Rapport sur le suivi des motions adoptées en 2016
Présenté à la 98e Assemblée générale annuelle
Changement à l’exercice financier – Auteur : Conseil d’administration
14.1.1 Année financière L’année financière va du 1er janvier au 31 décembre. AGA 2013.
14.1.1 Nouvel exercice financier (NOUVEAU) – À compter du 1er juillet 2017, l’exercice financier commence le 1er juillet et se termine le 30 juin.
14.1.1.1 Période de transition (NOUVEAU) – Pour la période de transition allant du 1er janvier 2017 au 30 juin 2017, les états financiers vérifiés seront présentés à l’assemblée générale annuelle de 2017. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ
Élection du directeur du CC – Auteur : Conseil d’administration
Motion proposée et appuyée :
10.4.4.1 Directeur du CC Seuls les représentants du Conseil consultatif peuvent présenter leur candidature au poste de directeur du CC, élire le directeur du CC et assumer ce poste. Le directeur du CC est élu les années paires conformément aux présents statuts et à l’article 10 des règlements et il est habilité à voter aux réunions du CC.
10.4.4.2 Élection à l’exécutif du CC (à l’exception du directeur du CC) Tous les ans, une élection a lieu pour élire les dirigeants du Conseil consultatif. Les nouveaux dirigeants élus entrent en fonction immédiatement après la réunion à laquelle ils sont élus. Le président, le représentant du Conseil du Trésor et le représentant des organismes du gouvernement fédéral sont normalement élus les années paires; le vice-président et le représentant des employeurs distincts sont normalement élus les années impaires.
10.4.4.3 10.4.4.2.1 (renuméroté) Un avis d’élection accompagne l’ordre du jour de la réunion pendant laquelle l’élection a lieu. Les personnes mises en candidature ne sont pas tenues d’être présentes à la réunion mais doivent signifier, par écrit, leur volonté de poser leur candidature.
10.4.4.4 10.4.4.2.2 (renuméroté) L’élection est dirigée par un membre du Conseil consultatif qui n’est pas candidat à l’élection. L’élection se fait au vote secret. Le candidat qui reçoit le plus grand nombre de voix est élu. Les bulletins sont détruits après l’élection.
R10.4.4.1.1 Date de l’élection Le directeur du CC est élu par scrutin secret lors de la dernière réunion régulière du CC les années paires. CA 2006 (a)
R10.4.4.1.2 Admissibilité Aux fins de l’article 10.4.1.2 des statuts, le directeur du CC en poste est considéré comme étant un représentant de groupe au CC et il peut être réélu.
R10.4.4.1.3 Mandat Le directeur du CC demeure en poste pendant deux (2) ans, à compter du 1er janvier suivant immédiatement son élection. CA 2006 (a)
R10.4.4.3 Candidatures Les mises en candidature au poste de directeur du CC peuvent être soumises par écrit au président du CC ou provenir de l’assemblée. CA 2006 (a)
22.1.2 Mises en candidature Les candidatures doivent être posées par écrit, signées par au moins cent (100) membres pour un candidat au poste de président, cinquante (50) pour un candidat à un poste de vice-président et vingt-cinq (25) pour un candidat à un poste de directeur régional; elles doivent aussi porter le consentement attesté par la signature du candidat. Ces candidatures doivent parvenir au bureau national de l’Institut au plus tard à dix-sept (17) heures le jour fixé pour la clôture des mises en candidature. Les formules originales et les mises en candidature soumises par télécopieur sont officielles. La date fixée pour la clôture des mises en candidature est non moins de dix (10) semaines avant la date fixée pour l’élection. RENVOYÉE AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Nomination et renouvellement de mandat – Auteur : Conseil d’administration
Motion proposée et appuyée :
Il est proposé que l’article 12.4.1 soit modifié comme suit :
Article 12.4 Les méthodes suivantes sont utilisées pour recommander des délégués syndicaux au président.
Il est de plus proposé de modifier l’article 12.4.2.1 comme suit :
Article 12.4.2.1 Le pouvoir de nommer un délégué syndical appartient exclusivement au président.
Il est de plus proposé d’ajouter ce qui suit à l’article 12.5 :
Article 12.5 Le pouvoir de renouveler le mandat d’un délégué syndical appartient exclusivement au président. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Motions tardives présentées à l’AGA de l’Institut – Auteur : groupe VFS
Motion proposée et appuyée :
Il est proposé de modifier l’article 13.1.4.3.2 comme suit :
13.1.4.3.2 Motions tardives
L’Assemblée générale annuelle traite d’abord des motions présentées conformément à la procédure des présents statuts, et des motions non conformes par la suite. Ces dernières doivent être reçues par le Sous-comité des motions au plus tard à 10 h 30 le dernier jour de l’Assemblée générale annuelle. Toutefois, l’Assemblée générale annuelle peut traiter sur-le-champ une motion urgente. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Vice-président ou directeur intérimaire – Auteur : groupe VFS
Motion proposée et appuyée :
Il est proposé que les statuts de l’Institut soient modifiés comme suit :
20.3 Vice-président intérimaire Lorsqu’un vice-président est temporairement dans l’impossibilité d’assumer ses fonctions, le Conseil, à sa réunion ordinaire suivante, désigne un vice-président intérimaire parmi les autres membres du Conseil pour la durée de l’absence. L’article 20.2.1 ne s’applique pas à la période d’intérim.
20.4 Advenant la vacance d’un poste de vice-président, le Conseil, à sa réunion ordinaire suivante, nomme un vice-président intérimaire parmi les membres du Conseil qui assume les fonctions du poste jusqu’à ce que celui-ci soit pourvu par voie d’élections. Dans ce cas, l’article 20.2.1 des présents statuts ne s’applique pas seulement pour la durée de l’intérim. S’il reste plus de douze (12) mois au mandat au moment où le poste est déclaré vacant, on doit procéder à une élection extraordinaire.
ARTICLE 21 – DIRECTEURS
21.5 Absence avec motif valable Lorsqu’un directeur élu est absent, pour un motif valable, pendant une période fixe de plus de deux (2) mois, mais qu’il occupera de nouveau son poste avant l’expiration de son mandat, le Conseil peut, à sa discrétion et sous réserve de la recommandation du comité directeur du Conseil consultatif ou de l’exécutif régional en cause, pourvoir le poste par nomination durant la période d’absence du directeur élu. L’article 21.2.1 ne s’applique pas pendant l’absence d’un directeur élu.
21.5.1 Si un directeur est absent, pour un motif valable, pendant une période fixe de plus de deux (2) mois et que son mandat expire pendant son absence, le Conseil peut, à sa discrétion et sous réserve de la recommandation de l’exécutif du Conseil consultatif ou de l’exécutif régional en cause, pourvoir le poste par nomination jusqu’à la fin du mandat, à la condition qu’une élection ordinaire ne soit pas prévue dans les trois (3) mois suivant cette nomination. Dans ce cas, l’article 20.2.1 des présents statuts ne s’applique pas pour la durée de l’intérim. S’il reste plus de douze (12) mois au mandat au moment où le poste est déclaré vacant, on doit procéder à une élection extraordinaire. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Comité des droits de la personne et de la diversité – Auteur : Conseil régional des Prairies et des T.N.-O
Motion proposée et appuyée :
Attendu que l’Institut professionnel est un syndicat progressiste et que la discrimination sous toutes ses formes est contraire à ses valeurs et à celles d’une société démocratique et pluraliste telle que le Canada;
Il est proposé que l’Institut renomme le Comité des droits de la personne en milieu de travail « Comité des droits de la personne et de la diversité » et lui donne le mandat de traiter de tous les types de discrimination et de harcèlement qui existent dans notre société, comme suit :
17.7 Comité des droits de la personne et de la diversité
17.7.1 Composition – Le comité du Conseil appelé Comité des droits de la personne en milieu de travail et de la diversité se compose de cinq (5) à sept (7) membres. Cette composition est représentative de la diversité des membres.
17.7.2 Mandat – Le Comité des droits de la personne en milieu de travail et de la diversité donne au Conseil des avis et lui fait des recommandations sur la manière de s’attaquer aux préoccupations ou aux problèmes identifiés dans le milieu de travail liés aux droits des membres de l’Institut sur les questions liées aux droits de la personne et à la diversité touchant nos membres. Dans le cadre de son mandat, le Comité :
a) assure le suivi des questions relevant du grand domaine des droits de la personne et de la diversité, y compris l’équité en matière d’emploi et la contribution des membres et du personnel de l’Institut à ce domaine sans s’y limiter, les questions relatives au sexe, à la race, à l’ethnicité, à la classe, à la santé mentale et à l’âgisme;
b) coordonne et distribue l’information sur les droits de la personne se porte à la défense des groupes victimes de discrimination et de harcèlement, tels que les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les personnes handicapées et les LGBTQ, grâce à des sous-comités;
c) favorise la poursuite de discussions sur des questions touchant les droits de la personne et l’étude de ces questions coordonne et distribue l’information et les récents développements dans le domaine des droits de la personne et de la diversité. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Nouveau nom pour le Comité des services aux membres – Auteur : Exécutif régional de l’Atlantique
Motion proposée et appuyée :
Attendu qu’un des comités du Conseil d’administration est connu sous le nom de Comité des services aux membres;
Attendu qu’il a pour principal mandat de veiller à l’apprentissage et à la formation des délégués syndicaux de l’Institut;
Attendu que le Comité est formé des présidents des comités de formation régionaux;
Et attendu que les questions des membres concernant les services aux membres sont acheminées à la Division des services aux membres de l’Institut et non au Comité des services aux membres, créant ainsi de la confusion chez les membres;
Il est proposé de donner au Comité des services aux membres le nouveau nom de Comité d’apprentissage et de formation;
Il est de plus proposé que les statuts de l’Institut soient modifiés comme suit :
17.8 Comité des services aux membres d’apprentissage et de formation
17.8.1 Composition Le comité du Conseil appelé Comité d’apprentissage et de formation se compose de cinq (5) à sept (7) membres. Le président du Comité de formation de chaque région est désigné pour siéger à ce comité. Chaque région doit désigner un remplaçant au cas où son président du Comité de formation ne peut pas assister à la réunion.
17.8.2 Mandat Le Comité des services aux membres d’apprentissage et de formation donne au Conseil d’administration des avis, des conseils et lui fait des recommandations sur les questions touchant le recrutement, l’apprentissage et la formation des délégués syndicaux et des membres ainsi que la prestation des services aux membres. Il lui formule des suggestions concernant notamment le programme de formation de l’Institut, le recrutement des délégués syndicaux et leur formation. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Article 24.2 – Appels – Auteurs – Chris Roach (vice-président du groupe VFS) et Shannon Bittman (vice-présidente nationale)
Motion proposée et appuyée :
Attendu que l’imputation d’une faute ou l’imposition d’une mesure disciplinaire peut avoir des conséquences lourdes et incalculables sur la réputation et la carrière d’une personne;
Attendu que les décisions disciplinaires sont souvent révisées à la suite d’un appel;
Attendu que la légitimité du processus de plainte repose sur son intégrité et son équité;
Et attendu que les principes de justice fondamentale prévoient que tant et aussi longtemps que les mécanismes internes d’appel n’ont pas été menés à terme, l’intimé doit être protégé par la confidentialité, et la présomption de non-culpabilité prévaut;
Il est proposé de modifier les statuts comme suit :
24.2 Appels
24.2 Appels Une décision entraînant la destitution, la suspension ou le retrait d’un membre peut être portée en appel par le membre sanctionné, conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.
Un membre peut en appeler d’une décision prévoyant une mesure disciplinaire conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.
24.2.1 Appels (NOUVEAU)
Des mesures disciplinaires ne seront pas mises en vigueur ou communiquées par l’Institut jusqu’à la date la plus éloignée entre la date limite pour déposer un appel en vertu de la politique de l’Institut et la date à laquelle la décision disciplinaire est confirmée à la suite d’un appel. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Motion proposée et appuyée :
Il est proposé que l’AGA 2016 reçoive les états financiers vérifiés pour l’exercice financier se terminant le 31 décembre 2015. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Il est proposé que la société BDO Canada soit désignée comme firme de vérification comptable de l’IPFPC et de ses entités affiliées pour l’exercice financier de 2017. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Il est proposé que l’AGA de 2016 approuve le budget pour la période allant du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2017. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Motion proposée et appuyée :
Attendu que les cotisations des membres n’ont pas suivi le rythme de l’inflation;
Attendu que le déficit d’exploitation de l’IPFPC aura épuisé les réserves de l’organisation d’ici la fin de 2017;
Attendu que les cotisations des membres de l’IPFPC sont inférieures à la moyenne des cotisations des membres des autres syndicats du CNM;
Attendu qu’une augmentation juste des cotisations syndicales est essentielle pour assurer la pérennité de l’IPFPC et le maintien des campagnes, initiatives et services existants;
Attendu que l’IPFPC doit investir dans des secteurs stratégiques comme les relations gouvernementales, les communications et la mobilisation;
Et attendu que l’IPFPC, en tant que principal porte-parole du professionnalisme dans la fonction publique, a pour but de représenter ses membres selon les normes les plus élevées, et de « programmer la réussite »;
Il est proposé que l’AGA de 2016 approuve une augmentation des cotisations de 10 $ par membre par mois à compter du 1er janvier 2017. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Motion proposée et appuyée :
Attendu que la motion sur le financement des organismes constituants en région éloignée (motion F-5) présentée à l’AGA de 2015 de l’IPFPC a été adoptée;
Attendu que cette motion ne visait que le Nunavut, le Yukon et les Territoires du Nord-Ouest, et non toutes les régions nordiques et éloignées du Canada;
Et attendu que le paragraphe 110.7(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu reconnaît le caractère distinct des régions nordiques et éloignées du Canada;
Il est proposé que l’allocation annuelle des organismes constituants qui sont situés dans des régions définies au paragraphe 110.7(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu soit augmentée comme suit pour rendre compte des différences de coûts dans les régions éloignées :
Toutes les régions non reconnues en vertu de la motion F-5 de l’AGA de 2015 de l’IPFPC : 120 %. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Motion proposée et appuyée :
Attendu que le contrat de la boutique électronique devait expirer en octobre 2016;
Attendu que ce contrat a été reconduit pour une autre année en juillet 2016 et qu’il expirera en octobre 2017;
Et attendu que les membres sont généralement insatisfaits de la sélection, de la qualité, des prix et de la disponibilité des articles offerts à la boutique électronique;
Il est proposé que le contrat actuel de la boutique électronique ne soit pas reconduit. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ – Les statuts de l’Institut ont été modifiés en conséquence.
Attendu que la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL) exige que l’AGA ait lieu dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier d’une organisation.
Attendu que l’IPFPC prend toutes les mesures raisonnables pour se conformer aux exigences de la LCOBNL;
Attendu qu’une prolongation a été accordée par Industrie Canada à l’IPFPC pour lui permettre de tenir son AGA en novembre 2016 pour l’exercice financier qui s’est terminé le 31 décembre 2015, aux conditions suivantes :
1) Au plus tard le 30 juin 2016, l’organisme doit se conformer au paragraphe 175(1) de la LCOBNL en envoyant une copie ou un résumé des documents mentionnés au paragraphe 172(1) de la LCOBNL ou une copie de la publication de l’organisme qui reprend l’information contenue dans les documents ou le résumé à chaque membre qui n’a pas précisé par écrit ne pas vouloir recevoir un tel document. Si l’organisme envoie un résumé à un membre, il doit aussi informer le membre de la façon d’obtenir une copie gratuite des documents;
2) Au plus tard à l’AGA 2016, l’organisme doit remettre aux membres une copie de ses états financiers non vérifiés pour l’exercice financier en cours jusqu’au deuxième trimestre de cet exercice, inclusivement;
3) Les membres de cet organisme doivent appuyer cette exemption en adoptant une motion extraordinaire à leur assemblée annuelle de 2016;
4) L’organisme doit informer ses membres de cette exemption le plus tôt possible et au plus tard le 30 juin 2016;
Et attendu que l’IPFPC s’est conformé aux conditions imposées par Industrie Canada;
Il est proposé que les membres de l’IPFPC appuient l’ordonnance d’exemption rendue par Industrie Canada dans sa décision no D 007/16 du 7 juin 2016. ADOPTÉE
Suivi : TERMINÉ
Motion proposée et appuyée :
Attendu que la politique du Conseil du Trésor relative aux garderies en milieu de travail a réussi pendant de nombreuses années à contribuer à la mise en place et au maintien de douze garderies dans des édifices du gouvernement fédéral;
Attendu que le gouvernement fédéral précédent a ébranlé la viabilité financière à long terme des garderies en milieu de travail en éliminant l’enveloppe financière permettant aux ministères de subventionner les loyers de ces garderies;
Et attendu que nous avons déjà assisté à la fermeture de la garderie Tupper Tots à Ottawa et que d’autres garderies en milieu de travail sont menacées du même sort;
Il est proposé que l’IPFPC continue à collaborer avec les autres agents négociateurs pour faire en sorte que le Conseil du Trésor maintienne sa politique sur les garderies en milieu de travail et que ces lieux d’importance vitale puissent subsister à long terme. ADOPTÉE
Suivi : L’Institut continue de collaborer avec d’autres agents négociateurs fédéraux pour s’opposer à la fermeture des garderies en milieu de travail dans les bâtiments du gouvernement fédéral. La garderie du complexe Guy-Favreau à Montréal risque encore de fermer ses portes. Malgré les garanties du gouvernement, la garderie doit assumer le coût total du loyer au prix du marché. Il n’est pas étonnant qu’elle a presque épuisé ses réserves financières. L’Institut a récemment écrit aux ministres responsables du Conseil du Trésor, de SPAC et du CETC dont les employés travaillent au complexe Guy-Favreau afin de demander au gouvernement de prendre des mesures pour que la garderie demeure ouverte et qu’elle continue de répondre aux besoins des employés de la fonction publique et de leurs familles.
En outre, le Conseil du Trésor propose d’éliminer la Politique sur les garderies de milieu de travail dans le cadre de sa refonte des politiques. L’Institut s’allie à d’autres agents négociateurs du CNM pour contrer cette refonte.
Attendu que la légitimité du système fiscal d’une démocratie avancée repose sur son intégrité et son équité;
Attendu que le gouvernement du Canada a annoncé dans son budget de 2016 de nouvelles dépenses qui devraient générer plus de 1,2 $ de revenu pour chaque dollar investi dans l’Agence du revenu du Canada (ARC);
Et attendu que pour rétablir la foi du public dans l’intégrité du système fiscal, il faut investir suffisamment dans le personnel et la structure de l’ARC pour lui permettre d’attraper les fraudeurs fiscaux internationaux et de percevoir les recettes dont les programmes fédéraux ont grand besoin;
Il est proposé que l’IPFPC demande au gouvernement :
- d’établir une initiative de calibre mondial en matière d’équité fiscale avec un investissement de 600 millions de dollars pour récupérer 6 milliards de recettes;
- d’enquêter sur les cas complexes et de poursuivre les délinquants;
- de cibler les fraudes fiscales des entreprises.
Suivi : Cette motion a été adoptée par le Conseil d’administration et est déjà intégrée aux objectifs stratégiques. Le travail est déjà en cours et couvert par les budgets internes.
Attendu que la science publique doit être reconstituée après près de dix ans de musellement et de compressions sous le gouvernement fédéral précédent;
Et attendu qu’il y a un manque important de scientifiques, d’ingénieurs et de chercheurs pour répondre aux besoins constants de recherche et de réglementation du gouvernement du Canada;
Il est proposé que l’IPFPC incite le gouvernement actuel à soutenir la science publique en investissant dans l’innovation et dans la science pure au niveau fédéral.
Il est de plus proposé que l’IPFPC demande au gouvernement d’embaucher de nouveaux scientifiques pour renverser l’impact des compressions dangereuses effectuées au cours des dix années passées et d’augmenter le financement pour la participation à des conférences.
Il est de plus proposé que l’IPFPC milite vigoureusement pour enchâsser l’intégrité scientifique dans les conventions collectives de telle sorte qu’aucun autre gouvernement ne puisse dorénavant museler les scientifiques fédéraux.
Suivi : Cette motion a été adoptée par le Conseil d’administration et est déjà intégrée aux objectifs stratégiques. Le travail est déjà en cours et couvert par les budgets internes.
Attendu que le lien contractuel entre les fonctionnaires et le gouvernement fédéral se détériore de jour en jour, car de plus en plus de services sont externalisés pour des périodes de plus en plus longues;
Attendu que la sous-traitance des services gouvernementaux ne garantit pas aux Canadiens qu’ils obtiennent la meilleure expertise disponible ni qu’ils l’obtiennent au besoin, plus efficacement ou à un moindre coût;
Et attendu que le gouvernement fédéral dépense actuellement plus de 10 milliards de dollars par année en sous-traitance, soit plus que les budgets de plusieurs ministères fédéraux combinés;
Il est proposé que l’IPFPC demande au gouvernement fédéral de réduire le recours aux services d’informaticiens et d’autres professionnels externes et de réinvestir une partie des économies ainsi réalisées dans la formation afin de renforcer la capacité interne du gouvernement.
Il est de plus proposé que l’Institut élabore une campagne à plusieurs volets pour sensibiliser les membres et le public aux dangers de la sous-traitance et de l’externalisation et continue d’exercer des pressions sur le gouvernement fédéral pour renverser la tendance au recours excessif aux solutions du secteur privé.
Suivi : Cette motion a été adoptée par le Conseil d’administration et est déjà intégrée aux objectifs stratégiques. Le travail est déjà en cours et couvert par les budgets internes.
Attendu que la mission de l’Institut est de représenter les membres collectivement et individuellement;
Attendu que l’Institut représente les droits de ses membres;
Attendu que la représentation comprend le dépôt de griefs;
Et attendu que le système actuel de suivi des griefs ne sert pas à consigner ou à suivre tous les griefs d’une façon qui permet de rechercher, dans les rapports pertinents, des informations nécessaires pour appuyer les négociations ou pour suivre l’état d’avancement des griefs importants;
Il est proposé que l’IPFPC adopte un système de suivi des griefs qui est facile à utiliser par le personnel et où les données sont faciles à repérer pour appuyer les négociations ou pour suivre l’état d’avancement des griefs importants.
Il est de plus proposé que des rapports sur les griefs soient fournis aux groupes et aux régions à leur demande.
Suivi : On apportera des améliorations au système de suivi des griefs en 2018 dans le cadre des objectifs du plan opérationnel de l’Institut.
Attendu que faire des réservations de voyage et d’hébergement auprès de BCD Travel prend un temps énorme;
Attendu que BCD Travel n’accorde aucune ristourne à l’Institut;
Attendu que BCD Travel ne repasse pas à l’IPFPC les rabais que leur donnent les compagnies aériennes et les hôtels;
Et attendu que les bureaux de BCD Travel ne sont ouverts que de 8 h à 17 h, heure de l’Est;
Il est proposé de demander à l’Institut de trouver des moyens de réduire les délais en passant à une application de voyage en ligne ou un autre agent de voyage offrant des services complets, de mettre cette solution en œuvre et d’en faire rapport à l’AGA 2017.
Il est proposé d’ordonner à l’Institut de chercher des moyens plus efficaces, à l’interne ou à l’extérieur, de réserver des voyages, de réduire les délais en passant à une application de voyage en ligne ou un autre agent de voyage offrant des services complets, de mettre cette solution en œuvre et d’en faire rapport à l’AGA 2017.
Suivi : La Section des services généraux a lancé le projet concernant la gestion des réservations de voyages en ligne et des dépenses dans l’intention d’améliorer l’efficacité des processus tout en permettant aux membres et employés en déplacement de jouir d’une certaine souplesse.
Attendu que le système de gestion de l’approbation des voyages des membres de l’IPFPC pour l’obtention d’un NAV est lourd, qu’il gruge le temps de bénévolat des membres et demande souvent jusqu’à deux semaines;
Il est proposé que le président du groupe NR soit autorisé à approuver et à émettre les NAV pour les membres de son groupe.
Il est proposé que les présidents du groupe NR soient autorisés à approuver et à émettre les NAV pour les membres de son leur exécutif groupe.
Suivi : La motion est renvoyée au Comité des finances, qui recommande de ne pas l’adopter.
Attendu que la mission de l’Institut est de représenter les membres collectivement et individuellement;
Attendu que l’Institut représente les droits de ses membres;
Attendu que la représentation comprend le dépôt de griefs;
Et attendu que le système actuel de suivi des griefs ne sert pas à consigner ou à suivre tous les griefs d’une façon qui permet de rechercher, dans les rapports pertinents, des informations nécessaires pour appuyer les négociations ou pour suivre l’état d’avancement des griefs;
Il est proposé que l’IPFPC revoie la capacité du « système de suivi des griefs » actuel et en détermine les nouveaux besoins en consultant le Conseil consultatif, afin de s’assurer que le système est facile à utiliser par le personnel et que les données sont faciles à repérer pour appuyer les négociations ou pour suivre l’état d’avancement des griefs;
Il est de plus proposé que des rapports sur les griefs soient fournis aux groupes, aux régions et aux équipes de consultation sur demande.
Il est de plus proposé que le système de suivi des griefs soit mis en place avant le 1er septembre 2017.
Suivi : On apportera des améliorations au système de suivi des griefs en 2018 dans le cadre des objectifs du plan opérationnel de l’Institut.
Attendu que les comités nationaux et régionaux doivent prendre des décisions en fonction des fonds qui leur sont attribués à l’assemblée générale annuelle;
Attendu que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux n’ont pas accès aux détails des opérations financières concernant les comités dont ils sont responsables;
Et attendu que les rapports financiers détaillés sont essentiels à la saine gestion des comités nationaux et régionaux;
Il est proposé que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux aient accès une fois par trimestre aux détails des opérations financières ainsi qu’aux états financiers détaillés des comités dont ils sont responsables.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que notre syndicat représente plus de 50 000 membres;
Attendu que le mouvement syndical est victime d’attaques directes depuis des années;
Attendu que chaque milieu de travail requiert l’adhésion à une mission et à des valeurs précises;
Attendu que les valeurs du mouvement syndical sont nettement différentes de celles que l’on retrouve dans d’autres environnements de travail;
Et attendu que les valeurs de l’Institut sont réalisables et bien connues et comprennent le respect, l’intégrité, la coopération et la responsabilité;
Il est proposé que le processus d’embauche de l’Institut comprenne une évaluation complète et systématique de l’adhésion des candidats aux valeurs syndicales de notre organisation;
Il est de plus proposé que l’adhésion à ces valeurs syndicales soit une priorité dans l’évaluation des candidatures reçues.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu qu’il est important pour le syndicat d’assurer sa durabilité;
Attendu qu’au cours des prochaines années, une génération de membres prendra sa retraite;
Attendu qu’il est essentiel de préparer la prochaine génération de dirigeants;
Attendu que le Comité des jeunes du Québec semble avoir du succès;
Et attendu que des initiatives semblables devraient être envisagées au sein de l’Institut;
Il est proposé que chacun des directeurs régionaux examine s’il est approprié de trouver un ou plusieurs jeunes militants dans sa région en encourageant la création d’un comité régional des jeunes.
Suivi : Lors de sa réunion de juin 2017, le Conseil d’administration a approuvé la participation de six membres qui sont de jeunes professionnels de la Région à l’Assemblée générale annuelle 2017 de l’IPFPC en qualité d’observateurs.
Attendu que l’article 27 des statuts de l’Institut établit le principe d’égalité des deux langues officielles;
Et attendu que l’AGA de l’Institut est habituellement présidée par une personne anglophone unilingue;
Il est proposé qu’à partir de 2017, l’AGA de l’Institut soit présidée par une personne bilingue.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que pratiquement tous les membres de l’IPFPC possèdent actuellement un téléphone cellulaire et le service Internet à domicile;
Et attendu que pratiquement tous les membres de l’IPFPC ont des contrats de services de téléphonie cellulaire et d’Internet à domicile qui leur donnent accès à un service adéquat leur permettant d’utiliser un téléphone cellulaire personnel et un service Internet à domicile pour des activités syndicales sans coût supplémentaire;
Il est proposé que le remboursement des frais de téléphonie cellulaire aux membres des exécutifs des organismes constituants se limite aux coûts différentiels prouvables liés aux activités syndicales;
Il est de plus proposé que le remboursement des frais d’Internet à domicile aux membres des exécutifs des organismes constituants se limite aux coûts différentiels prouvables liés aux activités syndicales.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que l’introduction du Rapport final de la Commission de vérité et réconciliation se lit comme suit :
Pendant plus d’un siècle, les objectifs centraux de la politique indienne du Canada étaient les suivants : éliminer les gouvernements autochtones; ignorer les droits des Autochtones; mettre fin aux traités conclus et, au moyen d’un processus d’assimilation, faire en sorte que les peuples autochtones cessent d’exister en tant qu’entités légales, sociales, culturelles, religieuses et raciales au Canada. L’établissement et le fonctionnement des pensionnats ont été un élément central de cette politique, que l’on pourrait qualifier de « génocide culturel ».
Attendu que la Commission de vérité et réconciliation du Canada a présenté des recommandations détaillées visant à remédier à l’héritage dévastateur du système des pensionnats et à répondre au besoin de réconciliation;
Attendu que le gouvernement doit agir pour sensibiliser les Canadiens de toutes les régions à l’existence du système des pensionnats au Canada; pour augmenter le financement alloué au système d’éducation des Autochtones, à leurs services de santé et à leurs services sociaux; pour transformer les services de protection de l’enfance pour les enfants autochtones et leurs familles; pour sensibiliser la population aux cultures autochtones et pour assurer un contrôle accru aux familles et communautés autochtones;
Et attendu que tous les gouvernements au Canada devraient veiller à la protection des droits de la personne internationaux des peuples autochtones, des droits qui leur sont conférés par des traités, de leurs droits linguistiques et de leurs droits à l’autonomie gouvernementale;
Il est proposé que l’Institut demande aux divers gouvernements au Canada de mettre en œuvre les recommandations de la Commission de vérité et de réconciliation en consultation avec les peuples autochtones; qu’il renseigne nos membres sur les pensionnats et la tentative de génocide culturel des peuples autochtones du Canada; qu’il soutienne les militants et les organisations autochtones dans leurs efforts de guérison et de réconciliation; et qu’il encourage le CTC et les autres organismes syndicaux à faire de même.
Suivi : La motion est renvoyée au Comité des droits de la personne et de la diversité.
Attendu que les organismes constituants ont la liberté d’acheter des articles de visibilité et de promotion pour les distribuer aux membres et à d’autres personnes;
Attendu que les articles de visibilité et de promotion peuvent être utiles pour faire connaître l’IPFPC et identifier les délégués syndicaux et les militants au travail;
Et attendu que les articles de visibilité et de promotion peuvent être coûteux;
Il est proposé que l’achat d’articles de visibilité et de promotion respecte les exigences minimales suivantes :
a) rentabilisation pour ce qui est de l’augmentation de la visibilité de l’IPFPC sur la scène publique;
b) rentabilisation pour ce qui est de l’amélioration de la visibilité de l’IPFPC et des délégués syndicaux au travail;
c) rentabilisation pour ce qui est des manifestations de solidarité au sein de l’IPFPC conformément aux valeurs de l’IPFPC.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que les organismes constituants doivent être des gestionnaires financiers responsables;
Et attendu que les membres ont droit à des informations détaillées sur la manière dont leurs cotisations sont utilisées;
Il est proposé que les organismes constituants de l’IPFPC, notamment les conseils régionaux, les chapitres, les groupes et les comités, présentent des rapports sur leurs finances à leurs AGA respectives en utilisant des pratiques de comptabilité normalisées, dont un bilan, un état complet des revenus et des dépenses et des informations détaillées sur les dépenses, notamment les coûts défrayés par le bureau central de l’IPFPC au nom de l’organisme constituant.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que l’Institut a des défis énormes à relever pour défendre les droits de ses membres;
Attendu que l’Institut a besoin de faire preuve d’innovation et de créativité pour relever ces défis;
Et attendu que les changements et la croissance font partie intégrante de l’évolution de l’Institut et de sa capacité à relever des défis nouveaux et uniques;
Il est proposé que les membres des exécutifs d’organisme constituant n’aient droit qu’à trois mandats consécutifs dans le même poste.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que la proportion des femmes siégeant au Conseil d’administration et aux comités de l’IPFPC est inférieure à la proportion des femmes à l’Institut en général;
Attendu que les femmes sont sous-représentées dans les fonctions influentes au gouvernement, dans le milieu des affaires et dans le monde universitaire;
Et attendu que l’IPFPC fait tout son possible pour représenter ses membres de façon juste et équitable;
Il est proposé que le Conseil d’administration, les exécutifs nationaux et régionaux, les comités du Conseil et les exécutifs d’organismes constituants (chapitres, groupes, sous-groupes, conseils, Guilde des membres retraités) s’efforcent d’atteindre la parité hommes-femmes.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que la représentation des points de vue de tous les membres dans le processus décisionnel est d’une importance cruciale pour le fonctionnement démocratique de l’IPFPC;
Attendu que les membres de l’IPFPC sont répartis inégalement entre des groupes de négociation de diverses tailles;
Attendu que les exécutifs des organismes constituants devraient représenter les membres de tous les groupes de négociation autant que possible;
Et attendu que les délégués aux assemblées générales annuelles et aux conseils régionaux devraient représenter tous les groupes de négociation de manière juste et équitable;
Il est proposé que les exécutifs des conseils régionaux soient composés de membres de tous les groupes de négociation proportionnellement à la taille de leur groupe dans la région;
Il est de plus proposé que les exécutifs des chapitres soient composés de membres de tous les groupes de négociation proportionnellement à la taille de leur groupe dans le chapitre;
Il est de plus proposé que le nombre de délégués participant aux conseils régionaux soit proportionnel à la taille de chaque groupe de négociation dans la région;
Il est de plus proposé que le nombre de délégués participant aux assemblées générales annuelles soit proportionnel à la taille de chaque groupe de négociation.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que l’écart entre les riches et les pauvres au Canada est l’un des plus importants parmi les pays développés;
Attendu que le taux d’inégalité du revenu au Canada augmente également à l’un des rythmes les plus rapides parmi les pays développés;
Attendu que les inégalités de revenu à grande échelle causent une instabilité sociale et économique;
Attendu que la plupart des autres syndicats importants ont adopté un barème de droits indexés;
Attendu que l’Institut et les autres syndicats sont des chefs de file du changement social pour le mieux-être de leurs membres et des Canadiens;
Et attendu qu’une nouvelle politique peut appuyer efficacement des changements semblables à grande échelle;
Il est proposé que l’IPFPC fasse sa part pour réduire les inégalités de revenu en mettant en place des droits d’adhésion indexés pour que les membres à plus faible revenu paient des droits légèrement moins élevés et que les membres à revenu plus élevé paient des droits légèrement plus élevés.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que les droits de la personne, les valeurs et la dignité doivent être sauvegardés et protégés dans toutes les affaires liées à l’IPFPC;
Attendu que l’IPFPC a approuvé une Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (PRDMD) pour favoriser l’application de ces garanties et protections;
Attendu que la PRDMD peut invariablement faire appel à des tiers externes dans le cadre du processus de règlement des différends;
Attendu que les interventions des tiers externes pourraient avoir un impact définitif sur les parties touchées;
Et attendu qu’il n’y a pas de transparence (allant même jusqu’au secret au Conseil d’administration) dans l’élaboration des critères de sélection pour les tiers externes, dans le processus de sélection pour les répertoires de tiers externes ou dans l’attribution des contrats à des tiers à partir des répertoires permanents;
Il est proposé qu’il y ait une transparence complète dans l’administration des contrats avec des tiers, ce qui suppose notamment :
La préparation et la présentation d’une Politique sur les tiers externes pour approbation à l’AGA. La politique doit porter, entre autres, sur : le processus et les critères de sélection pour l’élaboration de listes permanentes de tiers externes, la période d’admissibilité ou de renouvellement pour toute liste permanente de tiers externes (de manière à ce qu’il n’y ait pas de droit qui se prolonge à perpétuité), et le processus de sélection pour les affectations de travail à partir de la liste permanente des tiers externes.
L’affichage sur le Web en permanence du processus lié aux tiers externes, y compris la politique approuvée, à mettre à jour au besoin en cas de modification au processus ou à la liste permanente des tiers externes. L’affichage sur le Web doit inclure le nombre actualisé des affectations de travail données à des tiers externes, ainsi que la valeur en dollars des contrats attribués à ces tiers.
Un processus d’approbation qui concrétise la gouvernance du Conseil d’administration. Le Conseil devrait avoir le pouvoir d’approuver les listes permanentes de tiers externes et la responsabilité de les formuler. Le processus d’examen par le Conseil doit comprendre toute l’information qu’il juge nécessaire pour soutenir le processus d’examen.
Comme les affectations confiées aux tiers externes sont attribuées en vertu de la PRDMD, toutes les parties ont le droit de connaître le mandat d’engagement et de contester les paramètres complets de la portée du travail.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu que l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (l’Institut) est constitué en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL).
Attendu que les statuts de l’Institut doivent être conformes à la LCOBNL, et notamment à l’exigence selon laquelle le conseiller général aux affaires juridiques de l’Institut doit être un dirigeant de l’Institut;
Attendu qu’un dirigeant de l’Institut a une obligation fiduciaire à l’égard de celui-ci, qui comprend le devoir de loyauté et le devoir de diligence;
Attendu que les obligations et les devoirs d’un dirigeant sont mieux assumés dans une relation hiérarchique directe avec le Conseil d’administration, qui est chargé d’exercer l’autorité de l’Institut entre les assemblées générales annuelles;
Attendu que dans la structure actuelle de l’Institut, le conseiller général aux affaires juridiques relève directement de l’administrateur en chef des opérations, lui-même un dirigeant de l’Institut et le seul employé qui relève directement du Conseil d’administration en sa capacité de secrétaire exécutif;
Et attendu que dans une structure organisationnelle telle que celle qui existe actuellement, il y a un dirigeant de l’Institut qui ne relève pas directement du Conseil d’administration, ce qui entraîne une situation de loyauté indirecte, sinon de loyauté divisée;
Il est proposé que la Politique de l’Institut relative au Conseil d’administration soit modifiée comme suit.
Pouvoir du Conseil
Le pouvoir du Conseil est tel que défini dans les statuts de l’Institut. Le Conseil peut exercer son pouvoir en suivant les directives du comité exécutif, du président, du conseiller général aux affaires juridiques et du secrétaire exécutif de l’Institut.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu qu’il y a une augmentation inquiétante du nombre de plaintes officielles déposées par des dirigeants des plus hauts paliers de l’Institut;
Attendu qu’il y a un manque d’uniformité dans les processus et procédures d’enquête, notamment lorsqu’il s’agit de déterminer si une plainte doit faire l’objet d’une enquête ou non;
Attendu qu’un nombre important de plaignants et d’intimés (et d’autres personnes) estiment que le processus de plaintes de l’Institut manque d’équité procédurale;
Attendu qu’il est essentiel de respecter les principes de justice naturelle et d’équité lorsqu’il est justifié de prendre des mesures disciplinaires;
Attendu que la légitimité d’un processus de plainte repose sur son intégrité et son équité;
Et attendu que l’Institut pourrait être tenu responsable des décisions rendues qui sont jugées comme étant arbitraires, discriminatoires ou de mauvaise foi et en subir des répercussions judiciaires et financières considérables;
Il est proposé que les parties D et E de la Politique de règlement des différends et mesures disciplinaires soient modifiées comme suit.
Partie D – Allégations d’inconduite
Les allégations officielles d’inconduite justifiant la prise de mesures disciplinaires précisées à l’article 24 des statuts doivent être clairement énoncées, par écrit, et déposées au bureau du conseiller général aux affaires juridiques. Si le conseiller général juge la plainte frivole, vexatoire ou non fondée, il peut la rejeter sommairement.
Les allégations relatives à des incidents survenus il y a plus de deux ans sont généralement rejetées sommairement à moins qu’elles n’établissent que l’intimé a un comportement qui tend constamment à l’inconduite ou au harcèlement ou qu’il y a un lien direct avec des allégations actuelles.
Si le bien-fondé de la plainte est établi, le conseiller général met sur pied un panel de pairs.
Dans certains cas, la mesure appropriée déterminée par le panel des pairs peut se limiter à une mesure corrective ou à une forme du mode substitutif de règlement des différends. Si le panel des pairs détermine qu’il faut enquêter sur l’inconduite alléguée, un enquêteur est sélectionné dans une liste permanente d’enquêteurs établie et administrée par le Conseil d’administration. L’Institut assume les coûts liés aux services de l’enquêteur.
Aucun membre ne sera suspendu, destitué de ses fonctions ou expulsé comme membre, à moins qu’il n’y ait eu enquête.
Une copie du rapport préliminaire de l’enquêteur est remise aux plaignants et aux intimés, qui ont ensuite la possibilité de commenter ce rapport par écrit. Le plaignant et l’intimé reçoivent une copie du rapport final en même temps que le panel des pairs. Si des mesures disciplinaires sont envisagées, l’intimé a 14 jours pour présenter ses observations concernant les mesures proposées et il a normalement l’occasion de répondre verbalement au panel des pairs.
Le processus d’enquête, y compris le travail du panel des pairs, se déroule conformément aux clauses 24.3 et 24.4 des règlements.
Partie E – Appels
Dans les quatorze (14) jours qui suivent la réception de la décision du panel des pairs d’imposer une mesure disciplinaire, le ou les membres visés peuvent interjeter appel en faisant la demande par écrit au Conseil d’administration. Cette demande ne doit pas faire plus de cinq (5) pages à double interligne.
Dès la réception d’une demande d’appel, le Conseil d’administration ou son représentant donne le mandat à un tiers neutre de traiter l’appel aussi rapidement que possible. L’Institut assume les coûts liés aux services de ce tiers neutre.
Le tiers neutre établit le processus à suivre dans chacun des cas, tout en s’assurant de l’équité du processus et en examinant les faits et tous les arguments présentés par les parties. Par exemple, le tiers neutre peut choisir de trancher l’appel sur la foi des observations écrites, d’entendre les arguments ou les témoignages par téléconférence ou vidéoconférence ou de les entendre de vive voix.
Le paiement des frais engagés par un membre relativement à un tel appel n’incombe pas à l’Institut.
Suivi : Le Conseil d’administration est d’accord avec le CC, qui recommande de ne pas donner suite à cette motion.
Attendu qu’il y a une augmentation inquiétante du nombre de plaintes officielles déposées par des dirigeants des plus hauts paliers de l’Institut;
Attendu qu’il y a un manque d’uniformité dans le processus et les procédures d’enquête, notamment lorsqu’il s’agit de déterminer si une plainte doit faire l’objet d’une enquête ou non;
Attendu qu’un nombre important de plaignants et d’intimés (et d’autres personnes) estiment que le processus de plaintes de l’Institut manque d’équité procédurale;
Attendu qu’il est essentiel de respecter les principes de justice naturelle et d’équité lorsqu’il est justifié de prendre des mesures disciplinaires;
Attendu que la légitimité d’un processus de plainte repose sur son intégrité et son équité;
Et attendu que l’Institut pourrait être tenu responsable des décisions rendues qui sont jugées comme étant arbitraires, discriminatoires ou de mauvaise foi et en subir des répercussions judiciaires et financières considérables;
Il est proposé d’ajouter un article aux règlements de l’Institut, comme suit :
Nouvel article 24.3 des règlements
Conformément à la Politique de règlement des différends et mesures disciplinaires, les lignes directrices suivantes seront suivies dans le traitement des allégations visant des personnes qui peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires, afin d’assurer l’équité procédurale.
1. Délais
Le processus disciplinaire doit se dérouler promptement et dans des délais appropriés. En règle générale, les plaintes devraient être traitées entièrement dans les six mois suivant la date de réception des premières allégations par le conseiller général aux affaires juridiques.
Lorsqu’une plainte n’est pas entièrement réglée après 12 semaines ou dès que l’on sait qu’une plainte ne sera pas réglée dans un délai de 12 semaines, le conseiller général fournit une mise à jour par écrit au(x) plaignant(s) et à l’intimé (aux intimés) en expliquant les motifs du retard. Une mise à jour semblable doit ensuite être fournie toutes les six semaines.
2. Le processus d’enquête comprend cinq étapes :
2.1 Réception de la plainte
Le conseiller général évalue normalement le bien-fondé de la plainte, sauf lorsqu’il est désigné comme intimé ou autrement dans un conflit d’intérêts ou lorsque la plainte concerne un membre du Conseil d’administration, auquel cas l’Institut retient les services d’un tiers neutre.
Dans les situations où les services d’un tiers neutre sont retenus, le mandat est établi par le Conseil d’administration et communiqué au(x) plaignant(s) et à l’intimé (aux intimés).
Si la plainte est jugée frivole, vexatoire ou non fondée, elle peut être rejetée de façon sommaire par le conseiller général.
Les motifs qui justifient un rejet sommaire de la plainte doivent être fournis par écrit au plaignant, qui peut en appeler de la décision auprès du Conseil d’administration dans les 14 jours suivant la réception de l’avis d’intention de rejeter l’appel.
2.2 Établissement du panel des pairs et évaluation de la plainte
Si le bien-fondé de la plainte est établi, le conseiller général met sur pied un panel de pairs indépendant, sous réserve de l’examen d’éventuelles allégations de conflit d’intérêts ou de craintes de partialité formulées par le plaignant ou par l’intimé.
L’intimé a la possibilité de répondre aux allégations portées contre lui dans les 10 jours suivant la réception de la plainte (droit d’être entendu) avant que le panel des pairs ne détermine la mesure la plus appropriée à prendre.
Le panel des pairs doit, dans tous les cas, examiner s’il convient de répondre aux allégations d’inconduite par des mesures correctives telles qu’une formation supplémentaire ou des cours de perfectionnement ou par le mode substitutif de règlement des différends.
Pour décider s’il convient de répondre à une allégation par des mesures correctives ou des mesures disciplinaires, le panel des pairs fait une évaluation préliminaire des faits en tenant compte des renseignements donnés par l’intimé et en prenant en considération le sérieux et la nature des allégations.
Si le panel estime qu’une enquête est justifiée, le mandat de l’enquêteur est communiqué au plaignant (aux plaignants) et à l’intimé (aux intimés).
Le conseiller général aux affaires juridiques de l’Institut, ou son représentant, doit répondre, par écrit, aux objections préliminaires avant que la plainte ne soit soumise à une enquête.
L’intimé peut faire appel à l’ombudsman indépendant, constitué de trois à cinq membres du Conseil consultatif, à n’importe quel moment du processus d’enquête, pour des questions liées à l’équité procédurale de l’enquête.
2.3 Enquête, comprenant le rapport préliminaire
L’enquêteur interroge toutes les personnes désignées comme témoins par le plaignant ou l’intimé et s’il décide de ne pas interroger une personne en particulier, il doit immédiatement en donner les raisons par écrit au plaignant ou à l’intimé.
Un témoin dans une enquête sera, dans tous les cas, jugé comme étant en conflit d’intérêts.
Les allégations ne sont pas prises en considération ni soumises à une enquête à moins qu’elles n’aient été entièrement communiquées à l’intimé.
Les témoins reçoivent une copie des notes de leur interrogatoire et doivent attester que l’information qui y est contenue est exacte et complète. Si un témoin ne confirme pas l’exactitude des notes de l’interrogatoire, l’enquêteur n’utilise pas l’information obtenue dans son rapport préliminaire ou dans son rapport final.
Le plaignant et l’intimé ont la possibilité de répondre au rapport préliminaire et reçoivent une copie certifiée des déclarations des témoins ainsi que de toute correspondance remise à l’enquêteur par n’importe quelle source.
L’enquêteur ne peut s’appuyer sur des renseignements ou des allégations supplémentaires apportés après la publication du rapport préliminaire lorsqu’il formule ses constatations ou recommandations dans le rapport final, à moins que l’intimé n’ait la possibilité de répondre à ces nouveaux renseignements ou allégations.
2.4 Rapport final de l’enquêteur
Le plaignant et l’intimé reçoivent une copie du rapport final en même temps que le panel des pairs.
Si des mesures disciplinaires sont recommandées, l’intimé est avisé par écrit, dans les sept jours suivant la publication du rapport, des mesures qui sont envisagées.
L’intimé a 14 jours pour présenter ses observations concernant les mesures disciplinaires proposées et il a normalement l’occasion de répondre verbalement au panel des pairs.
En plus de prendre le rapport de l’enquêteur en considération, le panel des pairs examine s’il y avait des circonstances atténuantes, s’il y avait des politiques et des lignes directrices en place, si celles-ci étaient connues ou appliquées, s’il s’agit d’une première inconduite ou s’il y a une tendance constante à l’inconduite.
Les mesures disciplinaires recommandées sont semblables à celles qui sont appliquées dans des circonstances semblables, à moins qu’elles ne puissent raisonnablement être considérées comme étant progressives.
2.5 Mise en œuvre de la décision finale
La décision finale n’est prise qu’une fois que la réponse (orale ou écrite) de l’intimé a été prise en considération.
Dans toutes les situations où des mesures disciplinaires sont appliquées, l’intimé a le droit d’en appeler de la décision conformément à la Politique de règlement des différends et mesures disciplinaires.
Suivi : À sa réunion du 27 août, le Conseil d’administration a adopté la motion préconisant de ne pas donner suite à la motion P-25 (Lignes directrices pour le traitement des allégations, conformément à la Politique de règlement des différends et mesures disciplinaires).