Procès-verbal de la réunion de l’exécutif de la région des Prairies/T.N.-O.
Date : 30 Mai
Heure : 9 h à 16 h
Lieu : Canmore – Coast Hotels
Présences :
Samah Henein, directrice régionale
Nancy McCune, vice-présidente et représentante des petits chapitres
Marvie Ong, trésorière
Jay Krishnan, secrétaire
Cory Graham, président du chapitre de Winnipeg et du Sud du Manitoba
Courtney Walker, présidente du chapitre de Calgary
Robert Scott, pour le président du chapitre de Saskatoon
Katy Windl, pour le président du chapitre de Regina
Ira Hill, représentante des petits chapitres
Sharon Losinski, présidente du chapitre d’Edmonton
Invitée : Kris Hawkins, gestionnaire régionale
Absences : Aucune
1. Ouverture de la séance et mot de bienvenue — Samah ouvre la séance à 9 h 5.
2. Reconnaissance territoriale — Robert lit la reconnaissance territoriale.
3. Déclaration d’égalité — Sharon lit la déclaration d’égalité.
4. Adoption de l’ordre du jour — Robert propose d’adopter l’ordre du jour, avec l’appui de Cory. Motion adoptée.
5. Approbation du procès-verbal de la dernière réunion (9 mars 2024) — Courtney propose la motion d’approbation du procès-verbal modifié, avec l’appui de Robert. Motion adoptée.
a) Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion et examen du rapport de suivi. Liste mise à jour.
6. Rapport de la directrice — Samah
a) Nouvelles du Conseil d’administration
RESSOURCES HUMAINES — Le taux de promotion a augmenté de 24 % par rapport à celui du deuxième trimestre de 2023. Ce taux reflète la constante évolution verticale ou latérale que connaissent les employé·es au sein de l’Institut. Celle-ci améliore de manière proactive le taux de maintien en poste, réduit le coût par embauche et augmente le sentiment positif. Notre taux de maintien en poste a augmenté de 7 % cette année par rapport à 2023.
FINANCES — Selon les premières estimations, les résultats du troisième trimestre devraient générer un excédent pour le trimestre, grâce à des revenus de placements supérieurs aux prévisions. Depuis le début de l’année, un déficit subsiste, mais il sera inférieur à celui présenté au trimestre dernier, qui représentait une perte de xx$.
Nous nous sommes activement engagé·es avec BDO à accélérer le calendrier de la vérification comptable principale de l’Institut afin de respecter les délais fixés par le Comité de vérification. Bien qu’ils ne soient pas encore achevés, nous pensons être en mesure de présenter des versions provisoires des états financiers d’ici le 13 septembre.
Le refinancement hypothécaire est en voie d’achèvement et nous nous attendons à ce que les documents hypothécaires soient préparés avant la réunion du Conseil d’administration. Une fois le refinancement terminé, nous envisagerons d’organiser une réunion spéciale de la Fiducie de l’immeuble pour autoriser le rapatriement des fonds afin de rembourser une partie des prêts antérieurs de l’Institut et des intérêts y afférents. Le produit de l’hypothèque, qui s’élève à xx$, servira à rembourser le prêt actuel de Desjardins, soit environ xx$, et la majeure partie du solde restant servira à rembourser l’Institut.
Négociations collectives — L’équipe chargée des négociations collectives travaille avec 35 tables de négociations actives, bien que plusieurs d’entre elles en soient aux dernières étapes de la ratification et de la production de leur convention collective.
Les groupes encore en négociations actives sont les trois groupes de l’ACIA (VM, S&A et IN) ainsi que le groupe SH. Le groupe CP doit également faire l’objet d’une médiation et d’un arbitrage pour tenter de parvenir à une convention collective.
Le comité de grève de l’Institut continue d’être plus actif, notamment en raison de l’arrivée récente de nouveaux gestionnaires dans d’autres sections, qui ont un rôle à jouer en cas d’arrêt de travail. Le comité de grève continuera de relever des défis afin d’orienter l’Institut dans une direction qui lui permettra d’être mieux préparé à aider les groupes qui sont sur la voie de la conciliation ou de la grève. Nous prévoyons que d’autres groupes pourraient s’intéresser à cette voie à l’avenir.
Formation et communication interne — L’équipe chargée de la formation et de la communication interne (FCI) s’est beaucoup investie pour préserver l’homogénéité et la qualité remarquable des services aux membres pendant cette période de transition.
Avril a été un mois très chargé pour le programme de courriels : 64 messages ont été envoyés à nos membres. Il s’agit d’une augmentation de 36 % comparativement à avril 2023, au cours duquel 47 courriels avaient été acheminés. L’équipe chargée de la FCI manque actuellement de personnel depuis le départ récent de l’un·e de ses agent·es des communications. Afin de le/la remplacer, un processus de recrutement a été mis en place.
Notre personnel de l’éducation a connu un mois exceptionnellement chargé : il a préparé les sept cours suivants sur plusieurs mois, avant de les dispenser aux écoles syndicales de l’Atlantique et des Prairies : santé mentale, oppression et racisme en milieu de travail, règlement des différends, prévention de l’épuisement professionnel et EDI. Une formation sur la grève a aussi été donnée au groupe Procureurs de la Couronne du Nouveau-Brunswick. L’attention se portera désormais sur le déroulement des programmes de formation en mai et juin et l’élaboration des syllabus de cours pour l’automne.
Le personnel de la formation a également préparé et animé des séances pour la Conférence du personnel à Montréal.
Le Conseil d’administration a rencontré le Conseil consultatif le 28 mai, et nous avons discuté des élections fédérales et provinciales et du lobbying. Il était très clair que nous devions commencer à nous impliquer dans les élections, car elles affecteront l’avenir de nos membres. Un rapport sera fourni au Conseil d’administration pour résumer ce qui a été discuté. En partageant la vérité sur les partis et leurs priorités, nous pouvons tenir nos membres informé·es. Nous devons leur rappeler de voter.
– Nom du délégué syndical national : Paul Andres de London, Ontario.
– Les modifications du programme Conseil d’administration seront soumises à l’approbation du Conseil d’administration
– Conseillère d’assemblée de remplacement pour le Conseil d’administration – Stacy McLaren
– Séances individuelles de coaching en leadership pour 10 membres du Conseil d’administration et 6 membres du personnel pour un coût de xx$ (xx$ plus taxes par personne, chacune d’elles ayant eu droit à 10 séances)
– Le projet de politique environnementale est renvoyé au Comité des statuts et politiques (CSP) pour qu’il détermine s’il est possible de le mettre en œuvre
– Changement dans la structure organisationnelle : Les ressources humaines et le service juridique rendront compte à la la directrice exécutive.
– L’amélioration des effectifs de l’IPFPC, le recrutement en tenant compte de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (EDI), l’entretien de départ, la formation et la gestion des talents.
– Changements dans la communication – Si vous avez un formulaire d’invitation Eventbrite ou Google, une fois que le message principal est traduit, vous devrez retourner à Eventbrite et y inclure la traduction.
b) Bilan régional — Rien à signaler
Motion : Cory propose d’autoriser les membres du personnel de l’Institut à assister à une réunion de l’exécutif régional uniquement sur demande ou lorsqu’ils/elles présentent quelque chose, avec l’appui de Nancy. Motion adoptée.
Samah consigne son opposition.
7. Rapport financier — Marvie présente le rapport financier, qui est disponible sur le lecteur G. Marvie propose d’accepter le rapport, avec l’appui de Ira. Motion adoptée.
a) Semaine nationale de la fonction publique (SNFP) : les chapitres demandent des fonds — Samah. $xx/membre pour l’événement de la SNFP
b) Événement du Conseil des délégués syndicaux — Max. xx $/personne pour l’événement, xx $/personne pour les articles promotionnels.
c) Réceptions à l’AGA — AGA plus courte à Toronto, ça ne sera donc pas nécessaire
d) Promotion de l’AGA — Max. xx $/personne, idées à soumettre dans un délai d’un mois.
8. Rapport sur la formation — Courtney
a) Formation de base des délégué·es syndicaux (FBDS) — 7 au 9 mars 2024, commentaires partagés par Kris.
b) École syndicale – 18-20 avril 2024 – Les commentaires sur les cours étaient bons, mais nous attendons toujours les commentaires sur le cours sur la santé mentale.
c) Séance « Demandez-le à un·e ART » – 8 mai 2024 – Virtuellement. Une vingtaine de personnes y ont assisté. Une séance autre sera programmée en octobre.
d) Conseil des délégué·es syndicaux – 27 et 28 septembre 2024 – Edmonton. L’ordre du jour provisoire est en place, les président·es doivent soumettre des idées d’articles promotionnels dans un délai d’un mois.
e) Formation sur la santé et la sécurité – 6 décembre 2024 – Winnipeg Delta. Les critères de sélection ont été discutés.
f) CAFM : Mise à jour de la réunion d’avril de l’équipe, présentation au CA par le responsable de l’équipe du CAFM, l’équipe soumettra à l’approbation du CA la facilitation et l’éducation des membres. L’affiche du programme de mentorat est finalisée. Filipe est le nouveau chef de l’équipe éducation. La prochaine réunion aura lieu en octobre. Des formations sur la question autochtone, le capacitisme et l’âgisme sont demandées. Lors de la réunion d’hier, nous avons planifié le programme de l’école syndicale pour 2025.
9. Rapport du personnel — Kris
L’ensemble des membres du personnel ont participé la Conférence du personnel en avril. Je ne pense pas que beaucoup d’entre nous aient réalisé à quel point cette connexion nous manquait, et ce fut un moment formidable pour apprendre ensemble, aiguiser certaines de nos compétences et travailler ensemble. Personnellement, j’en sors épuisée, mais avec de nouvelles relations. Je sais que les membres du personnel ont aussi pu renforcer leurs liens avec leurs collègues et atteindre un sentiment renouvelé à l’égard de la mission de l’organisation. Ces relations ont déjà profité aux membres, puisque j’ai pu m’entretenir directement avec un collègue sur une question délicate.
Nos agent·es des relations du travail (ART) ont une charge de travail très lourde. Nous avons 81 dossiers en cours, et nous essayons avec diligence de réduire ce nombre, mais les problèmes continuent d’arriver, en particulier les questions relatives au retour au bureau (RAB) qui connaissent une nouvelle hausse. Il est important de se rappeler ce que cela signifie : si vous avez un dossier, la personne qui vous sert en sert 80 autres. La plupart des membres sont patients et respectueux.
Trois audiences d’arbitrage sont prévues le mois prochain, et je m’attends à ce qu’elles aient lieu, et une autre audience est résolue. Deux sont virtuelles, l’une est en personne à Winnipeg pour le groupe MAGE.
Nous avons développé de bonnes relations avec la section de l’Éducation et la nouvelle cheffe d’équipe. Nous avons demandé la mise en place d’une « marche des privilèges », ce qui a été appuyé. La bonne volonté qui s’est installée est utile à la région, car j’ai l’impression que la relation entre l’éducation et le bureau régional est très favorable pour nos initiatives régionales.
En ce qui concerne le Conseil des délégué·es syndicaux, je ne m’attends pas à ce que tout le personnel soit présent. Il en sera de même pour la formation sur la santé et la sécurité au travail.
10. Discussion sur l’AGA 2024
a) Politique sur les délégués
Motion : Nancy propose une motion sur l’attribution des places de délégué·es à l’AGA comme suit :
Chaque membre de l’exécutif de la Région des Prairies, à l’exception de la directrice, devient délégué·e.
Chaque chapitre a droit à un·e délégué·e conformément à la motion adoptée par le CRP de 2013
Les sièges de délégué·es restants seront attribués en fonction du nombre.
Si un petit chapitre ne parvient pas à attribuer sa place dans les délais impartis, elle sera attribuée à un grand chapitre, selon une rotation.
Si le/la secrétaire ou trésorier·ère provient d’un grand chapitre, ce dernier n’est pas admissible à une place supplémentaire selon la procédure susmentionnée
Courtney appuie la motion, qui est adoptée.
Suivi : Nancy mettra à jour la politique d’ici la prochaine réunion virtuelle de l’ERP.
b) Caucus des délégué·es
Caucus nécessaire, on ne discutera que des motions sélectionnées.
Suivi : Samah partagera la motion de la région de l’Atlantique sur une hausse des cotisations de xx $ basée sur le ratio membres/ART.
11. Motions de l’ERP : Rien sur papier, mais certaines pourraient être présentées à l’assemblée.
12. Planification autour des élections fédérales et provinciales
Samah fait part des préoccupations concernant les élections qui ont été discutées lors de la réunion du Conseil d’administration et du Conseil consultatif du 28 mai 2024.
Suivi : La Région encouragera les membres à s’impliquer activement et à voir quelle plateforme nous soutient lors des élections provinciales et fédérales en tenant compte des orientations du bureau national de l’IPFPC.
13. Mise à jour des comités du Conseil par nos représentant·es régionaux.
a) Finances — Nancy
Je ne peux rien divulguer, les procès-verbaux ne sont pas encore approuvés. Fiducie de l’immeuble de l’IPFPC — L’immeuble devait être considéré comme cédé après 21 ans, les implications fiscales sur les gains en capital pourraient être importantes.
b) Comité consultatif des sciences (CCS) — Ira
Beaucoup de temps a été consacré au sondage biennal sur la Covid, actuellement remanié pour être utilisé pour le RAB.
14. Page Facebook de la région
Suivi : Demander à Ryan s’il souhaite remplacer Katy au poste d’administrateur
15. Date et lieu de la prochaine réunion de l’exécutif — Virtuellement, fin juin
16. Tour de table
Nancy : Veut discuter de l’organisation du lecteur partagé. On mentionne que le chapitre de Lethbridge s’est servi d’une école culinaire et que c’était extrêmement bon marché. On demande si le courriel de la Fondation Héritage a été envoyé ou non.
Cory : élection d’un nouvel exécutif, qui compte maintenant de nouveaux membres. Planification d’une activité.
Robert : Participation de 55 membres et de 6 invités à une réunion de travail
Courtney : Assemblée générale annuelle le 9 mai, nouveau secrétaire, un nouveau membre ordinaire, organisation d’un événement familial à la « House of Skate ».
Ira : Réunion virtuelle de l’exécutif, encore rien d’organisé
Katy : Planification de la participation à la parade de la fierté; planification d’un match de baseball; problème avec nos statuts (envoyer un courriel à Tony Godard pour rectifier)
Sharon : pique-nique dans 2 semaines, 120 personnes inscrites; quelque chose ne va pas avec nos statuts (envoyer un courriel à Tony Godard pour rectifier)
Jay : observation faite sur l’EDIA à la suite d’un commentaire d’un autre membre.
17. La séance est levée à 16 h 11.
Futures activités
– Réunion des président·es – 31 mai 2024 (demi-journée, avant-midi) – Canmore, Coast Canmore
– Réunion du comité des jeunes – 31 mai 2024 (demi-journée, avant-midi) – Canmore, Coast Canmore
– CRP — 31 mai 2024 (demi-journée, après-midi), 1er juin 2024 (journée complète) — Canmore, Coast Canmore
– Réunion virtuelle de l’exécutif – À déterminer
– Comité régional de formation – 25 septembre 2024 (13 h à 17 h) – Edmonton, JWM
– Réunion de l’exécutif – 26 septembre 2024 (journée complète) – Edmonton, JWM
– Conseil des délégué·es syndicaux – 27 septembre 2024 (journée complète), 28 septembre 2024 (demi-journée, avant-midi) – Edmonton, JWM
– FBDS de l’automne – 24 au 26 octobre 2024 – Winnipeg, Delta
– AGA — 8 et 9 novembre 2024 — Toronto
– Réunion de l’exécutif – À déterminer
– Formation