PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des sections non prévues dans les statuts et règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Région du Québec, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada
« membres » Ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membres)
« président » Sauf indication contraire, le président de la Section
« vice-président » Sauf indication contraire, le vice-président de la Section
ARTICLE 1 NOM
Le nom de la section est la section de l’Abitibi-Témiscamingue de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé la « Section ».
ARTICLE 2 BUTS DE LA SECTION
La Section a pour buts de faire valoir les intérêts de ses membres, de servir de tribune pour les discussions sur les affaires de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de formuler des recommandations au conseil régional et à l'Institut s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut, conformément aux statuts de ces organismes.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Tout membre titulaire se trouvant sur le territoire d’appartenance de la Section, tel qu’il a été défini par l’Institut, est membre titulaire de la Section.
3.2 Tout membre retraité se trouvant sur le territoire d’appartenance de la Section, tel qu’il a été défini par l’Institut, est membre retraité de la Section.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif de la Section, proposer des candidats à ces postes, suggérer des amendements aux statuts de la Section et voter dans le cadre des affaires de la Section.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales de la Section et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L'exercice financier de la Section correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L'exécutif de la Section engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement de la Section.
5.3 Fonds de la Section : Les fonds de la Section sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures Une opération financière porte la signature de deux (2) membres de l’exécutif parmi les suivants: président, vice-président, secrétaire-trésorier de la Section. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de la Section qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Rôle : L’exécutif de la Section exerce l’autorité et agit pour le compte de la Section dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition : L’Exécutif est composé d'un président, d'un vice-président et d'un secrétaire-trésorier qui sont élus par et parmi les membres à l’assemblée générale annuelle de la Section.
6.3 Mandat Les mandats sont de trois (3) ans.
6.4 Réunions : L’exécutif de la Section tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de trois (3) fois par année.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif de la Section sont présents.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.
6.7.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible de la Section pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.7.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste à l’Exécutif.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président : Le président convoque et préside les réunions de la Section et de l’Exécutif et présente un rapport sur les activités de la Section à l’assemblée générale annuelle.
6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en son absence.
6.8.3 Secrétaire-trésorier : Le secrétaire-trésorier envoie des avis de convocation aux réunions de la Section et de l’Exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers, y compris la correspondance de la Section et de l’Exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire-trésorier est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les statuts et règlements de l’Institut et de la Région.
6.8.4 Comités : L’Exécutif peut mettre sur pied les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire de la Section. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui les a créés.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité d’élections L’exécutif de la Section nomme un comité d’élections pour recevoir les mises en candidature et diriger la tenue des élections. Un membre du Comité qui devient candidat à une élection doit démissionner du Comité.
7.2 Modalité des mises en candidature
7.2.1 Un appel de candidatures en vue de pourvoir des postes de l’exécutif de la Section accompagne l’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle. (Voir en 8.1.2)
7.2.2 Les mises en candidature sont soumises par écrit ou lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) de la Section.
7.2.3 Le comité d’élections s'assure de l’éligibilité des candidats aux élections et qu’ils sont disposés à assumer les fonctions du poste.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.
7.3.2 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.3 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle de la Section, puis ils sont publiés.
7.3.4 Les nouveaux membres de l’exécutif de la Section entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle de la Section en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif de la Section convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions d’amendements aux statuts.
8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsqu’une majorité simple des membres inscrits à l'ouverture de l'assemblée sont présents.
8.1.4 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’Exécutif de la Section)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité d’élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications aux statuts
8.1.5 Vote : Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif de la Section sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif de la Section fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire de la Section peut être convoquée par l’Exécutif ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres votants de la Section et a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de convocation ou de la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées de la Section, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur toute question de procédure ou de règlement et, en l'absence de dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente du Code Morin disponible à l'assemblée.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Ces statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire de la Section. Les modifications proposées sont approuvées par un vote à majorité simple des membres votants.
10.2 Toutes les propositions de modification des présents statuts sont soumises, par écrit, à l’Exécutif de la Section. Tous les membres de la Section peuvent présenter des propositions de modifications. L’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :
a) l'article visé par la modification; et
b) le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux statuts, et leurs modifications, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’Exécutif régional que cela concerne.
10.4 Les présents statuts et les amendements qu’on leur apporte entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres de la Section et approuvés par l'Institut.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif de la Section peut adopter et amender des articles de règlements s’il juge ces articles ou ces amendements nécessaires ou utiles au fonctionnement de la Section et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les amendements proposés sont soumis à l'approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif de la Section, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante de la Section, où ils peuvent être rejetés ou amendés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.