Procès-verbal de la réunion du CNCPS - 6 juin 2018

MINISTÈRE DE LA JUSTICE DU CANADA

COMITÉ NATIONAL DE CONSULTATION PATRONALE-SYNDICALE (CNCPS)

PROCÈS-VERBAL

6 juin 2018

COPRÉSIDENTS

A. François Daigle — Sous-ministre délégué, ministère de la Justice du Canada

Ursula Hendel — Présidente, Association des juristes de justice (AJJ)

MEMBRES

MINISTÈRE DE LA JUSTICE DU CANADA (JUS)

Johanne Bernard — Dirigeante principale des finances et Sous-ministre adjointe, Secteur de la gestion

Lynn Lovett — Sous-ministre adjointe, Portefeuille des services du droit fiscal

Leigh Taylor — Sous-ministre adjointe déléguée, Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration

Martine Dagenais — Directrice générale par intérim, Direction générale des ressources humaines

SYNDICATS

Sandra Guttmann — Avocate générale et agente des relations du travail, Association des juristes de Justice (AJJ)

Bella Skalin — Vice-présidente régionale, Syndicat des employé-e-s de la Sécurité et de la Justice (SESJ), Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC)

Melanie Crescenzi — Directrice, Relations de travail, Syndicat des employé-e-s de la Sécurité et de la Justice (SESJ), Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC)

Natalie Malcom — Agente des relations de travail, Association canadienne des employés professionnels (ACEP)

Vivian Gates — Agente des relations de travail, Association canadienne des agents financiers (ACAF)

INVITÉS

Laurie Wright — Championne de l’équité en matière d’emploi et de la diversité et sous-ministre adjointe, Secteur du droit public et des services législatifs

Robert Beeraj — Directeur, Planification, programmes et systèmes ministériels en RH

Alexandre St-Jean — Directeur par intérim, Direction du milieu de travail

Virginie Emiel Wildhaber — Directrice, Relations de travail et rémunération

SECRÉTARIAT

Anny Blondeau — Gestionnaire, Relations de travail

ABSENTS

Nathalie G. Drouin — Sous-ministre de la Justice et sous-procureure générale du Canada

Sarah Godwin — Agente des relations de travail, Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC)

Claude Archambault — Agent des relations de travail, Association canadienne des employés professionnels (ACEP)

Stan Stapleton — Président, Syndicat des employé-e-s de la Sécurité et de la Justice (SESJ), Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC)

1. MOT D’OUVERTURE 

M. François Daigle souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion du CNCPS.

2. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour de la réunion est adopté avec l’ajout d’un point concernant le dualisme juridique. De plus, puisque M. Daigle doit partir avant la fin prévue de la réunion, on convient que les points à l’ordre du jour seront présentés dans l’ordre inverse en traitant en premier lieu le dernier point à l’ordre du jour. 

3. ÉTAT ET SIGNATURE DU PROCÈS-VERBAL DE LA DERNIÈRE RÉUNION

Le procès-verbal de la réunion du 21 février 2018 est approuvé. Toutefois, en raison de l’absence de M^me Drouin, le procès‑verbal sera envoyé par simple échange de correspondance à M^me Ursula Hendel aux fins de signature.

4. DUALISME JURIDIQUE

M^me Sandra Guttmann soulève la question du dualisme juridique. Ouvrage bisystémique et bilingue, le Dictionnaire juridique de la propriété au Canada (DJPC) compte plus de 300 entrées décrivant le vocabulaire juridique de la propriété dans les systèmes de droit civil et de common law du Canada. Il y a quelque temps, une demande a été présentée afin de maintenir l’accessibilité à cet outil. Plus récemment, M^me Laurie Wright, sous‑ministre adjointe, Secteur du droit public et des services législatifs, a accepté les modifications demandées au site Web, et une rencontre sera organisée dans un avenir rapproché afin d’examiner et de mettre en œuvre ces modifications.

*Mesure de suivi :
La Direction des langues officielles doit planifier une rencontre avec l’AJJ. 

5. NIVEAUX OPÉRATIONNELS LP

Dernièrement, neuf employés de groupe et niveau LP‑01 de la région du Québec ont fait parvenir une lettre à M. Francisco Couto, directeur général régional, Bureau régional du Québec (BRQ), soulevant la question du niveau opérationnel pour les avocats du ministère de la Justice. Ils allèguent qu’ils sont responsables de dossiers présentant le même niveau de complexité que bon nombre de leurs collègues dont le poste est classé à un niveau supérieur, et que l’absence de possibilités d’avancement professionnel les affecte psychologiquement. Ils demandent que leur travail et leur expérience soient reconnus. M^me Guttmann fait remarquer que cette perception n’est pas propre au BRQ; d’autres employés d’autres régions sont d’avis qu’ils accomplissent des tâches d’un niveau plus élevé.

M^me Guttmann indique que de nombreux employés ont peur de représailles s’ils déposent un grief; ils craignent que le dépôt d’un grief affecte leurs possibilités d’avancement professionnel. M^me Bella Skalin confirme que des employés sont réticents à déposer un grief en raison des répercussions que cela pourrait avoir sur leur avenir professionnel.

M^me Bernard s’engage à fournir des données sur les promotions d’employés aux niveaux LP‑01 et LP‑02.

M. Daigle mentionne qu’une évaluation des besoins, d’un point de vue de la gestion, est en cours d’un océan à l’autre. On encourage la direction à tenir une discussion ouverte avec les employés et à prendre les mesures nécessaires pour régler les problèmes. Les tâches des LP‑01 existent et il faut que les LP à tous les niveaux participent à la plupart des dossiers du Ministère. L’évaluation des besoins est effectuée dans le but de définir les exigences ministérielles. M. Daigle s’engage à fournir des renseignements sur la façon dont l’évaluation des besoins est menée.

*Mesure de suivi :
Envoyer des données sur les promotions aux agents de négociation.
Envoyer des renseignements sur l’évaluation des besoins.

6. DÉFIS LIÉS AU RECRUTEMENT ET AU MAINTIEN EN POSTE AU BUREAU RÉGIONAL DE LA COLOMBIE‑BRITANNIQUE (BRCB)

M^me Ursula Hendel fait le point sur ses discussions avec des employés du BRCB concernant les pressions exercées dans cette région sur le recrutement et le maintien en poste. Elle affirme qu’il y a une crise grave et que la réalité est pire que ne l’indiquent les statistiques.

M. Daigle indique que la direction est au courant du problème et que plusieurs discussions ont eu lieu à ce sujet avec l’ancien directeur général régional du BRCB, Bill Basran, ainsi qu’avec le sous‑procureur général adjoint, Geoffrey Bickert. La directrice générale régionale, Brenda Carbonnell, a pris des mesures pour embaucher de nouveaux employés au moyen d’approches novatrices de dotation et de processus de sélection internes et externes.

On souligne qu’un groupe de travail régional a été mis sur pied pour discuter d’options et de solutions concernant le problème de recrutement et de maintien en poste au BRCB. À ce sujet, M^me Hendel propose qu’un groupe de travail national soit mis sur pied et qu’il inclue des agents de négociation et la direction régionale. Le groupe de travail régional n’incluait pas

d’agents négociateurs ni d’employés n’occupant pas un poste de gestion. Elle souligne que ces derniers pourraient être utiles pour trouver des idées novatrices. M. Daigle indique qu’il discutera avec la sous-ministre de la proposition mise de l’avant par l’AJJ de mettre sur pied un comité de travail national.

*Mesure de suivi :
Discuter avec la sous-ministre de la proposition de mettre sur pied un comité de travail national concernant le problème de recrutement et de maintien en poste

7. RESPECT EN MILIEU DE TRAVAIL

M. St-Jean fait le point sur le respect en milieu de travail. Depuis le début de la campagne #moiaussi, le bureau examine ses processus pour traiter les plaintes de harcèlement et, plus particulièrement, celles concernant le harcèlement sexuel. Des consultations auprès d’intervenants sont prévues pour cerner les enjeux, ainsi que les indicateurs de succès dans la gestion de ces dossiers.

Le bureau traite actuellement quatre plaintes qui en sont à différentes étapes du processus.

8. SYSTÈME DE GESTION INFORMELLE DES CONFLITS (SGIC)

M. St-Jean fait le point sur le SGIC. Une campagne de communication, qui devait initialement être lancée en mars, l’a été en mai*. Des affiches ont été préparées et des éléments visuels ont été conçus, mettant l’accent sur la déstigmatisation des conflits et encourageant les employés à avoir recours tôt au processus de SGIC. Des consultations ont été menées auprès des syndicats et on a tenu compte des commentaires constructifs qu’ils ont formulés.

Trois ateliers pilotes ont été présentés en décembre 2017, janvier et février 2018. La Direction du milieu de travail prévoit offrir ces ateliers dans les régions et de nouveau dans la région de la capitale nationale (RCN).

On a demandé des interventions de groupe et des séances de formation ont été planifiées pour soutenir les employés dans les régions. Les employés et les gestionnaires qui désirent obtenir des services du SGIC sont invités à communiquer avec l’équipe du SGIC.

*Il est à noter que la campagne de communication sera en fait lancée en septembre 2018.

9. SANTÉ MENTALE

M. St-Jean fait le point sur le sujet de la santé mentale. Des séances sur la santé mentale, comme La santé mentale en milieu de travail du Programme d’apprentissage mixte (PAM) et L’esprit au travail (EAT), ont été annulées en raison d’un nombre insuffisant de participants inscrits. Un atelier du PAM était prévu en mai avec plus de 15 participants. Le bureau a élaboré une stratégie de communication et des messages ont été diffusés pendant l’année, dans JustInfo, en provenance des champions, ainsi que des ambassadeurs de la santé mentale. M^me Bella Skalin indique qu’il est souvent difficile pour les employés d’assister à de telles séances parce qu’il n’est pas toujours possible pour eux de s’absenter toute la journée du bureau.

Le Groupe consultatif stratégique sur la santé mentale (GCSSM) s’est réuni en février et en avril. Un conférencier a assisté à la réunion de février, et le Groupe a fait le point sur le Plan d’action en santé mentale pour 2017‑2020, ce qui comprenait notamment des recommandations pour relever les défis et connaître du succès.

Des activités ont été organisées pendant la Semaine de la santé mentale (SSM), du 7 au 11 mai 2018. En ce qui concerne la Semaine nationale de la fonction publique (SNFP), le Programme de mieux‑être organise actuellement la course/marche juste pour le plaisir.

10. ÉQUITÉ EN MATIÈRE D’EMPLOI (EE)

M^me Laurie Wright fait le point sur les progrès qualitatifs et quantitatifs réalisés au cours de la première année de notre Plan de diversité et d’équité en matière d’emploi de 2017‑2020 et sur les activités des quatre comités consultatifs. Le Ministère continue de suivre ses propres progrès en matière d’EE. Les renseignements recueillis pour la période du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018 font état de résultats positifs. Il existe encore des lacunes dans la représentation des Autochtones dans le groupe LC, des minorités visibles dans le groupe EC, et des personnes handicapées dans la catégorie du soutien administratif. 

Les départs de personnes handicapées ont été plus nombreux que dans tous les autres groupes EE et au ministère de la Justice de façon générale. Ce phénomène reflète la situation globale à la fonction publique fédérale attribuable au vieillissement de la population.

Au cours de la première année du Plan de diversité et d’équité en matière d’emploi, les comités consultatifs ont réalisé plusieurs initiatives, notamment les suivantes :

• Le Comité consultatif sur les femmes au ministère de la Justice (CCFMJ) a lancé son feuillet d’information en décembre 2017 et s’est fait connaître davantage en menant des activités ciblées. Cela lui a permis d’accroître sa visibilité, de recruter de nouveaux membres et de planifier une mise à jour du site de collaboration sur l’espace de travail numérique (ETN).

• Le 21 février 2018, le Comité consultatif sur les minorités visibles (CCMV) ainsi que le Comité directeur ont participé aux consultations menées par le Comité des champions et des présidents des minorités visibles (CCPMV). L’objectif était de permettre au CCMV de définir les trois principaux plans stratégiques et priorités pour 2018‑2020. Dans le cadre de la Journée internationale des femmes, le 8 mars 2018, le CCMV a participé à la mise sur pied d’un groupe de leadership au Ministère en collaboration avec le CCFMJ et le Programme de mieux‑être.

• Le Comité consultatif des Autochtones (CCDA) a dirigé la réponse du Ministère au lancement des Appels à l’action n^o 27 et n^o 57 de la Commission de vérité et réconciliation. Pour ce faire, il a mis en œuvre des activités obligatoires d’apprentissage sur les questions autochtones, une exigence pour tous les employés du ministère de la Justice.

• Le Comité consultatif des personnes handicapées (CCPH) a élaboré une liste de contrôle pour dresser une liste de points à prendre en considération en matière d’incapacité pour la conception ou l’amélioration du milieu de travail. La liste a été adoptée et mise en œuvre par l’équipe de la Gestion des locaux en octobre 2017. Le CCPH travaille actuellement sur des façons de faire connaître cette liste au sein de la fonction publique à titre de pratique exemplaire.

Les quatre groupes consultatifs de l’EE ont participé le 3 octobre 2017 à l’événement de la Semaine de sensibilisation aux maladies mentales, en étant présents à une table et en communiquant des renseignements sur les diverses initiatives qu’ils ont mises sur pied.

Le Ministère et les comités consultatifs continueront de chercher des moyens de réduire les écarts dans la représentation et de mettre de l’avant les initiatives prévues pour la deuxième année du plan.

11. LE POINT SUR LES CONSULTATIONS PATRONALES-SYNDICALES

Après la réunion du CNCPS du 28 septembre 2017, un nouveau point permanent a été présenté. L’objectif était de faire le point sur diverses questions qui font l’objet de consultations entre les agents de négociation et la direction du ministère de la Justice du Canada.

M^me Emiel Wildhaber présente le compte rendu suivant :

• Lignes directrices relatives à l’hypersensibilité environnementale : Une première consultation a été menée en 2017. Ce point fera l’objet de discussions à la prochaine réunion du CCPH et un agent de négociation sera invité à la réunion.

• Directive sur les vêtements de cour : Consultations menées en 2015 et 2017. Les modifications proposées à la suite des consultations sont présentement en voie d’approbation.

• Politique d’apprentissage : Des modifications ont été apportées à la Politique d’apprentissage, et des consultations ont été effectuées en septembre 2017. À la suite de la réception des commentaires par écrit de l’AJJ, une réunion de suivi sera convoquée dans les jours qui viennent afin d’aborder les questions soulevées.

• Examen administratif : Ce sujet a fait l’objet de discussions lors de la réunion du CNCPS du 16 février 2017, ainsi que celle de juin 2017. Le rapport final sera distribué à tous les agents de négociation au cours des prochaines semaines, pour être ensuite envoyé aux employés.

• Programme d’excellence pour les avocats (PEA) : Des consultations ont été menées le 23 mai 2017 et l’AJJ a formulé des commentaires très positifs. La prochaine étape consiste à communiquer le Cadre national aux intervenants et à dresser un inventaire national des employés qui ont suivi avec succès le PEA.

12. LE POINT SUR L’INITIATIVE DE TRANSFORMATION DE L’ADMINISTRATION DE LA PAYE (Phénix)

M^me Emiel Wildhaber fait le point sur ce sujet. L’Unité de stabilisation de la paye-aux-RH a préparé une affiche « Qui fait quoi » pour le ministère de la Justice. Cet outil visuel aidera les employés à mieux comprendre les capacités des outils libre‑service (PeopleSoft et Phénix), ainsi que le rôle que jouent respectivement l’Unité de source fiable et de liaison (USFL) des RH et le Centre des services de paye.

Une équipe de la transformation de la paye et des finances a été mise sur pied en janvier 2018 pour travailler en collaboration avec les RH pour rendre compte des trop‑payés et des moins‑payés. Elle dirige également le Bureau ministériel des réclamations pour rembourser les employés du Ministère qui éprouvent des difficultés financières à cause du système Phénix.

L’Unité envisage d’avoir un stand lors de la SNFP pour faire connaître les outils élaborés pour aider les employés et les gestionnaires. Si l’événement connaît du succès, l’Unité prévoit lancer des déjeuners‑causeries qui pourraient être présentés par vidéoconférence dans les régions afin de permettre la participation des employés partout au pays.

L’USFL a été restructurée afin d’offrir un cheminement de carrière plus intéressant pour les employés. Toutefois, le recrutement d’employés possédant des connaissances en rémunération demeure un défi.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a annoncé dernièrement que le ministère de la Justice participera à la prochaine étape de la mise en œuvre progressive du modèle d’équipes mixtes de paye à compter de juin. Selon SPAC, le concept des modules devrait permettre de résoudre de manière plus efficace et complète les problèmes touchant la paye, de réduire les retards dans les dossiers, et de renforcer la collaboration entre le Centre des services de paye et le personnel de l’USFL.

M^me Hendel indique qu’ils sont heureux des services qu’ils ont reçus et qu’ils se sentent très bien servis par l’Unité de M^me Emiel Wildhaber. Elle souligne que les employés ont encore des difficultés avec les processus et les communications, et que l’AJJ est prête à leur donner un coup de main. M^me Emiel Wildhaber fait remarquer que le Ministère continuera de faire connaître différents outils et initiatives de communication.

13. TOUR DE TABLE

Aucun point n’est soulevé au cours du tour de table.

PROCHAINE RÉUNION

La prochaine réunion doit avoir lieu le 20 septembre 2018*. Elle sera présidée par M^me Ursula Hendel.

La séance est levée.

*Il est à noter que la date a été changée pour le 24 septembre étant donné que la conférence du Conseil National Mixte (CNM) est prévue pour le 20 septembre.

DISTRIBUTION :

MINISTÈRE DE LA JUSTICE DU CANADA

Nathalie G. Drouin
A. François Daigle
Johanne Bernard
Martine Dagenais
Lynn Lovett
Leigh Taylor
Virginie Emiel Wildhaber
JUSnet

SYNDICATS

ACAF (V. Gates)
AJJ (U. Hendel et S. Guttmann)
ACEP (C. Archambault et N. Malcom)
IPFPC (S. Godwin)
SESJ (B. Skalin et M. Crescenzi)