Guide pour l’envoi de courriels aux membres

Le/la membre type de l’Institut appartient à cinq organismes constituants différents, soit à sa région, à sa section, à son groupe, à son sous-groupe et à son équipe de consultation. Nous voulons aider les membres à se sentir connectés et à s’engager dans ces communautés, sans être submergés de courriels.

Lorsque nous envoyons des courriels aux membres, nous nous efforçons d’atteindre les objectifs suivants :

● Aider les messages à obtenir l’attention qu’ils méritent en ayant recours aux meilleures pratiques susceptibles d’augmenter l’engagement des membres;

● Créer un calendrier d’envois de courriels afin que les membres ne reçoivent pas trop de messages de l’Institut au cours d’une journée ou d’une semaine donnée;

● Veiller à ce que les membres reçoivent un contenu pertinent et accessible;

● Créer des conditions entraînant moins de désabonnements de notre liste d’envois de courriels;

● Favoriser l’inclusion des personnes de tous les âges, de toutes les capacités, de toutes les origines ethniques, de tous les genres, de toutes les religions et de toutes les orientations sexuelles.

Êtes-vous membre de l’exécutif d’un organisme constituant de l’Institut? Ce guide explique comment envoyer un courriel aux membres.

Étape 1 :

Contactez votre adjoint·e administratif·ve (AA), le coordonnateur·rice administratif·ve (CA) ou l’administrateur·rice de bureau (AB) désigné·e. Cette personne vous aidera dans vos démarches. Vous pouvez lui envoyer une ébauche de courriel ou remplir un modèle de courriel qu’elle vous fournira.

Fournissez votre texte en une seule langue. N’hésitez pas à modifier ou à compléter le contenu d’un modèle de courriel pour le personnaliser. L’utilisation d’un modèle permet d’envoyer le courriel rapidement. En effet, les modèles ont déjà été approuvés et traduits.

Étape 2 :

Fournissez les informations suivantes à votre AA, CA ou AB :

Qui sera l’expéditeur·rice du courriel? Quel est son titre?

● Le nom de cette personne s’affichera dans la boîte de réception du/de la membre qui reçoit le courriel.

Qui doit approuver la version définitive de ce contenu?

● Veuillez indiquer le personnel et les membres qui pourraient avoir besoin de voir la version finale avant qu’elle ne soit envoyée aux membres.

Qui devrait recevoir ce courriel?

● Précisez la liste des membres, par exemple, les groupes, les régions, les lieux de travail, les ministères, les classifications, etc.

● Précisez également le statut des membres : titulaires, retraités, ou les deux.

Si un·e membre répond au courriel par une question, à qui celle-ci doit-elle être envoyée? Veuillez indiquer son nom et son adresse courriel.

Étape 3 :

L’AA, le/la CA ou l’AB enverra la demande à l’équipe des Communications pour qu’elle l’examine et la révise. L’équipe des Communications fera ce qui suit :

Examiner et réviser le courriel;
Obtenir les approbations nécessaires à son envoi;
Envoyer le courriel pour traduction;
Créer le courriel dans notre système de messagerie et l’envoyer aux membres.

Pourquoi est-il important de faire réviser les courriels?

L’équipe des Communications est composée de spécialistes de la communication numérique qui sont formés aux pratiques exemplaires en matière de courriels et à la rédaction en langage clair, et qui suivent le Guide de style numérique de l’Institut.

Lorsque l’équipe révise, elle se pose les questions suivantes :

● Le contenu est-il clair et concis?

● Si un·e membre s’était joint·e à l’Institut hier, comprendrait-il/elle le contenu de ce courriel?

● Avons-nous commencé par les informations les plus importantes pour que la personne qui jette simplement un coup d’œil au courriel puisse le comprendre?

● Le message est-il assez court pour retenir l’attention des gens et les inciter à s’inscrire, à passer à l’action ou à cliquer pour en savoir plus?

● Ce courriel doit-il également être publié sur le site Internet de l’Institut? Les courriels communiquent des messages clés pour inciter les membres à agir. Les publications Web comprennent des informations détaillées plus spécifiques (y compris les exigences liées aux mises en candidature et aux formulaires).

● Le courriel est-il formaté de manière à répondre aux exigences d’accessibilité? Est-il formaté correctement pour différents logiciels de messagerie ou appareils, comme les téléphones portables et les tablettes?

● Comporte-t-il des coquilles ou des erreurs grammaticales?

Pour tous les courriels, à l’exception des courriels de négociation, veuillez soumettre vos demandes environ deux semaines avant la date d’envoi idéale. Il faut généralement compter un minimum d’une semaine avant qu’un courriel vous soit retourné. Ces délais sont généralement raccourcis pour les courriels de négociation urgents, le cas échéant.

Avis de convocation ou d’élection

De nombreux statuts de l’Institut prévoient que l’« avis » de convocation ou d’élection, comme une AGA, doit être publié un certain nombre de jours à l’avance. N’oubliez pas que, selon les services juridiques de l’Institut, « avis » veut dire qu’il y aura une publication sur le site Web afin que les membres puissent le voir. Un courriel n’est pas nécessaire pour répondre aux exigences d’avis.

Si vous souhaitez que les membres reçoivent également un courriel, veillez à soumettre votre demande deux semaines avant la date d’avis.

Si vous avez des questions, veuillez contacter votre AA/CA/AB désigné·e ou l’adresse communications@pipsc.ca.