B-20 ARTICLE 15 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

Auteur : Glenn Maxwell, directeur du Conseil consultatif | Décision : Rejetée

Attendu que le président ou son remplaçant désigné peuvent conclure des contrats sans que le Conseil d’administration le sache ou approuve ces contrats et que ces contrats peuvent engager la responsabilité de l’Institut sans que des mécanismes de contrôle appropriés interviennent;

Il est proposé de modifier l’article 15.2.3 comme suit :

ARTICLE 15.2.3 Aucun accord ne lie l'Institut sans avoir été autorisé par le Conseil. Un accord, acte, contrat ou autre engagement écrit qui n'est pas respecté de façon explicite par le Conseil, par un ou des administrateurs déterminés, peut être conclu par le président, conjointement avec les employés responsables des questions dont traite le document, à condition qu’il ne dépasse pas 25 000 $.

ARTICLE 15.2.3.2 (NOUVEAU) Un accord, acte, contrat ou autre engagement écrit dont la valeur dépasse la valeur limite établie à l'article 15.2.3, variantes et prolongations comprises, doit être approuvé par le Conseil avant d'être conclu.

ARTICLE 15.2.3.3 (NOUVEAU) Nonobstant l’article 15.2.3, le président doit fournir un compte rendu détaillé de toutes ses décisions de nature financière à la réunion suivante du Conseil d’administration. Une copie de ces accords, actes, contrats ou autres engagements doit être fournie à tout membre du Conseil d’administration qui la demande.

Commentaires du Sous-comité des motions : Le CA reçoit la recommandation de budget du Comité des finances, y apporte des modifications et présente le budget à l’AGA pour qu’elle l’approuve. Le CA a tout le loisir de l’examiner et d’approuver toutes les dépenses proposées durant l’exercice budgétaire.

Exiger que le CA donne une approbation secondaire à des dépenses prévues au budget nuirait considérablement aux activités de l’Institut. Les réunions du CA risquent d'être plus longues et nombreuses pour approuver les dépenses budgétées liées aux postes suivants, entre autres :

Conseils des délégués syndicaux
Conseils régionaux
Conférences sur la négociation
Assemblées générales annuelles des organismes constituants
Écoles de formation
Symposiums sur la consultation
Réunions du Groupe de travail sur la consultation
Réunions du Conseil consultatif
Articles promotionnels
Frais d’adhésion mensuels au CTC
Versements du loyer du bureau national et des bureaux régionaux
Cotisations aux pensions
Etc.

Les dépenses liées à des réunions plus longues et plus fréquentes du CA. L’Institut dispose d’un certain nombre de mécanismes de contrôle, dont les états financiers vérifiés, une politique d’approvisionnement et la supervision par le Comité des finances, que les décisions de dépenser soient appropriées.

Les délais inhérents qui résulteraient des modifications des procédures de l’Institut proposées feraient vraisemblablement augmenter les frais de voyage et les frais d’intérêts sur les factures, nuiraient à la réputation de l’Institut et feraient perdre des occasions d’économiser.