Procès-verbal de la réunion de l’exécutif du sous-groupe VFS de l’Administration centrale (AC) - le 24 août 2023

Point

Sujet et discussion

Suivi

Ouverture de la séance et mot de bienvenue

Brian Busby annonce que le quorum est atteint et ouvre la séance à 19 h 04.

Brian Busby

Adoption des points à l’ordre du jour

Patrick McIver a envoyé un ordre du jour provisoire de la réunion aux membres de l’Exécutif par courriel le 20 août 2023. Ce projet d’ordre du jour a fait l’objet d’une révision et a été redistribué aux membres de l’Exécutif. Aucune révision supplémentaire n’a été demandée ou effectuée.

Andra Weis propose d’approuver le projet d’ordre du jour révisé avec l’appui d’Audrey Wojcik. Motion adoptée.

Patrick McIver

Procès-verbal de la réunion précédente

L’ébauche du procès-verbal de la réunion du 13 juillet 2023 de l’Exécutif est distribuée par courriel peu après la réunion. Patrick a reçu des réponses de la majorité des membres de l’Exécutif qui ont indiqué qu’ils ne souhaitaient aucun changement par rapport au projet de texte distribué.

Par conséquent, le 31 juillet 2023, une copie approuvée du procès-verbal a été transmise à l’Institut à des fins de publication sur la page Web du sous-groupe VFS de l’AC. Le procès-verbal a été publié sur la page Web le 9 août 2023.

Patrick McIver

Représentant régional VFS de l’Administration centrale : remarques

Abraham Garcia, représentant régional VFS de l’AC, a été invité à participer à la réunion, mais n’a pas été en mesure de le faire.

Cependant, il a demandé à Patrick de transmettre à l’exécutif du Sous-groupe un compte rendu sur les négociations collectives. À ce sujet, le groupe VFS et l’ARC se sont rencontrés en juillet pour une nouvelle ronde de négociations collectives en vue de parvenir à une nouvelle convention collective; aucun accord de principe n’a été conclu lors de cette ronde, et une nouvelle ronde est prévue pour le mois d’août.

Abraham Garcia

Septembre. Le groupe VFS a publiquement transmis à ses membres un compte rendu des négociations par le biais d’un avis publié sur sa page Web.

Rapport financier du trésorier

James Armstrong fait le point sur la situation financière actuelle du Sous-groupe. Il informe l’Exécutif qu’il avait des problèmes pour accéder au compte bancaire du Sous-groupe par voie électronique en ligne, mais qu’il a depuis résolu ce problème.

Au cours de la réunion, il envoie à tous les membres de l’Exécutif les rapports financiers des exercices 2021 et 2022 (se terminant le 31 décembre), ainsi que les avant-projets de budget pour les exercices 2023 et 2024. Ils doivent être revus et approuvés par l’Exécutif avant l’AGA de 2023, où ils devront être approuvés par les membres.

En raison du manque de temps lors de la réunion, il est décidé que les membres de l’Exécutif examineraient les documents, les commenteraient, proposeraient des modifications ou exprimeraient leur accord par courriel (en répondant à tous les membres) à la suite de la réunion.

James Armstrong

VFS de l’AC

Sous-groupe — Postes vacants à l’Exécutif (suivi de la discussion de la réunion du 4 avril 2023)

Dans un courriel envoyé le 23 août 2023 à tous les membres de l’Exécutif, Patrick informe l’Exécutif qu’après avoir réfléchi à plusieurs décisions prises lors des réunions du 20 avril et du 15 juin 2023 pour composer avec la démission de Bruce Buchardt en tant que président du Sous-groupe, il a décidé que le Sous-groupe n’était pas en mesure d’assumer les responsabilités qui lui incombaient. Ces décisions étaient les suivantes :

• Le poste de vice-président du sous-groupe est donc vacant et, en vertu de l’article 6.7.2 des statuts, il incombe à l’Exécutif de pourvoir ce poste pour la durée du mandat initial de Brian (c’est-à-dire jusqu’à l’AGA de 2024).
• Andra est élue par acclamation à la vice-présidence du Sous-groupe pour la durée du mandat initial de Brian.
• Andra étant désormais notre vice-présidente jusqu’à l’AGA de 2024, le Sous-groupe a conscience que son poste doté d’un mandat de deux ans devient vacant, ce qui conduit le Sous-groupe à voter pour choisir Louise comme remplaçante d’Andra jusqu’à la fin du mandat de deux ans (c’est-à-dire qu’Andra devait être candidate à son propre poste lors de l’AGA de 2024).

Patrick McIver

En conséquence de ces décisions : 1) le mandat de Brian en tant que membre élu de l’Exécutif est ramené de deux ans à un an parce qu’il était tenu, en vertu des Statuts, d’assumer la fonction de président et que le poste de vice-président est donc considéré comme vacant; 2) le mandat d’Andra au sein de l’Exécutif est resté inchangé (elle a été élue pour un mandat de deux ans en tant qu’administratrice et doit effectuer le reste de son mandat de deux ans en tant que vice-présidente); et 3) Louise, qui a été élue par les membres pour un mandat d’un an en tant qu’administratrice/membre active, a vu son mandat prolongé par l’Exécutif à deux ans.

La réflexion de Patrick est motivée par les préoccupations exprimées par les membres du Comité des élections, qui se demandaient pourquoi le poste de vice-président n’était pas non plus soumis à l’élection.

Après réflexion, Patrick estime que les décisions prises en avril et en juin ne sont pas correctes et conformes aux statuts du Sous-groupe, et comme l’AGA 2023 a lieu dans deux semaines, il estime qu’il est nécessaire de discuter de la question et de clarifier/rectifier ces erreurs afin que les membres corrects de notre exécutif sachent s’ils doivent être réélus.

S’ensuit une discussion sur la question.

Patrick informe l’Exécutif qu’il va proposer la motion suivante (dont le texte a été diffusé par courriel à tous les membres de l’Exécutif le 23 août 2023) :

Nous rectifions et corrigeons nos décisions du 20 avril 2023 et du 15 juin 2023 en ce sens :

• Brian assume les fonctions de président jusqu’à l’AGA de 2023, après quoi il reprendra son poste de vice-président pour le reste de son mandat (à moins qu’il ne se présente et soit élu pour un nouveau mandat de deux ans en tant que président du sous-groupe, créant ainsi officiellement une vacance à la vice-présidence);
• Alors que Brian assumait/assume les fonctions de président jusqu’à l’AGA 2023, Andra a été nommée/élue par acclamation pour remplir temporairement les fonctions de vice-présidente du sous-groupe jusqu’à l’AGA 2023, après quoi elle retournera à son poste d’administratrice/membre active pour le reste de son mandat (à moins qu’il n’y ait une ouverture dans ce poste de vice-président en raison de l’élection de Brian à la présidence du sous-groupe, auquel cas le nouvel exécutif pourrait choisir Andra comme vice-présidente jusqu’à la « prochaine élection », soit l’AGA 2024); et
• Louise, qui n’a jamais été élue que pour un mandat d’un an en tant qu’administratrice/membre active et qui, si Bruce n’avait pas démissionné, aurait été candidate à l’AGA de 2023, resterait candidate à l’AGA de 2023.

Au cours de la réunion, et après une longue discussion sur le sujet, Earle a proposé la motion telle qu’elle a été envoyée par courriel aux membres de l’Exécutif. Patrick l’appuie. La motion est approuvée.

AGA 2023 du sous-groupe de l’AC

7 septembre

2023

L’Exécutif poursuit ses discussions et planifie la prochaine AGA, qui aura lieu le 7 septembre 2023. On traite de plusieurs sujets :

Brian Busby

En ce qui concerne la composition du Comité des élections, Andra annonce qu’en raison de l’augmentation de la charge de travail liée à l’organisation des élections, on estime qu’une personne supplémentaire devait être nommée pour rallier le Comité. Elle propose le nom de Dixie Toma, une membre retraitée du groupe VFS qui a travaillé avec Andra et Helga Welward. Andra propose d’inviter Dixie Toma à se joindre au Comité des élections. Patrick l’appuie. Motion adoptée. Le Comité des élections est désormais composé d’Andra, Audrey, Helga et Dixie.

Andra informe l’Exécutif que le Comité des élections devra payer certains frais de photocopie, de papier, d’impression, etc. Earle propose de dépenser jusqu’à 200 dollars pour l’achat de fournitures liées à l’AGA. Brian l’appuie. Motion adoptée.

Audrey informe les membres de l’Exécutif qu’elle a commandé et reçu les articles qui seront distribués lors de l’AGA 2023 ainsi que lors d’un futur événement de mobilisation. Il est décidé que plusieurs membres se réuniraient avant l’AGA 2023 pour assembler les sacs cadeaux que chaque membre présent à l’AGA recevra.

Patrick informe le Comité exécutif du nombre actuel de membres inscrits à l’AGA. Au moment de l’assemblée, 41 personnes étaient inscrites pour y assister, dont 36 avaient le droit de vote. La date limite d’inscription est fixée au 27 août 2023 et les chiffres définitifs doivent être remis au traiteur pour les repas avant le 31 août 2023. Il est convenu que lors de la remise des chiffres définitifs au traiteur, des repas « supplémentaires » (sur la base des chiffres actuels, neuf repas supplémentaires) seraient achetés pour répondre aux demandes tardives de participation à l’AGA que Patrick reçoit. Audrey a contacté l’Institut pour qu’un courriel de rappel de l’AGA soit envoyé à tous les membres du Sous-groupe. Patrick informe également les membres de l’Exécutif qu’il a reçu quelques plaintes de membres qui n’étaient pas d’accord avec la décision de ne pas organiser une AGA hybride. Patrick affirme qu’il s’agit d’une question que nous devrions examiner lors de la prochaine AGA en 2024.