Procès-verbal du ACC CNCPS - 3 Novembre 2017

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION

COMITÉ NATIONAL DE CONSULTATION PATRONALE-SYNDICALE (CNCPS)
ANCIENS COMBATTANTS CANADA (ACC)
et
ASSOCIATION CANADIENNE DES AGENTS FINANCIERS (ACAF)
ASSOCIATION DES JURISTES DE JUSTICE (AJJ)
ASSOCIATION CANADIENNE DES EMPLOYÉS PROFESSIONNELS (ACEP)
INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA (IPFPC)
Vendredi 3 novembre 2017
Ottawa (Ontario)

Président :

W.J. Natynczyk, général (retraité), sous-ministre, ACC

Présents :

Direction

Walter Natynczyk Sous-ministre

Karen Ellis Sous-ministre déléguée

Michel Doiron Sous-ministre adjoint, Prestation des services (SMA, PS)

Elizabeth Stuart Sous-ministre adjointe, Dirigeante principale des finances et services ministériels (SMA, DPFSM)

Bernard Butler Sous-ministre adjoint, Politiques stratégiques et Commémoration (SMA, PSC) [par téléconférence]

Charlotte Bastien Sous-ministre adjointe par intérim, Surveillance stratégique et Communications (SMA p.i., SSC)

Anthony Saez Directeur exécutif et chef avocat-conseil des pensions, Bureau de services juridiques des pensions (BSJP)

Sheri Ostridge Directrice générale, Vérification et Évaluation (DG, V et E)

D^r Cyd Courchesne Directeur général, Professionnels de la santé et médecin-chef

Kiran Hanspal Directrice générale, Ressources humaines (DGRH)

Youssef Mani Directeur principal, Stratégie en matière de ressources humaines et Conception des programmes

Mary Beth Larter Conseillère en relations de travail du Ministère

Agents négociateurs

Doreen Weatherbie Présidente de l’équipe de consultation d’ACC, IPFPC

Susan Betournay Représentante des agents régionaux des services de soins infirmiers, IPFPC

D^re Sharon Thackeray Représentante des médecins, IPFPC

Gail Quinn Représentante du groupe NU-EMA, IPFPC

Barry Hébert Agent des relations du travail, IPFPC

Lionel Dionne Agent des relations du travail, AJJ

Sandy Anderson Représentante du groupe CS, IPFPC

Absents :

Mireille Vallière Agente des relations du travail, ACEP

Grant Boland Agent des relations du travail, ACAF

1. Mot de bienvenue

La sous-ministre déléguée souhaite la bienvenue à tous, en particulier à Charlotte Bastien, à titre de SMA p.i., Surveillance stratégique et Communications (SSC), et à Lionel Dionne, agent de recherche/des relations du travail pour l’Association des juristes de Justice, deux nouveaux membres du Comité. Au nom du sous-ministre et du ministre, elle remercie chacun et chacune pour son dévouement et son appui. Elle reconnaît l’immense succès découlant des Jeux INVICTUS à Toronto, y compris la conférence sur les familles des militaires et des vétérans de l’organisme La Patrie gravée sur le cœur, le forum annuel de l’Institut canadien de recherche sur la santé des militaires et des vétérans et le Sommet des carrières pour les vétérans. Elle reconnaît également le succès qu’ont connu les activités commémoratives qui ont eu lieu au cours de la dernière année pour souligner Vimy et Dieppe.

La sous-ministre déléguée explique que les nombreuses priorités du Ministère ont exercé cette année des pressions importantes sur le budget, lesquelles, sans surveillance, auraient pu entraîner un dépassement budgétaire. Pour veiller à ce que cela ne se produise pas, la haute direction a procédé à un exercice de restrictions budgétaires, et certaines priorités et dépenses discrétionnaires ont été reportées.

Elle reconnaît les nombreux problèmes en lien avec la paye et les avantages sociaux avec lesquels les employés ont dû composer et donne l’assurance que la haute direction est fermement déterminée à améliorer la situation en faisant ce qui peut être fait au sein d’ACC. Elle termine en remerciant tous les membres du personnel pour leur travail acharné et pour le soutien qu’ils offrent à nos vétérans et leur famille.

La présidente de l’équipe de consultation d’ACC, IPFPC, souhaite la bienvenue aux nouveaux venus et reconnaît l’excellent travail et la ténacité des employés au cours de la dernière année. Elle mentionne qu’elle est depuis peu animatrice qualifiée de l’atelier « Création d’un milieu de travail exempt de harcèlement » du Programme d’apprentissage mixte.

2. Adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour est adopté.

3. Approbation du procès-verbal de la réunion du 3 mai 2017 et examen des mesures de suivi

Le procès-verbal de la réunion du 3 mai 2017 est approuvé.

Les mesures de suivi découlant de la réunion du 3 mai 2017 font l’objet d’un examen. Les mesures de suivi ci-après figureront toujours sous la rubrique « Affaires courantes » à des fins de suivi ultérieur :

Mesure de suivi : Le SMA, PS, fournit des éclaircissements par rapport aux mesures de suivi de la dernière réunion, expliquant que les nouveaux arbitres des prestations d’invalidité embauchés en date du 20 avril 2017 étaient des employés du groupe NU‑EMA (13 employés embauchés). L’IPFPC demande des éclaircissements sur le lieu de travail de ces nouveaux employés.

Mesure de suivi : Structure et calendrier des réunions – l’IPFPC ne souhaite plus regrouper les réunions avec les syndicats avec celles du Syndicat des employés d’Anciens Combattants (SEAC). Il faut étudier l’option consistant à prévoir chaque année la tenue d’une réunion supplémentaire avec les Groupes professionnels.

Mesure de suivi : La SMA, DPFSM, se penche sur la question de la disposition de certains des nouveaux bureaux (salles d’examen donnant sur la réception) et fournit une mise à jour. La SMA doit s’assurer que les normes médicales fournies par l’IPFPC et le D^r Cyd Courchesne sont prises en considération et qu’elles se reflètent dans le guide sur les normes générales d’aménagement des locaux.

Mesure de suivi : Le SMA, PS, doit veiller à ce qu’une séance d’information sur la Stratégie de soins de longue durée soit offerte aux agents régionaux des services de soins infirmiers.

Mesure de suivi : La SMA, DPFSM, doit fournir le nombre d’employés CS ayant été embauchés au cours des périodes suivantes :

Du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017

Du 1^er avril 2017 au 30 septembre 2017

4. Mises à jour des secteurs

Dirigeante principale des finances et services ministériels (DPFSM)

La SMA, DPFSM, présente une brève mise à jour sur sa Direction générale, étant donné que de nombreux points à l’ordre du jour qui relèvent de celle-ci seront abordés plus tard au cours de la réunion. Elle signale que la Direction de la planification et de la production de rapports intégrés relève du Secteur de la surveillance stratégique et des communications afin de mieux s’harmoniser avec les priorités. La SMA, DPFSM, précise qu’une mise à jour très détaillée de la Direction générale des ressources humaines sera communiquée plus tard, et signale qu’il y aura des changements importants au sein de la Direction générale au cours des trois prochains mois, étant donné qu’environ 27 employés ont été détachés auprès de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Elle précise que cela a permis d’aider à répondre aux préoccupations budgétaires, mais que la Direction générale se retrouve avec un problème de capacité. La SMA, DPFSM, fait le point sur le perfectionnement professionnel pour le groupe Systèmes d’ordinateurs (CS), indiquant que la direction a la responsabilité de soutenir les employés et que les employés ont la responsabilité de faire preuve d’initiative en ce qui a trait à leurs objectifs professionnels et de collaborer avec la direction pour les atteindre. Elle ajoute que l’Unité des services de sécurité continue d’effectuer des exercices de confinement partout au pays et que tous les exercices devraient être terminés d’ici janvier 2018.

Prestation des services (PS)

Le SMA, PS, débute en soulignant le travail acharné accompli par son personnel, indiquant qu’il s’agit d’une période très occupée pour son secteur. Il signale que la Direction générale continue à réaliser des progrès dans l’embauche de nouveaux employés et confirme que 460 nouveaux équivalents temps plein (ETP) avaient été embauchés en date du 11 octobre 2017. Il indique que le processus d’embauche d’un ergothérapeute national va bon train et devrait être terminé d’ici la fin décembre. Il ajoute que l’on continue de tenir des séances de discussion générale dans les bureaux de partout au pays afin de communiquer les résultats de l’Examen de la prestation des services et pour parler de la poursuite de l’excellence du service à ACC. Il explique qu’il s’agit d’un processus continu et que beaucoup d’efforts sont déployés pour réduire la complexité, remanier la prestation des services et renforcer le partenariat entre ACC et le ministère de la Défense nationale (MDN). C’est avec un immense plaisir qu’il informe le groupe que le ministre O’Regan et le ministre Saijan (Défense nationale) ont annoncé la Stratégie conjointe de prévention du suicide des Forces armées canadiennes et d’Anciens Combattants Canada le 5 octobre 2017. De nombreux efforts ont été déployés dans le cadre de cette initiative, et il s’agit d’une étape importante pour prévenir, dans toute la mesure du possible, le suicide chez les vétérans et les militaires des Forces armées canadiennes (FAC), une initiative qui permet de démontrer les progrès importants réalisés pour combler l’écart entre les deux ministères.

Surveillance stratégique et communications (SSC)

La SMA p.i., SSC, qui s’est jointe au Secteur de la SSC en juin 2017, indique que le travail se poursuit au sein de son secteur pour mettre en œuvre la Politique sur les résultats, qui établit les exigences fondamentales de la responsabilité ministérielle fédérale canadienne concernant l’information sur le rendement, l’évaluation et les rapports publics. Elle ajoute que son équipe travaille sur les résultats, en étroite collaboration avec les secteurs de programme, et sur le Livre des faits et des chiffres, conjointement avec la DPFSM, qui assure une bonne supervision. Elle souligne que l’Unité des affaires du Cabinet est occupée à travailler sur les présentations au Conseil du Trésor (CT), les mémoires au Cabinet et à faire le suivi des engagements prévus dans le mandat et à en faire rapport. La SMA p.i., SSC, poursuit en affirmant que la Direction générale des communications a participé activement aux activités commémoratives à Vimy et à Dieppe, en plus de sa participation à la Semaine des vétérans et aux Jeux INVICTUS, et ajoute que le Secrétariat ministériel continue d’être pleinement engagé dans le soutien à la haute direction et au Cabinet du ministre.

Une représentante de l’IPFPC souligne l’importance de la sensibilisation du public et une autre l’approuve, soulignant que dans le passé, elles pouvaient se rendre dans les bases militaires pour parler des programmes offerts aux vétérans en voie d’être libérés pour des raisons médicales, mais qu’elles ne sont plus en mesure de le faire en raison des restrictions imposées cette année concernant les déplacements. La SMA signale que c’est une réflexion tout à fait pertinente et qu'elle espère que le budget permettra d’effectuer plus de déplacements l’an prochain.

Vérification et Évaluation (VE)

La DG, VE, indique que les travaux se poursuivent à la Direction générale pour effectuer des évaluations de la conformité du Ministère aux politiques ministérielles et à celles du Conseil du Trésor. Elle souligne que la formation et le perfectionnement professionnel sont toujours des priorités pour la Direction générale et que les possibilités d’affectation font l’objet d’une promotion au sein du Ministère afin que le personnel puisse vivre de nouvelles expériences. La DG, VE, fait le point sur certains des travaux de vérification et d’évaluation en cours et prévus et, à titre de championne de la reconnaissance du Ministère, sur la remise des prix du leadership à venir.

Bureau de services juridiques des pensions (BSJP)

Le directeur exécutif et chef avocat-conseil des pensions débute en souhaitant la bienvenue à Lionel Dionne. Il indique que le nombre de demandes reçues est demeuré stable, une légère augmentation ayant été constatée au cours de la dernière année. Il mentionne que le BSJP est en train de mettre la dernière main à l’établissement d’un bassin de praticiens du droit (LP) pour l’ensemble des bureaux et que, dans l’intervalle, il a embauché un certain nombre d’avocats à titre occasionnel, afin de pallier l’augmentation du nombre de dossiers et pour réduire l’arriéré. Depuis la dernière réunion, un avocat de plus a pris sa retraite et deux autres devraient faire de même dans les mois à venir. Il conclut en indiquant que le perfectionnement continu et la formation propre aux postes demeurent une priorité.

 

Politiques stratégiques et Commémoration (PSC)

Le SMA, PSC, se joint à la réunion par téléconférence. Il mentionne que la Direction générale des politiques et de la recherche est toujours très occupée à travailler avec ses collègues du Ministère pour mettre en œuvre les initiatives annoncées dans le budget de 2017 et pour se préparer en vue du budget de 2018, tout en poursuivant son travail en vue de réaliser les engagements prévus au mandat du ministre. La Direction générale comprend aussi le Secrétariat des programmes prioritaires pour les vétérans, qui continue de travailler sur les programmes prioritaires, comme l’emploi, la lutte contre l’itinérance et les familles. Le SMA, PSC, signale que la Direction générale des opérations en Europe fait une fois de plus partie de la Direction générale de la commémoration et que ces équipes continuent de travailler ensemble pour commémorer l’histoire militaire du Canada et veiller à ce que les Canadiens se souviennent des sacrifices consentis par les hommes et les femmes en uniforme et leur rendent hommage, y compris dans le cadre des activités commémoratives récemment organisées pour Vimy et Dieppe. Il ajoute que la Direction générale de l’Équipe 20/20 a finalisé son projet en septembre. L’équipe a mené à bien l’élaboration du plan stratégique quinquennal du Ministère et a entrepris un examen du Programme de prestations d’invalidité d’ACC.

5. Le point sur le budget du Ministère

La SMA, DPFSM, commence son exposé en offrant une mise à jour sur le budget du dernier exercice financier. Elle précise qu’ACC a terminé l’exercice 2016-2017 avec un report de 12,1 millions de dollars du fonds du budget de fonctionnement, mais que la majeure partie des fonds inutilisés servira à financer la portion rétroactive des nouvelles conventions collectives.

La SMA, DPFSM, explique que le Budget principal des dépenses de 2017-2018 a permis à ACC d’obtenir un financement s’élevant à 4,69 milliards de dollars, une augmentation nette de 1,06 milliard de dollars (ou 29 %) par rapport à l’exercice précédent. Elle précise que plus de 80 % de cette augmentation est liée aux engagements pris dans le budget de 2016 et qu’une portion importante est liée à l’engagement d’augmenter l’indemnité d’invalidité et d’effectuer des paiements rétroactifs à tous les vétérans qui ont reçu une indemnité d’invalidité depuis le 1^er avril 2006.

La SMA, DPFSM, explique qu’il importe de souligner que ce financement ne comprend pas les initiatives du budget de 2017. Dès que ces initiatives recevront l’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les exigences réelles en matière de financement seront établies au moyen d’un Budget supplémentaire des dépenses (en cours d’exercice) et d’un Budget principal des dépenses (futur).

La SMA, DPFSM, rappelle que le Ministère fonctionne à partir d’un budget extrêmement serré et que seulement 271 millions de dollars sont consacrés à son fonctionnement (ce qui représente 6 % de l’ensemble du budget du Ministère, desquels 76 % servent à financer les salaires et les traitements des employés). La SMA, DPFSM, précise que la haute direction passe régulièrement les dépenses en revue et qu’elle continue d’utiliser les plans d’activités intégrés pour aligner ses ressources financières sur les activités hautement prioritaires ou les nouvelles pressions, et que les gestionnaires sont tenus de maintenir un budget équilibré tout au long de l’exercice financier.

La SMA, DPFSM, fournit ensuite d’autres renseignements généraux sur la mise à jour financière de la période 6, qui font ressortir le fait que les budgets ont été mis à jour afin de refléter les 5,9 millions de dollars liés aux présentations au CS approuvées et les 9,8 millions de dollars liés aux augmentations prévues dans les conventions collectives. Elle fait ensuite le point sur la situation financière actuelle, une analyse de la dotation prévue, ainsi que sur les dépenses de fonctionnement et d’entretien et sur les recommandations. Elle précise qu’il faut respecter les budgets, que le budget d’ACC est entièrement alloué, qu’il n’y a aucun fonds de réserve disponible pour alléger les pressions et que, par conséquent, les prévisions en matière de dotation et de dépenses de fonctionnement et d’entretien doivent être clairement gérées.

La SMA, DPFSM, signale qu’on a demandé aux DG et aux SMA d’établir l’ordre de priorité des initiatives et de déterminer ce que l’on pourrait mettre en suspens afin de respecter les exigences budgétaires actuelles. L’examen s’est terminé en août ou en septembre, et une liste d’éléments a été dressée. Dès que les fonds deviendront disponibles, la haute direction examinera quelles priorités seront financées. Pour l’instant, la capacité des ressources humaines (RH), Mon dossier ACC et la stratégie de lutte contre l’itinérance demeurent les grandes priorités.

Mesure de suivi : La SMA, DPFSM, doit fournir aux agents négociateurs une copie de la documentation à laquelle elle a fait référence dans son exposé sur les dépenses discrétionnaires et dans la récapitulation du dernier exercice.

6. Vétérans 20/20 : Milieu de travail de choix

La SMA, DPFSM, commence en remerciant les agents négociateurs pour leur collaboration à la stratégie et au plan d’action pour un milieu de travail de choix – Soins, compassion et respect au tr@vail – et reconnaît plus particulièrement le partenariat de la présidente de l’équipe de consultation d’ACC, IPFPC, dans le cadre de cette initiative. Elle signale que les initiatives sur la charge de travail et la responsabilisation se poursuivent. Elle aborde aussi un certain nombre d’initiatives de formation et de perfectionnement, notamment Planifier sa carrière, la formation sur l’excellence du service, le Programme national d’orientation et de formation, la gestion des talents et la Communauté de pratique pour les professionnels de l’administration. La SMA, DPFSM, précise que la campagne sur la civilité en milieu de travail sera lancée dans les semaines à venir et que cette campagne vise à aider le personnel à comprendre ce que signifie la civilité au travail et à favoriser un comportement respectueux et courtois en tout temps dans le but de gérer et de réduire le stress, et d’assurer et de promouvoir un milieu de travail positif. Elle ajoute que des initiatives de santé mentale, comme la campagne « Je ne me reconnais pas », la campagne de sensibilisation « Elle prend toute la place » et les ateliers sur les soins auto‑administrés, ont été mises en place à l’intention du personnel de l’ensemble du Ministère.

Une représentante de l’IPFPC indique qu’un certain nombre de nouveaux employés dans les bureaux viennent des Forces armées canadiennes, où la culture du milieu de travail est très différente, et souligne l’importance de travailler ensemble pour les renseigner sur la culture du milieu de travail dans la fonction publique. La DG, V et E, la DGRH et la SMA, DPFSM, s’entendent sur l’importance de fournir du soutien à la transition et de promouvoir la civilité en milieu de travail à tous les échelons, tout en soulignant l’importance d’éviter les stéréotypes. Tout comme les employés, les vétérans méritent soins, compassion et respect. La DGRH parle de la vision pour les vétérans dans la fonction publique, notamment en ce qui concerne le recrutement, l’intégration et la gestion des talents.

Une représentante de l’IPFPC encourage l’utilisation de divers outils pour obtenir des commentaires des employés, indiquant que bon nombre des employés ne répondent pas au Sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux (SAAFF), surtout dans le groupe CS. Le sous-ministre indique que la haute direction écoute les commentaires et s’engage à changer les choses. Il mentionne que la haute direction veut s’assurer que les employés sont à l’aise de participer au sondage et admet que, bien que celui-ci ne soit pas parfait, les commentaires fournis par son intermédiaire sont utiles.

Une représentante de l’IPFPC demande des renseignements sur le pouvoir délégué aux infirmières gestionnaires en matière de prise de décisions dans les régions.

Mesure de suivi : Le SMA, PS, fournit des renseignements sur la délégation de pouvoir aux infirmières gestionnaires en matière de prise de décisions dans les régions. Le syndicat indique que cela devrait se faire à l’été 2017.

7. Stress accru en milieu de travail/le point sur le bien-être mental

Le sous-ministre ouvre la discussion sur le bien-être mental et reconnaît l’importance de poursuivre le dialogue sur ce sujet. Il reconnaît les nombreux changements et défis survenus depuis 2008 dans la fonction publique et à ACC, lesquels ont provoqué des remous. Il reconnaît aussi l’exemple extraordinaire que Patricia Doiron a donné en ce qui a trait au bien-être mental et lui souhaite une bonne retraite.

La SMA, DPFSM, demande que le titre de ce point permanent soit remplacé par « Le point sur le bien-être mental ». La SMA, DPFSM, fournit une mise à jour sur le SAAFF, qui s’est déroulé du 27 février au 27 mars 2017. Elle indique que le sondage comportait six nouvelles questions liées au bien-être en milieu de travail et que les résultats du SAAFF d’ACC cadraient avec ceux du sondage de la fonction publique, sauf que notre résultat relativement aux activités de sensibilisation à la santé mentale était supérieur à celui de la fonction publique de 13 %, ce qui est positif. Elle mentionne que 36 % des répondants (comparativement à 34 % dans la fonction publique) ont déclaré un degré très élevé de stress lié au travail, ce qui est préoccupant. Elle ajoute que le Groupe de travail national pour le bien-être mental en milieu de travail réexamine actuellement le mandat et le renouvellement de l’adhésion des membres. Un plan d’action élémentaire comprenant des dates cibles pour les activités sera rédigé. Elle précise qu’on intensifiera la collaboration avec les comités de santé et de sécurité au travail, les agents négociateurs et les bureaux régionaux, tout en adoptant une approche plus inclusive et plus cohérente. La SMA, DPFSM, affirme que l’on continue de diffuser les conseils du mercredi sur le bien-être aux employés et parle de la campagne « LifeSpeak ». Elle indique que le lancement de la stratégie et du plan d’action d’ACC visant à favoriser le bien-être mental en milieu de travail est prévu au début de 2018 et que la formation sur la santé mentale demeure un engagement.

Une représentante de l’IPFPC mentionne que les membres du Comité de santé et de sécurité sont au courant et qu’ils sont prêts à prêter main-forte, et réitère l’importance de maintenir un dialogue ouvert sur la santé mentale.

Une représentante de l’IPFPC indique qu’en raison de l’augmentation du nombre de nouvelles embauches, il est important que la direction continue d’améliorer le programme d’orientation et veille à ce que les agents négociateurs soient mis au courant de l’arrivée des nouveaux membres afin de pouvoir leur souhaiter la bienvenue. On se préoccupe plus particulièrement du fait que l’agent négociateur ne soit pas avisé de l’arrivée de nouveaux employés, conformément à la convention collective. La DGRH signale qu’elle serait disposée à travailler avec les agents négociateurs pour améliorer l’intégration. Le sous-ministre admet que, en tant que Ministère, nous avons fait beaucoup de chemin sur le plan de l’intégration et que la direction s’est engagée à continuer d’améliorer l’orientation des nouveaux employés.

 

Mesure de suivi : La SMA, DPFSM, demande que le titre du point permanent soit remplacé par « Le point sur le bien-être mental ».

Mesure de suivi : La DGRH doit veiller à ce que les agents négociateurs participent à l’orientation/intégration des nouveaux employés, y compris les étudiants.

8. Le point sur la transformation de l’administration de la paye et le système Phénix

La DGRH commence par reconnaître qu’il faut renforcer la capacité de résoudre les problèmes de paye à l’échelle du gouvernement et que les fonctionnaires continuent d’avoir des problèmes de paye, ce qui est inacceptable. Elle indique que, malgré les progrès réalisés au cours de la dernière année, elle est consciente qu’il reste encore beaucoup de chemin à faire. Elle mentionne que le Ministère a une petite équipe de conseillers en rémunération qui a tenté de résoudre les problèmes de paye auxquels sont confrontés les employés d’ACC, mais que cette équipe n’a pas été en mesure de répondre à la demande ni de réduire l’ampleur du problème, car son accès au système Phénix est limité. Elle explique que le Ministère tente maintenant de faire les choses différemment et qu’il a établi un partenariat avec SPAC pour aider à améliorer le traitement de la paye au sein d’ACC et à l’échelle du gouvernement. Elle croit que grâce à l’augmentation du nombre d’employés qui s’occupent de la paye, à l’accroissement de l’offre de formation en matière de paye et à un accès complet au système Phénix, nous pourrions encore faire beaucoup de progrès. Elle souligne toutefois qu’il est important de comprendre qu’il faudra du temps et qu’il sera essentiel de gérer les attentes. Elle demande le soutien et la pleine coopération des agents négociateurs à cet égard. Elle ajoute qu’il ne reste que 3 employés d’ACC affectés à l’émission des paiements prioritaires, au traitement des congés non payés, des retours au travail et des licenciements et à la saisie des heures supplémentaires, et que toutes les autres demandes doivent être envoyées directement à SPAC. Elle fait le point sur la dotation prévue pour SPAC, qui se traduira par l’embauche d’environ 300 adjoints à la rémunération d’ici janvier 2018, soit à Miramichi, à Moncton, à Charlottetown et à Kirkland Lake. La DGRH précise aussi qu’ACC est l’un des trois ministères qui participent à un projet pilote axé sur la clientèle, dans le cadre duquel les conseillers en rémunération sont groupés par ministère. Elle mentionne que le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) offrira une formation dans le cadre du projet RH à la paye.

Le directeur principal, Stratégie et conception des programmes en RH, donne un aperçu du partenariat avec SPAC, indiquant que 27 employés des RH d’ACC ont été détachés auprès de SPAC et qu’ils travailleront sur les dossiers de paye prioritaires d’ACC et d’autres ministères. Il fait le point sur l’état d’avancement du processus visant à embaucher 300 adjoints à la rémunération et demande le soutien des agents négociateurs dans la promotion de la formation à venir qui sera offerte sur divers sujets, notamment « Comprendre le cycle de paye, le calendrier de paye et le talon de paye » et « Soumettre des demandes de congé et de paye ».

Une représentante de l’IPFPC remercie le DGRH et le directeur principal pour cette mise à jour et reconnaît qu’il est important que les employés reçoivent une orientation et les mises à jour importantes sur les mesures qui sont prises. De concert avec une autre représentante de l’IPFPC, elle ajoute que ce qui manque, c’est le côté humain, le fait d’avoir quelqu’un à qui parler, ce qui existait auparavant lorsque les conseillers en rémunération travaillaient directement au sein du Ministère. Le DGRH précise que le Ministère travaille très fort et ne veut pas prendre d’engagements qu’il ne pourra tenir. Cela dit, le Ministère s’efforcera d’atteindre cet objectif important.

Une représentante de l’IPFPC demande que les représentants du groupe NU EMA soient autorisés à prendre des congés payés similaires à ce qui a été négocié dans d’autres conventions collectives, et que le Ministère facture le syndicat. Le directeur principal, RH, s’engage à assurer un suivi à cet égard.

Le sous-ministre, à titre de plus haut fonctionnaire à ACC, présente ses excuses pour les nombreuses préoccupations avec lesquelles les employés à ACC ont dû composer relativement à leur paye. Il indique que le Ministère s’est engagé à faire ce qui peut être fait à ACC pour remédier aux préoccupations des employés quant à leur paye. Bien qu’il nous reste encore du chemin à faire, grâce au travail acharné accompli jusqu’à maintenant et au partenariat avec SPAC, nous pouvons entrevoir la lumière au bout du tunnel.

Mesure de suivi : La convention collective des CS et divers accords avec l’Alliance présentent des modifications à certaines clauses sous « congé pour activités syndicales » afin d’inclure le « congé payé récupérable » où l’agent négociateur remboursera le salaire et le coût des avantages sociaux de l’employé à l’employeur, conformément aux modalités de l’entente conclue entre l’employeur et le syndicat (plutôt que l’employé prenne un congé non payé). Bien que cela ne soit pas prévu dans la convention collective du groupe SH, l’IPFPC demande que ce groupe se conforme à une pratique similaire. Le DGRH doit assurer un suivi auprès du SCT.

Mesure de suivi : L’agent négociateur doit offrir un soutien pour promouvoir la formation à venir sur la paye.

9. Sous-traitance

Une représentante de l’IPFPC parle du nouveau paragraphe dans la convention collective des CS, sous « sous-traitance » (article 30), qui énonce ce qui suit :

30.01 L’Employeur doit faire un effort raisonnable pour utiliser les employés en poste ou embaucher de nouveaux employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée, selon le cas, avant de recourir à la sous-traitance pour des fonctions décrites dans le certificat d’accréditation et la définition du groupe. Toutefois, selon les besoins opérationnels, les gestionnaires de la fonction publique peuvent décider de passer des marchés de services professionnels dans certaines circonstances au lieu d’effectuer une nomination en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

30.02 L’Employeur continue comme par le passé à accorder toute considération raisonnable pour que les employés qui seraient excédentaires en raison de la sous-traitance de travaux continuent d’occuper un emploi dans la fonction publique.

30.03 Lorsque les fonctions sont sous-traitées à l’extérieur en raison de changements technologiques, les dispositions de l’article 23 s’appliquent dès la mise en œuvre de la nouvelle technologie.

30.04 Communication – Dans le cadre des comités de consultation patronale-syndicale ou d’autres tribunes convenues par les deux parties, les représentants du Ministère et de l’IPFPC discuteront et partageront de l’information relativement aux enjeux associés à la sous-traitance tels que l’effet sur les conditions de travail, la complexité des tâches, l’information sur les entrepreneurs dans le milieu de travail, les besoins futurs en ressources et en services, les inventaires de compétences, le transfert des connaissances, les postes vacants, la charge de travail et les services gérés.

La représentante de l’IPFPC précise que le gouvernement libéral a promis de réduire le nombre d’entrepreneurs au sein du gouvernement fédéral. Le sous-ministre confirme son engagement à l’égard de la normalisation de l’effectif, mais indique que les entrepreneurs ont un rôle à jouer dans le milieu de travail et dans la satisfaction des exigences opérationnelles. La SMA, DPFSM, fournit les statistiques sur les contrats en cours en date d’octobre 2017 et ajoute que le recours à des ressources contractuelles est pratique courante au sein de tout organisme de développement de la technologie de l’information (TI). Compte tenu de l’emplacement de l’Administration centrale à Charlottetown, le bassin de ressources en TI est limité et, par conséquent, la même ressource est souvent réembauchée à diverses fins.

Mesure de suivi : La SMA, DPFSM, fournit des renseignements supplémentaires sur les contrats en vigueur en octobre 2017 au cours de la réunion. La SMA, DPFSM, doit fournir des renseignements sur les contrats en vigueur en date d’octobre 2016 afin que l’agent négociateur puisse effectuer une comparaison (nombre réel d’entrepreneurs embauchés par contrat pour les services financiers, les services juridiques, les services médicaux, les services infirmiers, les services d’ergothérapie, les services d’approvisionnement, les services de psychologie et les services informatiques).

Mesure de suivi : L’IPFPC doit fournir la documentation confirmant l’engagement du gouvernement du Canada à réduire le nombre d’entrepreneurs.

Mesure de suivi : On demande que la « Sous-traitance » devienne un point permanent à l’ordre du jour.

10. Le point sur Bureau 2.0 (y compris le calendrier de réaménagement de l’édifice Daniel-J.-MacDonald)

La SMA, DPFSM, indique qu’aucune mise à jour concernant la norme dans son ensemble n’a été effectuée récemment et ajoute que les bureaux d’ACC de partout au pays seront réaménagés selon la norme Milieu de travail 2.0 à mesure que les baux arriveront à échéance. Elle explique que, depuis septembre 2016, des lignes directrices du Milieu de travail 2.0 pour la communauté des relations de travail ont été ajoutées et qu’elles établissent les exigences pour cette communauté relativement aux Normes d’aménagement relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0.

En ce qui concerne la modernisation de l’édifice Daniel-J.-MacDonald (DJM), elle mentionne que SPAC dirige le projet d’une durée de six ans visant à rénover et à moderniser l’édifice DJM à Charlottetown. Elle communique les principales dates jalons du projet s’échelonnant sur six ans et ajoute que les séances d’information à l’intention des employés commenceront en décembre 2017 et se poursuivront, au besoin, pendant toute la durée du projet.

Mesure de suivi : La SMA, DPFSM, doit communiquer des renseignements sur la norme Milieu de travail 2.0 aux agents négociateurs, y compris le plan de conception du DJM.

11. Soutien aux employés transgenres : Guide de SPAC à l’intention des employés et des gestionnaires

Une représentante de l’IPFPC présente le document récemment créé par SPAC intitulé Soutien aux employés transgenres : Guide à l’intention des employés et des gestionnaires. Elle indique que ce guide n’existait pas il y a deux ou trois ans et qu’il était difficile pour les employés et les gestionnaires de trouver des directives sur ce sujet. Par conséquent, elle souhaite s’assurer que la direction d’ACC est au courant de l’existence de ce guide au gouvernement fédéral. Le sous‑ministre la remercie d’avoir soulevé ce point et souligne l’importance de veiller à ce que le milieu de travail soit un endroit sécuritaire, respectueux, accueillant et exempt de harcèlement pour tous les employés, ce que la SMA, DPFSM, et la DGRH approuvent.

12. Le point sur les entrevues de départ

La DGRH signale que l’Unité d’efficacité et d’apprentissage au travail est chargée des entrevues de départ et explique que les employés peuvent remplir un formulaire d’entrevue de départ par voie électronique ou participer à une entrevue de départ en personne avec un conseiller en RH. Elle mentionne que, une fois reçus, les commentaires sont examinés, analysés et classés en conséquence. Elle ajoute que les entrevues de départ ne sont pas obligatoires et que les RH n’assurent pas le suivi des personnes à qui une entrevue est offerte. Une représentante de l’IPFPC signale que la raison pour laquelle elle a ajouté ce point à l’ordre du jour est qu’elle a été informée du fait que cinq infirmières ont récemment quitté le Ministère et qu’elle voulait savoir pourquoi. Le SMA, PS, indique qu’il invite les employés à remplir le formulaire d’entrevue de départ lorsqu’ils quittent et que, d’après son expérience, les employés quittent le Ministère pour différentes raisons. Bien qu’il n’aime pas voir les employés quitter le Ministère, il comprend lorsque la décision est prise dans leur intérêt.

13. Formation professionnelle continue (FPC) – Questions concernant la formation des professionnels

Une représentante de l’IPFPC signale que, après Phénix, ce point est la préoccupation la plus importante pour les médecins à ACC. Elle explique que le maintien de leur permis d’exercice constitue une condition d’emploi et que, pour ce faire, les médecins sont tenus de suivre un certain nombre d’heures de formation continue. Elle mentionne qu’avec l’entrée en vigueur de la nouvelle directive du SCT, ACC considère les demandes de formation professionnelle comme étant des événements et des congrès, ce qui a entraîné des délais dans le processus d’approbation, lesquels ont mené à des occasions de formation manquées. Elle explique que, en se fondant sur le Bulletin financier, elle est d’avis qu’il faudrait les considérer comme de la formation et non comme des événements, ce qui signifie que le processus d’approbation ne serait pas nécessaire (comme c’était le cas avec l’ancien processus). Le SMA, PS, convient que l’ancien processus était efficace, mais explique qu’ACC a reçu une interprétation du SCT et que cette dernière doit être suivie. Le SMA, PS, s’engage à demander une autre interprétation du SCT, précisant qu’il serait disposé à modifier le processus, mais que s’il n’y pas de changement d’orientation, il devra suivre le processus du SCT. Le directeur général, Professionnels de la santé, ajoute que les FAC remettent officiellement en question l’interprétation et qu’on nous avisera du résultat. Le SMA, PS, et le sous-ministre conviennent tous les deux de l’importance de la formation professionnelle et s’engagent à effectuer un suivi.

Mesure de suivi : Le SMA, PS/directeur général, Professionnels de la santé, et la SMA, DPFSM, doivent demander une autre interprétation de la politique du SCT sur les approbations pour les activités de perfectionnement et de formation professionnelle en santé et collaborer étroitement avec le MDN compte tenu du travail en cours sur l’interprétation de la politique.

14. Le point sur la sécurité au bureau régional de Surrey (Colombie-Britannique)

La SMA, DPFSM, indique que lorsque la décision d’ouvrir le nouveau bureau de secteur à Surrey (Colombie-Britannique) a été prise, ACC a suivi le processus habituel d’appel d’offres de location à bail auprès de SPAC. Elle mentionne que l’emplacement se situe à proximité des transports en commun, notamment l’aérotrain, en plus de bénéficier d’un service de sécurité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Des préoccupations relatives à la sécurité ont été soulevées étant donné l’emplacement au centre-ville, et en juin 2017, les Services de sécurité ont effectué un examen de la sécurité des lieux et un exercice de confinement au nouvel emplacement. Des lacunes mineures ont été relevées au chapitre de la sécurité (système de contrôle des clés, amélioration de la signalisation et pênes dormants de portes requis), mais le personnel n’a soulevé aucune préoccupation quant à sa sécurité personnelle ou physique. Elle précise qu’un commissionnaire engagé à temps plein est présent dans le hall d’entrée pendant les heures de travail et que des caméras de sécurité surveillent l’entrée et le garage. Elle parle ensuite du centre d’injection sécuritaire qui a ouvert ses portes en juin 2017, à deux coins de rue du bureau de secteur, mais indique qu’aucune question de sécurité connexe n’a été soulevée. Une représentante de l’IPFPC signale que des membres du bureau ont porté la préoccupation relative à la sécurité à son attention, plus particulièrement des préoccupations concernant la sécurité quand le garage souterrain ne pourra plus être utilisé (le personnel utilise actuellement le garage souterrain, mais ne pourra plus le faire lorsque de nouveaux locataires commenceront à travailler dans l’édifice). Le SMA, PS, et le sous-ministre affirment qu’aucune préoccupation n’a été soulevée au moment de leur visite de l’édifice. Ils rassurent le syndicat en indiquant que, comme la sécurité des employés et des vétérans est une priorité, ils surveilleront la situation.

15. Examen de la Direction générale des ressources humaines

La DGRH donne un aperçu du modèle de service à plusieurs niveaux récemment mis en place à la Direction générale des ressources humaines et fait le point sur le travail important accompli pour améliorer les services, y compris le remplacement des listes de vérification par des exigences relatives à la documentation, la création d’un centre de services à la clientèle pour traiter les transactions de dotation et de classification, la mise en œuvre d’un nouveau module de demandes de service des RH par voie électronique dans Mes RHGC, de même que la transition des généralistes des RH à spécialistes des RH. Elle explique que c’est une période difficile pour les RH étant donné la réduction du nombre d’employés et l’ajout d’un nouveau secteur d’activité. À la suite d’une réorganisation en juillet, quatre postes de gestionnaire intermédiaire ont été abolis. En septembre, l’Unité des vétérans dans la fonction publique (UVFP) a vu le jour. En octobre, 27 employés ont été détachés auprès de SPAC. Elle indique que, malgré les grands progrès ayant été réalisés, la Direction générale des ressources humaines doit prendre une pause et se stabiliser compte tenu du changement important qui a eu lieu. Elle veut s’assurer que tout le monde est conscient que la réduction de personnel aura une incidence sur les délais d’exécution. Une représentante de l’IPFPC se demande comment ces changements auraient des répercussions sur les employés, et la DGRH souligne que cela pourrait prendre un certain temps avant que l’apport de changements ne soit évident. À l’avenir, au fur et à mesure de la stabilisation de la structure, et lorsqu’une dotation et un réinvestissement appropriés seront assurés, les employés verront une réduction de l’arriéré des mesures de dotation. Des améliorations seront aussi apportées aux initiatives « Milieu de travail de choix » et « Santé mentale » et, en partenariat avec SPAC, on obtiendra de l’aide pour résoudre les problèmes de paye.

16. Autres points et prochaine réunion

Une représentante de l’IPFPC demande que la prochaine réunion soit tenue le 21 février 2017 à Charlottetown.

Le sous-ministre met fin à la réunion en remerciant les agents négociateurs de leur collaboration et de leur leadership, en plus de remercier l’IPFPC de sa merveilleuse hospitalité.