PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des groupes non prévues dans les statuts de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Personnes qui répondent aux critères de l’article 3 (catégories de membres).
« employeur » Se définit comme dans la convention collective du groupe, l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA).
« Groupe ACIA-S&A » le groupe Science et analyse de l’Agence canadienne d’inspection des aliments.
« président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la présidence du groupe
« vice-président(e) » Sauf indication contraire, la personne élue à la vice-présidence du groupe
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce groupe est le groupe ACIA–S&A de l’IPFPC, ci-après appelé le « groupe ».
ARTICLE 2 BUTS DU GROUPE
Le groupe a pour buts de servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le caractère et les normes de leurs professions, de formuler et d’exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent et de faire valoir les intérêts du groupe dans toutes les initiatives de l’employeur ou de l’Institut qui pourraient toucher le groupe. L’exécutif du groupe agit à titre de porte-parole du groupe auprès de l’Institut. Cela ne porte aucunement atteinte au droit des membres de traiter avec l’Institut à titre personnel.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Les membres qui appartiennent au groupe et qui sont membres titulaires de l’Institut sont également membres titulaires du groupe.
3.2 Les membres titulaires du groupe qui deviennent des membres à la retraite de l’Institut deviennent également des membres à la retraite du groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Seul(e)s les membres titulaires peuvent occuper des postes à l’exécutif du groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du groupe et voter dans le cadre des affaires du groupe.
4.2 Seul(e)s les membres titulaires peuvent assister aux assemblées générales du groupe et y prendre la parole.
4.3 Seul(e)s les membres titulaires peuvent voter sur des questions touchant la négociation collective, y compris en ce qui concerne le mode de règlement des différends et la ratification des conventions collectives proposées.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Finances du groupe : Les finances du groupe doivent être conformes aux politiques de l’Institut.
5.2 Exercice financier : L’exercice financier du groupe correspond à l’année civile.
5.3 Dépenses : L’exécutif du groupe engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du groupe.
5.4 Fonds du groupe : Les fonds du groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.5 Signataires autorisé(e)s : Les personnes autorisées à signer sont élues ou nommées par l’exécutif de l’organisme constituant et la décision prise à cet égard est consignée dans le procès-verbal approprié. Le groupe doit avoir au moins trois signataires autorisé(e)s.
5.6 Signatures : Tous les chèques doivent porter la signature de deux signataires autorisé(e)s, qui ne peuvent jamais être les bénéficiaires de ces chèques.
5.7 Dossiers : Toutes les dépenses sont consignées.
5.8 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de l’Institut qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du groupe.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU GROUPE
6.1 Rôle : L’exécutif du groupe exerce l’autorité et agit pour le compte du groupe dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition : L’exécutif est élu par et parmi les membres du groupe. Il se compose d’un(e) (1) représentant(e) régional(e) de chaque région de l’Institut et de membres actifs(-ves) et compte le nombre de membres maximum permis par les statuts de l’Institut. Le (la) représentant(e) régional(e) de chaque région de l’Institut est élu(e) par les membres titulaires des régions respectives. Deux des membres actifs(-ves) doivent provenir de la Région de la Capitale nationale et les autres membres actifs(-ves) doivent provenir des autres régions. Les membres actifs(-ves) seront élu(e)s par un vote national des membres titulaires du groupe. Les postes de président(e), de vice-président(e), de secrétaire, de trésorier(-ière) et de délégué(e) syndical(e) en chef seront élus parmi les membres de l’exécutif comme premier point à l’ordre du jour de la première réunion du nouvel exécutif chaque année.
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif a une durée de trois (3) ans.
6.4 Réunions : L’exécutif du groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif sont présents.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 Postes vacants :
6.7.1 Si la présidence devient vacante, le (la) vice-président(e) en assume les fonctions jusqu’à la prochaine élection
6.7.2 Si un poste autre que celui de président(e) devient vacant, les autres membres de l’exécutif peuvent choisir un(e) membre éligible du groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.7.3 Les membres qui manquent deux (2) réunions consécutives de l’exécutif sans motif valable sont réputé(e)s avoir démissionné de leur poste.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président(e) : Le (la) président(e) convoque et préside les réunions du groupe et de l’exécutif et présente un rapport sur les activités du groupe à l’assemblée générale annuelle.
6.8.2 Vice-président(e) : Le (la) vice-président(e) assiste le (la) président(e) dans l’exercice de ses fonctions et assume la présidence en son absence.
6.8.3 Secrétaire : Le (la) secrétaire envoie les avis de convocation aux réunions du groupe et de l’exécutif, dresse le procès-verbal des réunions, prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance du groupe et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.
6.8.4 Trésorier(-ière) : Le (la) trésorier(-ère) tient les livres du groupe conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale du groupe, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du groupe Des copies du rapport financier sont mises à la disposition des membres du groupe.
6.8.5 Membres actifs(-ves) : Les membres actifs(-ves) exercent les fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif du groupe.
6.8.6 Comités : L’exécutif peut former des comités, au besoin. Il en établit le mandat et la composition. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du groupe. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’exécutif.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du groupe et de conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection doit démissionner de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Le comité des élections lance un appel de candidatures à tous les membres du groupe au moins quatre (4) semaines avant la date limite pour les mises en candidature.
7.2.2 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections. S’il n’y a pas suffisamment de candidatures pour pourvoir les postes vacants, le Comité des élections tente d’obtenir le nom d’autres personnes disposées à assumer les fonctions, à défaut de quoi l’exécutif peut y nommer des personnes se son choix.
7.2.3 Les candidatures doivent être appuyées par au moins cinq (5) membres titulaires du groupe et les candidat(e)s doivent manifester le désir d’occuper un poste.
7.2.4 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidat(e)s et, s’il y a lieu, fait envoyer un bulletin à tous les membres qui ont le droit de voter.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du Comité des élections agissent à titre de directeurs(-trices) du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
7.3.2 Les bulletins de vote doivent être distribués au moins quatre (4) semaines avant la date limite de leur renvoi.
7.3.3 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections.
7.3.4 Les personnes qui obtiennent le plus grand nombre de voix pour un poste sont déclarées élues.
7.3.5 Le Comité des élections s’assure que les membres sont informé(e)s le plus tôt possible des résultats de l’élection.
7.3.6 Les nouveaux membres de l’exécutif entrent en fonction immédiatement après l’annonce des résultats d’élection.
7.4 Admissibilité aux postes de l’exécutif
7.4.1 Comme les membres de l’exécutif sont tou(te)s tenu(e)s de participer aux consultations avec l’employeur au nom des membres, il est obligatoire, pour être candidat(e) à un poste de l’exécutif ou pour continuer à y siéger, d’être délégué(e) syndical(e) ou en voie de le devenir.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du groupe en est le corps dirigeant. Seul(e)s les membres titulaires ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
8.1.3 Délégués(e) :
8.1.3.1 Seul(e)s les membres titulaires peuvent assister aux assemblées générales du groupe et y prendre la parole. Seul(e)s les délégué(e)s peuvent proposer ou appuyer des motions ou des résolutions et voter à l’assemblée générale annuelle. Le nombre de délégué(e)s est déterminé conformément aux politiques de l'Institut.
8.1.3.2 Chaque membre de l’exécutif du groupe est un(e) délégué(e).
8.1.3.3 L'exécutif du groupe nomme ou approuve les délégué(e)s à l'AGA, en consultation avec les exécutifs des sous-groupes.
8.1.3.4 Remplaçant(e)s : Un(e) délégué(e) peut être représenté(e) par un(e) remplaçant(e) qui doit être approuvé(e) par l'exécutif du groupe, en consultation avec l'exécutif du sous-groupe en cause. Cette personne peut voter et participer à l'assemblée comme si elle était un(e) délégué(e). Personne ne peut avoir plus d’une (1) voix lors des votes.
8.1.4 Quorum : Le quorum est constitué lorsque cinquante pour cent (50 %) des délégué(e)s autorisé(e)s sont présent(e)s à l’ouverture de la séance.
8.1.5 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président(e)
Rapport financier annuel
Approbation du budget
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
8.1.6 Vote sur les motions : Seul(e)s les délégué(e)s présent(e)s à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque délégué compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
8.1.7 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ve) de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du groupe ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres du groupe. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURES
Aux réunions du groupe ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le (la) président(e) d’assemblée se prononce d’abord sur les questions de procédure et d’ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du groupe. Tous les membres du groupe peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
(Voir en 8.1.2)
10.3 Les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut aux fins d’examen.
10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du groupe et approuvés par l’Institut.
10.5 Les présents statuts sont adoptés à la fois en français et en anglais, les deux versions ayant force de loi égale.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du groupe peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du groupe, et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du groupe, qui ne peut être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du groupe, où ils peuvent être rejetés ou modifiés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.
ARTICLE 12 MESURES DISCIPLINAIRES
Des mesures disciplinaires peuvent être prises conformément aux statuts de l’Institut.
RÈGLEMENTS
R6.3.1 À compter de 2018, des élections de l’exécutif du groupe se tiendront pour les deux (2) membres actifs(-ves) provenant de la Région de la Capitale nationale. En 2019, des élections de l’exécutif du groupe se tiendront pour les trois (3) membres actifs(-ves) provenant des régions autres que celle de la Capitale nationale, pour le (la) représentant(e) régional(e) de l’Atlantique, pour le (la) représentant(e) régional(e) de l’Ontario et pour le (la) représentant(e) régional(e) de la Capitale nationale. En 2020, des élections de l’exécutif du groupe se tiendront pour les trois (3) autres représentant(e)s régionaux(-ales), soit ceux (celles) de la région des Prairies et des Territoires du Nord-Ouest, la région du Québec et la région de la Colombie-Britannique et du Yukon. En 2021, le cycle se répète pour les années à venir.
R6.8.5.1 Un(e) délégué(e) syndical(e) en chef est élu(e) par les membres de l’exécutif. Cette personne assure la liaison avec tou(te)s les délégué(e)s syndicaux(-ales) du Canada en communiquant de l’information provenant de l’exécutif du groupe aux délégué(e)s syndicaux(-ales) et vice versa.
Approuvés par le Conseil d'administration
Le 26 juillet 2019