CJPA Proces-verbal 16 et 17 mars 2018

Procès-verbal de la réunion du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique

Bureau régional de l’Atlantique de l’IPFPC, Halifax N.-É., 16 et 17 mars 2018

PRÉSIDENT : Josh Fox

COMITÉ : Allyson Garrison
Leslie Nasmith (secrétaire)
Christine Newhook
Colin O’Brien
Marcus Peck

REPRÉSENTANTE DE L’EXÉCUTIF RÉGIONAL : Kimberley Skanes

ABSENT : Nick Isenor

PERSONNEL : Catherine Pinks (17 mars)

1. Mot de bienvenue et d’ouverture

Josh Fox (président intérimaire) ouvre la séance.

2. Tour de table et présentations

Comme Allyson Garrison s’est jointe au Comité depuis la dernière réunion, les membres du Comité se présentent.

3. Adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour est examiné.

Motion n^o 1 Christine Newhook, avec l’appui de Colin O’Brien, propose d’adopter l’ordre du jour. ADOPTÉ

4. Approbation du procès-verbal d’octobre 2017

Le procès-verbal de la réunion des 19 et 20 octobre 2017 est déposé à des fins d’approbation.

Motion n^o 2Leslie Nasmith, avec l’appui de Christine, propose d’approuver le procès-verbal de la réunion. ADOPTÉ

5. Analyse de l’AGA de l’IPFPC2017

Les membres qui ont pris part au Symposium annuel des jeunes de l’IPFPC2017 et à l’AGA discutent de leur expérience à ces activités. Allyson et Colin n’y ont pas participé et la structure du Symposium des jeunes leur est expliquée ainsi que l’origine de l’activité. Les membres du Comité qui étaient présents sont d’avis que c’est une activité intéressante et que le fait d’avoir pu participer à l’AGA à titre d’observateurs a été une bonne occasion pour eux d’observer le fonctionnement de l’IPFPC.

Les membres du Comité discutent de la possibilité de tenir un autre Symposium des jeunes et quelqu’un suggère de faire le suivi auprès de Bien mieux ensemble à cet égard et de voir s’il nous sera possible de donner des commentaires en vue de l’organisation du prochain Symposium. On recommande aussi que le Comité donne ses recommandations en vue d’un autre Symposium pour les jeunes à Kim Skanes qui les communiquera au CA.

SUIVI: Christine — communiquer avec Bien mieux ensemble et faire le suivi pour le Symposium pour les jeunes

SUIVI : Leslie — préparer l’ébauche de recommandations pour un Symposium pour les jeunes à l’intention du CA

6. Stratégie pour les médias sociaux et sondage auprès des membres

Nick Isenor fait le point sur les communications avec Bien mieux ensemble (Annexe2), et Christine met le groupe au courant de son suivi sur les efforts de Nick. Même si l’équipe de Bien mieux ensemble est enthousiaste en ce qui concerne le sondage auprès des membres, elle ne pourra pas aider le Comité dans le délai prévu par le Comité. On discute pour finalement décider de poursuivre les démarches pour le sondage auprès des membres sans l’intervention de Bien mieux ensemble, à moins que leur équipe soit en mesure de respecter le délai. Christine a déjà contacté des membres de l’IPFPC qui ont utilisé Survey Monkey et déterminera si nous pourrions utiliser cette licence. Si c’est le cas, le lien vers le sondage pourrait être envoyé par les communications de l’IPFPC. On confirme le plan original qui consiste à tenir un tirage d’une (1) carte-cadeau de 50$ par province pour stimuler la participation. Il s’agira de cartes-cadeaux de Chapters/Indigo. On discute du courriel qui sera envoyé aux membres pour accompagner le sondage. Il faudrait y inclure de l’information sur les prix, le délai de réponse à respecter et la date du tirage.

SUIVI: Catherine — donner des commentaires au Comité sur les questions

SUIVI: Christine — faire le suivi auprès de l’IPFPC au sujet de la licence de Survey Monkey

SUIVI: Christine — préparer le courriel qui accompagnera le lien vers le sondage

SUIVI: Catherine — envoyer les questions et le texte du courriel à la traduction

7. Activité de sensibilisation du CRA de 2018

Le Comité décide de tenir une petite activité dans le cadre du Conseil régional de l’Atlantique (CRA) en mai. Ce sera une activité de réseautage à l’hôtel le jeudi 24 mai de 17 h à 19 h, avec boissons et grignotines. Tous les membres du chapitre de Moncton et les participants au CRA qui sont déjà en ville pourront y participer, même si l’activité s’adresse principalement aux jeunes.

SUIVI: Marcus Peck — soumettre le budget pour l’activité à l’approbation de Kim Skanes;

Mise à jour: le budget a été envoyé le 20 mars

SUIVI: Marcus — préparer l’avis à envoyer aux membres pour les inviter à l’activité (RSVP: ddavis@pipsc.ca); Mise à jour: l’avis a été envoyé le 20 mars

Le Comité désire organiser une plus grosse activité avant le Conseil des délégués syndicaux qui se tiendra à Halifax le 18 octobre. On discute pour déterminer où pourrait se tenir l’activité entre Locas Billiards et le Boardroom Game Café. Nous n’avons jamais tenu d’activité de l’IPFPC au Game Café et Catherine se propose pour visiter le Café afin de déterminer si les lieux s’y prêtent.

SUIVI: Allyson — appeler au Locas pour avoir de l’information sur les prix

SUIVI: Catherine — visiter le Boardroom Game Café pour déterminer si les lieux conviennent pour nos activités

SUIVI: Allyson — préparer un courriel pour inviter les membres à l’activité (RSVP: ddavis@pipsc.ca)

On suggère que le Comité remette un cadeau aux participants aux activités de sensibilisation. On décide de leur remettre des bouteilles d’eau en acier inoxydable arborant le logo du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique (CJPRA).

SUIVI: Marcus — envoyer un courriel à Catherine pour confirmer la commande de 50 bouteilles d’eau arborant le logo du CJPRA; Mise à jour: le courriel a été envoyé le 19 mars

8. Discussion sur le rapport des activités/d’étape

Deux rapports font l’objet de discussion conformément au mandat du Comité:

1) Le rapport de revue de l’année au CRA, dû vers la troisième semaine d’avril en vue de la réunion.

2) Le rapport permanent au Conseil régional pour informer les participants des progrès réalisés par le Comité

SUIVI: Marcus — rédiger un rapport pour le CRA

SUIVI : Leslie — rédiger un rapport d’étape à l’intention de l’exécutif régional (dû le mercredi 21 mars, puis deux semaines avant chaque réunion de l’exécutif); Mise à jour: premier rapport d’étape envoyé le 19 mars

9. Tour de table

Le comité discute des comités des jeunes en général.

10. Formation

Le Comité discute de la formation. On croit que les objectifs du Comité devraient aider à orienter la formation nécessaire (p. ex., si le Comité veut surtout donner des présentations, la formation pourrait porter essentiellement sur ce sujet). On discute de la possibilité d’emmener quelqu’un à l’une des réunions, soit pour faciliter l’apprentissage ou pour discuter/échanger des connaissances.

11. Affaires nouvelles

Partenariat avec les exécutifs locaux (chapitres et sous-groupes)

On suggère que les membres du CJPRA s’efforcent de travailler avec leurs chapitres et sous-groupes locaux respectifs, d’être présents aux activités et de communiquer ce fait aux membres dans les annonces des activités. Les membres nouveaux ou plus jeunes se sentiront peut-être plus à l’aise de participer aux activités s’ils se sentent les bienvenus et s’ils savent précisément qu’un membre du CJPRA sera également présent.

SUIVI: Tous — établir des partenariats avec les exécutifs locaux pour organiser des activités

Accueillir des observateurs aux réunions

Présentement, le CJPRA essaie d’inviter les amis locaux aux réunions, mais n’ouvre pas encore ses réunions aux membres intéressés en général. On suggère que le Comité communique avec le président de chapitre où a lieu la réunion avant la réunion et demande si des membres sont intéressés à participer. Le CJPRA ne peut verser un salaire compensatoire aux observateurs.

SUIVI: Leslie — envoyer un courriel à Ginette LeBlanc avant la réunion de Moncton

Recommandations à l’exécutif régional pour grossir le CJPRA

On demande au Comité ses recommandations quant à la manière de grossir les rangs du Comité si celui-ci est maintenu après les années d’essai. Il est convenu que la méthode préférable à l’élection est encore l’appel de manifestation d’intérêt. À l’avenir, en décalant des mandats de deux ans, on s’assurerait qu’il y a toujours des membres d’expérience au sein du Comité. Le Comité veut maintenir la diversité régionale afin qu’au moins un membre représente chacune des provinces de la Région de l’Atlantique au sein du Comité. Même si une expérience antérieure au sein du ou d’un syndicat est un atout pour les nouveaux membres du Comité, il est convenu que les intéressés qui n’ont pas le statut de délégué syndical mais aspirent à l’obtenir aient la possibilité de faire partie du Comité. Cela pourrait nous aider à recruter de nouveaux délégués syndicaux dans la Région.

Bulletin régional

Le CJPRA a publié un article dans le bulletin printemps/été 2017, mais rien depuis. Le CJPRA désire contribuer plus régulièrement au bulletin. Les articles devraient porter sur des questions préoccupantes pour les jeunes professionnels ou sur la perspective de ces jeunes à l’égard des enjeux actuels du syndicat. On demande un nom « accrocheur » pour la rubrique du bulletin.

SUIVI: Tous — nous avons besoin d’un titre pour la rubrique du CJPRA dans le bulletin

SUIVI: Josh — Collaborateur pour l’édition printemps/été2018 du bulletin

SUIVI: Colin — Collaborateur pour l’édition automne/hiver2018 du bulletin

Prochaine réunion

La prochaine réunion se tiendra le jeudi 24 mai (toute la journée) et le vendredi 25 mai (en matinée) à Moncton. Nick assumera la présidence de cette réunion.

Tableau1: Dates des prochaines réunions du CJPRA

Date / Activité associée / Lieu / Présidence du Comité

Mai 2018 / Conseil régional de l’Atlantique / Moncton / Nick

Octobre 2018 / Conseil des délégués syndicaux / Halifax / Allyson

Annexe1.

Résumé des points de suivi découlant de la réunion des 16 et 17 mars du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique

# / Suivi / Point — Délai d’exécution / Fait ou en cours

1 / Christine / Faire le suivi auprès de Bien mieux ensemble concernant le Symposium des jeunes

2 / Leslie / Préparer l’ébauche des recommandations à l’intention du CA pour le Symposium des jeunes / FAIT

3 / Catherine / Fournir des commentaires au Comité sur les questions / FAIT

4 / Christine / Faire le suivi auprès de l’IPFPC concernant la licence de Survey Monkey / FAIT

5 / Christine / Préparer l’ébauche du courriel contenant le lien pour le sondage / FAIT

6 / Christine / Envoyer les questions et le texte du courriel à la traduction / FAIT

7 / Marcus / Envoyer le budget pour l’activité de Moncton à Kim / FAIT

8 / Marcus / Préparer le courriel d’avis de l’activité de Moncton / FAIT

9 / Allyson / Appeler Locus pour avoir de l’information sur les prix

10 / Catherine / Visiter le Boardroom Game Café / FAIT

11 / Marcus / Communiquer avec Catherine pour confirmer la commande de bouteilles d’eau / FAIT

12 / Marcus / Rédiger le rapport pour le CRA / FAIT

13 / Leslie / Rédiger un rapport d’étape pour le Conseil régional (dû le 21 mars) / FAIT

14 / Tous / Établir des partenariats avec les exécutifs locaux pour les activités / EN COURS

15 / Leslie / Envoyer un courriel au chapitre de Moncton concernant la présence d’observateurs aux réunions / FAIT

16 / Tous / Nous avons besoin d’un titre pour la rubrique du CJPRA dans le bulletin / FAIT

17 / Josh / Collaborateur pour l’édition printemps/été2018 du bulletin

18 / Colin / Collaborateur pour l’édition automne/hiver2018 du bulletin

Annexe2: Le point sur le sondage auprès des membres par Nick Isenor

Objet

L’objet de la présente note d’information est d’informer le CJPRA des questions et des faits nouveaux liés au sondage que nous avions l’intention d’envoyer aux jeunes travailleurs de notre Région, intention que nous avons toujours.

Contexte

Le 27 novembre 2017, nous avons contacté l’équipe de mobilisation de Bien mieux ensemble après le Symposium des jeunes afin de lui demander conseil et soutien relativement à la tenue de notre sondage auprès des jeunes
Le 31 janvier 2018. J’ai envoyé un courriel aux membres du CJPRA concernant les efforts déployés pour communiquer avec l’équipe de Bien mieux ensemble. À ce moment-là, j’ai aussi demandé conseil à Kim à l’égard d’options supplémentaires que nous n’avions peut-être pas envisagées. Je reviendrai sur ce point bientôt.
Le 5 février 2018. J’ai contacté Jill Piebiak, membre du personnel de l’IPFPC et membre de l’équipe de mobilisation. Sa réponse à ma demande est la suivante:

« Je pense que j’ai été dans quelques chaînes de courriels à ce propos et je ne suis pas certaine si vous avez été inclus dans les réponses. Je serai heureuse de vous aider à élaborer le sondage et de vous obtenir un lien sécurisé sur notre site Web et de travailler avec vous à la gestion des résultats. Cependant, j’aimerais tout d’abord discuter de l’échéancier avec vous. Serait-ce acceptable pour vous de travailler à ce projet les deux premières semaines de mars? Nous sommes à faire du travail important sur Phénix jusqu’à la fin du mois et je ne voudrais pas vous abandonner en cours de route. Faites-moi savoir si cet échéancier vous convient. Si c’est plus urgent, je pourrai essayer de trouver un moyen pour ne rien manquer. »

20 février 2018. J’ai répondu à Jill Piebiak que j’acceptais son offre de soutien et que je comprenais le travail additionnel sur lequel elle avait travaillé. De plus, j’ai demandé à Christine Newhook de co-diriger cette initiative. Merci Christine :-)
26 février 2018. Christine nous a suggéré de contacter les membres du CSPI pour demander leur soutien additionnel, car le groupe CS a déjà utilisé Survey Monkey pour un récent sondage envoyé aux membres CS.\
Le 8 mars 2018. Jill a répondu à une question de Christine..

« Je viens de discuter de ce sondage avec l’équipe. Nous tenons à nous assurer que les résultats que vous allez obtenir vous seront utiles dans votre travail et que vous pourrez y donner suite. Pour que votre comité puisse intervenir au mieux en fonction des résultats, je dois avoir une conversation avec notre directeur et notre équipe afin de voir ce que je peux offrir au niveau des coordonnées des répondants. Je veux aussi rassembler des commentaires sur les questions que vous avez listées, car il est probable qu’au cours de l’année nous allons envoyer un sondage similaire aux jeunes d’autres Régions. Mon objectif est de vous revenir là-dessus je l’espère la semaine prochaine ou dans les prochains dix jours avec des suggestions pour un plan d’action. »

Le 14 mars. Christine a demandé des nouvelles à Jill concernant l’échéancier et si le personnel de l’IPFPC était en mesure de mettre le sondage en œuvre pour notre groupe afin que le CJPRA dispose des constatations pour notre réunion de mai. Au moment de rédiger la présente note, je ne crois pas que Jill ait répondu à cette question.

Prochaines étapes

Compte tenu de nos efforts combinés pour obtenir le soutien interne de l’IPFPC en vue de la mise en œuvre de notre sondage du CJPRA, je crois qu’il est temps pour nous d’envisager des options à l’extérieur comme Survey Monkey. Je suggérerais fortement de faire le suivi avec le CSPI pour trouver des options, comme Christine l’avait suggéré. https://pipsc.ca/fr/a-propos/gouvernance/comites-du-ca/cspi

Je suggérerais également aux membres du CJPRA de chercher à obtenir des conseils de l’exécutif de l’Atlantique afin de déterminer ce qu’il faut pour acheter une licence de Survey Monkey qui permettrait à notre groupe d’effectuer un sondage auprès de nos jeunes membres de l’Atlantique. Une proposition structurée ne sera peut-être pas nécessaire, cependant Kim serait la personne idéale pour conseiller notre groupe à cet égard.

Jusqu’ici, nos démarches pour engager le personnel de l’IPFPC à l’égard de cette question ont eu peu de succès. Ceci dit et compte tenu du temps qu’il reste à notre CJPRA, je suis absolument pour que l’on trouve des solutions à l’extérieur, comme Survey Monkey, pour atteindre notre objectif et effectuer un sondage auprès des jeunes de la Région de l’Atlantique. En assurant le suivi auprès des membres du CSPI, Greg Scriver nous fournira aussi des options additionnelles pour également atteindre notre objectif.