65 679$ à 82 098 $ (G3)
  • Avantages sociaux collectifs : Assurance maladie, assurance dentaire
  • Congé annuel : Quatre semaines par an, plus autres congés payés généreux
  • Congés payés : Du 27 au 31 décembre

Comment postuler 

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 19 juin 2025 à 16 h (heure de l’Est). Assurez-vous d’indiquer la mention Concours 25-32 à la ligne d’objet.

Votre candidature doit inclure une lettre de motivation personnalisée qui démontre clairement comment vos compétences et expériences répondent aux exigences de l’offre d’emploi, en vous appuyant sur des exemples concrets, ainsi qu’un curriculum vitae détaillé et adapté au poste. Veuillez noter que votre candidature sera évaluée uniquement sur la base des informations que vous fournirez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap avant ou pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter et fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement vous répondra dans un délai de 48 heures. Soyez assuré(e) que toutes les informations concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous sommes engagés à offrir un environnement de travail inclusif, respectueux et sécuritaire, exempt de harcèlement et d’obstacles, dès les premières étapes de l’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.