Compte rendu de la réunion de l’exécutif du sous-groupe VFS-AC : 5 septembre 2024

Point	Sujet et discussion	Suivi
Ouverture de la séance	Brian Busby ouvre la séance à 17 h 40. Participants virtuels : Brian Busby, Andra Weis, James Armstrong, Audrey Wojcik, Art Iwinski, Tabitha Fuller, Michael Patterson, Nitin Chowdary Absences : Jyoti Tanotra, Louise Lepore	Brian Busby
Adoption des points à l’ordre du jour	L’ordre du jour provisoire suivant a été joint à l’invitation à la réunion : Ouverture de la séance et observations préliminaires - Brian Approbation du procès-verbal de la dernière réunion - Brian Mise à jour de la planification de l’AGA 2024 du sous-groupe VFS-AC - Brian/Andra Brian Busby propose d’approuver l’ordre du jour (avec l’appui de Art Iwinski). Motion adoptée.
Procès-verbal de la réunion précédente	Brian Busby propose d’approuver le procès-verbal de la réunion du 25 juin 2024 de l’exécutif du sous-groupe VFS-AC. Une erreur est relevée dans le procès-verbal : nous convenons de le réviser et de le rediffuser par courriel pour approbation.	Art Iwinski
Nouvelles de l’assemblée générale annuelle (AGA)	Audrey fait le point sur le site de Prescott et nous informe que les articles promotionnels ont été commandés et qu’ils devraient arriver dans quelques jours. Ils comprennent 25 sacs à dos (à distribuer par tirage au sort), des cahiers, des batteries de téléphone portable et des stylos. Andra s’occupera des services d’interprétation pour l’AGA. Il a été convenu que Doug Mason (président du groupe VFS) serait notre conférencier de choix, et Brian Busby a accepté d’envoyer à Doug une invitation formelle. Brian, James et Tabitha s’occuperont des bulletins de vote. Andra s’est arrangée pour qu’un de nos membres retraités nous aide.	Andra
Rapport financier du trésorier	Le trésorier du sous-groupe, James Armstrong, résume la situation financière du sous-groupe. James indique qu’il n’y a eu ni dépôt ni décaissement sur notre compte bancaire depuis notre dernière réunion, mais qu’il y a eu des intérêts courus. James demandera à l’Institut une avance sur son allocation annuelle pour couvrir les dépenses liées à l’AGA.	James Armstrong
Prochaine réunion et levée de la séance	Les membres de l’exécutif impliqués dans l’organisation de l’AGA conviennent provisoirement de discuter de la logistique relative à l’AGA du 17 octobre 2024. Brian propose (avec l’appui d’Audrey) de lever la séance. Motion adoptée. La séance est levée à 18 h 55.