PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des sous-groupes non prévues dans les Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou du groupe RE, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membre).
« RE » Le groupe Recherche.
« président » Sauf avis contraire, le président du Sous-groupe.
« vice-président » Sauf avis contraire, le vice-président du Sous-groupe.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce sous-groupe est le sous-groupe (sigle du groupe) de (lieu) de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ici appelé le « Sous-groupe ».
ARTICLE 2 BUT
Le but du Sous-groupe est d’agir à l’intérieur de son secteur pour servir les intérêts professionnels de ses membres, protéger le caractère et les normes de leur profession, et mettre en forme et exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent. L'exécutif du Sous-groupe informe l’exécutif national du groupe RE des sujets de préoccupation du Sous-groupe sur le plan de la négociation collective.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Un membre titulaire du groupe RE qui travaille à Shirley’s Bay à Ottawa est un membre titulaire du Sous-groupe.
3.2 Un membre titulaire du Sous-groupe qui devient un membre retraité de l'Institut et qui demeure à Shirley’s Bay à Ottawa est un membre retraité du Sous-groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif du Sous-groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Sous-groupe et voter dans le cadre des affaires internes du Sous-groupe.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier L'exercice financier du Sous-groupe correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses L'exécutif du Sous-groupe engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Sous-groupe.
5.3 Fonds Les fonds du Sous-groupe seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Composition L’exécutif du Sous-groupe se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l’Exécutif est établi conformément aux Statuts de l’Institut, et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Sous-groupe à l’assemblée générale annuelle.
6.2 Durée du mandat Le mandat des membres de l’Exécutif est d’une durée de deux (2) ans sauf qu’à la première élection, la moitié sont élus pour deux (2) ans et les autres pour un (1) an.
6.3 Réunions L’exécutif du Sous-groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.4 Quorum Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Sous-groupe sont présents.
6.5 Votes Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Sous-groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.7 Fonctions : L’exécutif du Sous-groupe administre les affaires du Sous-groupe de manière à promouvoir les buts de celui-ci, selon la volonté de la majorité des membres. Il est responsable d’informer les membres sur les questions de l’heure et s’assure de connaître leurs points de vue.
6.7.1 Président Le président convoque et préside les réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif.
6.7.2 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
6.7.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif et tient les dossiers de ces réunions pour la période prescrite par les politiques de l'Institut. Il fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut. Il est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les Statuts de l’Institut et du groupe.
6.7.4 Trésorier Le trésorier tient les livres du Sous-groupe conformément aux politiques de l'Institut, présente un budget à la première réunion de l’année civile du Sous-groupe, produit les états financiers requis par l'Institut et prépare la demande annuelle d’allocation annuelle du Sous-groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Sous-groupe.
6.7.5 Membres actifs Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
6.7.6 Comités Le Sous-groupe ou l’exécutif du Sous-groupe forme les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Sous-groupe. Un comité est supprimé par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui l’a créé.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections L’Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du Sous-groupe et conduire les élections. Un membre du comité des élections qui devient candidat à une élection cesse de faire partie de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un appel de candidature en vue de pourvoir des postes de l’exécutif du Sous-groupe est diffusé trois (3) semaines avant l’assemblée générale annuelle.
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.4 Le comité des élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
7.3 Scrutin
7.3.1 Les membres du comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe, puis ils sont publiés. Les nouveaux membres de l'exécutif du Sous-groupe entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’exécutif du Sous-groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée.
8.1.2 Quorum Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.3 Ordre du jour L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif du Sous-groupe)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications de statuts
8.1.4 Votes Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif du Sous-groupe sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
8.1.5 Production de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du Sous-groupe ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres du Sous-groupe ayant droit de vote et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.
8.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figure à l'ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif et aux assemblées générales annuelles et extraordinaires, un vote majoritaire permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure de Sturgis disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale ou extraordinaire du Sous-groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du Sous-groupe. Tous les membres du Sous-groupe peuvent présenter des propositions de modification.
10.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif de groupe que cela concerne. Les renseignements suivants figurent sur l'avis de convocation de l'assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée : a) l'article visé par la modification; b) le nouveau libellé.
10.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Sous-groupe.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L’exécutif du Sous-groupe peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Sous-groupe et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du Sous-groupe, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.
11.3 Chaque article ainsi approuvé est présenté à l’assemblée générale suivante du Groupe, où il peut être abrogé ou modifié, auxquels cas le paragraphe 11.2 s’applique.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvé par le Conseil d’administration
les 19 et 20 août 2010