(Traduit de l’anglais)
Les 8 et 9 novembre 2024, au Sheraton Centre Hotel, à Toronto (Ontario).
INSCRIPTION EN LIGNE
Du 19 août au 20 septembre 2024 – Une fois qu’ils/elles ont été sélectionné·es pour participer à l’AGA 2024 de l’IPFPC, l’ensemble des délégué·es et observateur·rices virtuel·les doivent remplir le formulaire d’inscription en ligne. Veuillez noter que la date limite d’inscription sera strictement maintenue.
PROCESSUS DE SÉLECTION DES DÉLÉGUÉ·ES
Les président·es de groupe et les directeur·rices régionaux devront soumettre leurs listes de délégué·es/remplaçant·es et d’observateur·rices virtuel·les à l’aide de ce formulaire au plus tard le vendredi 26 juillet 2024 à 17 h HE.
Quand le Bureau national aura reçu les listes, il enverra un courriel aux délégué·es et aux observateur·rices virtuel·les pour les inviter à s’inscrire en ligne. Veuillez noter que les délégué·es et les observateur·rices virtuel·les ne pourront pas s’inscrire avant que la liste approuvée des groupes ou des régions n’ait été reçue, examinée et vérifiée.
Le nombre de délégué·es à l’AGA est établi à l’article 13 des statuts et doit respecter cette formule.
DÉLAIS DE SUBSTITUTION
La date limite pour toute modification du statut de participation d’un·e délégué·e est le jeudi 31 octobre 2024.
Délégué·es en personne :
Si un·e délégué·e en personne choisit de passer d’une participation en personne à une participation virtuelle, il/elle doit en informer l’équipe de l’AGA avant le jeudi 31 octobre 2024.
Si un·e délégué·e en personne doit annuler complètement sa participation à l’AGA, il/elle doit en informer l’équipe de l’AGA avant le jeudi 31 octobre 2024. L’exécutif d’un groupe ou d’une région peut alors promouvoir ou nommer un·e délégué·e remplaçant·e en personne.
Si un·e délégué·e en personne annule sa participation moins d’une semaine avant le début de l’AGA (après le jeudi 31 octobre 2024), aucun·e remplaçant·e ne sera autorisé·e à s’inscrire pour participer en personne.
Délégué·es virtuel·les :
Si un·e délégué·e virtuel·le doit annuler complètement sa participation à l’AGA, il/elle doit en informer l’équipe de l’AGA avant le vendredi 27 septembre 2024. L’exécutif d’un groupe ou d’une région peut alors promouvoir ou nommer un·e délégué·e remplaçant·e virtuel·le ou en personne.
Si un·e délégué·e virtuel·le doit annuler entièrement sa participation à l’AGA, mais ne respecte pas la date limite d’annulation du vendredi 27 septembre 2024, l’exécutif d’un groupe ou d’une région ne peut promouvoir ou nommer un·e délégué·e virtuel·e que jusqu’au jeudi 31 octobre 2024.
Si un·e délégué·e virtuel·le annule sa participation moins d’une semaine avant l’AGA (après le jeudi 31 octobre 2024), aucun·e remplaçant·e ne sera autorisé·e à s’inscrire.
MODIFICATION DES STATUTS DE L’INSTITUT
Conformément à l’article 13.1.4.1 : « Aucun article des statuts ne peut être adopté, abrogé ou modifié par l’assemblée générale annuelle sans que […] l’information concernant les modifications proposées est soumise au bureau du (de la) secrétaire(e) exécutif(-ive) au plus tard douze (12) semaines avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ». Les propositions de modification des statuts doivent être soumises au plus tard le 16 août 2024 à resolutions@pipsc.ca.
MOTIONS
Conformément à l’article 13.1.4.3 : « Les motions doivent parvenir par écrit au bureau du (de la) secrétaire(e) exécutif(-ive) au moins douze (12) semaines avant l’assemblée générale annuelle ». Les motions doivent être soumises au plus tard le 16 août 2024 à resolutions@pipsc.ca.
Les motions destinées à l’AGA sont d’abord reçues par le Sous-comité des motions (SCM).
Le SCM a pour mandat de regrouper, de vérifier et de clarifier les motions à présenter à l’AGA. Il est à la disposition des auteur·es des motions et les conseille pour que le libellé soit clair et conforme aux statuts et politiques de l’Institut. Les auteur·es devraient soumettre les coûts liés à leur motion (motions financières) en même temps que cette dernière, à l’intention du SCM.
Pour des conseils sur la rédaction des motions, consultez le guide de poche intitulé Comment rédiger une motion.
COTISATIONS DE L’INSTITUT
Conformément à l’article 14.2.1 des statuts, qui s’applique aux cotisations, nous vous avisons par la présente qu’un changement touchant les cotisations mensuelles de base pourrait être proposé à l’AGA 2024.
CONSIDÉRATIONS POUR LES VOYAGES, RÉUNIONS ET ÉVÉNEMENTS
Nous nous efforçons d’être conscient·es de nos responsabilités fiscales et politiques lors de l’AGA de cette année. Les coûts liés à l’événement en personne sont gérés par le biais d’une évaluation rigoureuse et d’une consultation des membres. Nous étudions les moyens d’offrir aux membres une expérience de grande qualité tout en mettant en place des mesures de maîtrise des coûts. L’AGA est un exemple de « présence justifiée ». En tant qu’instance suprême de l’IPFPC, l’AGA permet non seulement aux membres de traiter les affaires syndicales importantes, mais aussi de nouer des liens et d’apprendre ensemble. Nous nous réjouissons des possibilités offertes par cet événement en personne, alors que nous nous unissons pour un changement positif.
Nous souhaitons répondre à certaines questions que nous avons reçues concernant l’organisation d’une AGA en personne ou virtuelle, dans le cadre des discussions en cours sur les mandats de retour au bureau, ainsi que du point de vue des coûts. La valeur de l’engagement en personne lors de l’AGA est significative. C’est l’occasion pour les membres de mener des activités importantes, de nouer des liens et d’apprendre ensemble, et cela n’a lieu qu’une fois par an. C’est un exemple de présence justifiée. Il est également important de noter que de tels événements sont planifiés des années à l’avance et que nous avons déjà des engagements contractuels. Sachez que nous prenons toutes les mesures possibles pour gérer efficacement tous les coûts liés à l’AGA, tout en offrant aux membres un événement de grande qualité. Comme par le passé, les membres auront la possibilité de donner leur avis sur tous les aspects de l’AGA, y compris le format, et les commentaires des membres seront pris en compte dans les décisions relatives aux événements futurs.
Pour les déplacements vers/depuis les aéroports ou les gares, nous fournirons aux délégué·es un code promo Uber qui pourra être utilisé pour couvrir le coût du transport. Si vous n’êtes pas à l’aise avec Uber, vous pouvez toujours être remboursé·e pour le transport en taxi.
Vous pourrez accéder à toutes les informations et ressources de l’AGA sur l’application mobile de l’AGA et le site Web de l’IPFPC en utilisant votre propre appareil. Les tablettes ne seront pas disponibles pour l’AGA de cette année, dans le cadre de nos mesures de maîtrise des coûts. Nous vous remercions de votre compréhension.
Les délégué·es à l’AGA 2024 de l’IPFPC peuvent se référer à la Politique sur les voyages.