PRÉAMBULE
Les présents Statuts traitent en général des questions liées à l'organisation du chapitre d’Ottawa-Ouest au sein de la région de la capitale nationale et qui ne sont pas prévues dans les Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, mais auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« Membres » Les membres titulaires et retraités qui sont compris dans la région géographique du Chapitre, telle que décrite par l'Institut.
« président » Le président du Chapitre, à moins d’indications contraires.
« vice-président » Le vice-président du Chapitre, à moins d’indications contraires.
1. NOM
Le nom de l’organisme est le chapitre d’Ottawa-Ouest (COO) de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Chapitre ».
2. BUTS DU CHAPITRE
Les buts du Chapitre sont de représenter les intérêts du Chapitre; de permettre à ses membres de discuter des affaires de l'Institut; d’appliquer les présents Statuts; de formuler des recommandations au Conseil régional et à l'Institut sur différentes questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut; de nommer des délégués aux assemblées du Conseil régional et de l'Institut, conformément aux Statuts de ces organismes constituants.
3. CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Composition : Tous les membres situés dans la région géographique du Chapitre, sauf ceux d’un autre chapitre, sont membres du Chapitre.
3.2 Réorganisation : De plus petits chapitres peuvent choisir de se séparer du COO s’ils respectent les exigences de l’Institut. Dans ce cas, le COO réaffectera les fonds au nouveau chapitre, selon les taux normalement établis par l’Institut. Les régions géographiques des chapitres seront définies et acceptées en conséquence. Le montant des fonds sera établi au pro-rata de la période financière du COO.
4. DROITS DES MEMBRES
Tous les membres peuvent occuper un poste, proposer des candidats aux postes de l’exécutif du Chapitre, proposer des modifications aux Statuts du Chapitre, voter sur les questions relatives au Chapitre, assister à l'Assemblée générale annuelle du Chapitre et y prendre la parole.
5. FINANCES
5.1 Exercice financier L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses L’exécutif du Chapitre engage les sommes qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires du Chapitre.
5.3 Fonds du Chapitre Les fonds du Chapitre sont détenus dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures Une opération financière porte la signature de deux (2) des dirigeants suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier du Chapitre. Toutes le dépenses sont inscrites dans un registre.
5.5 Vérification Au besoin, le contrôle et la vérification sont exécutés par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de l'administration des fonds du Chapitre.
6. EXÉCUTIF
6.1 Composition L’Exécutif est composé d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire et d'un trésorier et de membres actifs, dont le nombre maximal est établi conformément aux Statuts de l’Institut, et qui sont élus comme membres actifs par et parmi les membres à l’Assemblée générale annuelle du Chapitre. Les postes de l’Exécutif seront choisis par élections, par le nouvel Exécutif, lors de la première réunion dans les huit semaines suivant l’Assemblée générale annuelle.
6.2 Mandat Les mandats sont de deux (2) ans, à l'exception de la première élection au cours de laquelle six (6) membres sont élus pour deux (2) ans et le reste pour un (1) an.
6.3 Réunions L’exécutif du Chapitre se réunit au moins trois (3) fois par année.
6.4 Quorum Le quorum est constitué de la majorité des membres votants de l’exécutif du Chapitre.
6.5 Vote Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président occupe les fonctions du président jusqu'à la prochaine élection.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les autres membres de l'Exécutif peuvent choisir un membre admissible du Chapitre pour combler le poste jusqu'aux prochaines élections.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l'Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de l'Exécutif.
6.7 Fonctions
6.7.1 Président Le président convoque et préside les assemblées du Chapitre et les réunions de l'Exécutif, et présente un rapport des activités du Chapitre à l'Assemblée générale annuelle.
6.7.2 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions de président en l'absence de ce dernier.
6.7.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et aux réunions de l’Exécutif; il tient un registre des assemblées et réunions pour la période prescrite par la politique de l'Institut et il s’assure qu’une copie des procès-verbaux est envoyée à l’Institut. Le secrétaire est chargé de soumettre des rapports au besoin conformément aux Statuts et règlement de l'Institut et de la région.
6.7.4 Trésorier Le trésorier administre les finances du Chapitre et fait rapport à cet égard; il présente un budget aux membres du Chapitre à la première assemblée de l'année civile; il soumet les états financiers à l'Assemblée générale annuelle et chaque année aux bureaux régional et national; il tient les livres du Chapitre, conformément à la politique de l'Institut. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres.
6.7.5 Membres actifs Les membres actifs assument les fonctions attribuées par l'Exécutif.
6.7.6 Comités Le Chapitre ou son exécutif forme les comités qu'il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les constitue. Le secrétaire du Chapitre conserve une copie des rapports des comités. Les comités sont dissous par un vote de la majorité de l’organisme qui les a constitués.
7. ÉLECTIONS
7.1 Comité d’élections L’exécutif du Chapitre nomme un comité d’élections chargé de recevoir les mises en candidature et de diriger la tenue des élections. Un membre du comité qui devient candidat à une élection démissionne du comité.
7.2 Modalité des mises en candidature
7.2.1 Un appel de mises en candidature pour l'élection de l'Exécutif est envoyé trois (3) semaines avant l'Assemblée générale annuelle du Chapitre
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être soumises par écrit ou lors de l’Assemblée générale annuelle (AGA) du Chapitre.
7.2.3 Le comité d’élections s'assure de l’éligibilité des candidats aux élections et qu’ils sont disposés à assumer les fonctions du poste.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du comité d’élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour le déroulement efficace des élections, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de votes pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Les résultats des élections sont annoncés à l'Assemblée générale annuelle du Chapitre et diffusés par la suite. L'Exécutif nouvellement élu entre en fonction à la clôture de l'Assemblée générale annuelle du Chapitre.
7.3.3 Si un poste devient vacant, les membres de l’Exécutif peuvent choisir un membre pour combler ce poste jusqu’à la prochaine élection.
8. ASSEMBLÉES DU CHAPITRE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’exécutif du Chapitre convoque une Assemblée générale annuelle chaque année civile. L'intervalle entre les Assemblées générales annuelles n’excède pas quinze (15) mois. L’avis de convocation à l’AGA est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant la date de l’Assemblée.
8.1.2 Quorum Le quorum de l'Assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.3 Ordre du jour L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif du Chapitre)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité d’élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications aux Statuts
8.1.4 Vote Tous les membres présents à l’Assemblée générale annuelle peuvent voter. À l'exception de l'élection de l’exécutif du Chapitre qui se fait par scrutin secret, le vote se fait normalement à mains levées. Chaque membre détient un (1) vote. Les décisions sont prises par un vote à la majorité simple.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Chapitre peut être convoquée par l’Exécutif, ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres votants du Chapitre, et elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de la convocation ou de la demande.
8.2.2 Seule les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.
8.2.3 Les dispositions relatives à l’avis de convocation, au quorum et au scrutin de l’Assemblée générale annuelle s'appliquent également à une assemblée générale extraordinaire.
9. RÈGLES DE PROCÉDURE
À une assemblée du Chapitre, les questions de procédure sont déterminées par un vote de la majorité des membres présents et votant sur les questions de procédure. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, en l'absence de dispositions contraires dans les Statuts,sa décision est fondée sur la version la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de Sturgis disponible à l'assemblée.
10. STATUTS
10.1 Les présents Statuts peuvent être modifiés lors d’une Assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées par un vote à majorité simple des membres votants.
10.2 Toutes les propositions de modification des présents Statuts sont soumises, par écrit, à l’exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modifications. L’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :
a) l'article visé par la modification,
b) le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux Statuts et leurs modifications sont soumis au Comité des Statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif régional concerné pour fins d’étude.
10.4 Les présents Statuts et une modification de ces derniers présents Statuts entrent en vigueur dès qu’elle est approuvée par le Conseil d’administration de l'Institut et ratifiée par les membres du Chapitre.
10.5 Classement des documents Chaque année, après l’Assemblée générale annuelle, l’Exécutif du chapitre soumet, au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut, une copie de l’ébauche du procès-verbal de l’AGA, le rapport financier annuel et le rapport d’élections, avant la fin de l’année civile.
11. RÈGLEMENT
11.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter des articles et des modifications du Règlement qui ne vont pas à l'encontre des présents Statuts et qu'il juge nécessaires ou utiles au bon fonctionnement du Chapitre.
11.2 Toutes les propositions d’article et de modification du Règlement sont soumises à l'Institut pour fins d'étude et d’approbation. Ces articles entrent en vigueur à la date déterminée par l’exécutif du Chapitre mais pas avant la date d’approbation de l’Institut.
11.3 Chaque article du Règlement est présenté à l’assemblée générale subséquente du Chapitre où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications du Règlement sont assujetties au paragraphe 11.2.
12. CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents Statuts, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvé par le Conseil
d’administration le 22 février 2008