Motions à l’AGA 2024 - Statuts

B-01 - Révision n°1 des statuts sur la gouvernance — Général (A)

Attendu que les statuts de l’Institut ont été modifiés au coup par coup depuis de nombreuses années;

Attendu que de nombreuses modifications des statuts ont été sensibles au temps;

Attendu que le contenu des statuts de l’Institut dépasse de loin les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL);
 

Attendu que des statuts concis facilitent l’utilisation;

Attendu que le Conseil d’administration recommande les changements préconisés par un consultant externe chargé de l’examen de la gouvernance (Laridae Communications Inc.); 

Il est proposé que les modifications suivantes soient apportées aux statuts de l’Institut :

1. Préambule : À supprimer (non requis dans les statuts).
2. 13.1.4.1 a) — Remplacer « Bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ive) » par « Institut » pour que les statuts restent génériques.
3. 13.1.4.3.1 — Remplacer « Bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ive) » par « Institut » pour que les statuts restent génériques.
4. 14.1.1 — Supprimer « À compter du 1^er juillet 2017 », car la date historique n’est plus nécessaire. 
5. 14.1.1.1 Année de démarrage - Supprimer « entièrement » puisque cette formulation transitoire historique n’est plus nécessaire.

22.1 Date d’élection et début du mandat — Supprimer « À compter de 2015 », car cette formulation de transition historique n’est plus nécessaire.

SCM : Pas de commentaire

B-02 - Révision n°2 des statuts sur la gouvernance — Rapport annuel (A)

Attendu que les statuts de l’Institut constituent le principal document de gouvernance de l’Institut et la base de toutes les politiques et de tous les statuts des organismes constituants;

Attendu qu’il est de la plus haute importance de maintenir une orientation claire et concise dans les statuts de l’Institut;

Attendu que le contenu actuel des statuts de l’Institut dépasse de loin les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL);

Attendu que des statuts concis facilitent l’utilisation;

Attendu que le Conseil d’administration recommande les changements préconisés par un consultant externe chargé de l’examen de la gouvernance (Laridae Communications Inc.);

Attendu qu’une évaluation par le ou la président·e n’est pas un droit pour les membres, comme indiqué dans l’article 7 des statuts;

Attendu qu’un rapport sur la situation de l’Institut devrait faire partie d’un rapport du Conseil d’administration et être présenté à l’Assemblée générale annuelle;

Il est proposé que les statuts de l’Institut soient révisés comme suit :

À supprimer : 

7.4 Rapport d’évaluation du/de la président·e Les membres reçoivent du/de la président·e, au moins quatre (4) semaines avant l’Assemblée générale annuelle, une évaluation écrite portant sur l’efficacité de l’Institut à atteindre les buts mentionnés à l’article 2 des présents statuts.

À ajouter : 

13.2.1 L’Assemblée générale annuelle constitue l’instance suprême de l’Institut. L’assemblée générale détermine l’orientation de l’Institut et traite des questions qui lui sont présentées. Toutes les mesures prises par les organismes constituants sont conformes aux orientations déterminées par les assemblées générales. Un rapport annuel portant sur l’exercice précédent est présenté à chaque Assemblée générale annuelle.

SCM : Pas de commentaire

B-03 - Révision n°3 des statuts sur la gouvernance — Sceau (A)

Attendu que les statuts de l’Institut constituent le principal document de gouvernance de l’Institut et la base de toutes les politiques et de tous les statuts des organismes constituants;

Attendu qu’il est de la plus haute importance de maintenir une orientation claire et concise dans les statuts de l’Institut;

Attendu que le contenu actuel des statuts de l’Institut dépasse de loin les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL);

Attendu que des statuts concis facilitent l’utilisation;

Attendu que le Conseil d’administration recommande les changements préconisés par un consultant externe chargé de l’examen de la gouvernance (Laridae Communications Inc.);

Attendu que la LCOBNL n’exige pas la désignation d’une personne spécifique pour répondre aux exigences de la Loi;

Il est proposé que les statuts de l’Institut soient révisés comme suit :

À supprimer : 

ARTICLE 3 RESPONSABILITÉS DE L’ORGANISME

3.1 Le sceau de l’Institut a la forme prescrite par le Conseil et porte une inscription française et anglaise. Le/la secrétaire exécutif·ive a la garde du sceau de l’Institut.

3.2 Le/la secrétaire exécutif·ive est l’administrateur·rice désigné·e pour satisfaire aux conditions des articles 21 and 278 de la Loi.

À ajouter : 

ARTICLE 3 SCEAU

3.1 Le sceau de l’Institut a la forme prescrite par le Conseil et porte une inscription française et anglaise.

SCM : Pas de commentaire

B-04 - Révision n°4 des statuts sur la gouvernance — Motions (A)

Attendu que les statuts de l’Institut constituent le principal document de gouvernance de l’Institut et la base de toutes les politiques et de tous les statuts des organismes constituants;

Attendu qu’il est de la plus haute importance de maintenir une orientation claire et concise dans les statuts de l’Institut;

Attendu que le contenu actuel des statuts de l’Institut dépasse de loin les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL);

Attendu que des statuts concis facilitent l’utilisation;

Attendu que le Conseil d’administration recommande les changements préconisés par un consultant externe chargé de l’examen de la gouvernance (Laridae Communications Inc.);

Attendu que les motions soumises après le délai prescrit de 12 semaines ne permettent pas une évaluation et un suivi adéquats avec l’auteur de la motion;

Attendu que le traitement incohérent des motions n’est pas conforme aux exigences fiduciaires en matière de diligence raisonnable;

Il est proposé que les statuts de l’Institut soient révisés comme suit :

Ancienne formulation : 

13.1.4.3.2 L’assemblée générale annuelle traite d’abord des motions présentées conformément à la procédure des présents statuts et des motions non conformes par la suite. Ces dernières doivent être reçues par le Sous-comité des motions au plus tard à 10 h 30 le dernier jour de l’assemblée générale annuelle. Toutefois, l’assemblée générale annuelle peut traiter sur-le-champ une motion urgente.

Nouvelle formulation :

13.1.4.3.2 Les motions soumises contrairement à la procédure décrite dans les présents statuts ne seront pas traitées par l’Assemblée générale annuelle, à l’exception de l’Assemblée générale annuelle qui peut accepter une motion comme une urgence et la traiter immédiatement.

SCM : Pas de commentaire

B-05 - Révision n°5 des statuts sur la gouvernance — Rémunération (A)

Attendu que les statuts de l’Institut constituent le principal document de gouvernance de l’Institut et la base de toutes les politiques et de tous les statuts des organismes constituants;

Attendu qu’il est de la plus haute importance de maintenir une orientation claire et concise dans les statuts de l’Institut;

Attendu que le contenu actuel des statuts de l’Institut dépasse de loin les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL);

Attendu que des statuts concis facilitent l’utilisation;

Attendu que le Conseil d’administration recommande les changements préconisés par un consultant externe chargé de l’examen de la gouvernance (Laridae Communications Inc.);

Attendu que la rémunération du/de la président·e et des vice-président·es est déjà établie comme étant déterminée par le Conseil d’administration dans les articles 19.3 et 20.5 respectivement;

Il est proposé que les statuts de l’Institut soient révisés comme suit :

À supprimer : 

21.3 Rémunération Seule l’Assemblée générale annuelle est habilitée à déterminer la rémunération des directeurs·rices élu·es.

SCM : Pas de commentaire

B-06 - Révision n°9 des statuts sur la gouvernance — Autorité financière (A)

Attendu que les statuts de l’Institut constituent le principal document de gouvernance de l’Institut et la base de toutes les politiques et de tous les statuts des organismes constituants;

Attendu qu’il est de la plus haute importance de maintenir une orientation claire et concise dans les statuts de l’Institut;

Attendu que le contenu actuel des statuts de l’Institut dépasse de loin les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL);

Attendu que des statuts concis facilitent l’utilisation;

Attendu que le Conseil d’administration recommande les changements préconisés par un consultant externe chargé de l’examen de la gouvernance (Laridae Communications Inc.);

Attendu que l’Institut doit se doter d’une politique concise en matière de pouvoirs de signature et de délégation de l’autorité financière; 

Il est proposé que les statuts de l’Institut soient révisés comme suit :

15.2.3 Aucun accord ne lie l’Institut sans avoir été autorisé par le Conseil. Un accord, acte, contrat ou autre engagement écrit qui n’est pas respecté de façon explicite par le Conseil, par un·e ou des administrateurs·rices déterminé·es, peut être conclu par le/la président·e un·e administrateur·rice, conjointement avec les employé·es responsables des questions dont traite le document.

Nota : Une politique complète sur les pouvoirs de signature et la délégation de l’autorité financière doit également être mise en œuvre.

SCM : Pas de commentaire

B-07 - Taille maximale de l'exécutif du groupe (A)

Attendu que les groupes n'ont aucun contrôle sur la taille du groupe, car celle-ci est assujettie aux éléments suivants des niveaux d'emploi établis par l'employeur ; et

Attendu qu'un groupe pourrait perdre des membres par attrition, et que ces postes restent vacants, ce qui se traduit par un nombre réduit de membres et une réduction correspondante du le nombre de membres exécutifs autorisés ; et

Attendu qu'une quantité similaire de travail doit être accomplie par un cadre de groupe, quelle que soit la taille du groupe.

Il est proposé que le nombre maximum de membres de l'exécutif soit révisé comme suit:

10.1.5 Exécutif de groupe La taille minimum d’un exécutif de groupe est de trois (3) membres. Le nombre maximal de membres de l’exécutif dans un groupe est fonction de la taille du groupe et du tableau suivant.

B-08 - Motion concernant l’article 10.2.3 des statuts de l’Institut (effectif minimal des exécutifs de sous-groupe) (A)

Attendu que de nombreux petits sous-groupes ont des difficultés à respecter l’exigence du nombre minimum de membres d’exécutif;

Attendu que l’idéal est toujours d’avoir au moins trois membres d’exécutif;

Attendu qu’il est important d’avoir des sous-groupes en place pour servir tous nos membres au niveau local;

Attendu que les organismes constituants peuvent s’adresser à l’Institut pour obtenir une deuxième signature afin de payer les dépenses, au besoin;

Il est proposé de modifier comme suit l’article 10.2.3 des statuts de l’Institut :

10.2.3 Exécutif du sous-groupe Un exécutif de sous-groupe comprend habituellement un(e) (1) membre par dix (10) membres du sous-groupe, chiffre arrondi à la dizaine près; il est habituellement formé d’au moins trois (3) membres mais d’au plus onze (11) membres. Les dirigeant·es comprennent normalement un·e président·e, un·e vice-président·e et un·e secrétaire-trésorier·ère ou, selon le cas, un·e secrétaire et un·e trésorier·ère. Le mandat des membres de l’exécutif n’excède pas trois (3) ans. Les résultats des élections à l’exécutif d’un sous-groupe, ainsi que la liste des noms, des postes, des adresses et des numéros de téléphone au bureau et au domicile des dirigeant·es élu·es sont transmis au (à la) secrétaire général·e dans les plus brefs délais.

SCM : Doit être lu conjointement avec les autres exigences relatives aux numéros d'exécution.

B-09 - Articles 7.1 et 7.1.1 - Membres retraités dans les équipes de négociation (F)

Attendu que les membres à la retraite ne sont pas concernés par les conventions collectives,

Il est proposé que l’article 7.1 des statuts soit modifié comme suit :

7.1 Membres titulaires et à la retraite Seul(e)s les membres titulaires et à la retraite peuvent voter pour élire les administrateurs(-trices), poser leur candidature à des postes d’élu(e)s et participer autrement aux activités de l’Institut et des organismes constituants de l’Institut, sous réserve de l’article 7.1.1. Les membres titulaires et à la retraite peuvent assister aux assemblées générales de l’Institut. Seul(e)s les membres titulaires peuvent être nommés délégué(e)s syndicaux et être membres des équipes de négociation.

7.1.1 Les groupes et les sous-groupes peuvent, conformément à leurs statuts, déterminer le niveau de participation des membres à la retraite dans leurs activités, excluant être membre d’une équipe de négociation.

SCM : Pas de commentaire

B-10 - Nomenclature des chapitres (F)

Attendu que le terme est principalement utilisé au Québec;

Attendu que le mot chapitre est associé au Québec à des gangs de motards criminalisés;

Attendu qu’il est important que l’IPFPC ait une image professionnelle autant auprès de nos membres que de la gestion et la population.

Attendu que deux des syndicats de professionnels qui nous ressemblent le plus, l’ACEP et l’ACAF[1] , utilisent le terme “section locale”;

Il est proposé que les statuts nationaux en français soient changés comme suit :

11.1 RÉGIONS

11.1.1 Chaque région est structurée selon un minimum de trois (3) niveaux :

i.   Conseil régional

ii. Exécutif régional

iii.  Chapitres Section

11.1.2 Les membres peuvent choisir d’être actifs(-ives) dans les structures régionales de leur lieu de résidence, de l’emploi ou du dernier emploi occupé. Les membres n’ont jamais de droits dans plus d’une (1) région.

11.1.3 La participation à d’autres unités organisationnelles est conforme à la définition des statuts de chaque région.

11.1.4 Chaque conseil régional est libre de recommander l’organisation détaillée de la région, sous réserve de la conformité aux présents statuts et de l’approbation du Conseil d’administration.

11.1.5 Statuts Chaque région est régie par des statuts conformes aux présents statuts, qui prévoient notamment la représentation des chapitres sections ou d’autres unités organisationnelles au conseil régional. Après modification de ses statuts, une région les soumet au Comité des statuts et politiques pour qu’il les étudie. Les modifications apportées aux statuts entrent en vigueur une fois approuvées par le Conseil d’administration.

11.1.6 Conseil régional Le conseil régional se compose d’au moins un(e) (1) délégué(e) par deux cents (200) membres et d’au plus un(e) (1) délégué(e) par cinquante (50) membres résidant dans la région, chiffre arrondi aux deux cents (200) près, plus deux (2) autres délégué(e)s. Le décompte des membres se fait le 31 décembre précédent.

11.1.6.1 Chaque conseil régional se réunit au moins une fois pendant l’année civile.

11.1.7 Exécutif régional L’exécutif régional est composé des directeurs(-trices) élu(e)s de la région et d’autres membres jusqu’à concurrence de onze (11) membres. Dans les régions de plus de 10 000 membres, le nombre maximal à l’exécutif régional est de treize (13) membres. Les dirigeant(e)s comprennent normalement un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire-trésorier(-ière) ou, selon le cas, un(e) secrétaire et un(e) trésorier(-ière). Le mandat des membres de l’exécutif n’excède pas trois (3) ans. Les résultats des élections à l’exécutif d’une région ainsi que la liste des noms, postes, adresses et numéros de téléphone au bureau et au domicile des dirigeant(e)s élu(e)s sont transmis au (à la) secrétaire exécutif(-ive) dans les plus brefs délais.

11.2 chapitres Sections

11.2.1 Création La création d’une chapitres section, comprenant au moins dix (10) membres titulaires ou à la retraite provenant d’au moins deux (2) groupes spécifiques dans une région, est assujettie à l’approbation du Comité exécutif, à la demande des membres de la chapitre section proposée et sur recommandation de l’exécutif régional en cause. Nonobstant ce qui précède, lorsqu’une région, où autrement une chapitre section serait créée, comprend les membres d’un seul groupe, l’exécutif régional peut recommander la création d’une chapitre section, sous réserve de l’approbation du Comité exécutif. Les statuts appropriés sont assignés au chapitre à la section nouvellement formée conformément aux présents statuts.

11.2.1.1 Les membres devraient toujours faire partie d’une chapitre section et ne peuvent jamais appartenir à plus d’une (1) chapitre section.

11.2.2 Statuts Chaque chapitre section est régie par des statuts conformes aux présents statuts et à ceux de la région en cause, qui garantissent notamment à chaque membre le droit de poser sa candidature et de voter lors de l’élection de l’exécutif. Après modification de ses statuts, une chapitre section soumet les modifications au Comité des statuts et politiques et à l’exécutif régional en cause pour qu’il les étudie. Les modifications apportées aux statuts entrent en vigueur une fois approuvées par le Conseil et ratifiées par les membres de la chapitre section.

11.2.3 Exécutif de chapitre section. Un exécutif de chapitre section comprend habituellement un(e) (1) membre par dix (10) membres de la chapitre section, chiffre arrondi à la dizaine près; il est formé d’au moins trois (3) membres, mais d’au plus onze (11) membres. Les dirigeant(e)s comprennent normalement un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire-trésorier(-ière) ou, selon le cas, un(e) secrétaire et un(e) trésorier(-ière). Le mandat des membres de l’exécutif n’excède pas trois (3) ans. Les résultats des élections à l’exécutif de la chapitre section, ainsi que la liste des noms, postes, adresses et numéros de téléphone au bureau et au domicile des dirigeant(e)s élu(e)s sont transmis au secrétaire exécutif dans les plus brefs délais. L’exécutif se réunit au moins trois (3) fois par an.

11.2.4 Assemblée générale annuelle Chaque chapitre section convoque une assemblée générale annuelle des membres au moins une fois par année civile, jamais plus de quinze (15) mois après l’assemblée annuelle précédente. Lorsqu’une chapitre section omet de tenir une assemblée générale annuelle, le (la) secrétaire exécutif(-ive) l’informe qu’il enfreint la présente disposition et lui demande de prendre les mesures nécessaires dans les trente (30) jours suivant la réception de cet avis. Si la chapitre section n’obtempère pas, l’affaire est renvoyée à l’exécutif régional en cause pour qu’il fasse une recommandation au Conseil.

11.2.5 Motif de dissolution Une chapitre section peut être dissoute s’il si elle omet de se conformer à ses statuts, à ceux de la région en cause ou à ceux de l’Institut, sous réserve de la recommandation de l’exécutif régional en cause et de l’approbation du Comité exécutif.

SCM : Pas de commentaire

B-11 - Ratio du nombre de délégués de l’AGA nationale (F)

Attendu que l’AGA est l’instance décisionnelle suprême à l’Institut;

Attendu qu’un nombre si élevé de participants rend les discussions et la prise de décisions difficiles;

Attendu que le nombre total de membres de l’Institut est en constante augmentation;

Attendu que le nombre de délégués à l’AGA sera sujet à augmenter selon la formule actuelle;

Attendu que les coûts engendrés par l’AGA sont en constante augmentation;

Attendu que les hôtels de plusieurs provinces ne peuvent pas accueillir les membres invités à l’AGA;

Attendu que les hôtels pouvant encore nous accommoder ne sont plus en mesure de préparer les repas adéquatement pour les membres invités à l’AGA;

Il est proposé que, pour l’AGA 2025 que les articles 13.2.6.1 Groupes et 13.2.6.3 Régions, soient corrigées de la manière suivante:

Que le nombre 200 soit remplacé par 300

13.2.6.2 Groupes Chaque exécutif de groupe nomme le nombre le plus élevé de délégué(e)s selon:

a. Un(e) (1) délégué(e) par tranche de deux cents (200) trois cents (300) membres du groupe, nombre arrondi aux deux cents (200) trois cents (300) près, d’après le nombre de membres à l’échelle nationale au 31 décembre qui précède l’avis de convocation à l’assemblée;

b. Un(e) (1) délégué(e).

13.2.6.3 Régions Chaque région a droit à un(e) (1) délégué(e) par deux cents (200) trois cents (300) membres, nombre arrondi aux deux cents (200) trois cents (300) près, résidant dans la région au 31 décembre qui précède l’avis de convocation à l’assemblée.

SCM : Pas de commentaire

Commentaire financier : 

Le coût actuel est estimé à 2 400 000 $ avant la modification des délégué·es.  Après la motion, le coût des délégué·es serait estimé à 1 600 000 $, ce qui représente une réduction potentielle de 800 000 $.

B-12 - Discussions prioritaires à l’AGA (A)

Attendu que le but de l’Assemblée générale annuelle est de gouverner l’Institut conformément aux exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et des statuts de l’Institut;

Attendu qu’il est souhaitable d’assurer une gouvernance efficace de l’Institut et de ses membres;

Attendu que l’organisation de l’Assemblée générale annuelle entraîne des coûts importants;

Attendu que l’approbation des états financiers, la nomination des auditeurs et les discussions budgétaires doivent avoir lieu;

Il est proposé que tout soit mis en œuvre pour que l’Assemblée générale annuelle se déroule avant la tenue de discussions, de sujets et d’allocutions hors programme.

13.2.3.1 Ordre des points de l’ordre du jour Les points suivants de l’ordre du jour ont la priorité sur les discussions et les sujets hors programme, comme suit :

1. Adoption de l’ordre du jour
2. Approbation du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente
3. Approbation des comptes de l’année précédente
4. Nomination des auditeurs
5. Motions ayant une incidence budgétaire financière
6. Approbation du budget 
7. Toutes les autres motions, présentations et affaires.

SCM : Pas de commentaire

B-13 - Comité consultatif des sciences (A)

Attendu que les membres du Comité consultatif des sciences (CCS) sont actuellement nommés pour un mandat d’un an;

Attendu qu’il faut plusieurs réunions pour que les membres du Comité se familiarisent avec le travail du Comité;

Attendu que le fait que les membres du Comité n’aient qu’un mandat d’un an peut entraîner une rotation importante de l’effectif du Comité et limiter les progrès sur les initiatives à plus long terme;

Il est proposé que l’article 17.10.1 des statuts soit modifié pour inclure un mandat de deux trois ans :

17.10.1 Composition — Le comité du Conseil appelé le Comité consultatif des sciences se compose de cinq (5) à sept (7) membres. Sa composition est représentative de l’ensemble des membres œuvrant en sciences et technologie, dont la recherche, le génie et les activités scientifiques. Le Conseil d’administration nomme les membres pour un mandat de deux (2) trois (3) ans.

SCM : Pas de commentaire

B-14 - Allocation annuelle - Article 14.3.1 des statuts (A)

Attendu que les régions et les sous-groupes reçoivent une allocation, mais ils ne sont pas mentionnés dans l’article 14.3.1 des statuts;

Attendu qu’il convient de modifier l’article 14.3.1 des statuts afin que ces deux types d’organismes constituants y figurent;

Il est proposé de modifier comme suit l’article 14.3.1 des statuts :

14.3.1 Allocation annuelle Un organisme constituant a droit à une allocation annuelle calculée d’après le nombre de ses membres titulaires et cotisant·es Rand inscrit·es à la liste au 31 décembre de l’année précédente, et fixée par l’assemblée générale annuelle. Les allocations seront fixées en fonction des catégories de membres suivantes :

Régions – nombre de membres titulaires, de membres à la retraite et de cotisant·es Rand;

Chapitres – nombre de membres titulaires, de membres à la retraite et de cotisant·es Rand;

Groupes – nombre de membres titulaires et de cotisant·es Rand;

Sous-groupes – nombre de membres titulaires et de cotisant·es Rand;

Guilde des membres à la retraite – nombre de membres à la retraite.

L’allocation est versée pour l’année civile en cours seulement. Elle sert à défrayer les coûts normaux des activités de l’organisme constituant.

SCM : Aucune modification du coût - correction d'une omission

B-15 - Rajustement des cotisations de groupe (A)

Attendu que les groupes ont le droit de déterminer qu’il est nécessaire de rajuster leurs cotisations;

Attendu que les demandes de rajustement des cotisations sont assujetties à la volonté de l’Assemblée générale annuelle (AGA) ou extraordinaire de l’Institut; 

Attendu que, dans l’esprit de l’autonomie des groupes, les besoins déterminés par les groupes ne peuvent pas être ignorés par l’AGA; 

Il est proposé de modifier comme suit l’article 14.2.3.1 des statuts : 

14.2.3.1 Groupes Nonobstant l’article 14.2.2, les cotisations fixées par l’Assemblée générale annuelle ou extraordinaire ne sont pas nécessairement identiques pour tous les groupes. Le groupe qui demande, conformément à une décision majoritaire de l’AGA du groupe, la création d’un poste budgétaire, peut également demander à l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire d’approuver le a droit à un rajustement des cotisations pour permettre la prestation de services supplémentaires au groupe.

SCM : Pas de commentaire

B-16 - Mandat du CSPI (A)

Attendu que le mandat du Comité des services et projets informatiques va comme suit : « Le Comité des services et projets informatiques conseille et fait des recommandations au Conseil sur les questions liées aux services et projets informatiques (…) »;

Attendu que toutes les parties prenantes sont appelées à contribuer aux meilleures pratiques en matière de conception et de développement de systèmes;

Attendu que les parties prenantes de l’Institut comprennent l’ensemble des membres;

Attendu que les membres appartiennent à tous les groupes professionnels, qui ont des besoins différents en ce qui a trait aux services fournis par l’Institut;

Il est proposé de modifier comme suit l’article 17.11.1 des statuts :

17.11.1 Composition — Le comité du Conseil appelé Comité des services et projets informatiques est formé de cinq (5) à sept (7) membres. Sa composition est normalement représentative des professionnel·les de la GI-TI de l’IPFPC.

SCM : Pas de commentaire

B-17 - Produits alcoolisés et produits issus du cannabis (F)

Attendu que la transparence financière est un facteur essentiel à la mobilisation des membres; 

Attendu que l'utilisation des fonds pour acquérir et offrir des produits alcoolisés est ancré dans la culture de l'Institut depuis des décennies;

Attendu que l'utilisation des fonds pour acquérir et offrir des produits issus du cannabis est permis depuis que la législation canadienne le permet;

Attendu que l'opinion général sur l'utilisation des fonds publics pour acquérir et offrir des produits alcoolisés ou des produits issus du cannabis a grandement évolué dans la dernière décennie; et

Attendu que les membres de l'Institut s'attendent à une saine gestion des fonds issus de la cotisation syndicale.

Qu'il soit résolu que les Statuts de l'Institut soit modifiés pour inclure les articles suivants:

 14.1.11 (NOUVEAU) Produits alcoolisés et produits issus du cannabis

 Il est permis à l'Institut et à tous les organismes constituants d'acquérir et d'offrir des produits alcoolisés ou des produits issus du cannabis selon les conditions suivantes:

 a) l'acquisition et la distribution sont conformes aux lois municipales, provinciales et fédérales en vigueur.

 b) les dépenses sont autorisées par l'Assemblée générale annuelle de l'organisme constituant.

 c) à compter du 1 janvier 2025 et par la suite, les dépenses sont inscrites sous la mention comptable "Alcool et cannabis" dans les registres comptables de l'Institut et de tous les organismes constituants.

d) à compter du 1 juillet 2026, le budget annuel de l'Institut devra inclure un montant global maximal autorisé pour l'acquisition de produits alcoolisés et de produits issus du cannabis pour l'ensemble de l'organisation et ce montant sera divisé et attribué au prorata des membres des organismes constituants avant son approbation par l’AGA de l’Institut.

e) à compter du 31 décembre 2025 ou du 30 juin 2026 selon la fin de l’exercice comptable, le rapport financier annuel de l'Institut et des organismes constituants doit faire mention des sommes dépensées pour des produits alcoolisés ou des produits du cannabis. 

14.1.12 (NOUVEAU)

Nonobstant 14.1.11 (NOUVEAU) Le Conseil d’administration peut interdire ou restreindre l’utilisation des fonds de l’Institut pour l’usage du cannabis ou de l’alcool sans dépasser les limites budgétaires maximales fixées conformément à l’article 14.1.11 d) .

SCM : Pas de commentaire

Commentaire juridique :

Voici les principales exigences juridiques pour qu’une organisation à but non lucratif comme l’IPFPC puisse acquérir et distribuer des produits de cannabis :

Permis obligatoire

L’acquisition et la distribution de cannabis nécessitent l’obtention d’un permis spécifique auprès de Santé Canada. Les types de permis visés peuvent comprendre les suivants :

- Permis de vente à des fins non médicales;

- Permis de recherche (pour certaines utilisations limitées). 

L’obtention d’un tel permis implique de se conformer à des exigences strictes en matière de sécurité, de tenue de registres et d’établissement de rapports.

Restrictions en matière de distribution

La distribution de cannabis est soumise à des règles strictes :

- Interdiction de vendre ou de fournir du cannabis à des personnes de moins de 18 ans (ou n’ayant pas atteint l’âge légal le plus élevé de leur province ou territoire);

- Limite de 30 grammes de cannabis séché (ou l’équivalent), pour la possession publique par l’adulte;

- Interdiction de distribution dans les lieux principalement fréquentés par des jeunes.

Emballage et étiquetage

Les produits de cannabis doivent satisfaire à des normes strictes :

- Emballage neutre et opaque;

- Symbole normalisé du cannabis;

- Messages obligatoires relatifs à la santé;

- Renseignements spécifiques sur le produit (par exemple, teneur en THC ou en CBD).

Promotion limitée

La promotion du cannabis est fortement restreinte :

- Interdiction de faire de la publicité attrayante pour les jeunes;

- Restrictions concernant l’utilisation d’éléments de marque;

- La promotion n’est autorisée que dans des circonstances limitées où les jeunes ne peuvent pas la voir.

Traçabilité

Un système de suivi du cannabis, de la production à la vente, est nécessaire pour prévenir les détournements vers le marché clandestin.

Conclusion

L’acquisition et la distribution de cannabis par une organisation comme l’IPFPC nécessiteraient l’obtention de permis spécifiques et le respect d’un cadre réglementaire complexe. Cela représenterait un défi logistique et administratif important, très éloigné de la mission première d’un syndicat professionnel.

Commentaire financier :

Impossible de quantifier les conséquences financières.

B-18 - Déclaration des dépenses (A)

Attendu que les cotisations de nos membres sont confiées à l’Institut afin qu’il puisse fonctionner de manière efficace et efficiente pour répondre aux besoins des membres;

Attendu que certains membres ne croient pas que l’Institut utilise leurs cotisations pour assurer son fonctionnement efficace et efficient;

Attendu que nos membres attendent des dirigeant·es de l’Institut qu’ils soient raisonnables, responsables et comptables lorsqu’ils demandent le remboursement de dépenses et utilisent les allocations d’utilisation discrétionnaire;

Attendu qu’il est de bonne pratique pour l’Institut d’opérer de manière responsable, transparente et redevable;

Attendu qu’il convient d’annoncer à l’avance la mise en œuvre de ce nouvel article des statuts;

Il est proposé que le nouvel article suivant soit adopté le 1^er mars 2025 :

NOUVEL ARTICLE :

14.5 Déclaration des dépenses

14.5.1 Les demandes de remboursement des frais de déplacement (à l’exclusion des indemnités journalières), d’accueil et d’utilisation discrétionnaire des membres du Conseil d’administration, des exécutifs des groupes nationaux, des exécutifs régionaux et des exécutifs d’équipes de consultation nationale sont mises à la disposition des membres pour examen lors de l’Assemblée générale annuelle de l’Institut avant d’être publiées sur le portail de l’Institut (https://members.pipsc.ca/).

14.5.2 Lorsque les préparatifs de voyage sont faits par le fournisseur de l’Institut et que le coût n’est pas connu, la demande de remboursement des frais de déplacement comprend une carte d’embarquement pour le déplacement effectué au lieu d’un reçu détaillé d’un fournisseur.

14.5.3 La déclaration des dépenses relatives aux frais de déplacement (à l’exclusion des indemnités journalières), aux frais d’accueil et aux allocations d’utilisation discrétionnaire comprend :

a) Le classeur Excel PIPSC TRAVEL EXPENSE CLAIM - DEMANDE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT, chaque demande étant présentée dans une feuille de calcul distincte;

b) Un reçu détaillé du fournisseur pour chaque demande de remboursement;

c) La ou les cartes d’embarquement, le cas échéant, pour chaque demande de remboursement.

SCM : Dans l'article 14.5.2, le coût est toujours connu, de sorte que cet article pourrait ne jamais être appliqué. En outre, les cartes d'embarquement ne contiennent normalement pas d'informations financières.

Commentaire des Finances : En attent

B-19 - Durée du mandat du CRPTC (A)

Attendu que pour garantir des efforts soutenus en faveur de la promotion des normes de nos professions libérales et réglementées au sein de l’Institut, la durée du mandat des membres du Comité sur la reconnaissance professionnelle et les titres de compétence (CRPTC) doit être prolongée au-delà d’un an;

Il est proposé que les membres du Comité sur la reconnaissance professionnelle et les titres de compétence (CRPTC) soient nommés pour un mandat de trois ans, afin d’assurer la continuité et de permettre l’avancement des questions et des mandats. Le Conseil reconduira quatre membres actuels pour un mandat de deux (2) ans à compter de 2024-2026, et de nouveaux membres pour les mandats suivants, à compter de janvier 2025 pour trois (3) ans

SCM : Pas de commentaire

B-20 - Article 13 des statuts (AGE) (A)

Attendu que l’article 13.3.1 des statuts permet aux délégué·es à la dernière assemblée générale de convoquer des assemblées générales extraordinaires en soumettant une demande écrite au Conseil d’administration, mais pas aux membres de l’Institut qui n’étaient pas délégué·es à la dernière assemblée générale;

Attendu que l’article 167(1) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif stipule ce suit suit : « Les membres qui détiennent le pourcentage de votes prévu par règlement, ou le pourcentage inférieur prévu par les règlements administratifs, peuvent exiger des administrateurs la convocation d’une assemblée aux fins énoncées dans leur requête. »;

Attendu que le Conseil d’administration doit être responsable et à l’écoute de tous les membres de l’Institut à tout moment;

Il est proposé que l’article 13 des statuts soit modifié comme suit :

13.3.1 Convocation d’une assemblée générale extraordinaire Le Conseil peut convoquer une assemblée générale extraordinaire à la demande écrite d’au moins cinq (5 %) pour cent des délégué·es présent·es à la dernière assemblée générale ou 5 % des membres de l’Institut. Cette demande comprend les informations nécessaires à l’Institut pour confirmer l’adhésion des demandeurs, y compris leur nom, leur groupe et leur employeur, sous une forme prescrite ou un format utilisé par l’Institut, par exemple pour les nominations aux élections de l’Institut. Une telle demande est envoyée à chaque directeur·rice et au siège social de l’organisation. 

13.3.1.1 Une demande visant à tenir une assemblée générale extraordinaire en vertu de l’article 13.3.1.1 des statuts énonce les affaires qui seront traitées à l’assemblée et contient la proposition de motion ou de modification aux statuts.

13.3.1.2 Le Conseil peut, à sa propre initiative, convoquer une assemblée générale extraordinaire.

13.3.2 Ordre du jour L’assemblée générale extraordinaire ne traite que des questions justifiant sa tenue.

13.3.3 Avis de convocation L’assemblée générale extraordinaire a aura lieu entre la quatrième (4^e) et la treizième (13^e) septième (7^e) semaine suivant la réception de la demande ou la décision du Conseil.

13.3.3.1 Autre avis de convocation Si le Conseil ne tient pas de réunion dans les sept (7) semaines suivant la réception de la demande écrite prévue à l’article 13.3.1, par souci de clarté et pour se conformer à l’article 167(4) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif :

a) Le Conseil d’administration fournit au(x) demandeur(s) de l’assemblée générale extraordinaire, dans les sept (7) semaines suivant la réception de la demande écrite, les informations nécessaires pour contacter les délégués à la dernière assemblée générale afin de les inviter à l’assemblée générale extraordinaire;

b) Le Conseil d’administration avancera des frais raisonnables (jusqu’à 200 000 dollars au total) au(x) demandeur(s) pour organiser l’assemblée générale extraordinaire dans le format choisi par le demandeur;

c) Aux fins de l’article 13.3.1 et pour plus de clarté, cette réunion sera considérée comme ayant été convoquée par le Conseil d’administration.

13.3.4 Quorum Le quorum nécessaire à la tenue d’une assemblée générale extraordinaire convoquée en vertu de l’article 13.3.1.1 ci-dessus est constitué par trois cents (300) délégué·es. Le quorum doit être maintenu pendant toute la durée de l’assemblée générale extraordinaire.

13.3.5 Délégué·es Les délégué·es à une assemblée générale extraordinaire sont choisi·es conformément à l’article 13.2.6 des statuts.

13.3.6 Réunion par moyens électroniques Les délégué·es peuvent participer à une assemblée générale annuelle par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, conformément aux stipulations de la Loi.

SCM : Pas de commentaire

Commentaire juridique :

Irrecevable

Les paragraphes 154(3), (4) et (5) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif confèrent à l’organisation le pouvoir d’établir des droits de vote, des catégories de vote et des catégories de membres ayant le droit de voter.

Les paragraphes 13.2.5 et 13.2.6 des statuts prévoient les délégué·es autorisés, mais pas les membres.

B-21 - Calcul du nombre de délégués à l’AGA (A)

Attendu que l’assemblée générale annuelle d’un organisme constituant a pour objet de régir ledit organisme constituant;

Attendu que l’organisation d’une assemblée générale de groupe entraîne des coûts importants, qui augmentent avec le nombre de délégués choisis;

Attendu que la majorité des délégué·es actuels à l’AGA est basée sur le nombre de membres de chaque groupe ou sur le nombre de membres régionaux divisé par 200; 

Il est proposé que pour l’AGA de l’Institut, chaque groupe reconnu aura droit à un minimum de trois délégué·es; toutefois, le nombre maximum de délégué·es d’un groupe sera basé sur le nombre de membres de chaque groupe divisé par 300; en outre, le nombre total de délégué·es régionaux sera basé sur le nombre de membres de chaque région divisé par 450.

SCM : Hors sujet selon le statut 13.1.4.1 de l'Institut car il y a des impacts sur les statuts 13.2.6.2 et 13.2.6.3.