PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des chapitres non prévues dans les Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Région de la capitale nationale auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Les membres titulaires et retraités qui sont compris dans la région géographique telle que décrite par l'Institut.
« RCN » La Région de la capitale nationale.
« Région géographique » Le périmètre à l’est de la rue Preston, au nord-ouest de la rivière Rideau et au sud de la rivière des Outaouais faisant partie de la RCN .
ARTICLE 1 NOM
Le nom du chapitre est le chapitre du centre-ville d’Ottawa (RCN) de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-appelé le « Chapitre ».
ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE
Les buts du Chapitre sont de faire valoir ses intérêts, de servir de lieu de discussion en ce qui concerne les affaires internes de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de faire au conseil régional et à l'Institut des recommandations sur des questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut conformément aux statuts de ces organismes.
ARTICLE 3 LES MEMBRES
3.1 Composition Tous les membres de la région géographique du Chapitre sont membres du Chapitre.
3.2 Réorganisation De plus petits chapitres peuvent choisir de se séparer du chapitre du centre-ville d’Ottawa s’ils respectent les exigences de l’Institut. Dans ce cas, le Chapitre réaffectera des fonds au nouveau chapitre, selon les taux normalement établis par l’Institut et proportionnellement à la période qui reste jusqu’à la fin de l’exercice financier du Chapitre.
CA – 4 mai 2007
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
Tous les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif du Chapitre, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Chapitre et voter dans le cadre des affaires internes du Chapitre. Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du Chapitre et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses L'exécutif du Chapitre engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Chapitre.
5.3 Compte bancaire L'Exécutif du Chapitre tient un compte au nom du chapitre du Centre-ville d’Ottawa de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada pour y déposer les fonds du Chapitre.
5.4 Signatures Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire, trésorier ou tout autre membre de l’exécutif désigné. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Composition L’exécutif du Chapitre se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l’Exécutif est établi conformément aux Statuts de l’Institut, et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Chapitre à l’assemblée générale annuelle.
6.2 Mandat
6.2.1 Le mandat des membres de l’Exécutif est d’une durée de deux (2) ans, sous réserve de l’article 6.2.2.
6.2.2 Si plus de la moitié des membres de l’Exécutif sont à élire, les six (6) candidats ayant obtenu le plus de votes seront élus pour deux (2) ans, et ceux qui suivent occuperont les postes libres restants pendant un (1) an.
6.3 Réunions L’exécutif du Chapitre tient une réunion au moins deux (2) fois par année.
6.4 Quorum Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Chapitre sont présents.
6.5 Votes Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Sous réserve de l’article 6.6.3, si un poste autre que celui de président est vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.6.2 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
ARTICLE 7 FONCTIONS
7.1 Président Le président convoque et préside les réunions du Chapitre et de l’Exécutif et présente un rapport sur les activités du Chapitre à l’assemblée générale annuelle.
7.2 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
7.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux réunions du Chapitre et de l’Exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, où figure le nom des participants, tient les dossiers, y compris la correspondance du Chapitre et de l’Exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les Statuts et règlement de l’Institut et de la Région.
7.4 Trésorier Le trésorier gère les finances du Chapitre et en produit les rapports. Il présente un budget aux membres à la première assemblée du Chapitre de l'année civile; il soumet annuellement les états financiers à l'assemblée générale annuelle et aux bureaux régional et national; il tient les livres du Chapitre, conformément aux politiques de l'Institut.Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres.
7.5 Membres actifs Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
7.6 Comités Le Chapitre ou son Exécutif forme les comités qu’il juge nécessaires. L’exécutif du Chapitre décide de leur mandat et de leur composition. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Groupe. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’Exécutif.
ARTICLE 8 ÉLECTIONS
8.1 L’Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du Chapitre et conduire les élections. Un membre du comité des élections qui devient candidat aux élections cesse de faire partie de ce comité.
8.2 Mises en candidature
8.2.1 Un appel de candidature en vue de pourvoir des postes de l’exécutif du Chapitre accompagne l’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle.
8.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du Chapitre.
8.2.3 Le comité des élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
8.3 Scrutin
8.3.1 Les membres du comité d’élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
8.3.2 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Chapitre, puis ils sont publiés. Les nouveaux membres de l’exécutif du Chapitre entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 9 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
9.1 L’exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée.
9.2 Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
9.3 Ordre du jour L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif du Chapitre)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications de statuts
9.4 Votes Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif du Chapitre sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
9.5 Assemblée générale extraordinaire
9.5.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du Chapitre ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.
9.5.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.
9.5.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents.. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à l’assemblée.
ARTICLE 11 STATUTS
11.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
11.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l'article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
11.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif régional que cela concerne.
11.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Chapitre.
ARTICLE 12 RÈGLEMENT
12.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Chapitre et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
12.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du Chapitre, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.
12.3 Un ajout, une modification ou une suppression au Règlement entre en vigueur à une date déterminée par l’exécutif du Chapitre et est annoncé à l'Assemblée générale annuelle suivante qui peut l’abroger ou surseoir à son entrée en vigueur.
12.4 Chaque article du règlement est présenté à l’assemblée générale annuelle subséquente du Chapitre où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications apportées au règlement sont assujetties aux dispositions de l’article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvé par le Conseil d’administration
le 23 juin 2010