AGA 2017 – Fiche d’information

DATE – Les 17 et 18 novembre 2017

ENDROIT – NCR, Gatineau, QC

HÔTEL ET LIEU DE L'ASSEMBLÉE – Hilton Lac Leamy, Gatineau, QC

Les premiers 300 délégués inscris pourront faire leur réservation au Hilton - les premiers arrivés seront les premiers servis. Tous les observateurs et les autres délégués seront hébergés à l’autre hôtel, au Ramada Plaza, le Manoir du Casino (à Gatineau).

AUTRE HÔTEL – Ramada Plaza, le Manoir du Casino Hotel, Gatineau, QC

BUREAU D’INSCRIPTION

• Heures d’ouverture
  • Jeudi 16 novembre, de 15 h à 22 h.
  • Vendredi et samedi 17 et 18 novembre, dès 6 h 30.

  Veuillez passer au bureau d’inscription pour :

  • vous inscrire comme délégué ou observateur
  • prendre votre cartable ou votre clé d’AGA
  • prendre vos billets pour les repas
  • prendre vos documents supplémentaires

Les employés au bureau d’inscription feront en sorte que vous puissiez vous procurer votre outil de vote électronique (pour les délégués) ainsi que votre outil d’interprétation (au besoin)

Si les outils ne sont pas retournés, les frais suivants seront appliqués :

• 50 $ pour l’outil de vote électronique
• 300 $ pour l’outil d’interprétation

Les frais seront déduits de votre réclamation

CARTABLES DE L’AGA

Le cartable de l’AGA sera disponible en version papier et/ou sur une clé USB.

Veuillez noter qu’il n’y aura pas de sources de pouvoir externe à l’intérieur de la salle de réunion.

RÉCEPTION DE BIENVENUE DU JEUDI SOIR (LE 16 NOVEMBRE)

• L’information sera fournie par l’entremise du site Web et au bureau d’inscription.

SOUPER DU VENDREDI SOIR (LE 17 NOVEMBRE)

SERVICE DE GARDE D’ENFANTS – Les délégués et observateurs sont responsables de faire leurs propres arrangements par l’entremise de l’hôtel.

• Souper et dance – De 19 h à minuit (les enfants ne sont pas admis et le repas ne seras pas servi si les enfants sont présents)
• Les délégués et observateurs ont droit à un(e) invité(e) pour le souper du vendredi soir.

REPAS ET ALLOCATIONS (FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT/FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT DE LA RÉMUNÉRATION/DIRECTIVE SUR LES VOYAGES)

• Les repas suivants seront offerts et ne peuvent donc pas faire l’objet d’un remboursement :
  • Vendredi 17 novembre – Dîner et souper
  • Samedi 18 novembre – Déjeuner et dîner

VOYAGES ET HÉBERGEMENT

• Toutes les réservations doivent être faites par l’intermédiaire de BCD Travel au 1-800-263-4463 1 pour le service en anglais et 2 pour le français ou à groupsca@bcdtravel.com.
• Lorsque vous ferez vos réservations de voyage, sachez que BCD Travel utilisera d’abord les crédits de vol, s’il y en a. Les tarifs les moins chers seront utilisés pour les vols de moins de trois heures et les tarifs « Flex » seront possiblement utilisés pour les vols de trois heures ou plus.
• Si vous n’avez pas besoin de réservations de voyage (en train ou avion), BCD Travel vous réservera automatiquement une chambre d’hôtel pour les journées d’hébergement que vous avez indiquées dans votre formulaire d’inscription. Cette réservation vous sera confirmée par courriel. Si vous ne la recevez pas, appelez BCD Travel pour en faire le suivi.
• Veuillez noter que toutes les dépenses engagées par les « observateurs » (frais de déplacement et d’hotel, salaire compensatoire, tous les repas et faux frais), sont assumées par le Groupe ou la Région qui les parraine.

Politique sur les voyages

Normes en matières d’hébergement

Un membre qui prend part à une réunion a droit à une chambre d’hôtel la nuit précédente si, pour arriver à temps, il avait dû quitter son domicile avant 7 h. Cette règle s’applique que l’on prenne l’avion ou la voiture et suppose que le membre voyage le plus directement possible, sans s’arrêter pour manger.

Les membres qui assistent à une réunion s’échelonnant sur deux (2) jours consécutifs ou plus ont droit à une chambre, à leur demande, les nuits entre les jours de réunion. Les membres qui assistent à une réunion ont droit à un hébergement la nuit suivante s'ils ne peuvent arriver à la maison avant 20 h (dans le fuseau horaire du lieu de la réunion). Cette règle s’applique que le membre voyage par avion ou en voiture et présume que le membre emprunte la voie la plus directe en s’arrêtant une heure pour manger.

TRANSPORT

• Un service de navette sera assuré entre les divers lieux et l’aéroport (allée retour) par l’agence de voyage BCD Travel.
• Un service de navette sera assuré entre les deux hôtels par l’Institut.

PERSONNE RESSOURCE

Julie Gagnon, coordonnatrice de l’AGA
613-228-6310, poste 5018 ou 1-800-267-0446
jgagnon@pipsc.ca