Procès-verbal de la réunion exécutive du sous-groupe VFS de l'administration centrale - Le 15 juin 2023

Point

Sujet et discussion

Suivi

Ouverture de la séance et mot de bienvenue

Brian Busby annonce que le quorum est atteint et ouvre la séance à 17 h 56.

Brian Busby

Adoption des points à l’ordre du jour

Patrick McIver a envoyé un ordre du jour provisoire de la réunion à tous les membres de l’Exécutif le 9 juin 2023. Aucune révision n’a été apportée au projet d’ordre du jour.

Andra propose d’approuver le projet d’ordre du jour, ce qui est appuyé par Audrey. Motion adoptée.

Patrick McIver

Procès-verbal de la réunion précédente

Le projet de procès-verbal de la réunion de direction du 20 avril 2023 a été distribué aux membres de l’Exécutif par courriel peu après la réunion. Aucune modification n’est demandée par l’Exécutif.

Par conséquent, le 2 mai 2023, une copie approuvée du procès-verbal a été transmise à l’Institut pour publication sur la page Web du sous-groupe VFS de l’AC.

Le procès-verbal a été publié le 30 mai 2023 (https://pipsc.ca/groups/afs/ subgroups/afs-hq-ncr/afs-headquarters-sub-group-executive- meeting-minutes-april-20-2023)

Patrick McIver

Représentant régional VFS de l’administration centrale — Remarques

Le représentant de la région VFS de l’AC, Dan Quinn, n’a pas assisté à la réunion et n’a donc pas pu faire de commentaires. Toutefois, l’Exécutif a été informé qu’Abraham (Abe) Garcia (ancien président intérimaire du Sous-groupe) a été élu représentant VFS de l’AC le 1^er juillet 2023 pour un mandat de trois ans.

Patrick informe l’Exécutif qu’à l’avenir, il veillera à ce qu’Abe soit inclus dans les futures communications impliquant le Sous-groupe.

Brian Busby

Point

Sujet et discussion

Suivi

Rapport financier par le trésorier

James Armstrong a préparé et envoyé à tous les membres un rapport financier actualisé au 31 mai 2023. Discussion sur la politique de l’Institut concernant le processus d’attribution des sous-groupes et les exigences en matière de rapports financiers. Il a également parlé des besoins financiers pour la prochaine AGA et de l’activité de mobilisation du Sous-groupe proposée pour cet été.

Au cours de la discussion, Earle Loftman demande quel est l’exercice fiscal de l’Institut. Patrick pense qu’il s’agit de l’année civile (en partant du principe que le Sous-groupe reçoit son allocation annuelle de l’Institut au printemps). La réponse à la question sera donnée avant la prochaine réunion de l’exécutif du Sous-groupe.

James Armstrong

VFS AC

Postes vacants à l’exécutif du Sous-groupe

Suite au départ à la retraite ou à la démission de Bruce Buchardt et à la démission de Jasen Spry, des postes sont à pourvoir au sein de l’exécutif du Sous-groupe. Il est convenu que ces postes seraient pourvus avant la prochaine assemblée générale du Sous-groupe.

La directrice Louise Lepore (élue pour un mandat d’un an à l’AGA de 2022) a exprimé son souhait de remplacer Andra Weis en tant que directrice pour deux ans (car Andra, élue à l’AGA de 2022 en tant que directrice pour deux ans, a été choisie pour remplacer Brian à la vice-présidence du Sous-groupe).

S’ensuit une discussion. Patrick propose que Louise succède à Andra pour un mandat de deux ans (se terminant à l’AGA de 2024). Audrey Wojcik appuie la motion. Motion adoptée.

À l’issue du vote, il reste deux postes d’administrateur à pourvoir, pour un mandat expirant à l’AGA de 2023. Tabitha Fuller, membre du Sous-groupe, fait part de son souhait d’occuper l’un de ces postes. Une discussion a lieu. Brian propose de choisir Tabitha pour succéder à Jasen Spry au poste de directeur, pour un mandat qui expirera lors de la prochaine AGA. James appuie la motion.  Motion adoptée.

Brian souhaite la bienvenue à Tabitha et la remercie de l’intérêt qu’elle porte à l’Exécutif.

Pour clore le sujet, Patrick informe l’Exécutif de l’expiration du mandat de chacun des membres. Les membres dont le mandat au sein de l’Exécutif expire lors de la prochaine AGA (c’est-à-dire celle de 2023) sont les suivants : Brian, James, Lin Bian et Tabitha.

Les personnes dont le mandat arrivera à échéance lors de l’AGA de 2024 sont les suivantes : Andra, Patrick, Audrey, Daryl Boychuk, Earle Loftman et Louise.

Brian Busby

Point

Sujet et discussion

Suivi

AGA 2022 du sous-groupe de l’AC

- Ébauche du procès-verbal

Par courriel du 22 avril 2023, Patrick a envoyé une ébauche du procès-verbal de l’AGA 2022 à l’Exécutif pour examen. Aucune demande de modification n’a été reçue. Par conséquent, le projet de procès-verbal de l’AGA a été envoyé à l’Institut, qui le traduira et le publiera sur la page Web du Sous-groupe.

Le projet de procès-verbal de l’AGA 2022 a été publié le 17 mai 2023 l(https://pipsc.ca/groups/afs/subgroups/afs-hq-ncr/draft- meeting-minutes-afs-hq-subgroup-agm-2022). Le procès-verbal sera approuvé à l’AGA 2023.

Patrick McIver

AGA 2023 du sous-groupe de l’AC

7 septembre

2023

Lors de la précédente réunion de l’exécutif du Sous-groupe, il a été décidé que l’AGA 2023 se tiendrait le jeudi 7 septembre 2023. Par courriel après la réunion d’avril, l’exécutif du Sous-groupe a décidé de se réunir à la section Montgomery de la Légion royale canadienne (LRC), située sur la rue Kent, à Ottawa. Un contrat a ensuite été signé avec la LRC.

Une discussion a lieu sur les différents aspects relatifs à la réunion, tels que l’équipement audiovisuel, l’invitation d’invités spéciaux, la logistique, etc. Daryl a été choisi pour être le maître de cérémonie et l’hôte de la soirée. Lin a été choisie pour gérer le bureau d’inscription des membres. Andrey a décidé d’étudier la possibilité d’acheter des articles de marque VFS afin d’offrir une visibilité aux membres présents et d’accroître la visibilité de l’IPFPC, du groupe VFS et du Sous-groupe sur le lieu de travail.

Une discussion a également eu lieu sur la composition du Comité des élections pour la prochaine élection de l’Exécutif. Andra et Audrey ont été sélectionnées pour former le Comité, et entre elles, elles identifieront et proposeront un troisième membre pour y siéger. La décision finale concernant le Comité sera prise lors de la prochaine réunion de l’Exécutif (qui se tiendra avant la prochaine AGA).

Brian Busby

AGA 2023 VFS — 10 juin 2023

Compte rendu

L’assemblée générale du groupe VFS s’est tenue la semaine dernière, le 10 juin 2023. Membres du Sous-groupe présents à l’assemblée : Brian, Andra, Patrick, Daryl, Audrey et Lin. Brian fait une brève mise au point sur ce qui a été discuté lors de l’AGA.

Brian Busby

Déploiement de la présence sur place (DPSP)

Brian fait le point sur la mise en œuvre en cours du DPSP sur le lieu de travail, et les membres de l’Exécutif informent les autres membres de ce qu’ils vivent et entendent de la part des membres au sujet du DPSP.

Brian Busby