Lignes directrices sur les élections dans les organismes constituants

(chapitres, groupes, sous-groupes, sections locales de la GMR)

Contexte

Voici quelques lignes directrices qui aideront les organismes constituants à tenir des élections justes et transparentes. Il est recommandé d’inclure des procédures électorales, y compris des procédures de traitement des plaintes et des appels, dans les statuts ou les règlements de tous les organismes constituants.

L’AGA 2009 de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) a adopté une motion qui permet aux organismes constituants de demander l’aide du Comité national des élections de l’IPFPC pour tenir leurs élections (article 17.3.2.1 des Statuts).

Pour plus d’aide, vous trouverez d’excellentes références relatives à un processus électoral dans le Standard Code of Parliamentary Procedure, autrefois appelé le Sturgis Standard Code of Parliamentary Procedure.

Comité national des élections de l’IPFPC

Le Comité national des élections de l’IPFPC est à la disposition des membres pour leur donner des conseils et aide les organismes constituants à rédiger leurs procédures électorales. Si les statuts et les règlements d’un organisme constituant ne traitent pas correctement les problèmes qui se posent, ce sont les statuts et les règlements de l’IPFPC qui prévaudront.

Le Comité national des élections de l’IPFPC ne participera à l’élection d’un organisme constituant, ou n’en assurera la conduite, qu’à la demande de l’une des instances suivantes :

Un comité local des élections;
L’exécutif d’un organisme constituant;
Le Conseil d’administration

Processus électoral

1) Comité

Un comité des élections (dont le président du comité) est nommé par l’exécutif de l’organisme constituant qui tient ces élections dès le début de ses élections. Un comité des élections, composé d’au moins trois (3) membres qui ne se présentent pas aux élections, est mis sur pied en vue d’administrer les élections, y compris le dépouillement et la compilation des bulletins de vote. Le Comité des élections peut être partiellement ou entièrement formé de membres de l’exécutif de l’organisme constituant à condition que personne ne soit candidat aux élections.
Un membre du Comité des élections qui décide d’être candidat à un poste d’élu doit démissionner. L’exécutif de l’organisme constituant qui tient les élections lui trouvera un remplaçant.

2) Faire campagne

Le Comité des élections détermine, avant l’élection, où, quand et comment les candidats peuvent faire campagne.
Les exécutifs s’assurent que tous les candidats disposent d’une chance égale de présenter leur programme électoral aux membres.
Par exemple, si la prononciation de discours ou la distribution de documentation est permise à une AGA, tous les candidats doivent disposer de la même possibilité ou du même temps.

Par exemple, si un candidat aux élections d’un groupe a la permission d’assister à une AGA de sous-groupe, tous les candidats doivent avoir la même possibilité.
Les candidats ne devraient pas utiliser les services des employés de l’IPFPC à des fins électorales.
Les candidats ne devraient pas utiliser le papier à en-tête ou le logo de l’Institut ni laisser entendre qu’ils ont l’appui ou l’approbation de l’Institut ou d’un organisme constituant.
Les fonds et les ressources d’organismes constituants ne devraient pas servir à financer la candidature ou la campagne de qui que ce soit
Le Comité des élections devrait consulter la liste des activités autorisées publiée pour les élections nationales de 2015. On y trouve de précieux conseils sur la conduite des élections.

3) Procédures

Les élections doivent se dérouler en conformité avec les statuts de l’organisme constituant.
Les règlements relatifs au processus électoral et à la campagne électorale doivent être distribués avec l’appel de candidatures.
Dans la mesure du possible, le Comité des élections devrait consulter les documents que distribuent les candidats aux élections pour en vérifier l’exactitude et assurer une certaine équité entre les candidats. Ces documents comprennent les notes biographiques ou les curriculum vitae.
Les candidatures aux élections doivent être reçues et examinées par le comité des élections.
Les bulletins de vote doivent être produits par le comité des élections ou par un tiers sous sa direction. Cependant, les bulletins de vote électroniques et de papier des groupes nationaux sont généralement produits par le bureau national de l’IPFPC.
Le Comité des élections est responsable de la compilation de tous les bulletins de vote (et en fait la vérification) et communique les résultats à l’organisme constituant qui tient les élections.
Les candidats qui sont déclarés non élus et qui souhaitent que les résultats soient vérifiés doivent soumettre une demande officielle au secrétaire exécutif dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la date à laquelle ils ont été avisés des résultats de l’élection. Un recomptage des votes ne peut s’appliquer qu’aux bulletins en papier et seulement si le nombre de bulletins en papier dépasse la marge de la victoire. Si des registres électroniques ont été utilisés, on peut faire une vérification des registres en présence des candidats.
En cas d’égalité des voix, on tire à pile ou face pour déterminer le gagnant.
Ce serait une bonne pratique pour l’organisme constituant de conserver les bulletins de vote trente (30) jours, soit jusqu’à la fin de la période d’appels, avant de les détruire. L’IPFPC peut conserver les bulletins de vote pendant 30 jours sur demande.
Si personne ne demande un nouveau dépouillement ou ne fait appel, le comité des élections détruit les bulletins de papier ou demande la suppression des bulletins de vote électroniques.

4) Plaintes

Les plaintes relatives aux activités d’un membre, d’un candidat ou de ses partisans doivent être déposées au Comité des élections. Ce dernier enquêtera sur la plainte et rendra une décision dès que possible.
Il faut déposer les plaintes relatives aux activités du Comité des élections au Comité national des élections de l’Institut, qui mènera une enquête et rendra une décision dès que possible.
Tout candidat peut faire appel pour contester le processus électoral au plus tard un (1) jour après la diffusion des résultats des élections.
Le Comité des élections ou l’exécutif de l’organisme constituant peut demander conseil au Comité national des élections de l’Institut à tout stade du processus de plainte.

5) Appels

L’appel de toutes les plaintes relatives aux élections de groupe est entendu par le Comité d’appel en matière d’élections (article 17.4.2.4 des statuts et règlement R17.4.2) et le traitement de ces plaintes est régi par les articles 17.4.2, 17.4.2.1, 17.4.2.2 et 17.4.2.3 des statuts.
L’appel de toutes les autres décisions relatives aux plaintes en matière d’élections est entendu par l’exécutif de l’organisme constituant concerné. Cet exécutif peut demander l’aide du Comité d’appel en matière d’élections.

Approuvé par le Conseil d’administration le 11 mars 2017.