Procès-verbal de la réunion exécutive du sous-groupe VFS de l'administration centrale - Le 20 avril 2023

Point

Sujet et discussion

Suivi

Ouverture de la séance et mot de bienvenue

Bruce Buchardt annonce que le quorum est atteint et ouvre la séance à 18 h 43.

Brian Busby

Approbation des 

points à l’ordre du jour

Patrick McIver a envoyé un ordre du jour provisoire de la réunion à tous les membres de l’Exécutif le 19 avril 2023. Aucune révision n’a été apportée au projet d’ordre du jour. 

Andra Weis propose d’approuver le projet d’ordre du jour, ce qui est appuyé par Brian. Motion adoptée.

Patrick McIver

Procès-verbal de 

la réunion précédente

Le projet de procès-verbal de la réunion de direction du 27 octobre 2022 a été distribué aux membres de l’Exécutif par courriel peu après la réunion. Des modifications ont été reçues et une version révisée a été distribuée à tous les membres. 

L’Exécutif a approuvé le procès-verbal de la réunion du 27 octobre 2022 par courriel le 24 novembre 2022. Une copie approuvée du procès-verbal a été transmise à l’Institut pour publication sur la page Web du sous-groupe VFS de l’AC. 

Compte rendu publié le 12 décembre 2022 (https://pipsc.ca/ groups/afs/subgroups/afs-hq-ncr/afs-hq-subgroup-executive meeting-minutes-october-27-2022)

Patrick McIver

Administration centrale 

Représentant régional VFS 

- Remarques

Dan Quinn a été invité à participer à la réunion en tant que représentant VFS de l’AC. Il fait le point sur l’état actuel des négociations collectives de l’Institut (VFS) de l’ARC. Les deux principales questions restent la rémunération et le travail à domicile. Les séances de négociation sont actuellement prévues du 23 au 26 avril, du 29 mai au 2 juin et du 26 au 30 juin. Le groupe VFS continuera à envoyer aux membres des comptes rendus sur les négociations par courriel et sur le site Web VFS de l’Institut.

Dan Quinn

Point

Sujet et discussion

Suivi

Rapport financier par le trésorier

James Armstrong n’a pas pu assister à la réunion pour des raisons médicales, mais par l’intermédiaire de Patrick, il présente un compte rendu du solde du compte bancaire au 31 mars 2023.

James 

Armstrong

AC VFS 

Sous-groupe : 

Postes vacants de l’Exécutif

Le 13 février 2023, Bruce Buchardt, président du Sous-groupe, a annoncé par courriel sa démission de ce poste et de l’Exécutif en raison de son départ à la retraite de l’ARC. 

Le 14 février 2023, par courriel, le directeur/membre actif Jasen Spry a annoncé sa démission de l’exécutif du Sous-groupe parce qu’il a accepté une nomination en tant que cadre à l’ARC.

En vertu de l’article 6.7.1 des statuts, le vice-président du Sous-groupe Brian Busby a assumé la fonction de président pour la durée du mandat de Bruce Buchardt (c’est-à-dire jusqu’à l’AGA de 2023). Le poste de vice-président du sous-groupe est donc vacant et, en vertu de l’article 6.7.2 des statuts, il incombe à l’Exécutif de pourvoir ce poste pour la durée du mandat initial de Brian (c’est-à-dire jusqu’à l’AGA de 2024). 

Une discussion a lieu. Patrick propose qu’Andra assume la fonction de vice-présidente du Sous-groupe. Il est appuyé par Daryl Boychuk. Andra accepte la nomination. Aucune autre candidature n’a été reçue pour le poste de vice-président du Sous-groupe. Andra est donc élue par acclamation pour la durée du mandat initial de Brian.

Compte tenu de la démission de Jasen et de l’élection d’Andra à la vice-présidence, deux postes de directeur/membre actif sont désormais ouverts au sein de l’Exécutif. Dan et Andra proposent des candidatures pour ces deux postes à pourvoir. Ils acceptent de contacter ces personnes pour leur demander si elles accepteraient de rallier l’Exécutif jusqu’à la prochaine AGA. Ils feront rapport à l’Exécutif à la prochaine réunion.

Sous-groupe de l’AC 

AGA 2022 

- Ébauche du procès-verbal

Patrick informe l’Exécutif qu’il prépare actuellement le projet de procès-verbal de l’AGA 2022 qui s’est tenue le 7 juin 2022.  L’AGA a été conduite par l’Institut et aucun procès-verbal n’a été établi. Patrick fera circuler le projet de procès-verbal pour examen et approbation par les cadres, qui sera ensuite présenté à l’AGA de 2023 pour approbation par les membres du sous-groupe.

Patrick McIver

Point

Sujet et discussion

Suivi

Sous-groupe de l’AC - AGA 2023

Selon les statuts du Sous-groupe, l’assemblée générale doit se tenir chaque année civile et, en tout état de cause, dans les quinze mois suivant la date de la dernière assemblée générale. Dans ce cas, la prochaine assemblée générale doit se tenir avant le 7 septembre 2023. 

Les points qui devront être abordés ou approuvés lors de cette AGA sont les suivants : 1) les procès-verbaux des AGA de 2021 et 2022; 2) les résultats financiers de 2021 et 2022; 3) l’approbation des budgets pour 2023 et 2024; 4) les élections de l’exécutif pour les postes de président, de trésorier et de trois directeurs/membres actifs (élus pour un mandat d’un an lors de l’AGA de 2022).

Une discussion a lieu. La décision est prise de tenir l’AGA 2023 le jeudi 7 septembre 2023. Andra et Louise Lepore acceptent de travailler ensemble pour trouver deux endroits potentiels dans le centre-ville. 

L’Exécutif décidera lors de la prochaine réunion de prendre les décisions finales relatives à l’AGA de 2023.

Brian Busby

AGA 2023 VFS - 10 juin 2023

L’AGA 2023 du groupe VFS se tiendra le 10 juin 2023 au Hilton Lac-Leamy. 

Le Sous-groupe a le droit d’avoir cinq membres qui assistent à l’AGA en tant que délégués de la région de l’AC. Dan demande à l’Exécutif de donner les noms de cinq personnes qui y seront déléguées. 

Brian, Andra, Patrick, Lin Bian et Daryl expriment leur intérêt à participer. James avait exprimé son intérêt pour une participation avant la réunion. En entendant cela, Daryl lui offre sa place. 

Il est décidé que Brian, Andra, Patrick et Lin seront présents.  Daryl et James communiqueront entre eux pour décider qui participera en tant que cinquième personne.

Brian Busby

Déploiement de la présence sur place (DPSP)

Une discussion a lieu sur ce que les membres de l’exécutif du Sous-groupe entendent de la part des membres concernant la mise en œuvre du DPSP par l’ARC et ses implications ou conséquences sur les membres.  Des membres de l’Exécutif décrivent des cas où la direction de l’ARC a refusé des demandes de maintien du travail à domicile, a annulé l’obligation de prendre des mesures d’adaptation mises en place avant la pandémie, etc. 

Dan recommande à l’Exécutif de lui faire part des problèmes, de lui dire qui les rassemble et les soulève auprès de la direction de l’ARC par le biais du processus de consultation (qui est actuellement suspendu en raison de la grève de l’AFPC). Il est également recommandé aux membres de continuer à déposer des demandes d’exemption et des griefs.

Brian Busby

Point

Sujet et discussion

Suivi

Mobilisation 

Événements

Brian évoque la possibilité d’organiser une activité de mobilisation pendant les mois d’été, comme un barbecue. Les membres de l’Exécutif conviennent que c’est une bonne idée. Daryl et Earle Loftman acceptent de travailler ensemble à l’élaboration d’un plan pour une éventuelle réunion d’été des membres, et présenteront ce plan lors de la prochaine réunion de l’Exécutif.

Brian Busby

Activités de délégués syndicaux

Il reste un membre de l’Exécutif qui n’a pas suivi la BST. L’Institut y veille et collabore avec cette personne pour qu’elle suive la formation nécessaire.

Une discussion a également lieu sur certaines des activités liées aux délégués syndicaux dans lesquelles les membres de l’Exécutif s’engagent, en soutien aux membres du Sous-groupe.

Brian Busby

Tour de table

Louise informe l’Exécutif qu’elle assistera au Conseil régional de la Région de la capitale nationale (RCN) les 21 et 22 avril 2023. Le Conseil régional de la RCN est l’instance dirigeante de l’Institut dans la RCN. C’est là que sont élus les membres actifs de la RCN, que les modifications aux statuts sont adoptées et que le budget de la RCN est approuvé. Elle y participera avec Andra, Lin et Earle. Un compte rendu sera fait à l’exécutif lors de la prochaine réunion.

Levée de la séance

Il est décidé de tenir la prochaine réunion de l’Exécutif le jeudi 15 juin 2023 à 17 h 30 au restaurant Madison. 

Brian Busby propose la levée de la séance. Patrick l’appuie. Il n’y a aucune objection. La réunion se termine à 20 h 44.

Brian Busby