RAPPORT DU DIRECTEUR DU CONSEIL CONSULTATIF

Présenté à la 98^e assemblée générale annuelle

Le Conseil d’administration s’est réuni les 16 et 17 juin 2017. Le rapport suivant porte sur les questions discutées à cette réunion « en séance ouverte » et ailleurs à la même période.

Le point sur le système Phénix

La présidente, Debi Daviau, et son adjointe spéciale, Emily Watkins, assistent à des réunions avec le Conseil du Trésor. Emily Watkins assiste à une réunion technique où l’on parle des problèmes de paye touchant les membres. À cette réunion de haut niveau, Debi Daviau tente de faire « arranger Phénix » à l’interne par les professionnels de la fonction publique plutôt que par des travailleurs externes dont on prolongerait les contrats. La présidente Daviau mentionne que le nombre de problèmes a légèrement diminué, mais que le nombre de dossiers réglés, lui, reste sensiblement le même. La capacité des conseillers en rémunération est en cause, et l’Institut veut des directives pour arriver à une entente globale avec le Conseil du Trésor.

Le groupe Sciences appliquées et examen des brevets (SP) a encore des problèmes de paye.

Une réunion du groupe de travail du cabinet aura lieu la semaine du 19 juin 2017 avec les présidents de l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) et de l’Institut. La présidente précise que ces réunions prennent beaucoup de temps. Beaucoup de membres parlent de lancer une poursuite contre le Conseil du Trésor, mais la loi ne nous permet pas de le faire. Nous devons suivre le processus de règlement des griefs établi pour les syndicats de la fonction publique. Vous trouverez plus d’information sur le système de paye Phénix dans le site Web de l’Institut.

Relations gouvernementales

Le groupe Recherche (RE) et le groupe SP s’emploient avec l’Institut à mettre en œuvre des politiques. L’Institut tente de moderniser le processus de négociation. La nouvelle ministre du Travail a rencontré la présidente de l’Institut.

Le nouveau projet de loi C-4 annule la loi C-377

Les comités scientifiques de la fonction publique se sont réunis à propos de l’intégrité scientifique. Le rapport Gartner a été publié; il contient de nombreuses recommandations inquiétantes. Le comité a commenté le rapport, mais aucun commentaire n’a été transmis aux sous-ministres. Le rapport parle d’« évincer » des travailleurs de la fonction publique et de sous-traiter davantage les services.

Il faut que l’Institut continue à s’opposer à la sous-traitance, au travail précaire et à l’« économie des petits boulots » et à défendre l’inclusion de meilleurs libellés dans les conventions collectives sur les travailleurs contractuels.

En toute solidarité,

Glenn Maxwell
Directeur du Conseil consultatif

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Motions de l’AGA 2016 renvoyées au Conseil consultatif

Le rapport qui suit est un résumé des discussions du Conseil sur les motions présentées à l’Assemblée générale annuelle (AGA) de 2016 qui ont été renvoyées au Conseil consultatif (CC) pour examen. Le directeur du CC a recommandé au Conseil d’administration (CA) d’étudier les motions suivantes, qui ont été renvoyées au CC par l’AGA 2016.

Certains sont d’avis que le CA ne devrait pas refaire le travail du CC et se contenter d’accepter les recommandations du CC. Le CA doit encore se pencher sur chaque motion pour déterminer les prochaines mesures à prendre et à qui les confier.

Dans une perspective de gouvernance, le CC conseille le CA et le met en garde contre le risque de créer un précédent si le CA accepte simplement les recommandations du CC.

Il est proposé, avec appui, et adopté, que le Conseil d’administration n’examine que le rapport recommandant l’adoption de motions de l’AGA 2016 aux fins de discussion. Le Conseil n’a pas parlé des autres motions renvoyées par le CC, mais non recommandées.

Discussion des motions recommandées par le CC et suivi des motions

Il est proposé, avec appui, et adopté, que le CA adopte les motions P-3, P-4 et P-5 comme suit :

P-3 – Équité fiscale

Il est proposé que l’IPFPC demande au gouvernement :

• d’établir une initiative de calibre mondial en matière d’équité fiscale avec un investissement de 600 millions de dollars pour récupérer 6 milliards de recettes;
• d’enquêter sur les cas complexes et de poursuivre les délinquants;
• de cibler les fraudes fiscales des entreprises.

P-4 – Intégrité scientifique

• Il est proposé que l’IPFPC incite le gouvernement actuel à soutenir la science publique en investissant dans l’innovation et dans la science pure au niveau fédéral;
• Il est proposé que l’IPFPC demande au gouvernement fédéral d’embaucher de nouveaux scientifiques pour renverser l’impact des compressions dangereuses effectuées au cours des dix années passées et d’augmenter le financement pour la participation à des conférences;
• Il est de plus proposé que l’IPFPC milite vigoureusement pour enchâsser l’intégrité scientifique dans les conventions collectives de telle sorte qu’aucun autre gouvernement ne puisse dorénavant museler les scientifiques fédéraux.

P-5 – Sous-traitance et externalisation

• Il est proposé que l’IPFPC demande au gouvernement fédéral de réduire le recours aux services d’informaticiens et d’autres professionnels externes et de réinvestir une partie des économies ainsi réalisées dans la formation afin de renforcer la capacité interne du gouvernement;
• Il est de plus proposé que l’Institut élabore une campagne à plusieurs volets pour sensibiliser les membres et le public aux dangers de la sous-traitance et de l’externalisation et continue d’exercer des pressions sur le gouvernement fédéral pour renverser la tendance au recours excessif aux solutions du secteur privé.

Ces motions tournées vers l’extérieur sont réellement intégrées aux objectifs stratégiques. Le travail est déjà en cours et couvert par les budgets internes.

Si la motion est adoptée, ce serait comme si l’AGA l’avait adoptée.

P-6 – Système de suivi des griefs

• Il est proposé que l’IPFPC adopte un système de suivi des griefs qui est facile à utiliser par le personnel et où les données sont faciles à repérer pour appuyer les négociations ou pour suivre l’état d’avancement des griefs importants;
• Il est de plus proposé que des rapports sur les griefs soient fournis aux groupes et aux régions à leur demande.

Le CA a besoin de plus d’information sur les lacunes (le cas échéant), afin que les changements appropriés puissent être apportés et que les ressources appropriées puissent être attribuées.

Il est proposé, avec appui, que la motion P-6 soit renvoyée au personnel pour obtenir des éclaircissements sur le fonctionnement du système de suivi actuel avec compte rendu à la réunion du CA du mois d’août. Motion adoptée.

P-7 – Services de réservations de voyage

• Il est proposé de demander à l’Institut de trouver des moyens de réduire les délais en passant à une application de voyage en ligne ou un autre agent de voyage offrant des services complets, de mettre cette solution en œuvre et d’en faire rapport à l’AGA 2017.

Il est proposé, avec appui, et adopté, que le Conseil d’administration adopte la motion P-7.

Le travail en vue d’établir un nouveau processus pour les déplacements et les demandes de remboursement se poursuit en collaboration avec le Comité des services et projets informatiques. L’objectif est de mettre en œuvre des processus autonomes intégrés qui continueront d’impliquer le fournisseur de services actuel, mais qui réduiront les coûts pour l’IPFPC. Le nouveau système pourrait être mis en œuvre au cours de la prochaine année, une fois les tests nécessaires effectués pour assurer une mise en œuvre et une transition sans heurts.

P-8 – Voyages des membres

• Il est proposé que les présidents de groupe soient autorisés à approuver et à émettre les NAV pour les membres des exécutifs.

Il est proposé, avec appui, et adopté, que le Conseil d’administration renvoie la motion P-8, telle que modifiée ci-dessus (la modification est soulignée et en caractères gras), au Comité des finances pour examen.

Certains déplorent le fait que cette motion manque de précision et croient que certains contrôles doivent être mis en place. Le président du Comité des finances déclare que des discussions ont déjà eu cours avec certains présidents de groupe et avec le Groupe de travail sur la consultation quant aux moyens de régler les préoccupations des membres. Certains sont d’avis que si les organismes constituants ont des budgets approuvés, ils ont la responsabilité de s’en tenir à ces budgets, ce qui devrait constituer les contrôles nécessaires.

Il est recommandé que le Comité des finances traite également de la question plus large de la centralisation et de la mise en place d’une approche intégrée aux processus relatifs aux déplacements, en se fondant sur une analyse des besoins et des pratiques exemplaires. Les vérificateurs externes devront être consultés en ce qui concerne la délégation de la responsabilité des NAV aux présidents de groupe.

P-9 - Système de suivi des griefs

• Il est proposé que l’IPFPC revoie la capacité du « système de suivi des griefs » actuel et en détermine les nouveaux besoins en consultant le Conseil consultatif, afin de s’assurer que le système est facile à utiliser par le personnel et que les données sont faciles à repérer pour appuyer les négociations ou pour suivre l’état d’avancement des griefs; et
• Il est proposé que des rapports sur les griefs soient fournis aux groupes, aux régions et aux équipes de consultation sur demande;
• Et il est proposé que le système de suivi des griefs soit mis en place avant le 1er septembre 2017. Cette motion est reliée à P-6. On s’inquiète du délai fixé, qu’il serait impossible de respecter.

Il est proposé, avec appui, et adopté, que cette motion soit renvoyée au personnel avec la motion P-6, sans essayer de respecter le délai du 1^er septembre 2017, ce qui ne serait pas faisable.

P-11 Promotion des valeurs syndicales dans le processus d’embauche

La discussion sur la motion P-11 (Promotion des valeurs syndicales dans le processus d’embauche) est déclarée irrecevable par le président, car elle n’a pas été recommandée par le CC qui l’a également déclarée irrecevable.

On conteste la décision du président d’assemblée. Le CA appuie la décision du président.

P-12 Dirigeants des comités régionaux des jeunes

• Il est proposé que chacun des directeurs régionaux trouve un ou plusieurs jeunes militants dans sa Région et encourage la création d’un comité régional des jeunes.

Il est proposé, avec appui, et adopté, que le Conseil d’administration adopte la motion P-12.

P-15 Questions autochtones

• Il est proposé que l’Institut demande aux divers gouvernements au Canada de mettre en œuvre les recommandations de la Commission de vérité et de réconciliation, en consultation avec les peuples autochtones; qu’il renseigne nos membres sur les pensionnats et la tentative de génocide culturel des peuples autochtones du Canada; qu’il soutienne les militants et les organisations autochtones dans leurs efforts de guérison et de réconciliation; et qu’il encourage le CTC et les autres organismes syndicaux à faire de même.

Il est proposé, avec appui, et adopté, que cette motion soit renvoyée au Comité des droits de la personne et de la diversité à des fins de décision.

P-25     Lignes directrices pour le traitement des allégations

• Il est proposé, conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires Nouveau règlement 24.3
• 24.3 anciennement (Équité de la procédure)
  • Conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires, les lignes directrices suivantes seront suivies dans le traitement des allégations visant des personnes qui peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires, afin d’assurer l’équité procédurale.

1. Échéancier : Le processus disciplinaire doit se dérouler promptement et dans des délais appropriés. En règle générale, les plaintes devraient être traitées entièrement dans les six mois suivant la date de réception des premières allégations par la conseillère générale aux affaires juridiques. Lorsqu’une plainte n’est pas entièrement réglée après 12 semaines ou dès que l’on sait qu’une plainte ne sera pas réglée dans un délai de 12 semaines, la conseillère générale fournit une mise à jour par écrit au(x) plaignant(s) et à l’intimé (aux intimés) en expliquant les motifs du retard. Une mise à jour semblable doit ensuite être fournie toutes les six semaines.

2. Le processus d’enquête comprend cinq étapes :

2.1   Réception de la plainte : La conseillère générale évalue normalement le bien-fondé de la plainte, sauf lorsqu’il est désigné comme intimé ou autrement dans un conflit d’intérêts ou lorsque la plainte concerne un membre du Conseil d’administration, auquel cas l’Institut retient les services d’un tiers neutre. Dans les situations où les services d’un tiers neutre sont retenus, le mandat est établi par le Conseil d’administration et communiqué au(x) plaignant(s) et à l’intimé (aux intimés). Si la plainte est jugée frivole, vexatoire ou non fondée, elle peut être rejetée de façon sommaire par la conseillère générale. Les motifs qui justifient un rejet sommaire de la plainte doivent être fournis par écrit au plaignant, qui peut en appeler de la décision auprès du Conseil d’administration dans les 14 jours suivant la réception de l’avis d’intention de rejeter l’appel.

2.2   Établissement du panel des pairs et évaluation de la plainte : Si le bien-fondé de la plainte est établi, la conseillère générale met sur pied un panel de pairs indépendant, sous réserve de l’examen d’éventuelles allégations de conflit d’intérêts ou de craintes de partialité formulées par le plaignant ou par l’intimé. 17  L’intimé a la possibilité de répondre aux allégations portées contre lui dans les 10 jours suivant la réception de la plainte (droit d’être entendu) avant que le panel des pairs ne détermine la mesure la plus appropriée à prendre. Si le panel estime qu’une enquête est justifiée, le mandat de l’enquêteur est communiqué au plaignant (aux plaignants) et à l’intimé (aux intimés). La conseillère générale aux affaires juridiques de l’Institut, ou sa représentante, doit répondre, par écrit, aux objections préliminaires avant que la plainte ne soit soumise à une enquête. Pour décider s’il convient de répondre à une allégation par des mesures correctives ou des mesures disciplinaires, le panel des pairs fait une évaluation préliminaire des faits en tenant compte des renseignements donnés par l’intimé et en prenant en considération le sérieux et la nature des allégations. Si le panel estime qu’une enquête est justifiée, le mandat de l’enquêteur est communiqué au plaignant (aux plaignants) et à l’intimé (aux intimés). La conseillère générale aux affaires juridiques de l’Institut, ou sa représentante, doit répondre, par écrit, aux objections préliminaires avant que la plainte ne soit soumise à une enquête. L’intimé peut faire appel à l’ombudsman indépendant, constitué de trois à cinq membres du Conseil consultatif, à n’importe quel moment du processus d’enquête, pour des questions liées à l’équité procédurale de l’enquête.

2.3   Enquête et rapport préliminaire : L’enquêteur interroge toutes les personnes désignées comme témoins par le plaignant ou l’intimé et s’il décide de ne pas interroger une personne en particulier, il doit immédiatement en donner les raisons par écrit au plaignant ou à l’intimé. Un témoin dans une enquête sera, dans tous les cas, jugé comme étant en conflit d’intérêts. Les allégations ne sont pas prises en considération ni soumises à une enquête à moins qu’elles n’aient été entièrement communiquées à l’intimé. Les témoins reçoivent une copie des notes de leur interrogatoire et doivent attester que l’information qui y est contenue est exacte et complète. Si un témoin ne confirme pas l’exactitude des notes de l’interrogatoire, l’enquêteur n’utilise pas l’information obtenue dans son rapport préliminaire ou dans son rapport final. Le plaignant et l’intimé ont la possibilité de répondre au rapport préliminaire et reçoivent une copie certifiée des déclarations des témoins ainsi que de toute correspondance remise à l’enquêteur par n’importe quelle source. L’enquêteur ne peut s’appuyer sur des renseignements ou des allégations supplémentaires apportés après la publication du rapport préliminaire lorsqu’il formule ses constatations ou recommandations dans le rapport final, à moins que l’intimé n’ait la possibilité de répondre à ces nouvelles informations ou allégations.

2.4   Rapport final de l’enquêteur : Le plaignant et l’intimé reçoivent une copie du rapport final en même temps que le panel des pairs. Si des mesures disciplinaires sont recommandées, l’intimé est avisé par écrit, dans les sept jours suivant la publication du rapport, des mesures qui sont envisagées. Si des mesures disciplinaires sont envisagées, l’intimé a 14 jours pour présenter ses observations concernant les mesures proposées et il a normalement l’occasion de répondre verbalement au panel des pairs. En plus de prendre le rapport de l’enquêteur en considération, le panel des pairs examine s’il y avait des circonstances atténuantes, s’il y avait des politiques et des lignes directrices en place, si celles-ci étaient connues ou appliquées, s’il s’agit d’une première inconduite ou s’il y a une tendance constante à l’inconduite. Les mesures disciplinaires recommandées sont semblables à celles qui sont appliquées dans des circonstances semblables, à moins qu’elles ne puissent raisonnablement être considérées comme étant progressives.

2.5   Mise en œuvre de la décision finale : La décision finale n’est prise que lorsque la réponse (orale ou écrite) de l’intimé est prise en considération. Dans toutes les situations où des mesures disciplinaires sont appliquées, l’intimé a le droit d’en appeler de la décision conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires. Certains sont d’avis que cette motion permettrait de mettre en place les lignes directrices nécessaires pour assurer le respect des principes de justice naturelle et d’équité procédurale dans les plaintes, ce qui réduirait le nombre de plaintes soumises à la CRTEFP et économiserait temps et argent à l’Institut.

Il est proposé, avec appui, et adopté, que la motion P-25 (Lignes directrices pour le traitement des allégations) soit renvoyée à la conseillère générale aux affaires juridiques de l’Institut.

On suggère que la conseillère générale aux affaires juridiques consulte le bassin de membres admissibles aux panels des pairs dans le cadre de l’examen de cette motion. Suivi : La conseillère générale fera un compte rendu à la réunion du Conseil de juillet.

Ce rapport conclut les travaux du Conseil consultatif sur les motions issues de l’Assemblée générale annuelle 2016 renvoyées au CC.

Glenn Maxwell
Directeur du Conseil consultatif