À l’automne 2021, le processus de recouvrement des trop-perçus a été lancé pour les employés qui, selon le Centre des services de paye de la fonction publique, ont été rémunérés en trop par le système de paye Phénix en 2016 et après. Les employés ont reçu des lettres les informant d’un trop-perçu et ont eu quatre semaines pour y répondre en acceptant ou en contestant le montant ou la validité du trop-perçu. L’absence de réponse entraînerait le recouvrement du trop-perçu indiqué.
Certaines lettres indiquaient un montant exact, mais d’autres montraient un montant inexact ou que l’employé ne pouvait valider. Il y a aussi des gens qui auraient reçu une lettre de paiement excédentaire alors qu’ils ont des problèmes de rémunération qui doivent d’abord être réglés par le Centre des services de paye de la fonction publique.
L’IPFPC a déposé des griefs de principe en raison de l’approche de recouvrement des trop-perçus adoptée par l’employeur et des nombreux problèmes que nos membres subissent à cet égard. Ces griefs de principe contestent la nature coercitive du recouvrement des trop-perçus. Par exemple, dans certains cas l’employeur n’a pas fourni aux fonctionnaires l’information exacte ni les options de remboursement des trop-perçus présumés.
Si vous avez reçu par erreur une lettre de trop-perçu ou une lettre indiquant un montant inexact, veuillez consulter la FAQ suivante. Cette FAQ explique comment répondre à une lettre de trop-perçu et donne des conseils sur la marche à suivre. L’Institut demeure à la disposition de tous ses membres pour les aider à résoudre leurs problèmes de rémunération causés par Phénix.
Je n’ai pas reçu le montant brut indiqué dans la lettre de recouvrement du trop-perçu; que dois-je faire?
Nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-perçu en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Votre réponse doit inclure toutes les justifications, preuves ou questions que vous avez sur le trop-perçu et pourquoi il manque des détails ou pourquoi vous pensez qu’il est incorrect.
Notez que si vous ne donnez aucune raison de contester le montant, le Centre des services de paye procédera au recouvrement du montant indiqué dans la lettre sans aucune souplesse. Vous ne pouvez pas vous contenter d’être en désaccord avec le trop-perçu sans justification ou de refuser de le rembourser.
Qu’est-ce que cela signifie si on me demande de rembourser un montant brut au lieu d’un montant net?
Pour tout trop-perçu remontant à plus de trois ans après la fin de l’année où vous avez été payé·e en trop, on vous demandera de rembourser le montant brut, c’est-à-dire le montant reçu avant les impôts et les retenues.
Puis-je faire une demande de remboursement de frais remboursables s’ils sont liés à un problème de trop-perçu?
Vous ne pouvez pas déposer une demande de remboursement pour un trop-perçu, car l’un des critères établis par le Conseil du Trésor est que l’employé doit avoir fait l’objet d’un moins-perçu; cependant, vous pourriez avoir le droit de déposer une demande de remboursement pour conseils fiscaux. De plus, vous voudrez peut-être examiner la marche à suivre pour faire une demande d’indemnisation pour les répercussions graves pour déterminer si votre situation particulière répond aux critères établis pour déposer une demande. Vous trouverez plus d’informations sur les processus de demande d’indemnisation liés à Phénix dans notre rubrique FAQ sur l’entente d’indemnisation des membres touchés par Phénix.
Je n’ai pas reçu assez de détails confirmant le montant du trop-perçu indiqué dans la lettre; que dois-je faire?
Nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-perçu en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Votre réponse doit inclure toutes les justifications, preuves ou questions que vous avez sur le trop-perçu et pourquoi il manque des détails ou pourquoi vous pensez qu’il est incorrect.
Le montant du trop-perçu indiqué dans la lettre est correct, mais le Centre des services de paye me doit plus que le trop-perçu; que faire?
Les trop-perçus et les moins-perçus sont traités séparément par le Centre des services de paye. Si le montant du trop-perçu lui-même (sans tenir compte du moins-perçu) est correct, les employés sont encouragés à renvoyer l’accusé de réception dans le délai précisé dans la lettre de trop-perçu et à choisir d’accéder aux modalités de remboursement sous réserve que les trois conditions soient remplies pour assurer le rapprochement de votre dossier de paye. Le recouvrement de ces montants ne commencera que lorsque :
● tous vos mouvements de paye en souffrance auront été traités;
● vous aurez été payé·e correctement pendant trois périodes de paye consécutives;
● une entente de recouvrement aura été établie.
Si le trop-perçu en soi est incorrect, nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-perçu en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Une conseillère ou un conseiller en rémunération de la fonction publique communiquera avec vous avant d’amorcer le recouvrement.
Je constate encore des erreurs dans ma paye; que faire?
Dans un premier temps, les employé·es doivent faire part à leur supérieur hiérarchique des problèmes qu’ils rencontrent. Ils ou elles doivent alors signaler leur problème de rémunération en remplissant un formulaire de rétroaction sur Phénix suivi d’un formulaire de demande d’intervention de paye (DIP).
J’ai répondu à la première lettre de trop-perçu en sélectionnant l’option 2 (annexe B), mais j’ai ensuite reçu un avis final indiquant que le recouvrement commencera à même mon prochain chèque de paye.
Communiquez avec le Centre des services de paye de la fonction publique ou votre conseiller en rémunération pour un examen et un recours hiérarchique. Vous pouvez également signaler le problème à votre hiérarchie directe et lui demander son aide. Veuillez également contacter notre équipe d’assistance en remplissant notre Formulaire d’aide relative à Phénix et indiquez le numéro de recours que vous avez peut-être déjà. Notre équipe vous aidera à franchir les étapes suivantes, y compris le dépôt d’un grief, le cas échéant.
La lettre de paiement excédentaire indique des erreurs qui ont eu lieu il y a plus de six ans. Pourquoi l’employeur essaie-t-il de récupérer un montant pour des erreurs qu’il a commises il y a si longtemps?
Si le trop-perçu, ou une partie de celui-ci, a été déposé sur le compte de l’employé plus de six ans avant la date de la lettre annonçant le trop-perçu, l’employé·e doit sélectionner l’option indiquant qu’il ou elle accuse réception de la lettre, mais conteste la validité du montant (il existe différentes versions des lettres de trop-perçu selon les circonstances de chaque cas, il s’agira de l’option 2 ou 3) dans leur réponse à la lettre provenant du Centre des services de paye de la fonction publique. Sa réponse doit préciser qu’il ou elle conteste le montant (ou une partie de celui-ci) au motif qu’il est prescrit en vertu de la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif et qu’il ne doit donc pas être recouvré puisqu’il ne consent pas au remboursement. Si l’employé·e reçoit une réponse d’un conseiller en rémunération indiquant que le montant n’est pas prescrit ou qu’il est contraint de rembourser, il doit immédiatement contacter l’équipe d’assistance Phénix de l’IPFPC pour discuter des prochaines étapes.
Il est important de noter que le délai de six ans commence à la date à laquelle le trop-perçu a été déposé ou reçu par l’employé, et non à la période au cours de laquelle le paiement a été enregistré dans Phénix. Les paiements qui remontent à plus de six ans avant la date de la lettre concernant un trop-perçu dépassent le délai de prescription établi dans la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif. Pour cette raison, généralement, ils ne devraient pas être recouvrés par le Centre des services de paye de la fonction publique. Nous vous recommandons donc d’entrer en contact avec l’équipe d’assistance Phénix de l’IPFPC pour discuter de ce qu’il faut faire en suite.
Le montant à recouvrer dépasse 10 % de mon salaire brut bihebdomadaire et me causera des difficultés financières; quelles sont mes options de remboursement?
Selon la section A.3.15.4.4 de la Directive du Conseil du Trésor sur les conditions d'emploi, les délais pour le recouvrement des trop-payés peuvent être modifiés au besoin pour faciliter la résolution efficace des problèmes liés à Phénix. Les employés dont le trop-perçu est supérieur à 10 % de leur salaire brut bihebdomadaire et qui sont admissibles aux mesures de souplesse doivent recevoir une lettre les informant du montant dû, de la cause du trop-perçu et des options de remboursement flexibles dont ils disposent. Vous devez renvoyer l’accusé de réception dans le délai indiqué dans la lettre de trop-perçu et choisir de bénéficier des facilités de remboursement. Les recouvrements de ces montants ne commenceront que lorsque :
- toutes vos transactions en suspens ont été traitées;
- vous avez reçu trois chèques de paye consécutifs au bon montant;
- un accord de recouvrement a été conclu.
Vous pouvez demander un plan de recouvrement modifié. Les conseillers en rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique auront le pouvoir d’approuver les plans de recouvrement des employés des ministères desservis par le Centre. Dans le cas des ministères qui ne sont pas desservis par le Centre, le conseiller en rémunération du ministère ou un autre membre désigné du personnel du ministère aura ce pouvoir.
Si l’on vous refuse la possibilité de bénéficier d’un plan de redressement modifié, communiquez avec notre équipe d’assistance Phénix et nous vous aiderons, y compris à déposer un grief s’il y a lieu.
Je refuse de signer et de reconnaître cette lettre jusqu’à ce que je reçoive une confirmation écrite que tous mes problèmes de rémunération ont été résolus.
Le fait de signer et d’accuser réception de la lettre de trop-perçu ne signifie pas que vous êtes d’accord avec la lettre elle-même ou avec les montants y étant indiqués. Le fait de ne pas signer et d’accuser réception de la lettre peut entraîner l’ouverture d’une procédure de recouvrement sans flexibilité et, par conséquent, un chèque de paye potentiel de 0 dollar.
Nous vous encourageons à signer la lettre afin d’éviter que l’employeur ne prenne d’autres mesures de recouvrement. Le fait de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant déclenchera un examen par un conseiller en rémunération qui communiquera avec vous avant d’engager le recouvrement. Il existe différentes versions de lettres de trop-perçu en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3.
J’ai déjà remboursé le montant qui m’a été payé en trop et je n’étais pas au courant d’un autre paiement excédentaire à rembourser.
Nous vous recommandons de choisir l’option qui indique que vous n’êtes pas d’accord avec le montant. Il existe différentes versions de lettres de trop-perçu en fonction des circonstances de chaque cas; il s’agira de l’option 2 ou 3. Votre réponse doit indiquer que vous avez déjà remboursé le montant, la date à laquelle il a été remboursé et toute preuve à l’appui de cette affirmation.
Que fait l’IPFPC pour protéger les droits des membres dans cette procédure de recouvrement des trop-perçus?
En outre, l’Institut continue de s’entretenir régulièrement avec l’employeur et de lui faire part de ses observations sur la manière d’améliorer le processus de recouvrement des trop-perçus.
Si vous avez reçu une lettre de recouvrement de trop-perçus qui datent de plus de 6 ans OU si vous n’avez pas pu obtenir de détails prouvant les trop-perçus présumés, veuillez contacter notre équipe d’assistance Phénix pour discuter de vos options. S’il y a lieu, nous déposerons un grief individuel en votre nom.
Je suis à la retraite et j’ai reçu une lettre de trop-perçu. Quels sont les choix qui s’offrent à moi?
Les employé·es retraité·es disposent des mêmes choix que les employé·es régulier·ères. Toute personne souhaitant poser des questions concernant la lettre qu’elle a reçue est invitée à consulter la FAQ.
Je ne veux pas rembourser le trop-perçu, car l’employeur aurait dû être plus diligent dès le départ.
Nous sommes d’accord pour dire que les problèmes permanents que le système de paye Phénix cause aux membres sont incroyablement frustrants. Malheureusement, les membres ont l’obligation légale de rembourser tout paiement excédentaire qu’ils ont reçu, à condition qu’il date de moins de six ans.
Le dépôt d’un grief interrompt-il la procédure de recouvrement des trop-perçus?
Non. La procédure de recouvrement du trop-perçu se poursuivra à moins que les employé·es ne répondent par l’option qui conteste la validité du montant (il s’agira de l’option 2 ou 3 selon la version de la lettre que vous avez reçue), contestant ainsi le montant ou établissant une autre période de recouvrement ou remboursement. C’est le meilleur moyen de contester un trop-perçu. Le dépôt d’un grief peut parfois aider à résoudre des problèmes de rémunération en interne ou à obtenir des éclaircissements sur votre dossier de rémunération, mais dans la plupart des cas, il n’empêchera pas la procédure de recouvrement des trop-perçus ou n’accélérera pas la résolution de votre dossier.