Cartable d’orientation de l’exécutif régional de la C.-B. et du Yukon - FAQ
Foire aux questions
Nous avons préparé une foire aux questions (FAQ) qui devrait fournir des réponses aux questions les plus fréquemment posées. N’hésitez pas à contacter le bureau régional de Vancouver si vous avez besoin d’éclaircissements sur une question concernant l’Institut.
-
Demandes de remboursement (dépenses)
La Section des finances n’exige plus les reçus originaux ni les pièces justificatives pour les remboursements de frais de voyage et de salaire.
Les montants réclamés doivent être des dépenses admissibles, au sens de la Politique et de la Directive de l’Institut sur les voyages. Tous les détails pertinents au sujet des remboursements demandés doivent être fournis. Toutefois, l’Institut se réserve le droit de demander à un membre de fournir des reçus ou des pièces justificatives avant d’émettre un paiement.
Les membres doivent conserver reçus et pièces justificatives pour une période de deux (2) ans suivant la date de la réunion. Les remboursements versés peuvent être choisis, au hasard ou à la discrétion de l’Institut, pour faire l’objet d’un examen par la Section des finances.
Le membre dont la demande de remboursement est choisie à des fins d’examen doit fournir les reçus originaux et les pièces justificatives. Si les documents demandés ne sont pas envoyés, la demande du membre pourrait être renvoyée au Comité des finances.
Envoyez votre demande de remboursement à claims@pipsc.ca et assurez-vous de conserver tous vos reçus pendant deux ans, au cas où vous seriez visé par une vérification.
-
Traduction, affichage dans le Web et envoi électronique de documents
Tous les documents seront distribués simultanément dans les deux langues officielles. Les documents à traduire et à afficher dans le Web devraient être soumis à Patricia Fung (pfung@pipsc.ca) au moins deux (2) semaines avant la date à laquelle vous aimeriez voir votre document affiché et envoyé. Évidemment, plus vous faites votre demande d’avance, mieux c’est, surtout dans les périodes très occupées (conseils régionaux, conseils des délégués syndicaux et AGA) et lorsqu’il y a des absences.
Tous les documents soumis doivent être en format Word.
Expliquez clairement ce que vous voulez et indiquez :
- Le titre des documents que vous voulez voir le site Web;
- Les pages ou les liens où vous voulez qu’on affiche vos documents;
- Si vous voulez qu’ils soient envoyés aux membres.
Politique sur les langues officielles – http://www.pipsc.ca/fr/a-propos/gouvernance/politiques/langues
-
Politique sur les finances des organismes constituants
http://www.pipsc.ca/fr/a-propos/gouvernance/politiques/finances
-
Lignes directrices sur les élections dans les organismes constituants
Élections dans les organismes constituants – Tout de suite après des élections, envoyez le nom des élus à Patricia Fung, adjointe administrative, à pfung@pipsc.ca, au bureau régional de Vancouver. Elle enverra les changements touchant les membres de l’Exécutif au bureau national de l’Institut afin que le site Web de l’Institut soit mis à jour.
-
Demandes relatives aux listes de membres
Toutes les demandes de listes de membres devraient être envoyées à Linda Martel (lmartel@pipsc.ca), gestionnaire des Services aux membres et de l’administration.
Toutes les communications aux membres devraient être faites par l’Institut. La façon dont les membres préfèrent recevoir les communications de l’Institut figure à leur dossier. Beaucoup de membres ont choisi de recevoir leurs communications de l’Institut à leur adresse de courriel personnelle et non professionnelle. Seule de l’information professionnelle est donnée concernant les listes de membres. Les messages à envoyer par le biais de l’Institut seront envoyés rapidement et affichés dans le site Web. Le personnel de la Section des services aux membres fera le suivi sur tous les courriels non distribuables.
Politique sur la liste des membres
http://www.pipsc.ca/fr/a-propos/gouvernance/politiques/liste
-
Politique sur les sous-groupes de l’Institut
http://www.pipsc.ca/fr/a-propos/gouvernance/politiques/sous-groupes