Section Locale de Quebec de la Guilde - Statuts

PRÉAMBULE

Les présents statuts constituent des ajouts non prévus dans les statuts et règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Guilde des membres retraités, auxquels ils sont conformes.

DÉFINITIONS

« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

« membres » Ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membre).

« président » Sauf indication contraire, le président de la section locale.

« vice-président » Sauf indication contraire, le vice‑président de la section locale.

ARTICLE 1 NOM

Le nom de la section locale est la section locale de Québec de la Guilde de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé la « section locale ».

ARTICLE 2 BUTS DE LA SECTION LOCALE

Les buts de la section locale sont de faire valoir les intérêts de ses membres, de servir de tribune pour les discussions sur les affaires de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de formuler des recommandations à la Guilde des membres retraités et à l’Institut s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut.

ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE

Un membre retraité se trouvant sur le territoire de la section locale tel qu’il a été défini par l’Institut est un membre de la section locale.

ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES

4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l’exécutif de la section locale, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts de la section locale et voter dans le cadre des affaires internes de la section locale.

4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales et extraordinaires de la section locale et y prendre la parole.

ARTICLE 5 FINANCES

5.1 Finances de la section locale : Les finances de la section locale doivent être conformes aux politiques de l'Institut.

5.2 Exercice financier : L'exercice financier de la section locale correspond à l'année civile.

5.3 Dépenses : L’exécutif de la section locale engage les dépenses qu'il juge nécessaires, en autant que les fonds sont disponibles, au fonctionnement de celle-ci.

5.4 Fonds : Les fonds de la section locale sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.

5.5 Signataires autorisés : Les signataires autorisés sont élus ou nommés par l’exécutif et la décision prise est consignée dans le procès-verbal de la réunion. La section locale doit avoir au moins trois signataires autorisés.

5.6 Signatures : Tous les chèques doivent porter la signature de deux signataires autorisés. Un signataire autorisé ne peut être le bénéficiaire d'un chèque.

5.7. Dossiers : Toutes les dépenses sont consignées dans un document à cet effet.

5.8 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de l’Institut qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds de la section locale.

ARTICLE 6 EXÉCUTIF

6.1 Rôle : L’exécutif de la section locale exerce l’autorité et agit au nom de la section locale entre les assemblées générales pour toutes questions ou actions relevant de sa compétence.

6.2 Composition : L’exécutif de la section locale est élu par et parmi les membres de la section locale. Il se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier ou secrétaire-trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l’exécutif est établi conformément aux statuts de l’Institut, et ces membres sont élus par et parmi les membres de la section locale.

6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif est d’une durée de trois (3) ans.

6.4 Réunions : L’exécutif de la section locale tient des réunions aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de trois (3) fois par année.

6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif de la section locale sont présents.

6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.

6.7 Postes vacants

6.7.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.

6.7.2 Si un poste, autre que celui du président, devient vacant, les membres de l’exécutif restants peuvent choisir un membre éligible de la section locale pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.

6.7.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.

6.8 Fonctions

6.8.1 Président : Le président convoque et préside les réunions de la section locale et de l’exécutif et présente un rapport sur les activités de la section locale à l’assemblée générale annuelle.

6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.

6.8.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux réunions de la section locale et de l’exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers, y compris la correspondance de la section locale et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les statuts et règlements de l’Institut et de la Guilde.

6.8.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres de la section locale conformément aux politiques de l'Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale de la section locale, produit les états financiers détaillés requis par l'Institut et prépare la demande d’allocation annuelle de la section locale. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres de la section locale.

6.8.5 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif.

6.8.6 Comités : L’exécutif forme les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’exécutif. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire de la section locale. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’exécutif.

ARTICLE 7 ÉLECTIONS

7.1 Procédure électorale : Le secrétaire ou secrétaire-trésorier est chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif de la section locale. Selon les besoins, l’exécutif est responsable de former un comité des élections qui est responsable des élections. Un membre du comité des élections qui devient candidat cesse de faire partie de ce comité.

7.2 Mises en candidature

7.2.1 Un appel de candidatures en vue de pourvoir des postes de l’exécutif de la section locale accompagne l’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle.

7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle de la section locale.

7.2.3 Le comité des élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.

7.3 Scrutin

7.3.1 Les élections ont lieu à l'assemblée générale annuelle (AGA) de la section locale.

7.3.2 Les membres du comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.

7.3.3 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.

7.3.4 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle de la section locale, puis ils sont publiés.

7.3.5 Les nouveaux membres de l’exécutif de la section locale entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle.

ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

8.1 Assemblée générale annuelle

8.1.1 L’assemblée générale annuelle de la section locale en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister et d’y voter.

8.1.2 L’exécutif de la section locale convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification aux statuts.

8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.

8.1.4 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :

Appel nominal (membres de l’exécutif de la section locale)

Adoption de l'ordre du jour

Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente

Questions découlant du procès-verbal

Rapport du président

Rapport financier annuel

Approbation du budget

Rapport du comité des élections

Affaires nouvelles, y compris les modifications aux statuts

8.1.5 Votes : Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif de la section locale sont élus par l’assemblée et les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.

8.1.6 Production de documents : Entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif de la section locale fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.

8.2 Assemblée générale extraordinaire

8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif de la section locale ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres de la section locale et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.

8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.

8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.

ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux réunions de la section locale ou de l’exécutif de la section locale ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les détails de procédure qui n’ont pas été prévus. Le président d’assemblée donne son avis mais l’assemblée demeure souveraine pour le déroulement et les procédures utilisés.

ARTICLE 10 STATUTS

10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale de la section locale. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.

10.2 Les propositions de modification des statuts sont présentées par écrit à l’exécutif de la section locale. Tous les membres de la section locale peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :

a)  l'article visé par la modification,

b)  le nouveau libellé.

10.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif de la Guilde des membres retraités.

10.4 Les statuts et toutes modifications leur étant apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres de la section locale et approuvés par l'Institut.

ARTICLE 11 RÈGLEMENTS

11.1 L’exécutif de la section locale peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement de la section locale et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des statuts.

11.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif de la section locale, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.

11.3 Chaque article ainsi approuvé est présenté à l’assemblée générale suivante, où il peut être abrogé ou modifié, auxquels cas l’article 11.2 s’applique.

ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE

Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.

Approuvé par l’exécutif de la section locale de Québec de la Guilde le 31 août 2016.

Approuvé par l’AGA de la section locale de Québec le 12 octobre 2016