Motions politiques (non budgétaires)

P-1 Changement du contenu des courriels

Attendu que l’Institut communique le plus souvent avec ses membres par courrier électronique;

Attendu que l’Institut doit absolument recourir à la mobilisation du plus grand nombre de membres pour réussir sa mission;

Attendu qu’un courriel ne contenant qu’un lien vers une page Web intéresse peu nos membres ou ne les intéresse pas du tout;

Et attendu que les courriels de l’Institut, dans leur forme actuelle, ne satisfont pas notre objectif d’attirer et de mobiliser les membres;

Il est proposé que tous les courriels envoyés à nos membres contiennent désormais tout le contenu du message en format HTML, suivant un modèle approuvé par la Section des communications de l’Institut;

Commentaires du Sous-comité des motions : L’Institut a fait de grandes avancées l’an dernier pour augmenter le nombre de courriels envoyés en format HTML. Il a envoyé 3,25 millions de courriels, soit 2,4 millions en texte clair et 846 000 en format HTML. L’Institut continue de mettre en œuvre des outils et des processus pour accroître le nombre de courriels envoyés en format HTML tout en faisant avancer d’autres projets informatiques qui figurent dans le plan stratégique. Si elle en venait à être adoptée, cette motion pourrait influer sur le calendrier de mise en œuvre des projets informatiques.

Les messages HTML peuvent améliorer la facilité d’utilisation par les membres comparativement aux courriels en texte clair. Cependant, de nombreux membres ont de la difficulté à accéder aux courriels HTML au travail en raison des restrictions du système de courriel de l’employeur (ARC, Statistique Canada et le MDN, pour n’en nommer que trois), ce qui pourrait toucher quelque 9 000 membres qui ont choisi de recevoir les courriels au travail.

---

P-2 Rapport sur les activités externes à l’Institut

Attendu que l’Institut a la responsabilité de dépenser judicieusement ses ressources financières;

Attendu que la participation de membres à des activités externes à l’Institut entraîne des frais pour l’Institut;

Attendu que la participation à une activité externe doit avoir des avantages pour l’Institut;

Et attendu que les décideurs ne reçoivent que très peu d’information sur l’activité financée après que cette activité a eu lieu;

Il est proposé que les membres de l’Institut qui assistent à une activité syndicale externe financée par un organisme constituant soumettent un rapport à l’Institut pour donner les grandes lignes de cette activité et, le cas échéant, faire des recommandations.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

---

P-11 (2016) PROMOTION DES VALEURS SYNDICALES DANS LE PROCESSUS D'EMBAUCHE

Attendu que notre syndicat représente plus de 50 000 membres;

Attendu que le mouvement syndical est victime d'attaques directes depuis des années;

Attendu que chaque milieu de travail requiert l'adhésion à une mission et à des valeurs précises;

Attendu que les valeurs du mouvement syndical sont nettement différentes de celles que l'on retrouve dans d'autres environnements de travail;

Et attendu que les valeurs de l'Institut sont réalisables et bien connues et comprennent le respect, l'intégrité, la coopération et la responsabilité;

Il est proposé que le processus d'embauche de l'Institut comprenne une évaluation complète et systématique de l'adhésion des candidats aux valeurs syndicales de notre organisation;

Il est de plus proposé que l'adhésion à ces valeurs syndicales soit une priorité dans l'évaluation des candidatures reçues.

---

P-10 (2016) ACCÈS AUX DÉTAILS DES OPÉRATIONS FINANCIÈRES DES COMITÉS

Attendu que les comités nationaux et régionaux doivent prendre des décisions en fonction des fonds qui leur sont attribués à l'assemblée générale annuelle;

Attendu que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux n'ont pas accès aux détails des opérations financières concernant les comités dont ils sont responsables;

Et attendu que les rapports financiers détaillés sont essentiels à la saine gestion des comités nationaux et régionaux;

Il est proposé que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux aient accès une fois par trimestre aux détails des opérations financières ainsi qu'aux états financiers détaillés des comités dont ils sont responsables.

---

P-12 (2016) DIRIGEANTS DES COMITÉS RÉGIONAUX DES JEUNES

Attendu qu'il est important pour le syndicat d'assurer sa durabilité;

Attendu qu'au cours des prochaines années, une génération de membres prendra sa retraite;

Attendu qu'il est essentiel de préparer la prochaine génération de dirigeants;

Attendu que le Comité des jeunes du Québec semble avoir du succès;

Et attendu que des initiatives semblables devraient être envisagées au sein de l'Institut;

Il est proposé que chacun des directeurs régionaux examine s'il est approprié de trouver un ou plusieurs jeunes militants dans sa région en encourageant la création d'un comité régional des jeunes.

---

P-13 (2016) PRÉSIDENCE BILINGUE DE L'AGA DE L'INSTITUT - RÉVISÉE

Attendu que l'article 27 des statuts de l'Institut établit le principe d'égalité des deux langues officielles;

Et attendu que l'AGA de l'Institut est habituellement présidée par une personne anglophone unilingue;

Il est proposé qu'à partir de 2017, l'AGA de l'Institut soit présidée par une personne bilingue.

---

P-3 Limites géographiques de la RCN

Attendu que les statuts de l’Institut permettent aux membres de participer aux affaires syndicales selon leur lieu de résidence ou de travail :

11.1.2 Un membre peut choisir d’être actif dans les structures régionales de son lieu de résidence, de son emploi ou du dernier emploi qu’il a occupé. Aucun membre n’a des droits dans plus d’une (1) région. AGA 2015

Attendu que la Région de la capitale nationale est ainsi définie par les statuts de l’Institut :

4.2.1 Région de la capitale nationale - Correspond généralement à la carte officielle publiée par la Commission de la capitale nationale et est réputée s’étendre à la région comprenant l’Énergie atomique du Canada limitée à Chalk River et Petawawa. AGA 2006

Attendu qu’EACL n’emploie plus de membres de l’IPFPC du Groupe Employés professionnels de Chalk River (GEPCR) et que l’employeur s’appelle les Laboratoires Nucléaires Canadiens (LNC) depuis 2014;

Et attendu que les lieux de travail peuvent facilement être désignés par leur adresse municipale dans les villes d’Ottawa, de Gatineau, de Petawawa et de Chalk River et que de nombreux membres résident dans les banlieues de ces villes. La croissance des zones résidentielles (villes et leurs banlieues situées à des distances raisonnables des lieux de travail) est prise en considération dans le recensement de Statistique Canada depuis 2002, mais ne l’est pas dans la loi qui permet l’acquisition de terrains par la Commission de la capitale nationale. Par conséquent, les résidents de Rockland et d’Embrun (entre autres) sont maintenant compris dans la Région métropolitaine de recensement (RMR) Ottawa-Gatineau et ils sont à une distance normale des bureaux du gouvernement situés au centre-ville d’Ottawa et à Gatineau. Les résidents de ces zones urbaines ne sont généralement pas considérés comme étant dans la région de l’Ontario de l’IPFPC. Il convient de remarquer que les résidents de Kingston et de Cornwall ne sont pas compris dans la RMR Ottawa-Gatineau de Statistique Canada, mais qu’ils sont généralement considérés comme étant de la Région de l’Ontario de l’IPFPC, telle que définie par l’article 4.2.4 des statuts de l’Institut;

Il est proposé que l’IPFPC fasse des recherches et définisse clairement les limites géographiques de la RCN pour y inclure tous les membres de la RCN à Ottawa, Gatineau, Petawawa, Chalk River et les régions avoisinantes, selon la définition que donnent actuellement à ces limites les statuts de l’IPFPC, la CCN et la Région métropolitaine de recensement de Statistique Canada, et qu’il rende compte de ses travaux à l’AGA 2018 de l’IPFPC en présentant des propositions de modification de ses statuts ou politiques.

Il est de plus proposé que l’IPFPC étudie la question de l’affiliation régionale, les coûts impliqués, l’applicabilité et le but de l’article 4.5 des statuts, qu’il examine cet article et qu’il rende compte de ses travaux à l’AGA 2018 de l’IPFPC, en y présentant des corrections et des révisions aux statuts, à l’interprétation et aux réglements concernant l’affiliation régionale, et ce, en vue de placer chaque membre dans une seule région et d’éviter des problèmes de statuts, de réglements et de pratiques avec d’autres organismes constituants ou organisations.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

---

P-4 Utilisation de formulations qui rendent compte de l’égalité entre les sexes dans les statuts, les règlements et les politiques de l’Institut

Attendu que dans ses statuts, ses règlements et ses politiques, l’IPFPC englobe ses membres féminins et masculins par un énoncé sur le « contexte et le genre » tel que « les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être utilisées pour rendre le sens véritable de … »;

Et attendu que des syndicats tels que l’Alliance de la fonction publique du Canada et l’Association canadienne des employés professionnels ont adopté des libellés qui rendent compte de l’égalité entre les sexes dans leurs statuts, règlements et politiques en français et en anglais;

Il est proposé que l’IPFPC modifie le libellé de ses statuts, règlements et politiques pour rendre compte de l’égalité entre les sexes;

Il est de plus proposé que tous les organismes constituants de l’IPFPC mettent à jour leurs statuts, règlements et politiques pour rendre compte de l’égalité entre les sexes dans les deux ans suivant leur prochaine AGA afin de les faire approuver par les membres;

Il est de plus proposé qu’à l’avenir l’IPFPC ne permette plus l’ajout d’un énoncé sur le contexte et le genre dans aucun de ses documents.

Commentaires du Sous-comité des motions : L’adoption de cette motion entraînerait la modification de plus de 400 documents. Le travail de traduction, effectué à l’interne ou à l’externe, engendrerait des coûts difficiles à préciser.

---

P-5 Ordre de présentation des motions à l’AGA

Attendu que l’AGA est une instance importante de l’Institut;

Attendu qu’il est important de ne pas changer la fréquence et la durée des AGA pour rester au fait des questions touchant l’Institut;

Attendu que les organismes constituants comptent beaucoup de membres;

Attendu que les organismes constituants sont un élément important de la structure de l’Institut;

Attendu que plusieurs centaines de délégués assistant aux AGA;

Et attendu que l’approbation des motions à l’AGA obéit à une procédure;

Il est proposé que les motions soumises à titre individuel soient présentées à l’AGA selon leur ordre de soumission au Sous-comité des motions, juste avant la présentation des motions tardives.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

---

P-6 Déclaration volontaire des bénévoles de l’IPFPC dans les groupes soucieux de l’équité

Attendu que l’Institut souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi;

Attendu que nous ne disposons pas actuellement de mécanisme pouvant quantifier le nombre de personnes appartenant à des groupes minoritaires, qui sont officiellement volontaires à l’Institut;

Et attendu que cette déclaration volontaire nous permettrait de recueillir des données qui aideraient l’Institut à mieux comprendre la situation actuelle de la participation par les groupes minoritaires en tant que volontaires ainsi que les tendances de cette participation;

Il est proposé que l’Institut établisse un processus de déclaration volontaire de l’appartenance des délégués syndicaux et des membres d’exécutif aux groupes minoritaires au sens de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, en rajoutant à ces groupes désignés les personnes non binaires;

Il est également proposé d’appliquer comme il se doit des techniques visant à protéger la confidentialité de ces petits groupes de personnes. 

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

---

P-7 Annulation de réunions syndicales

Attendu que les bénévoles de l’IPFPC qui sont membres de comités et d’exécutifs essaient d’établir un équilibre entre les activités syndicales, le travail et la vie de famille;

Attendu que certains membres sont employés dans un travail qui exige une permanence et que, lorsqu’on leur accorde un congé pour affaires syndicales afin d’assister à une réunion pour laquelle il faut leur verser un salaire compensatoire, leurs quarts de travail sont assumés par d’autres membres;

Attendu que lorsqu’une réunion syndicale est annulée à court préavis, le membre du comité ou de l’exécutif en question peut subir des pertes financières, car il se peut que ses quarts de travail initiaux ne soient pas disponibles, ou qu’il ne puisse les récupérer qu’en demandant l’annulation aux membres qui ont assumé ces quarts de travail;

Attendu qu’il est difficile d’annuler le quart de travail d’autres membres et de conserver de bonnes relations avec ces membres, car il se peut qu’ils subissent eux aussi des pertes financières s’ils devaient abandonner les quarts à court préavis;

Il est proposé que la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée soit modifiée de façon à prévoir ce qui suit :

1. Les réunions de comités et d’exécutifs sont programmées à titre provisoire pour l’année entière à la première réunion de l’année;

2. Le coordonnateur de la réunion donne un préavis de deux (2) semaines au minimum, par courriel ou par téléphone, pour annoncer l’annulation de toute réunion pour laquelle un salaire compensatoire devrait être versé;

3. Les membres du comité ou de l’exécutif en question communiquent avec le coordonnateur de la réunion dans un bref délai pour confirmer qu’ils sont au courant de l’annulation de la réunion;

4. Si la réunion d’un comité ou d’un exécutif est annulée sans préavis suffisant pour qu’un membre puisse reprendre un quart qu’il a cédé antérieurement, ce membre a droit à un salaire compensatoire pour tout quart qu’il n’a pas pu reprendre.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

---

P-8 Politique sur les relations patronales-syndicales : consultation et codétermination

Attendu que la consultation syndicale-patronale est un mécanisme qui permet de soulever des questions et d’échanger de l’information et des conseils au sujet de programmes, de politiques et de procédures dans le but de régler des problèmes;

Attendu que la consultation est un processus constructif qui aide l’Institut et l’employeur à se comprendre l’un l’autre et à régler les problèmes dans un climat de confiance et de respect mutuel;

Attendu que le président d’une équipe de consultation est appelé à jouer un rôle crucial pour défendre les intérêts des membres d’un ministère ou organisme à l’échelle nationale;

Et attendu qu’il arrive à l’occasion qu’aucun délégué syndical ne se porte volontaire pour occuper le poste de président de l’équipe de consultation d’un ministère ou organisme;

Il est proposé que lorsqu’aucun délégué syndical d’un ministère ou organisme ne pose sa candidature au poste de président de l’équipe de consultation, l’IPFPC lance un appel d’intérêt à tous les délégués syndicaux. Il est donc proposé de modifier l’article 12 de la Politique sur les relations patronales-syndicales : consultation et codétermination comme suit :

1. Un appel d’intérêt est envoyé à tous les délégués syndicaux du ministère ou de l’organisme en question. L’avis renseigne sur les tâches et le temps nécessaire pour les accomplir ainsi que les déplacements prévus et les possibilités d’absences au travail.

a) (Nouveau) Si aucun délégué syndical n’y répond, une demande similaire contenant les modifications nécessaires, comme les dates importantes, sera envoyée aux délégués syndicaux de tous les autres ministères ou organismes.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

---

P-9 Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (PRDMD)

Attendu que « l’Institut reconnaît qu’il arrive que des différends et des problèmes entre les membres puissent justifier la prise de mesures correctives et même disciplinaires de temps à autre. La présente politique s’applique :

1) au règlement des différends entre les membres;

2) à l’imposition de mesures correctives, y compris à des mesures disciplinaires, au besoin. »

Et attendu que la Partie B de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (Bassin de membres admissibles au panel des pairs) stipule ce qui suit :

Tout membre titulaire ou retraité a le droit de faire partie du bassin, sauf s’il est membre du Conseil d’administration ou président ou vice-président d’un organisme constituant.

Il est proposé que l’intention d’éviter tout conflit d’intérêts soit renforcée dans la Partie B de la PRDMD (Bassin de membres admissibles aux panels des pairs) en remplaçant le libellé président ou vice-président par de l’exécutif;

Il est également proposé que l’article 12 de la Politique sur les délégués syndicaux (Comité d’appel pour les délégués syndicaux) soit similairement modifié comme suit :

Ne pas siéger au Conseil d’administration ni être président ou vice-président d’un organisme constituant ni à l’exécutif d’un organisme constituant.

Commentaires du sous-comité des motions : Dans le cadre du processus actuel de règlement des différends et de prise de mesures disciplinaires, chaque fois qu’il faut mettre sur pied un groupe de pairs parmi le bassin des membres admissibles au panel des pairs, le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques prend des mesures actives et cohérentes pour s’assurer que chacun des membres potentiels du panel en question est en mesure d’étudier la question en cause avec ouverture d’esprit.

La condition empêchant les présidents et vice-présidents d’organismes constituants de faire partie du bassin de membres admissibles au panel des pairs ou du Comité d’appel pour les délégués syndicaux se veut un moyen d’équilibrer la nécessité de restreindre l’influence politique sans toutefois limiter indûment le nombre de candidats admissibles.

---

P-10 Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (PRDMD)

Attendu que la Partie D de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (Bassin de membres admissibles au panel des pairs) stipule ce qui suit :

Dans tous les autres cas, la conseillère générale détermine, en consultation avec la présidente :

a) le plan d’action le plus adapté aux circonstances;

b) la composition du panel des pairs désigné, au besoin.

Et attendu qu’il est essentiel pour les membres de l’Institut d’éviter toute ingérence politique dans ces situations;

Il est proposé de supprimer le libellé en consultation avec la présidente et de remplacer détermine par détermine :

Dans tous les autres cas, la conseillère générale détermine :

a) le plan d’action le plus adapté aux circonstances;

b) la composition du panel des pairs désigné, au besoin.

Commentaires du sous-comité des motions : Aucun commentaire.

---

P-11 Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (PRDMD)

Attendu que certains membres du Conseil sont actuellement des délégués syndicaux actifs de l’IPFPC qui représentent les membres, y compris d’autres membres du Conseil, et que ce fut ainsi jusqu’à ce que la PRDMD ait été modifiée, en 2017;

Attendu que les membres de l’IPFPC ont non seulement le droit de se faire représenter et de choisir un représentant, mais aussi de se représenter eux-mêmes;

Attendu que les directeurs du Conseil d’administration de l’IPFPC doivent respecter la Politique sur les conflits d’intérêts de l’IPFPC ainsi que l’Obligation de loyauté à l’IPFPC en vertu de la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif (LCOSBL);

Attendu que la Partie D de la PRDMD (Allégations d’inconduite) a été récemment modifiée comme suit après un vote majoritaire des membres du Conseil d’administration :

« Les membres du Conseil d’administration n’agiront pas comme représentants de membres de l’Institut dans le cadre du processus de plaintes, peu importe l’étape du processus. »

Attendu qu’un membre permanent du Conseil n’a pas représenté un membre de l’IPFPC qui a pris des mesures contre l’IPFPC en vertu de la PRDMD;

Et attendu que cette modification est discriminatoire, qu’elle ne règle aucune situation problématique et qu’elle pose problème parce qu’elle est discriminatoire à l’endroit des délégués syndicaux actifs qui siègent au Conseil d’administration, parce qu’un membre du Conseil ne peut pas se représenter lui-même en vertu de la politique actuelle, et qu’elle empêche des délégués syndicaux expérimentés et hautement qualifiés qui siègent au Conseil de venir en aide aux membres;

Il est proposé de modifier la PRDMD comme suit :

« Les membres du Conseil d’administration n’agiront pas comme représentants de membres de l’Institut dans le cadre du processus de plaintes, peu importe l’étape du processus. »

Commentaires du Sous-comité des motions : En mars 2017, le Conseil d’administration (CA) a modifié la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires pour empêcher les membres du CA d’agir en tant que représentant d’un membre relativement à tout cas de discipline ou de règlement des différends, et ce, à toute étape du processus. Le Conseil a adopté la modification de cette politique à la recommandation de la présidente, qui se fondait sur le raisonnement avancé à cette réunion du Conseil d’administration :

Les membres du CA sont élus par les membres et exercent leurs fonctions conformément à la Politique sur le Conseil d’administration de l’Institut et à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, qui prévoit ce qui suit :

1. Parler au nom de l’Institut sur des questions autorisées par le président;

2. Participer au besoin aux comités permanents et aux comités spéciaux établis par le Conseil;

3. Présenter dans les délais impartis un rapport écrit au Conseil sur leurs activités dans leurs domaines respectifs de responsabilité;

4. Travailler activement aux portefeuilles assignés par la présidente.

Lorsque l’Assemblée générale annuelle de 2013 a adopté le processus actuel de la PRDMD, les membres avaient clairement l’intention de dépolitiser le processus en éliminant les plaintes émanant du Comité exécutif et du CA.

---

P-12 Politique sur la dénonciation

Attendu que l’adoption d’une politique sur la dénonciation est une pratique exemplaire pour tout organisme sans but lucratif;

Et attendu que l’IPFPC est un tel organisme et qu’il ne s’est pas encore doté d’une politique sur la dénonciation;

Il est proposé que l’IPFPC étudie la politique de dénonciation suggérée ci-après et qu’il l’adopte telle quelle ou après l’avoir modifiée avant l’AGA de 2018 :

Politique suggérée en matière de dénonciation

L’IPFPC s’engage à respecter les normes éthiques les plus élevées, ce qu’il fait en assurant la conduite de ses activités dans la plus grande intégrité et en se conformant pleinement à l’ensemble des lois, statuts, règles et règlements applicables. Conformément à cet engagement, l’IPFPC met en place un mécanisme pour permettre à ses dirigeants élus, ses membres, son personnel, ses volontaires et ses autres intervenants de faire part de leurs préoccupations concernant les sujets visés par cette politique et pour les assurer qu’ils seront protégés contre toutes représailles ou toute victimisation s’ils font une plainte et qu’ils expriment leurs inquiétudes de bonne foi.

Cette politique s’applique aux situations où un employé, un membre ou un autre intervenant a la preuve qu’un dirigeant élu, un agent, un membre, un employé, un volontaire ou un consultant de l’IPFPC (y compris les vérificateurs externes) s’est livré à une activité qui, à sa connaissance, constitue :

• Une fraude ou une fausse déclaration se rapportant à la comptabilité, la vérification ou toute autre information financière;
• Une violation des lois fédérales ou provinciales susceptible de donner lieu à des amendes ou des dommages-intérêts payables par l’IPFPC, ou susceptible de nuire de façon marquée la réputation de l’IPFPC ou son image publique;
• Une conduite malhonnête des affaires contrevenant aux politiques ou aux statuts de l’IPFPC;
• Un danger pour la santé, la sécurité ou le bien-être des dirigeants élus de l’IPFPC, de ses employés, de ses membres, de ses volontaires ou du grand public (y compris toute menace réelle ou perçue de harcèlement ou de violence au travail).

Les plaintes qui ne sont pas faites de bonne foi seront considérées comme des infractions graves, et leurs auteurs sont passibles de sanctions (PRDMD) pouvant aller jusqu’au licenciement dans le cas d’un employé de l’Institut, ou jusqu’à la rupture des relations avec les volontaires, les fournisseurs et les autres intervenants.

L’IPFPC ne permettra pas à un de ses dirigeants, membres, employés ou volontaires d’user de harcèlement, de représailles ou de discrimination envers tout dirigeant, employé, membre, volontaire ou intervenant (le plaignant) qui signale un incident de bonne foi. Les représailles, quelle que soit leur forme, ne seront pas tolérées et devraient être signalées au moyen des voies de communication précisées ci-dessus.

Toute violation de cette politique peut exposer le contrevenant à des mesures disciplinaires (PRDMD) pouvant comprendre, dans des circonstances appropriées, un licenciement ou une action en justice.

Objectif

Encourager les membres, le personnel et les autres intervenants à rapporter de toute situation grave au sein de l’IPFPC.

Procédure

Un plaignant peut transmettre sa plainte confidentielle par écrit au Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC en remplissant le formulaire de signalement. Le formulaire de signalement dûment rempli doit être envoyé au bureau susmentionné par courriel ou par courrier ordinaire.

Le plaignant peut demeurer anonyme. Toutefois, s’il veut que sa plainte fasse l’objet d’une meilleure enquête, il devrait envisager de s’identifier en donnant son nom, son numéro de téléphone et d’autres coordonnées.

Même s’il ne donne pas ces coordonnées, la substance de sa plainte est traitée comme étant confidentielle et n’est jamais abordée avec autrui, sauf dans la mesure où c’est nécessaire pour mener une enquête complète et équitable.

Dans tous les cas, la personne qui est présumée avoir commis l’infraction sera mise au courant de la plainte au moment voulu au cours de l’enquête.

Lorsqu’il donne de l’information détaillée sur la teneur de la plainte, le plaignant, qu’il s’identifie ou non, doit donner autant de renseignements que possible sur l’objet de la plainte afin qu’il y ait assez d’information pour permettre une enquête approfondie. Ces informations devraient indiquer où et quand l’incident s’est produit, les noms des personnes concernées, le titre de leur poste, et autant de détails pertinents que la personne déclarante peut donner.

La mesure prise à la réception d’un avis d’incident par écrit dépend de la nature de l’incident.

Voici comment les plaintes seront traitées :

Normalement, le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC est chargé d’enquêter sur la plupart des types de plaintes déposées en vertu de cette politique et de les régler. Dans certaines circonstances, le Bureau peut renvoyer l’affaire à un tiers neutre, à des employés ou à d’autres intervenants, ou demander leur aide, selon la nature de l’incident. En aucun cas une affaire ne sera-t-elle renvoyée à un dirigeant élu, un membre, un employé ou une autre personne qui font l’objet d’un avis d’incident ou dont la participation à l’enquête est inappropriée (en raison d’un conflit d’intérêts).

Enquête

1) Par le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques

Si un incident comprend un des éléments suivants :

i) Une comptabilité douteuse ou d’autres manœuvres qui, si elles étaient avérées, auraient, ou pourraient avoir, une incidence importante sur la situation financière de l’IPFPC ou sur ses perspectives d’avenir;

ii) Une irrégularité alléguée impliquant un dirigeant élu, un responsable, un membre ou un employé de l’IPFPC.

Le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC analysera l’incident et entreprendra une enquête; il pourrait également faire appel à un ou plusieurs employés ainsi qu’à des services juridiques, comptables ou autres de l’extérieur, comme il le juge approprié pour les besoins de l’enquête.

2) Par le Conseil d’administration

Advenant que la plainte vise le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques, c’est le Conseil d’administration qui doit mener l’enquête, et ce, en suivant la même procédure exposée au point 1).

Les résultats de l’enquête doivent être présentés à l’entité appropriée, de façon semblable à ce que prescrit la PRDMD, lorsqu’il faut prendre des mesures relativement aux droits d’appel applicables.

Rapports présentés au Conseil d’administration de l’IPFPC

Le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC informera le Conseil d’administration de toutes les plaintes reçues (et lui résumera les résultats des enquêtes) tous les trimestres. L’IPFPC conserve tous les rapports d’incident et les enquêtes qui en résultent durant un minimum de sept (7) ans, ou d’une manière acceptable, à la discrétion du Conseil d’administration. Cette obligation de conserver les documents comprend la rédaction de résumés écrits des plaintes ou des incidents oraux.

Commentaires du sous-comité des motions : La politique actuelle (PRDMD), en corrélation avec l’article 24 des statuts, comprend un processus pour traiter les cas d’inconduite.

La motion proposée prévoit quatre (4) circonstances distinctes dans lesquelles la Politique sur la dénonciation proposée pourrait être appliquée, sans égard au fait que l’article 24 des statuts traite déjà de chacune de ces circonstances :

1. Une fraude ou une fausse déclaration se rapportant à la comptabilité, la vérification ou toute autre information financière (situations visées par les articles 24.1.1(h) et (o) des statuts);

2. Une violation des lois fédérales ou provinciales susceptible de donner lieu à des amendes ou des dommages-intérêts payables par l’IPFPC, ou susceptible de nuire de façon marquée la réputation de l’IPFPC ou son image publique (situations visées par l’article 24.1.1(o) des statuts).

3. Une conduite malhonnête des affaires contrevenant aux politiques ou aux statuts de l’IPFPC (situation visée par l’article 24.1.1(a) des statuts);

4. Un danger pour la santé, la sécurité ou le bien-être des dirigeants élus de l’IPFPC, de ses employés, de ses membres, de ses volontaires ou du grand public (y compris toute menace réelle ou perçue de harcèlement ou de violence au travail); ces situations sont visées par la PRDMD et par la Politique sur le harcèlement ainsi que par des obligations légales et des conventions collectives négociées avec les syndicats du personnel.

On ne sait pas très bien comment la motion proposée influerait sur la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

Toute inconduite alléguée à l’encontre du personnel ne peut être traitée par le biais de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires, car cela constituerait une violation des lois du travail et d’emploi.

Enfin, il convient de mentionner que l’Institut n’a pas la possibilité de contraindre des consultants ou des fournisseurs de service externes à participer à de telles enquêtes. Toute inconduite présumée de la part de ces personnes devra être traitée par des procédures administratives ou judiciaires externes.

---

P-13 Politique sur les Comités permanents du CA

Attendu que la Politique sur les comités du Conseil d’administration attribue les rôles et les responsabilités aux présidents de comité pour « veiller à ce que leur comité s’acquitte de son mandat tel qu’énoncé dans les statuts de l’Institut et dans d’autres documents de gouvernance et/ou tel que déterminé par le Conseil »;

Et attendu que le président d’un comité devrait avoir l’autonomie nécessaire pour gérer ledit comité de façon à en assurer le fonctionnement efficace;

Il est proposé que la Politique sur les comités du Conseil d’administration soit modifiée comme suit :

11. Rôles et responsabilités additionnels des présidents de comité :

• Le président détermine si et quand la personne-ressource de l’IPFPC affectée au comité assiste à une réunion du comité; il lui incombe également de le communiquer à cette personne-ressource en temps opportun.

Commentaires du sous-comité des motions : Ce n’est pas la façon normale d’attribuer des tâches aux personnes-ressources; ce sont habituellement les présidents de comité et l’ACO qui s’en chargent.

---

P-14 Délégués syndicaux et bassin de membres admissibles au panel des pairs

Attendu que les délégués syndicaux sont les représentants officiels de l’Institut et qu’à ce titre, ils forment le lien vital entre le syndicat et ses membres;

Attendu que l’article 12.4.2.1 des statuts stipule que « Les exécutifs de sous-groupe, de chapitre et de région peuvent recommander la nomination d’un délégué syndical à l’exécutif d’un groupe qui, en retour, peut recommander la nomination du président de l’Institut. », et l’article 12.4.2.2 stipule qu’« Un exécutif de groupe peut recommander la nomination d’un délégué syndical au président de l’Institut. »;

Attendu que l’article 12 de la Politique relative aux délégués syndicaux (Comité d’appel pour les délégués syndicaux) indique ce qui suit :

La décision du président de refuser la candidature d’un délégué syndical ou le renouvellement de son mandat doit être communiquée par écrit au candidat et est renvoyée devant un comité d’appel pour les délégués syndicaux … Cela ne comprend pas l’élection d’un délégué syndical, n’indique pas le délai imparti pour la communication de la décision du président, et ne précise pas que les détails menant à la décision soient communiqués.

Et attendu que la Politique relative aux délégués syndicaux ne comprend pas l’élection d’un délégué syndical, n’indique pas le délai imparti pour la communication de la décision du président, et ne précise pas que les détails menant à la décision soient communiqués.

Il est proposé que le délégué syndical, l’exécutif du groupe, le président de l’équipe de consultation, le président régional et, dans le cas d’un délégué syndical élu, l’électorat de sa région et le Comité d’appel pour les délégués syndicaux qui sont concernés soient tous informés par écrit de la décision du président dans les dix jours ouvrables. Le délégué syndical doit recevoir les détails de la décision.

Il est également proposé que l’article 12 (Comité d’appel pour les délégués syndicaux) soit modifié comme suit :

La décision du président de refuser la candidature nomination d’un délégué syndical ou le renouvellement de son mandat, ainsi que les détails menant à la décision, doivent être communiqués par écrit, dans les dix (10) jours suivant la décision officielle, au demandeur, à l’exécutif du groupe, au président de l’équipe de consultation, au président régional et, dans le cas d’un délégué syndical élu, à l’électorat de sa région, et doit être renvoyée devant un comité d’appel pour les délégués syndicaux formé d’un maximum de douze (12) membres sélectionnés parmi les membres titulaires et les membres retraités et nommés pour une période de trois (3) ans.

Commentaires du Sous-comité des motions : La modification proposée n’est pas conforme à l’article 7.1.3.1 des statuts de l’Institut et à sa Politique de confidentialité, car elle prescrirait la communication de renseignements personnels concernant des personnes identifiables à de nombreuses personnes.

---

P-15 Rapports de gouvernance

Attendu qu’au fil des ans, l’IPFPC a consacré beaucoup de temps et d’argent pour faire produire des rapports et des études de gouvernance par des consultants externes et des entrepreneurs;

Et attendu que les recommandations proposées doivent nécessairement éclairer toute décision en matière de gouvernance.

Il est proposé que les études et rapports de gouvernance produits par ces consultants et entrepreneurs soient mis à la disposition des membres.

Commentaires du Sous-comité des motions : Il faudrait que la communication de l’information soit conforme à l’article 7 des statuts de l’Institut.

---